電算化會計信息系統研究論文

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摘要：隨著計算機的飛速發展和電算化工作的普及深入，會計信息系統的內部控制問題越來越受到人們的關注和重視，本文就普遍存在的問題進行了淺析，并就改進措施提出了自己的幾點意見。

關鍵詞：電算化；會計信息系統；內部控制

內部控制是企業在會計工作中為維護會計數據的真實性、業務經營的有效性和資產的安全完整而制定的各項規章制度、管理方法等的總稱。會計電算化的內部控制是內部控制的特殊形式，也是內部控制深層次的發展。進入20世紀90年代以來,伴隨著計算機技術的高速發展,會計電算化由簡單的數值計算發展到全面的數值核算，進一步發展到具有人工智能的會計信息管理系統階段，會計電算化給企業帶來效益的同時，也給企業的內部控制帶來了一系列的問題和隱患，如果不及時解決，將嚴重阻礙會計電算化向更深層次的發展。

一、電算化會計處理系統對企業內部控制的影響

(一)由于會計信息處理方式的改變，內部控制的形式發生變化

在手工會計系統中，對于一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應權限人員的簽章，但在電算化會計信息系統的中，業務人員可以利用特殊的授權文件或口令獲得某種權利或運行特定程序進行業務處理，由此易引起失控而造成損失。在電算化會計環境下，授權控制是最主要的組織原則，內部控制的形式也由手工條件下的制度控制變為制度控制與程序軟件控制。內部控制的程序化使得內部控制具有不定期的依賴性并增加了差錯反復發生的可能，這就意味著在新的會計工作環境下，加強財務軟件的系統權限控制、口令管理程序控制、修改程序控制、網絡系統權限控制等工作成為內部控制的又一項重要工作。

（二）由于經濟業務記錄方法的改變，內部控制的對象發生變化

在傳統的手工會計系統中，企業會計內部控制的對象就是處理會計業務的財務人員，內部控制的重點就在人員之間的相互牽制上，通過財務人員任用和分工以及嚴格的財務管理制度，就可以實現良好的企業會計內部控制的目的。實行會計電算化后，原來的核算工作有相當一部分由計算機自動完成，會計工作的完成涉及到人與電算化軟件兩個因素，而且電算化軟件還是主要的影響因素，這使得內部控制的重點由對人的控制轉變為對人和機器的控制，如原始數據輸入計算機的控制、會計信息的輸出控制等，由此可見，在會計電算化的條件下，企業內部控制的對象已由對人的控制為主轉變為對人的控制和對機的控制為主。

（三）數據記錄方式和保存介質的變化使得會計檔案的形式發生了變化，從而帶動了內部控制的變化

手工會計方式下，數據記錄主要依靠工作人員的手工記錄，出現記錄錯誤的可能性較大，而且同一數據可能被重復多次記錄，同時保記錄數據的介質的“紙”也需要很大的空間，還需要進行防火、防水、防潮、防盜等工作。而在電算化會計系統中，會計和財務業務處理方法和處理程序發生了很大變化，原來書面形式的各種會計憑證轉變為以文件、記錄形式儲存在磁性介質上，節約了數據的保存空間，也使數據的存取更加方便，同時通過數據拷貝、轉入等方法避免了手工記錄中出現重復記錄的現象。

（四）會計電算化系統內部控制范圍發生變化，加大了控制舞弊、犯罪的難度

首先，傳統的內部控制主要針對交易處理，而在電算化系統下，由于系統建立和運行的復雜性，不僅使內部控制的范圍相應擴大，而且還增加了許多傳統手工系統所沒有的控制如系統權限控制、計算機操作管理、系統管理員和系統維護工作等；其次，隨著計算機使用范圍的擴大，利用計算機進行的貪污、舞弊、詐騙等活動有所增加并且由于儲存在磁性媒介上的數據容易被篡改，有的甚至不留痕跡，這給察覺和防范舞弊行為造成了一定的困難。

二、會計電算化系統下內部控制面臨的問題

（一）系統的設計和使用不當

首先，目前在我國許多電算化會計系統是用戶單位的財務人員和協作單位的計算機人員合作開發的，這就存在著開發和使用脫節的問題，使得設計出來的系統存在許多問題，不能反映企業的實際情況；其次，隨著電算化水平的提高和系統功能的強大，對計算機知識水平和操作能力的要求越來越高，在崗的財務人員雖然經過一系列計算機和電算化的培訓，但與實際操作水平還有一定差距，這在一定程度也限制了ERP的推廣與應用。

（二）會計電算化系統下差錯的重復性和連續性

傳統手工會計系統下，由于會計處理環節相對分散，各個環節由不同人員登錄，一個環節數據出現錯誤，在下一個環節還可以發現更正。而在電算化會計系統的環境下，由于數據處理的程序化和集中化，只要一次輸入原始數據，系統就會自動進行多項處理。因此，一旦原始數據出現錯誤，將引發日記賬、明細賬及總賬等出現一系列錯誤，從一個環節蔓延到其他環節，使得錯誤的嚴重性加大。

（三）會計信息系統使得內部稽核和審計的難度加大

如果要對公司的信息系統進行審核，則必須考慮以下事項：

1、是否使公司機密內部資料暴露和泄密，傷害公司的競爭能力，使公司蒙受不必要的損失。

2、對會計系統進行審核，審核人員不僅要精通會計知識，還需要對所要審核會計信息系統比較了解和具備處理復雜電腦數據的能力，為此進行的培訓大幅增加了審核所需的時間和成本。

（四）會計信息系統的安全性風險

安全性風險主要有以下幾種情況：

1、系統密碼被非法竊取和盜用，會計人員甚至有的外部人員未經授權瀏覽、修改甚至破壞會計資料，舞弊的手段更加隱蔽。

2、由于計算機硬件系統存在物理性，一旦硬件系統出現故障或因停電等其他非人為原因將導致會計數據的丟失，導致數據處理的不準確。

3、存儲數據的磁盤、磁帶等，經過修改、擦除和拷貝均不留痕跡，同時這些磁性物質容易損壞，導致會計信息的丟失。

4、各種各樣的病毒也對安全系統造成威脅，甚至導致計算機系統的癱瘓。

5、網絡財務給會計信息系統帶來的新問題。

近年來，隨著計算機技術和網絡通訊技術的迅速發展以及網絡會計信息系統的日趨普及、網絡的廣泛應用很大程度上彌補了單機電算化系統的不足，同時也帶來了一些新的問題：

1、網絡是個開放的環境，網絡環境下會計系統就很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵擾。

2、網絡環境下，作為動態資產的無形資產的轉移無須借助外部的力量就可以發生，這使得無形資產的轉移很難控制。

3、網上商務的發展將加強企業對網上公證機構的依賴，但是技術和法規的不完善又給企業的內部控制造成了困難。

三、電算化會計系統內部控制的發展和完善

在建立社會主義經濟體制和深化現代企業改革過程中，遵守會計準則，從本單位會計工作的實際出發，建立健全和完善企業電算化會計內部控制制度。

（一）深入研究制定科學、全面的內部控制制度體系，并隨著環境的變化及時更新內部控制制度。現在財務軟件正逐步由“核算型”向“管理型”發展，會計電算化針對的不僅是會計核算，正逐步成為管理信息化、企業資源計劃的一部分。內部控制針對的也不僅是會計循環，還包括企業經營的各個環節。所以，財務部門應該對企業的會計核算體系與經營的各個環節進行深入的調查研究，制定適合本單位實際情況的內部控制制度。同時，面對經濟生活中出現的新問題不斷調整企業的內部控制制度，使內部控制制度能充分、有效地發揮作用。

（二）加強人才培訓及人才培養。內部控制是由人來執行并受人的因素影響，加強人才培訓和人才培養是內部控制建設中的重要內容。具體包括：1、加強對會計人員誠實守信的教育；2、加強會計人員后續教育，定期組織會計人員學習會計電算化知識，吸納高校會計電算化畢業新生等各種方式，建立一支具有高素質的電算化會計人才隊伍；3、采用一定的激勵手段，提高員工的積極性和創造性，以推進內部控制制度的有效實施。

（三）作好管理基礎工作，尤其是會計基礎工作，保證會計數據的準確、完整。電算化會計信息系統無法處理無規律、不規范的會計數據，因此，會計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。

（四）加強操作的安全控制，保證信息的準確和安全性。為保證信息處理質量，減少產生差錯和事故的概率，避免由于外部因素導致的系統運行的不安全因素，應指定相應的上機守則與操作規程。主要包括：各種錄入的數據需經過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證；數據錄入員有疑問時要及時核對，不能擅自修改；禁止非操作人員操作電腦；不得向他人提供任何資料和數據；發生輸入內容錯誤需按系統提供的功能加以改正。只有完備詳細的制度才能減少錯誤的發生，從源頭上保證會計信息的真實性和可靠性。

（五）加強電算化環境下的內部審計，將安全性風險降到最低。會計核算的電算化沒有改變審計存在的基礎，也沒有改變會計的實質內容。在會計電算化環境下，舞弊得逞的原因主要是會計電算化系統缺乏應有的安全防范措施，控制措施執行的力度不夠。因此，會計電算化下的內部審計不僅需要審查會計電算化系統輸出的信息是否可靠，而且還要審查會計電算化系統的內部控制是否健全有效，以及會計系統本身的安全性。通過電算化的內部審計，可以發現各種控制手段的弊端，找出進一步改進的措施。在系統運行的各個環節，都應有內審人員參與，定期檢查和測試電算化會計系統的工作情況，參與指定和監督執行相關管理制度，建議修改或選折會計軟件。

（六）數據和程序控制。數據和程序控制主要是指對數據、程序的安全控制。數據的安全與否關系到財務信息的完整性和保密性，而程序的安全與否直接影響到系統的正常運行。數據控制的目標就是要做到在任何情況下數據不丟失、不泄露、不被非法侵入。重要的數據要定期備份存檔，磁介質備份至少要準備兩份，分別存放在不同的地方，以便于發生故障時及時恢復。程序的安全控制是要保證程序不被修改、損壞、不被病毒感染等。非系統人員不得接觸程序的技術資料、源程序和加密文件，從而減少程序被修改的可能性。程序的安全控制還必須指定具體的防毒措施，對來歷不明的介質在使用前進行病毒檢測，對系統定期查毒、殺毒。

（七）網絡的安全控制。隨著網絡技術的發展及其對會計電算化的影響，安全問題愈加顯得重要。企業應加強網絡安全的控制，在技術上對整個財務網絡系統的各個層次都要采取安全防范措施和規則，建立綜合的多層次的安全體系。網絡安全性指標包括數據保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術，主要包括數據加密技術、訪問控制技術、數字簽名技術等，以保證會計信息在傳播過程中不被偷看、篡改和復制，基本解決財務信息在互聯網傳輸的安全問題。

隨著計算機及網絡技術的迅速發展，會計電算化已被越來越多的企業所采用。會計手段發生變化的同時，內部控制也發生深刻的變化。在會計電算化環境下，信息技術的應用增加了企業內部控制的風險，同時也能提高企業的內部控制效率，增強內部控制的效果。企業應遵守會計原則的基礎上，充分利用信息技術，使內部控制不斷完善和優化，提高企業的經濟效益。

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