探討高校財務會計憑證規范管理

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摘要：高校財務檔案中會計憑證檔案由于數量較大、保管期限較短、裝訂獨特，不利于歸檔整理及查找利用。保管期限的延長和憑證裝訂格式的改變，不僅有利于預防法律風險和安全管護，同時也促進了高校會計檔案的規范管理。

關鍵詞：高校財務檔案；會計憑證；規范管理

2016年6月1日起實施的中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號《會計檔案管理辦法》對1998年頒布的《會計檔案管理辦法》進行了修訂,新的《會計檔案管理辦法》修改了會計檔案的定義：“會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案”；調整了行政事業單位的會計憑證范圍，具體到原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表，并明確的把行政事業單位的憑證保管期限由原來的15年調整為30年。高校財務檔案主要包括高校財務工作中產生的財務報告、會計憑證、會計帳簿和會計報表等，在高校館藏檔案中財務檔案不僅數量較大、利用率較高而且專業性也很強。2008年9月1日起施行的教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》中在歸檔范圍內把財會類檔案單列一個大類：“財會類：按財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）執行?！?。高校財務檔案中會計憑證檔案由于數量較大、保管期限較短、裝訂獨特，在財務檔案歸檔整理及查找利用方面都非常繁雜。對高校而言新《會計檔案管理辦法》的實施對會計憑證保管期限的延長，不僅有利于預防法律風險也促進了高校會計檔案的規范管理。

一、會計憑證保管期限的延長有利于促進高校會計檔案的規范管理

高校會計憑證是學校經濟業務發生或完成的原始記錄，是記錄經濟業務、明確經濟責任、按一定格式編制的據以登記會計賬簿的書面證明。會計憑證記錄經濟業務的合法性與合理性，保證了會計記錄的真實性，加強了經濟責任制。會計憑證的意義在于：記錄經濟業務，提供記賬依據；明確經濟責任，強化內部控制，監督經濟活動，控制經濟運行。1998年頒布的《會計檔案管理辦法》把會計憑證類檔案的保管期限定為15年,由于保管期限短，到期憑證要及時銷毀，部分高校認為憑證裝盒造成浪費，一直是不裝入憑證盒就將憑證入庫，直接擺放在庫房柜架上造成庫房管護及查閱利用的不安全和不方便。多年來,由于會計檔案中相關會計憑證因滿足《會計檔案管理辦法》和《銀行會計檔案管理辦法》規定的銷毀條件已被依法銷毀，查找不到相關收繳款項證明,“導致部分經濟案件事實難以查清，司法部門向財政部、國家檔案局發出司法建議，建議修訂《會計檔案管理辦法》同時建議細化會計檔案交接流程、規范會計檔案銷毀制度、加快推進電子檔案長久保存，以便發生糾紛時分清責任、預防法律風險?！必斦?、國家檔案局采納了司法建議，修訂后的《會計檔案管理辦法》將會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限延長至30年。新頒布的《會計檔案管理辦法》“明確將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將大力推動電子會計數據的深度開發和有效利用，為政府決策和管理提供更具參考價值的會計信息，肯定了電子會計檔案的法律效力同時要求建立會計檔案鑒定銷毀制度，推動會計檔案銷毀工作有序開展”[4]。新的《會計檔案管理辦法》把行政事業單位的會計憑證范圍具體到：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表，并明確的把行政事業單位的憑證保管期限由原來的15年調整為30年，對高校而言不僅有利于預防法律風險也提高了對會計憑證檔案的重視程度,促進了高校會計檔案的規范管理。

二、會計憑證改為A4規格裝訂既符合工作需要，更有利于長期保管利用

新《會計檔案管理辦法》將會計憑證檔案的最低保管期限延長至30年，提高了國家對會計憑證檔案的重視程度。高校財會人員和檔案管理人員在貫徹落實《會計檔案管理辦法》的同時，更要堅持做好各項基礎工作。認真進行分類整理，對每張憑單仔細核查,憑證匯總后要檢查憑證是否順序排列，其中是否有缺號斷號，要及時查明原因進行調整或補缺，同時還要認真檢查憑證附件以及憑證上財務主管、復核、記賬、制單、附件等印章是否齊全。會計憑證裝訂后要對憑證封面的憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章進行核查。最后按照規定編好卷號，在憑證盒脊上加蓋年月號、分類號以及憑證起止號碼后將裝訂好的憑證裝入盒內，按照順序入柜，以便于會計憑證的日常保管及查閱。高校會計憑證多年來一直沿用24厘米*12厘米的大小，必須要專門印制。由于近年來會計政策的變化，憑證中所附資料越來越多，大部分都是A4大小的，比如各種審批合同、說明等等，導致每月裝訂憑證時工作量特別大，就A4紙折疊成憑證紙的大小，即費時又不方便查找利用。規整的A4紙非要疊成憑證紙那么大，每次查閱憑證還要再翻開來看，查閱的次數多了特別容易損壞憑證。部分財務部門在歸檔整理會計憑證時規格也不同，有24厘米*12厘米窄長條的，也有A4紙規格的，給會計檔案裝盒、排架造成極大困擾。由于規格不同，相關附件不能排在一起，形成斷號等問題，給查詢利用工作也帶來了不便。就此問題，多年來各行業都有反映，要求將會計憑證改為A4規格。通過咨詢專家以及查閱中國現行會計制度和記賬規則都沒有對“會計憑證裝訂規格”做過硬性規定。也就是說只要符合工作需要，可根據本單位的“原始會計憑證”來源確定會計憑證的規格，根據實際規格裝訂，只要裝訂整齊，采用A4規格的方法裝訂也是可行的，國內很多大型企業都早已改為A4的規格裝訂憑證。新《會計檔案管理辦法》實施后，部分高校開始啟用A4規格裝訂會計憑證，由于紙張規格統一，不需要折疊裁減，裝訂簡單，省去了折疊裁減的麻煩，查閱復印也很方便，裝盒后排架也很美觀。

三、結語

“高校財務檔案是高校經濟活動記錄的憑證和依據，也是高校檔案資料的重要組成部分，是高校檔案管理中一項專業性、技術性較強的獨立性學科，它在高校建設事業中起著重要的作用”。高校會計憑證作為記錄經濟業務、明確經濟責任的書面證據，體現了高校經濟責任制度的執行情況。新的《會計檔案管理辦法》將會計憑證檔案的保管期限延長至30年正是為預防法律風險，規范會計檔案銷毀制度，推進會計憑證檔案的長久保存。會計憑證改為A4尺寸即符合工作需要，更有利于裝訂以及長期保管利用。高校財務部門和檔案管理部門不僅要認真《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》，落實新的《會計檔案管理辦法》，進一步加強高校財務會計檔案管理工作，研究制定與新的《會計檔案管理辦法》相適應的財務檔案管理細則，逐步完善高校會計檔案管理制度，提升高校會計信息質量和財務檔案管理工作效率、管理水平，更好地為高校財務管理工作提供相應服務，全面促進高等院校經濟業務發展的需求。加強會計檔案的管理工作，保證會計檔案妥善安全的管護，有序存放，方便查閱，嚴防會計檔案的損毀，散失和泄密。高校財務工作人員和檔案管理人員要加強法律意識，嚴格履行會計檔案查閱、登記制度，嚴禁查閱會計檔案人員在查閱時拆封、抽換或涂劃，更要善于改變傳統的工作方法，強化會計檔案重要性、完整性、機要性的意識，為高校經濟活動的記錄提供真實可靠的憑證和依據。

參考文獻：

[1]財政部、國家檔案局令第79號.會計檔案管理辦法[Z].2015-12-11.

[2]教育部、國家檔案局教育部第27號令.高等學校檔案管理辦法[Z].2008-08-20.

[3]竇京京.會計檔案保管期限延至30年[N].人民政協報，2016-01-12.

[4]商務服務.肯定電子會計檔案的法律效力，新的《會計檔案管理辦法》即將實施[EB/OL].http:www.laiwunews，2018-03-12.

[5]溫曉云.關于提高高校財務檔案利用率的幾點建議[J].經濟師，2009，（04）：110-111.

作者:詹晉強 王春莉 單位:蘭州城市學院