醫院檔案管理改進與完善思路

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摘要：隨著經濟社會發展和信息技術的進步，醫院檔案管理在醫院發展進程中承擔著越來越重要的戰略作用。新醫改背景下，對醫院檔案管理提出了更高的要求，面臨著新的挑戰和機遇，而在實際醫院檔案管理中仍然存在著許多的困難和不足，阻礙了醫院的長久健康穩定發展。基于此，醫院檔案管理工作在新醫改背景下需要進一步明確其中存在的問題、不足，結合有效的應對措施對其進行改進，從而促進醫院檔案管理工作的有效開展和實施，進而提升醫院的管理水平。

關鍵詞：新醫改;檔案管理;醫院管理;改進辦法

醫院管理水平的提升直接關系到人民生活質量的提升，而醫院檔案管理則是其中的重要組成部分。新醫改背景下，已經越來越占重要位置的檔案管理應該更加得到醫院的重視，且隨著經濟社會發展和信息技術發展而不斷提升檔案管理的水平。目前在醫院檔案管理中還存在著管理意識陳舊、管理機制不健全、管理人員水平不高等問題，在這種情況下，必須進一步加強醫院檔案管理工作的開展和實施，才能更好為人民提供更加優質的服務。這就要求醫院必須從以下幾個方面入手，最終形成健全的檔案管理新機制。

1新醫改背景下的醫院檔案管理工作存在的問題

1.1醫院檔案管理工作管理意識陳舊。長久以來，醫院在服務社會成員健康成長和推動社會發展方面做出了較為積極的貢獻，但是醫院管理人員，特別是主要負責人對檔案管理工作的重視程度不高，認為檔案管理工作可有可無、無足輕重，對醫院長遠發展的貢獻不如其他業務重要。為此，在檔案管理上除了沒有投入相應的資金和精力外，在人員引進、配備上也沒有相應的舉措，或者是配備的人員不足，或者是隨意配備業余的人員來負責檔案管理工作。這樣的后果就是會導致檔案管理工作缺乏資金、技術、人力支持，同時也在醫院內部形成對檔案管理工作不重視的氛圍，由此導致的醫院檔案管理工作整體推進緩慢，無法適應新醫改背景下的需要。1.2醫院檔案管理工作管理機制缺乏。對檔案管理工作意識的淡薄所導致的檔案管理工作整體落后，主要表現在醫院檔案管理工作的體系機制不健全，這也是此項工作最基礎、最根本的工作。目前，由于部分醫院未建立健全檔案管理工作的制度和評價機制，使得醫院檔案管理工作處于監管薄弱、考核缺乏、約束不嚴、管理混亂、分散的狀況。對于醫院檔案管理大致可分為醫療、建設、后勤等三方面的管理工作。醫療檔案主要是對醫療服務過程中所發生的系列材料進行收集、整理歸檔，這就需要相關科室的配合、協調，而目前各科室無法形成統一的整體，各自為戰的狀況仍然嚴重，部門壁壘依然厚重。建設檔案，主要包括醫院建設發展隨著社會推進所產生的變化，如醫院規模、建筑面積、環境設計等，目前醫院在這方面的檔案管理基本上僅是圖紙，沒有形成統一的標書、圖紙、文字、電子版文件等綜合檔案資料。后勤管理是最容易被忽視、最具有綜合管理特點的檔案資料，它涉及到醫院工作的標準化、重復性和基礎性的需求，目前大部分醫院對此項檔案的重視程度不夠，無法統合形成具有本醫院自己特點的大數據分析平臺，由此導致的醫院服務能力提升緩慢也是新醫改背景下檔案管理工作的重要部分。1.3醫院檔案管理人員專業水平較低。醫院負責人的不重視、制度的不健全，勢必會導致醫院檔案管理人員的懈怠，從而在檔案管理人員引進、管理、考核、培養等方面的整體水平不高。在人員引進方面：沒有引進相關專業和具有豐富檔案管理經驗的人才，只是讓非專業人才擔任或兼職，這就使得檔案管理工作最基礎的人員操作基礎沒有打牢。在人員管理方面：由于檔案管理人員需要綜合管理素質較高，不僅在檔案管理上需要較高的專業水平，也需要不斷適應新時代靈活運用先進的檔案管理技術。在實際工作中，醫院檔案管理人員或由本科室工作人員隨手整理堆放，沒有系統檔案管理的意識和能力。在人員培訓方面：由于資金、機制、重視程度不夠，醫院檔案管理人員的培訓力度是無法滿足當下需求的，一方面培訓力度不夠就使得檔案管理人員無法接觸最新的檔案管理知識和技術，知識無法更新、意識受到局限；另一方面，培訓考核力度不夠，使得參訓人員僅僅停留在參加培訓的層面，對培訓效果真正實踐運用缺乏針對性的考核，檔案管理工作培訓浮在面上，不能對檔案管理工作進行深入推進。

2新醫改背景下的醫院檔案管理工作提升的措施

2.1更新管理觀念，提高對醫院檔案管理工作的重視。第一，需要從對檔案管理的意識觀念入手，要充分認識到檔案管理在醫院當前和長遠發展中的重要作用，認識到要在檔案管理體系、人才引進、資金支持、技術提升等全方位進行梳理、整改、提升。第二，要從專業手段作為切入點，成立檔案管理專業機構，對全院檔案管理工作進行查擺調研，在查擺階段要向內外部提出檔案管理工作的整改事項、意見建議，在提升整改階段要制定檔案管理工作責任明細、歸檔范圍、完成時限、工作標準等，做到事有人管、人由權責、失責必究的制度體系，為今后檔案管理工作奠定基礎。第三，要做好檔案管理工作的宣傳，包括檔案管理工作的重要性、檔案管理相關知識、檔案管理的科學方式方法等，通過宣傳讓全院上下通過喜聞樂見的方式了解檔案管理，并通過宣傳要求醫院各科室的緊密配合，提升醫院整體對檔案管理工作的認識水平和實際運用的能力。只有如此，才能在思想觀念、技術能力等方面通過思想意識的改觀實現提升，有利于全力推動新醫改下醫院的檔案管理工作。2.2建立健全制度，完善對醫院檔案管理工作的體系。從新醫改背景下醫院檔案管理工作的要求，檔案管理體系主要包括檔案管理本身的制度體系、檔案管理人員的制度體系和相關職能科室對于檔案管理工作的制度體系。第一，要建立健全檔案管理工作的制度體系，制定明確的檔案管理標準和標準學習、培訓、落實、考核的制度機制。在此項工作中，一方面要建立起專業的檔案管理的工作標準，這是制度層面的管理；另一方面要在人員對此類規章制度的認識程度、實施力度上加以規范；最后還要在檔案利用上進行頂層設計，檔案管理工作的最終目的就是服務于醫院的發展，只有充分利用才能發揮檔案管理的作用，為此還要建立起檔案利用的制度體系。第二，要建立健全檔案管理科室的工作制度，明確檔案管理科室在檔案管理工作中的權責關系、方式方法、考核標準、成長設計等制度體系。這主要是針對檔案管理工作的實施人員進行規范和約束，做到層次分明、權責統一、方法科學，在檔案收集、審查、整理、歸檔、利用等方面的人員因素加以明確。第三，要建立健全檔案管理相關職能科室的工作制度，明確檔案管理工作中需要全院上下的合作、溝通交流。醫院作為一個整體，檔案管理工作是為整個醫院服務的，具體到是為醫院各職能科室、患者、社會服務的，所以需要其他科室的配合。此項制度里需要規定各科室在檔案管理工作中的職責、負責關系、歸檔范圍等。這樣才能形成由主管部門牽頭、各職能科室相互配合的協調機制，形成上下統一、協調一致的檔案管理工作體系、機制。2.3提高專業水平，注重對醫院檔案管理人員的提升。醫院檔案管理人員的專業素養和職業道德直接影響到醫院檔案管理工作的提升，特別是在新醫改背景下的檔案管理工作的效率、質量。第一，在檔案管理人才引進方面，要明確專業要求，盡量引進檔案管理相關專業的人員，并對工作經歷、經驗提出具體要求，以確保能高效勝任此項工作，并隨著新醫改的不斷推進對醫院檔案管理工作提出持續性的調整方案，以適應新形勢新要求。人才引進后，醫院要加強對人員的管理，包括各項內容的培訓，全面提升檔案管理人員的工作能力和責任意識。第二，在政策激勵上也要向這類人才上傾斜，福利待遇、人才引進、培養機制等都需要加強、完善。另外，醫院還要建立適合本院發展的人才評價考核機制，形成檔案管理人員能者上、平者讓、庸者下的良性生態，這樣才能人盡其才、才盡其用。檔案管理人員也要積極主動在思想水平、理論素養、道德修養等方面提升自己的綜合能力的發展，以點帶面整體推進檔案管理工作的提升。

3結束語

隨著新醫改的不斷深入推進，醫院從發展的角度應該關注并逐步提升檔案管理工作，并從檔案管理工作中探尋出其對醫院發展的長遠意義，并在人員、制度、技術等方面建立起全方位的檔案管理體系，從而最終適應新醫改的要求，與時俱進地促進醫院管理工作的提升和改進，從而為新時代中國特色社會主義滿足人民日益增長的美好生活的向往做出應有的貢獻。

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作者:張莉 單位:濟南市中心醫院