高校資產信息化管理系統的應用

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摘要：隨著高校信息化的快速發展，信息化管理系統已在諸多高校及獨立、民辦學院建立并投入使用。此系統的投入讓各部門更有效地工作，節省了部分人力和財力，解決了諸多管理難題。根據智慧校園建設的具體應用和規劃，開發了適合的信息化管理平臺。管理系統主要分為工作流程、數據庫建設、功能模塊、數據共享和統一身份認證。信息化管理系統的建設將助力學校智慧校園建設取得巨大收益。

關鍵詞：高校；智慧校園；信息化管理；數據共享；統一身份認證

一、引言

隨著高等院校數字化的高速發展，固定資產形式越加豐富。原有的管理模式已跟不上目前學校的需求。計算機軟件技術的提高，促使信息系統技術在資產管理中發揮著巨大的利用效率，同時大幅提高了資產管理員的工作效率。浙江工業大學之江學院的資產管理系統早期是一套單機版管理系統，在改進后可以通過Web訪問，但是訪問賬戶數有限，并且瀏覽器兼容問題日趨明顯，系統功能雖單一，但也基本滿足日常需求。資產數據查詢不夠智能，各部門的管理人員只能通過手工入庫和調撥資產資源。由于學院層面缺少統籌規劃，財務管理系統與資產管理系統數據不對接，不能實時進行資產審計，需要通過人工核對。資產管理部門涉及資產數據統計報表時，需要手工提取相關數據后匯總，教科設備與行政設備混合在同一個數據庫中。資產管理系統使用非常不便，不能無紙辦公。近年來，學校開始建設智慧校園，著手開發網上辦事大廳，實現統一身份認證。舊版本的系統無法對接到信息交互中心。為了規范學校采購和資產管理辦法，提高資金使用效益和資產使用率，建立規范有序的采購和資產管理機制，促進采購和資產管理工作的規范透明和有序，依據國家、省市和學校等相關法律法規和規章制度，結合獨立院校的現狀，構建采購與資產一體化管理平臺。

二、研究方法與結果

從智慧校園全局建設入手，系統需要開放且穩定，安全并兼容。學校各分院、部門等，通過瀏覽器對實驗室項目進行追蹤及對資產采購和使用情況進行管理等等，實現面板可視化和無紙化辦公，這將大大提高工作效率，實現實驗室建設的全面監管和固定資產的有效利用，更好地服務于教學。1.建設目標建立信息化管理平臺，該平臺將資產預算申報與采購平臺、資產管理平臺有機地結合，實現資產從預算到處置的全過程管理；滿足學校資產統籌管理工作和財務監管要求，強化學校資產管理工作；實現數據共享，并為預算編制、財政政策調整等提供決策依據。建立完整的資產管理動態數據庫，根據資產變化情況動態更新，建立資產信息查詢和分析模塊，靈活地查詢和分析資產的分配與變動情況，為有限的預算分配和資產優化管理等提供數據支撐。建立涵蓋所有過程的管理平臺，把經費預算、資產采購與資產入賬、資產管理融為一體，全面反映該資產“從生到死”的每個環節。規范資產管理工作流程，做到管理業務智能化、數據信息網絡化。為尚未建立信息關系的歸口職能部門建立分類資產賬目管理模塊，對接各個職能管理系統，實現各歸口部門分權限管理。建立多級管理平臺，滿足不同層次的管理需要；包含多項資產管理內容；規范管理方式，減少資產流失；簡化審核流程，提升管理效率，減少人力成本；做到全民管物，物全有主。建立與其他部門管理系統的對接，完成實時信息統計查詢，財務入賬保證資產管理的便捷、規范、實時更新核對。實現與上級主管單位數據的上報功能，快捷準確地完成上報工作。2.功能模塊平臺提供了規范、合理的日常管理工作流程，將資產驗收與資產入賬徹底打通融為一體。資產維修模塊記錄各部門、單位對設備、辦公家具等資產進行維修的流程，統計每個部門的維護情況，并將結果可視化。資產調劑模塊，此功能實現資產信息和數據共享，用戶可以查詢資產信息，包括資產使用狀況、使用率，減少浪費，變廢為寶。降低采購成本，提高工作效率。通過移動端直接簽名生成電子簽章，直接打印在對應審核單據上。可以自助打印資產入賬單、標簽、各種申請表。讓辦理業務者在過程管理中做到“最多跑一次”，真正達到提高資產管理工作效率的目的。將RFID標簽技術引入資產管理中，對高等學校的資產進行標識，為管理工作提供高效并且可靠的實時數據，為清查工作提供助力，提高資產清查準確率。使用RFID技術，完成了對于信息采集和信息的格式化處理，保證了信息化管理中全生命周期的自動化,實現了可靠、實時地全程實物跟蹤管理和信息數據共享。盤點是固定資產管理中很煩瑣但又很重要的工作，使用RFID技術可以大大簡化流程，提升盤點的效率和準確性，加速統計得出盤點清單，列出盤盈盤虧的信息數據，實現管理流程自動化、無紙化。目前微信、釘釘已為時下最流行的實時通信工具，借助微信公眾號、釘釘引入資產移動端管理，將部分資產業務可遠程對接，隨身完成。利用手機移動端、高拍儀技術實現現場采集實物、發票、合同、驗收資料等信息。實現“全民管物，物全有主”的目標，為資產清查提供方便、快捷的多種清查方式。建立統計與分析模型，可以按照主體或綜合兩種統計分析方式，輸出表格和數字化圖形作為結果。并且在權限范圍內，使用者可以自行設定條件，對各類資產進行統計分析，并給出多種數據表現形式，為資產管理和統籌決策提供依據。以了解學院資產分布的情況，生成全校資產數據，快速準確地得到資產相關信息，形成報告，將用戶需求、資產信息以圖表結果形式呈現。3.信息化管理系統的主要特點實驗室建設、采購與資產管理一體化，從預算分配到資產登記，實現采購預算、計劃、合同與資產登記一體化；采購合同驗收和資產登記一體化；采購支付與資產登記一體化。實現從采購預算、計劃、任務、執行、合同、驗收、支付，采購資產入庫、入賬、使用、處置為止，構建了基于預算項目編號、采購計劃編號和資產編號為一體的全周期跟蹤和追溯鏈，以便快速定位和跟蹤采購與資產管理過程。同時對周期進行動態定制，利用工作流程路徑控制功能，實現業務流程配置與管理。在建立政府采購目錄與財政資產分類目錄對照關系基礎上，可以實現自動資產登記、卡片和二維碼自動生成。4.標準數據對接資產信息化管理平臺不是一個獨立的系統，是整個智慧校園的重要組成部分，按照信息系統安全、開放設計原則，遵循數據交互和接口規范標準。與學校財務系統對接，減輕財務資產信息錄入次數，減輕財務變動調賬，下賬業務以及對賬業務工作量。采購平臺與財務系統的數據對接，每年自動從采購管理系統中采集和導入預算數據。與財政資產管理系統對接，采用webservice、.csv等系統無縫對接與財政廳資產管理系統進行數據交互。定期將政府預算的采購項目動態上報到上級主管部門的數據庫，接受高校采購項目的統一公開和監督。與校內其他業務部門管理系統對接，平臺預留對接圖書館信息平臺、政采云采購平臺、OA系統、科研信息管理系統、一站式等級和操作采購平臺，實現相關管理系統的物品信息與國有資產綜合信息平臺錄入相關的字段信息的提取，減少資產信息的重復錄入。5.統一身份認證登陸學校在用的早期建設的系統較多，缺少頂層設計，每套系統都擁有各自的授權和身份認證方案，導致一個用戶使用多個系統時需要重復登錄，然而管理人員要維護多套授權認證系統，不能統一審計。近幾年高校一直致力于整合信息資源，建設門戶網站作為各類業務的統一入口，為老師們提供統一的入口和一站式的服務，一經認證就能訪問所有被授權的網站和信息資源。單點登錄，實現一次登錄多次訪問，避免每次登錄進行身份重復認定，提高使用效率，增強用戶使用體驗效果。與學校網絡辦事大廳平臺對接，實現資產使用人員、部門信息與核心機房數據中心同步。資產管理系統開放接口，整合到門戶網站中，提高教師們的體驗，進一步提高固定資產管理的規范化水平。

三、結語

高校信息化管理系統是一項長久連續的探索工作，建立合理的信息化管理系統，改進管理模式，提高管理效率，做到最大化資產價值。解決了傳統模式下的資產管理系統存在的諸多問題，減少重復工作，使得資源配置更加合理，提高管理效率，完善資產數據庫的數據建立。凸顯資產管理工作的科學性和先進性，進一步提升校園的信息化水平。實驗室建設與資產信息化管理系統符合智慧校園的建設，但是系統只是一個操作平臺。需要更好地管理好資產，還得配上學校的規章制度，提高資產管理人員整體業務水平，才能使學校的資產管理水平發展到一個嶄新的階段。

參考文獻

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作者：童靈領 鄭杰 徐淼鋒 單位：浙江工業大學之江學院