中等教育學校檔案管理信息化建設研究

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一、檔案管理信息化的具體內容

檔案信息化主要是指實體檔案向信息化檔案逐漸轉變的一個過程，在這個過程中國家檔案行政管理部門作為信息檔案管理的主體，由國家檔案行政管理部門對所有檔案進行收集、管理、整理等工序，要想完成這個轉變過程就必須要加強對現代化信息技術的引進，要逐漸完善檔案信息管理體系。新形勢下，檔案管理信息化建設的內容主要包括五個方面：第一，對檔案信息化的基礎設施建設，要建立功能不同的檔案信息管理部門，提高信息技術的應用程度。第二，對數學檔案信息資源庫的建設，要建立數學化檔案信息資源庫，引進數學化技術，完成對檔案目錄的檢索和設置。第三，對檔案信息安全保障體系的建設，檔案信息對于學校管理至關重要，要加強檔案信息安全保障系統的建立，能夠確保信息的安全。第四，對檔案信息管理人才的培養，要加強對信息人才的引進和培養，要為學校建立綜合型信息人才培訓基地。第五，對檔案信息監管部門的建設，要有一支負責任、技術強的檔案信息監督管理隊伍，嚴格按照檔案信息管理制度對檔案進行定期核查，確保檔案信息的安全、真實。

二、中等教育學校檔案管理信息化建設的現狀分析

隨著網絡信息時代的來臨，中等教育學校在檔案管理信息化建設方面取得了一定的成就，但是與發達國家相比，中等教育學校檔案管理信息化體系還存在著諸多漏洞。

1）學校領導對檔案信息化建設重視程度不足。由于受到傳統儒家思想的影響，許多學校領導對于新型科學技術比較排斥，在學校檔案信息化建設上缺乏思想認識，總是認為檔案信息只需要檔案管理員去管理就行，根本不需要學校領導加以重視。同時檔案管理人員對檔案信息管理工作缺乏正確的認識，只認為只要檔案資料不丟失就可以，缺乏創新意識，沒有認識到學校檔案管理工作的真正價值。而且很多學校都沒有獨立的檔案信息管理部門，只是由一兩個人組建的檔案小組，缺少檔案管理工作上的政策扶持，這就導致學校檔案管理信息化建設工作難以開展。

2）基礎設施較為簡陋。由于學校領導對于檔案管理信息化建設的不重視，對學校檔案信息化管理投入的資金較少，所以很多學校檔案管理基礎設施簡陋，有些學校甚至都沒有檔案管理設施，這就導致檔案管理信息化工作無法開展，即使有些學校有一些打印機、計算機、掃描儀，但是這些儀器只能勉強使用，根本不能滿足檔案管理信息化的要求，同時很多學校都沒有專業的計算機人員，教師對于計算機軟件一竅不通，這樣學校檔案管理就只能采用傳統方式，此外經常會出現一些紙質重要文件的丟失，給學校造成嚴重的損失。

3）檔案管理體制較為混亂。中等教育學校檔案管理體制尚未真正落實，沒有積極響應政府提倡的“統一領導、分級管理”政策，有些地方政府根本沒有將學校檔案管理工作納入議事日程，學校缺乏專業的檔案信息管理人員，而且在學校內部檔案管理體制尚不健全，沒有建立單獨的檔案管理部門，大多數都是由其他部門代管檔案，檔案管理人員缺乏責任意識，學校領導對于檔案管理工作胡亂領導，致使中等教育學校檔案管理體制混亂。

4）檔案管理數字化建設水平較低。許多學校沒有計算機檔案室，檔案信息數字化管理經驗一片空白，即使有些學校建立了計算機檔案室，但是檔案室只有局域網，無法及時搜集外界信息數據，這也不符合數字化管理的具體要求。

5）檔案信息的開發利用不足。由于檔案信息是逐年增加的，具有一定的累加性，長期使用會形成大量的檔案信息數據，但是許多中等教育學校并沒有注重對檔案信息的開發利用，只是使用簡單的查詢檢索功能，這使得檔案信息化功能沒有得到利用，還需要深入挖掘。

三、中等教育學校應如何加強檔案管理信息化建設

（一）加強對檔案管理信息化建設的重視程度

隨著時代快速發展，學校檔案信息管理體制必須要進行改革，首先學校領導要轉變傳統檔案管理觀念，要從自身做起，加強對檔案信息管理的重視，要徹底摒棄傳統檔案信息管理方式，要積極引進現代化信息技術，要將檔案信息化建設納入學校整體規劃章程之中，要建立獨立的學校檔案管理部門，要培養專業的檔案管理人員，對檔案管理人員的技能水平進行要求，要定期對檔案管理部門的管理工作進行檢查。此外還要根據學校的實際情況，制定檔案管理小組，小組成員由校長直接管理，明確分工和職責，要建立嚴格的檔案管理制度，同時加大對檔案管理信息化建設的宣傳，要增強全體師生的信息管理意識，各個部門都要積極配合檔案管理部門的工作。

（二）增加資金投入力度，夯實中等教育學校檔案管理信息化建設的基石

中等教育學校要增加對檔案管理信息化建設的資金投入，建立檔案管理信息基礎設施，尤其是要建立檔案管理室和計算機檔案室，要引進現代化管理技術和設施，完善學校檔案管理設施，加強技術研發投資，引進專業信息化人才，實行“以網養網”政策。

（三）完善檔案信息安全保障體系，提高中等教育學校檔案管理信息化建設的保障

隨著檔案管理信息網絡化的快速發展，檔案管理信息安全問題也日益突出，學校檔案信息具有一定的保密性，容易受到網絡黑客的攻擊、病毒的侵襲，這就使得學校檔案信息受到嚴重損壞。所以完善檔案信息安全管理體制是當前中等教育學校的首要任務。第一，政府部門要建立完善的檔案信息安全管理法律法規，能夠為中等教育學校提供法律保障。第二，在對檔案信息資源進行開發和網絡系統建設時，要注重對安全管理體制的建立，要加強安全防護措施，防止信息泄露或被盜。第三，在學校檔案管理信息化建設中，要對防護軟件進行加密，比如防火墻軟件、殺毒軟件、電子身份認證系統軟件，都要有防護監控系統的保護。

四、結束語

綜上所述，中等教育學校檔案管理信息化建設尚不完善，存在著諸多問題，學校領導要轉變傳統思維觀念，要加強對檔案管理的投入力度，要引進現代化信息管理技術，要加強培養檔案管理信息化專業人才，確保學校檔案管理信息化建設的快速完成。

作者:蘇娜 單位:來賓市第一中學