企業建設工程資料預歸檔要點

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一、引言

按照國家建設工程檔案管理規定和標準要求，企業工程建設項目主管單位、部門應遵循文件資料“誰形成，誰歸檔”原則，及時指定專人負責工程建設項目全過程文件資料的收集、整理、立卷和歸檔工作。建設工程資料收集、整理等業務工作是一個漸進的過程，檔案形成期間資料的完整性、準確性、系統性和有效性等四性情況不明朗，只能確定全宗號和類目，而無法準確確定檔案的分類號、卷號和件號?，F在企業建設工程資料管理要求既要保證日常收集、整理工作正常開展，又要保障資料隨時查閱利用，這階段就需要使用合理的工作方法對資料進行預歸檔，實現檔案資料收集、整理、查閱利用的無縫連接，為最終歸檔案資料正式歸檔奠定基礎[1]。

二、建設工程資料預歸檔的工作方法

不同企業檔案資料的收集范圍、歸檔以及分類號的編制要求不盡相同，但其遵循的國家檔案管理規定和標準是相同的。在開展建設工程資料預歸檔工作中，應注意規范預歸檔工作程序，避免認為是預歸檔程序而輕視此項重要工作。因為，建設工程資料預歸檔工作是進行正式歸檔時最重要的基礎工作，檔案形成的信息數據都是源于此。主要工作程序如下。1.前期收文工作程序。建設工程未竣工前，建設工程資料的收集是連續不斷的過程，在未形成最終的工程檔案之前，其完整性和系統性是不明確的，暫時無法分配常規檔案分類號、卷號和件號對資料進行標識，此時前期的收文管理工作就顯得尤為重要。建議指定專人負責或者兼職處理收文環節。按照要求，詳細登記文件資料名稱、來文單位名稱、收文時間、密級、份數以及移交接收人簽字，為資料分類做好準備，并明確文件移交接收責任以備遺失時查閱。2.文件資料預分類程序。收文后對建設工程文件資料進行預分類，文件資料一般會包含可行性調研、設計、批復、項目管理、施工以及監理等內容。在實踐工作中，我們要求資料移交單位必須明確標明文件資料的類別及涉及的建設工程項目名稱。一般采用兩種標注方式，各有優缺點，可選擇使用。第一種方式：移交清單表格化方式。就是在移交清單中增加類別欄目，清楚標識出每份資料的目標名稱或包含的各具體的項目名稱（特別是同一份資料內容涉及多個項目）。其優點是紙面美觀簡潔，條理清晰。缺點是效率低，需要檔案管理人員再次按照表格中的項目數據進行整理，核對每份資料的類別信息，然后開展預分類工作。其中難免有遺漏的信息，檔案管理人員還必須跟蹤到移交部門咨詢資料類別情況，降低了工作效率。第二種方式：直接標注方式。就是在每份文件資料右上角用鉛筆標注。優點是直觀明了，便于文件資料直接預分類操作，能有效提高工作效率。缺點是鉛筆字跡屬于檔案資料表征性不規范事項，需要事后認真擦除，經過驗證建議使用2B鉛筆標注效果較好。3.編制預歸檔分類號。按照建設工程文件資料歸檔范圍及要求，如立項文件、招投標、合同協議文件、項目管理文件、施工文件以及監理等文件資料，依次可使用流水號順序編號；編制分類號的原則應執行國家標準或本公司的檔案分類規則和檔號編制規則，將同類目資料編制在一起，分配分類號。預分類號的編制只是形式上的，可以根據實際情況進行適當簡化。工作程序要點如下。（1）鑒別文件資料的項目屬性。就是要辨識每份文件資料是新項目資料還是以前已預歸檔的項目資料，由此判斷是否創建新項目檔案。（2）分配預編號和分類號。在無法準確分配分類號、卷號和件號的情況下，可以根據文件資料類別和建設工程項目階段類別，分配預編號和預分類號。根據文件資料的屬性，屬于新項目分配新編號和分類號，舊項目繼續沿用原分類號。分配完畢后，將編號和分類號用鉛筆標注在文件資料右上角的紅色檔案方章內。例如，依據文件：123-A基礎設施-01（立項、批復等文件名稱）-N（流水件號）；招投標及合同文件：123-A基礎設施-02（招投標合同文件名稱）-N（流水件號）；項目管理文件：123-A基礎設施-03（項目管理文件名稱）-N（流水件號）等。如圖1。（3）建立案卷目錄或錄入目錄。文件資料按項目類別預分類后，應及時建立目錄和錄入資料信息。屬于新項目的文件資料錄入新建的目錄檔案；已預歸檔的項目繼續錄入原有建好的目錄檔案中（見表1）。根據實踐反饋經驗分析，目錄題名的輸入標準是需要特別提請注意的事項。目錄題名必須清晰明了，能概括出資料的整體信息，不能簡化處理，特別是一份文件資料內容涉及多個工程項目時，就必須更為謹慎，做好互見備注工作。因為這個目錄將是后期正式收集、整理、歸檔組卷的重要基礎數據。4.規范建設工程資料預歸檔管理要素。預歸檔工作和正式歸檔執行的管理標準原則性上必須保持一致，預歸檔的質量直接對正式歸檔質量產生重大影響。因此需要控制資料預歸檔質量，突出重點要素，如，件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等。（1）文件題名。必須清晰明了，言簡意賅地反映出本份文件的內容。沒有標題或標題不規范的，根據實際內容自擬標題，可外加“〔〕”號。（2）日期書寫。以8位阿拉伯數字標注年月日，如20180131，無法精確到日期數據，以本月中旬15日為基礎數據。（3）頁數要求。注意應按照國家標準填報每件歸檔文件資料的頁數。文件資料中有圖文的頁面為一頁（有些單位填寫的是頁碼，將會影響檔案資料對于頁數的統計要求）。（4）備注。合理使用注釋。對于文件需說明的情況進行簡要描述。實踐工作中，經常會遇見一份文件資料同時涉及多個項目，這時就需要在每份資料目錄的備注中進行互見，標注清楚原件最終存放在具體的建設工程檔案案卷中。這個步驟相當重要，不能忽略。因為曾出現過沒有清楚標注互見而使無法檢索文件資料的現象[2][3]。

三、嚴格執行保管期限的規定

2018年，我國同時出臺了五項國家檔案標準，體現了國家對檔案行業規范化管理的新形勢。2006年以前，檔案資料保管期限是永久、長期和短期三種。此后明確了保管期限是永久和定期，其中定期分為30年（重要文件資料）和10年（一般文件資料）的明確年限。在劃分時，如果存有不同的意見，可采取就高不就低原則，即選擇保管期限長的年限確定保管期限。因此，要正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映企業經營管理活動狀況，又便于保管和利用[4]。完成上述工作程序后，基本上可以達到建設工程資料的持續歸檔，同時可以檢索利用的管理目標。

四、預歸檔管理實踐總結

企業要做好建設工程資料的預歸檔工作，就必須將檔案管理工作前置。主要需要做好以下幾個方面的工作。1.重視檔案管理制度建設。建議企業用管理制度固化檔案預歸檔程序。檔案管理人員不了解資料的形成情況，這時就需要建設工程資料移交單位協助進行分類，為了能得到有效的配合，可以將資料移交程序以及配合協作方式固化在企業的檔案管理制度中，為公司檔案工作順利開展提供程序上的保障。2.規范檔案業務基礎工作。規范文件資料收集、整理、預歸檔等工作程序，確定專人負責收發文，按照工作流程編制預編號、分類號和目錄，形成案卷歸檔。保證檔案借閱利用，同時滿足經營管理、各種檢查等工作的技術支持服務作用。3.強化工作程序執行力度。注重運用檔案層級管理模式，結合實際工作將檔案管理責任層層分解到具體人員。明確檔案前期管理的具體要求；控制檔案中期管理的質量；總結檔案后期管理事項。建議采用業務程序標準化模板方式開展工作，即編制工作程序的標準模板，要求按照標準模板操作，根據反饋意見，不斷修訂模板使其更具實用性。4.推進檔案信息化進程。在保持發揚優良的傳統的檔案管理方式基礎上，加快加大檔案信息化系統建設，利用檔案信息系統實時處理文件，形成綜合性檔案管理模式，提升企業檔案管理水平。例如，根據工程項目檔案信息的借閱需求量，選擇其中借閱需求量大的項目進行數字化，以點帶面推動檔案信息化工作。并在日常資料預歸檔過程中，注意題名、日期、保管期限和頁數等字段的規范化填寫，為檔案數字化做準備[5]。5.建立暢通信息交流渠道。在實踐工作中，關注國家部委或者行業信息。例如，國防科工委關于固定資產投資檔案目錄信息報送的具體要求或者檔案數字化加工過程中的數據要求等，調整企業檔案管理工作內容，有利于更好地開展建設工程資料預歸檔編制工作。企業檔案管理工作事實上是綜合性很強的工作，需要協調多部門共同協作才能完成。因此，要建立有效的溝通交流渠道，在檔案資料的收集、整理和預歸檔過程中，要根據實際情況做好事前溝通，將工作要求明確傳達給資料產生單位。做到工作有計劃、有步驟、有節點，才能最大限度地推動檔案管理工作。

參考文獻

[1]建設項目檔案管理規范（DA/T28-2018）.北京：國家檔案局，2018.

[2]科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T11822-2008）.北京：國家檔案局，2009.

[3]重大建設項目檔案驗收辦法（檔發〔2006〕2號）.北京：國家檔案局，2006.

[4]國家檔案局令第10號.企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定.

[5]《電子文件歸檔與電子檔案管理規范（GB/T18894-2016）.北京：國家檔案局，2016.

作者:蔣明 單位:中核四川環保工程有限責任公司