電子文件歸檔范圍綜述

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我們在第一講中介紹了什么是電子文件，知道了電子文件的范圍很廣，那么，什么樣的電子文件需要歸檔呢？嚴格來講，需要歸檔的電子文件應該是一份完整的，經歷了從產生到成為定式文本的全過程的電子文件。如果單位沒有啟用電子公章，也應該是經歷了從產生到成為定稿的全過程的電子文件才有必要歸檔。因此，只是利用計算機起草，工作中仍然采用紙質文件流轉的單位形成的電子文件的草稿和歷次修改稿都不必歸檔保存。

從電子文件的內容上看，其歸檔范圍可以參照國家檔案局關于紙質文件歸檔范圍的有關規定來確定，各單位一般應將反映本單位主要職能，包括行政許可、行政執法、公共服務、城市管理以及“三定”規定中的其他職能所涉及的、具有保存和利用價值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數據庫文件等各種類型的電子文件納入歸檔范圍。國家檔案局關于紙質文件歸檔范圍的有關規定主要指《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號，2006年12月制發）。之后，北京市檔案局根據此規定，結合北京市的實際情況，制發了《北京市機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定實施細則》（京檔發〔2007〕11號）（以下簡稱實施細則）?！秾嵤┘殑t》是目前北京市各單位制定電子文件歸檔范圍的一個重要依據。電子文件的歸檔范圍并不等同于紙質文件的歸檔范圍，而是遠遠大于文書檔案的歸檔范圍。從電子文件的內容上看，它涵蓋了本單位工作的各個領域。凡是反映本單位主要職能，記載了本單位承辦的主要工作，具有保存和利用價值的電子文件均應納入歸檔范圍；從電子文件的形式上看，它是多種多樣的，各種門類和載體的檔案都會產生相應的電子文件。例如，在會計核算工作中，如果使用了電算化管理軟件，就會形成會計核算電子文件；使用數碼相機、數碼攝像機拍攝，會形成圖像文件和影像文件……所以，電子文件包含了文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數據庫文件等各種類型。

文本文件指用文字處理技術形成的文件，例如用word、wps等軟件形成的各種公文都是文本文件；圖像文件既包括紙質文件在數字化處理后得到的掃描圖像文件，也包括數碼照片采集來的圖像文件；圖形文件指用計算機輔助設計或繪圖等軟件獲得的電子文件，如使用CAD制圖軟件形成的CAD圖紙；影像文件指用多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制作的文件，如數碼攝像機拍攝的圖像等；聲音文件指用音頻設備獲得的聲音文件，如錄音筆等數字錄音設備錄制的聲音；數據庫文件指對業務系統中生成的數據進行采集和保存的數據庫。在確定電子文件歸檔范圍時，應特別注意五種類型電子文件的歸檔工作。一是記錄本單位核心業務和重要工作成果的數碼照片、影像文件以及紙質文件掃描獲得的圖像文件；二是本單位內部管理、政務信息資源共享建設以及綜合統計工作中形成的數據庫文件；三是本單位公務活動中形成的具有保存和利用價值的電子郵件；四是本單位辦公系統、業務系統和各類數據庫系統的管理軟件以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件；五是與電子文件相對應的元數據和背景信息。這五種類型的電子文件具體包含的內容有：一是圖像和影像文件。數碼照片、音視頻文件經常會由拍攝部門自行留存，凡是記錄本單位主要職能活動、重要工作成果、重要人物的數碼照片、音視頻文件材料，都應該歸檔。如：領導人和著名人物參加與本單位有關的重大公務活動，本單位組織或參加的重要外事活動，本單位召開的各種會議、舉辦的各種活動，本單位考察、調研，記錄本單位重大事件、重大事故、駐地變化、基建工程等的數碼照片、音視頻文件均應納入歸檔范圍。二是數據庫文件，具體包括內部管理數據庫和政務信息數據庫。內部管理數據庫主要包括內部機構、人員管理、會計電算化等反映了本單位內部管理的重要數據庫文件。政務信息數據庫主要包括人口、法人、空間與自然資源、宏觀經濟與社會發展等基礎信息數據庫文件；各機關依據職能對社會事務、公共事務進行監督、管理形成的業務應用系統、信息管理系統的數據庫文件，如經濟、科技、教育、司法、衛生、社會保障、城市規劃管理等基礎數據庫文件；為領導決策、為公民服務提供的各類信息的公共服務數據庫文件；對本地區、本系統、本行業開展的綜合統計工作形成的數據庫文件。三是電子郵件。

確定其歸檔范圍時要考慮電子郵件內容的重要程度，體現了工作的處理過程，反映了與上下級單位或其他不相隸屬單位洽商工作、簽署協議等內容的電子郵件應該歸檔，只是用于溝通信息的電子郵件則不需要歸檔。四是軟件?！侗本┦须娮游募w檔與管理暫行規定》（京檔發〔2004〕14號）明確要求：“對通用軟件產生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。”所以，當電子文件是在通用軟件環境中形成時，就不用將相關軟件歸檔，而在專業系統中形成的電子文件，在相關軟件更新后應將舊版軟件及時歸檔。例如，各單位普遍使用的MicrosoftOfficeWord、WPS文字等軟件現階段在北京市屬于通用軟件，就不需歸檔。五是元數據和背景信息。它們反映了電子文件產生的環境及其形成、運轉的全過程，對于保證電子文件的真實、完整、有效有著重要的意義。根據現階段的研究成果，有19項元數據和背景信息項是必須采集和記錄的，即：硬件環境，軟件環境，記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式，文件類別，載體編號，載體型號，載體類型，文件歸檔號（全宗號、目錄號、案卷號或文件號等），主題或題名，文件形成部門，文件形成時間，收文時間，責任者，主送者，抄送者，密級，保管期限，填表人，審核人。其中硬件環境包括主機、網絡服務器型號和制造廠商等，軟件環境包括操作系統，數據庫系統和相關軟件等。

這19項元數據和背景信息分別記錄了電子文件賴以生存的環境，電子文件自身的特征、形成過程，電子文件歸檔后對其歸檔載體的管理、信息管理的方式和管理人員，包含了電子文件從產生到歸檔到脫機保存全過程的信息，能夠基本滿足系統發生變化時電子文件恢復、數據遷移的需要，是每個單位在電子文件歸檔時必須考慮的基本項、必備項。確定歸檔范圍之后還要明確電子文件的保管期限。各單位可以依據國家檔案局有關文件保管期限的規定，按照電子文件的保存和利用價值劃分電子文件的保管期限。根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，可以將電子文件的保管期限劃分為永久和定期，定期可分為30年和10年。