深究現代商務秘書監管職能

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企業是現代社會的商務活動的主體。而在企業內部運行機制中，商務秘朽的作用日益突出。這是由商務秘書的職能和企業運行機制的特點決定的。企業管理理論認為，商務秘書不僅指從事秘書工作的個人，還應該包括企業內部從事行政秘書活動的機構。準確的說，現代商務秘書應該是企業內部設置的一個為處理行政秘書事務的機構?。這樣定義商務秘書，有助于企業未來的可持續發展。

1現代商務秘書在企業內部的重要作用

1．1商務秘書負責企業內部行政秘書工作的正常開展

應該說，企業內部諸多運行機制中，行政秘書工作運行機制最為復雜。商務秘書不但要處理大量的文字材料，還要起草各項通知、公告及內部材料等文件，保持企業內部行政活動的有序開展和信息溝通渠道的暢通。

1．2商務秘書承擔管理職能

在現代企業制度中，管理不僅僅是企業管理層的工作，商務秘書也應當分擔管理的職能。而這也是現代商務秘書區別于傳統秘書的顯著特征。下面，筆者將結合現代企業管理制度的特點，重點論述商務秘書的管理職能。

2現代商務秘書的管理職能

管理，是一種工作內容復雜、而范圍又十分廣泛的社會活動，其職能的劃分首先取決于管理的性質。商務秘書?。鹤魇欠蘸妥糁再|，因此它的管理職能只能通過服務加以體現。這是商務秘書管理與企業管理者從事的管理工作的最大區別。

2．1商務秘書要為企業管理者提供決策的參考和依據

企業管理層在進行決策過程中，往往會要求商務秘書提供有關市場調查報告、數據分析、項目可行性論證等。這些都是企業管理者進行決策的有效依據。商務秘書收集這些依據的過程，實際上就是參與企業內部決策的過程，也是對企業發展各環節進行了間接的管理。

為企業管理者提供決策參考，是商務秘書通過服務體現管理職能。商務秘書在提供決策依據的過程中。要盡量注意為管理者提供傘面、準確、翔實的數據和資料，在保證效率的同時提高準確性。同時，商務秘書還要注意決策實施后的信息反饋，要根據決策實施后企業內部及市場變化情況做出及時判斷，并將結果上報企業管理層，為管理者修改和完善決策提供依據。

2．2商務秘書要承擔協凋企業內部及外部各項事務的職能

在現代企業中，商務秘書承擔著承七啟下的重任。它要有機地將企業管理層和員工隊伍連接起來，將管理層的決策傳達給員工，又要將員工的訴求反映給管理層。從這個意義上說，商務秘書必須要具備協調各種復雜關系的能力，而協調企業內部關系的過程也就是商務秘書體現管理職能的過程。

商務秘書的協調職能還要包括協調與本企業發展相關的外部各種關系，包括與客戶、市場、競爭對手等等的復雜關系。很多情況下，商務秘書要代表本企業出席各項活動，這更是商務秘書管理企業職能的表現。

2．3商務秘書要能夠處理企業內部的各項具體事務

辦理事務是秘書日常工作的主要內容，是為上司服務、為公司服務的重要手段，秘書辦事的范圍相當廣，涉及公司的方方面面和經營管理活動的各個環節，具體有文書處理、會務組織、約見接待、通訊聯絡、機要保密、檔案管理、辦公環境管理、設備管理、車輛管理等等。秘書要在提高辦事效率上下功夫，首先必須樹立效率意識，把辦事效率與公司經營管理效益結合起來考慮，辦事既果斷迅速，又認真細致，講究質量。其次要建立和遵守各類事務處理規范。再次，要充分運用現代化的辦公手段，盡量把辦公設備能承擔的事務分離出去，集中時間和精力處理其他事務。

3如何進一步提高商務秘書的管理能力

正因為商務秘書在企業發展過程中的地位如此鶯要，因此提高商務秘書的管理能力，不僅僅是商務秘書的個體行為，還應當納入到企業的發展規劃之中。筆者就如何進一步提高商務秘書的管理能力提出如下建議。

3．1不斷加強日常學習和積累

學習和積累對于商務秘書來說是一項十分重要的日常工作。因為商務秘書隨時可能遇到突發情況，隨時要準備答復企業管理層的咨詢．在有些情況下，商務秘書沒有時間查找資料，只能依靠日常的積累處理突發問題。首先秘書要做有心人，在日常工作中必須積累大量的數據和資料。其次．要提高分析問題和解決問題的能力，保證參謀服務的及時、準確、適宜、經濟。只有這樣，參謀服務的效率才會提高，尤其情況緊急而來不及充分論證的情況下，參謀服務的質量也能得到保證。

3．2企業內部應當建市商務秘書定期培訓機制

現代企業管理理論認為，企業管理機制中的獎勵機制應該更為靈活，不僅包括物質獎勵，還應當側重于對員工實施精神獎勵，前比較有效的精神獎勵方式就是對員工實施職業能力再培訓。根據一項調查顯示，企業中層以上的管理人員在參與了職業能力再教育和再培訓以后，有87％的受訪者表示獲得了認同感和滿足感，重新煥發了工作的動力。筆者認為，企業建立針對商務秘書的定期培訓機制是十分必要的，而且培訓機制應當注重靈活性，可以采取多種方式進行。

3．3充分借鑒國際先進經驗

企業要注意引進和吸收國際先進管理經驗，有條件的企業還可以與國外企業進行合作，將商務秘書派遣到國外企業進行工作和學習，切身感受先進的管理工作模式。這樣有助于商務秘書迅速掌握先進管理經驗，服務企業發展。