檔案管理信息化建設論文

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一、當前我國檔案管理工作的信息化現狀

網絡化、信息化的步伐不斷加快，未來檔案管理發展必然是信息化無疑，檔案管理信息化也已經成為我國檔案管理現代化事業的新特點、新方向、新目標。信息化管理改變了傳統的檔案管理模式，為檔案管理工作的進步發展創造了巨大的發展機遇和挑戰，信息化的大背景對檔案管理的深入發展具有重大意義。1.檔案管理工作面臨的問題隨著信息技術與網絡技術在社會的全方位覆蓋，以往紙質檔案的管理模式已經逐漸淡出歷史舞臺，取而代之的是信息化的管理模式，但不論是學校，還是企事業單位，仍然只是發揮其存儲保管的作用，并沒有深入挖掘信息服務的其他功能，人們對于檔案管理的認識尚未跟上時代的腳步。檔案管理工作缺乏應有的重視以及長遠的規劃策略，檔案管理體制沒有與信息化社會相適應，管理制度不完善，注重紙質文件而輕視電子文件的收集整理現象仍然十分普遍，加上檔案的使用與收集日益增加，傳統的檔案管理方式早已無法滿足現在人們對檔案資料的使用。

2.信息社會為檔案管理帶來的機遇和挑戰

計算機技術的不斷發展使得更多的檔案在計算機中生成并存儲，這就為檔案管理帶來了更多的不確定因素，對檔案管理工作來說，這既是機遇，又是挑戰。首先，信息社會的不斷發展、網絡帶來的海量信息資源以及個人移動網絡設備的日益普及，為檔案管理工作帶來巨大的發展優勢，便利了管理人員對于檔案信息的收集、錄入、檢查等工作。相對于傳統紙質檔案來說，電子檔案更為方便快捷，其應用方式也更加多元化，為檔案管理創造了更為便利化的工作環境，大大提高了檔案管理的工作效率，對管理人員和使用人員都發揮著不可替代的作用，有利于檔案管理的不斷發展，適應信息化社會的發展需求，提高檔案管理的工作效率。其次，信息社會對檔案管理提出了更高的要求，帶來了更多的挑戰。由于網絡海量信息的沖擊，網絡環境并不安全，部分人常常濫用信息，網絡信息的非法操作，黑客、電腦病毒等已經不是什么新鮮事物，這極有可能導致機密檔案的丟失與濫用，各行各業工作人員個人信息的泄露，進而可能導致網絡詐騙等違法犯罪行為，嚴重威脅人民群眾的財產安全。再加上內部管理措施不健全、安全意識薄弱、工作人員技術不合格等原因，安全問題已經成為現在檔案管理信息化面臨的最大障礙之一。此外，電子檔案管理中相應的標準和規范尚不完善，為檔案信息的管理工作帶來許多不便，而檔案資料的錄入工作過于費時費力，人力、財力問題成為檔案信息化面臨的重大挑戰。而檔案管理人員的專業素質也是一項重要課題，管理人員尚未完全適應管理方式的改變，工作人員信息化意識薄弱，缺乏專業素養，不能充分發揮電子檔案的優勢所在，影響了信息化管理水平的提高，嚴重制約了檔案管理信息化進程。

二、實現檔案管理信息化的有效探索

針對信息化背景下檔案管理面臨的機遇和挑戰，采取相應的對策和措施，使得檔案管理工作水平隨著時展而不斷與時俱進，及時掌握信息發展的最新動態，及時調整觀念、更新技術，充分利用網絡所帶來的發展優勢，推動檔案管理的不斷進步。

1.轉變檔案管理觀念，建立信息化體系

轉變傳統的檔案管理意識，深化信息化、網絡化觀念，注重檔案管理信息化的資金投入、人力投入、技術投入以及設備投入，牢固樹立科學管理和信息化管理的觀念，實現開放式、主動式的檔案管理與服務，使檔案管理工作更好地適應經濟社會發展的需要。逐步建立完善的信息化檔案管理體系，制定和推出合理的標準和規范，明確責任分工，使檔案的相關工作科學有序進行，做好監督和指導工作，切實把各項工作落到實處，保證電子檔案的可靠性、安全性、真實性以及完整性，為廣大用戶提供方便快捷、安全高效的檔案資料服務，加強考核，實行考核問責制，確保檔案管理工作有章可循定期對檔案信息進行檢查和備份，防止出現黑客攻擊、信息流失等情況的發生，并在具體的實踐應用中不斷補充完善，促進檔案管理信息化改革。

2.培養信息化管理團隊，學習先進技術

檔案管理人員隊伍建設決定著檔案信息化的發展速度和質量，對檔案管理的信息化轉變來說，高素質人員的職業技能培養是必不可少的。因此，要加大培訓工作力度，不斷學習先進的信息技術，引入專業人才，使檔案管理人員不僅掌握檔案專業知識，更熟練掌握一定的計算機知識，熟練網絡技術。培養工作人員的檔案信息化意識，不斷更新知識，提高自身的業務素質和工作水平。加大檔案人才隊伍建設步伐，積極學習先進的檔案信息化管理知識和技術，打造綜合性的檔案管理團隊。優化工作人員的知識結構，滿足信息化社會對檔案管理的要求，積極引進先進的電子設備和管理技術，適應檔案管理信息化的轉變。從而推動檔案管理工作的創新與變革，推動我國信息化檔案管理的發展。

三、結語

檔案是記錄重要信息的載體，是人類社會文明的成果。信息化檔案管理應該立足構建檔案信息平臺、提高工作效率、提升檔案管理的服務質量，讓檔案在信息化時代更好的為人類政治、經濟和文化建設提供有利于現實的經驗、借鑒和參考依據。

作者:屈麥玲楊季行單位:航天科工集團六院210所信息檔案中心陜西國防工業職業技術學院