如何加強檔案信息化建設

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【摘要】在當前社會快速發展形勢下，檔案建設也越來越受到人們的重視，開展檔案規范化建設，樹立科學有效檔案信息化建設觀念，用信息化手段來實現檔案規范化、健康有效發展是檔案管理人員和社會各界人民群眾共同的工作，所以在新形式下要加強檔案規范化建設、處理好檔案管理的各個環節，強化檔案系統思維意識，使檔案信息化管理工作規范化、系統化、科學化。

【關鍵詞】檔案管理;信息化;建設

檔案工作是面對人民群眾的工作，是傳承社會文明，為人民群眾提供科學可靠的歷史依據，是服務社會服務人民群眾的工作，隨著社會的發展，檔案工作越來越受到人們的認可，社會對檔案的要求也越來越高，加強檔案規范化建設是社會發展的必然。隨著社會的進步，科技的發展，檔案規范化建設是檔案工作的重點，而要發展好檔案規范化就必須要加強檔案信息化建設，用科技來規范檔案，來發展檔案，所以檔案信息化是檔案事業適應時代和社會發展的必要條件、更是推動實現檔案工作規范化管理的重要因素。

1當今檔案信息化建設滯后越來越制約檔案規范化管理工作

隨著社會的進步、科技的發展、傳統的以紙質和手工整理、翻閱為主的檔案管理模式越來越受到限制?，F代的檔案管理工作可以說沒有信息化的參與就不能更好的做好檔案工作。在現階段的檔案管理發展中，檔案信息化滯后越來越影響整個檔案管理工作，檔案信息化設備的購買、檔案信息化業務操作的學習都直接影響著檔案工作的效率。檔案信息化建設已經決定整個檔案管理水平的高低，但是由于檔案工作是一項默默無聞的工作，長期以來不受到人們的重視，在很多單位上還是以傳統的以紙質為主的檔案記錄、翻閱、查詢工作，這很大程度的影響了檔案工作的發展，制約了檔案使用效率的提高，并且也使得很多紙質檔案由于長期翻閱而損壞。第二，在實際中，很多單位檔案沒有信息化，共享化，沒有建立統一的檔案網絡化，使得很多檔案資料白白浪費，這對鞏固檔案工作規范化管理是很不利的，所以大力發展檔案信息化是加強檔案規范化建設的重要環節。第三，由于很多單位沒有購買檔案信息化設備，很多多媒體檔案資源沒法保存，白白錯失了很多檔案資源。

2加強檔案信息化建設是規范檔案的關鍵

隨著社會的發展，科技的進步，檔案作為傳承社會歷史、記錄社會發展過程，傳統的檔案是以紙質作為載體記錄人類社會活動的經歷，現階段科技的發展，傳統的檔案載體目前正由傳統的紙質檔案變為電子文件、電子檔案、音響、視頻、音頻等電子檔案已經出現。這就使得傳統的紙質檔案必然要向檔案信息化方向發展，隨著計算機在生活中的廣發運用，檔案的歸檔、錄入、查詢等過程都必須在計算機和網絡中開展。其次，開展檔案信息化發展就要借助計算機、多媒體、網絡、檔案管理系統等現代化技術對檔案進行科學有效的管理。這就要求檔案規范化管理必然要向檔案的信息化發展方向開展，沒有科學有效的檔案信息化管理，就沒辦法開展檔案工作規范化?，F代化的檔案管理必須要求信息化建設的參與，這不僅能夠規范檔案的管理，還能進一步提高科學效率。

3大力加強檔案信息化建設的主要舉措

要大力加強檔案信息化建設，科學有效提高檔案利用率，使檔案更好的服務社會，服務人民就要做出具體的舉措，具體有如下幾點。

3．1樹立檔案信息化管理和檔案規范化管理的觀念

要科學有效的發展檔案信息化建設，必須要樹立檔案信息化觀念。在長期的檔案工作中，檔案的歸檔、檔案的錄入、檔案的編號、統計臺賬的編制等很多都是和檔案信息化建設相輔相成的。檔案要信息化發展就要樹立檔案信息化建設是檔案工作必須具備的，也是做好檔案工作規范化的必要條件。在以前檔案沒有實現信息化時，檔案管理工作長期處于封閉狀態，檔案無法有效收集、有效錄入、有效整理以及有效查閱，使得檔案利用率低，而且有些多媒體電子檔案也因為沒有保存條件而沒有保存，檔案沒有發揮出檔案服務人民的效果。實行了檔案信息化后可以大大提高檔案利用效率，所有說檔案管理人員一定要牢固樹立檔案信息化觀念，把做好檔案信息化工作當做檔案工作的關鍵環節，通過加強領導和規范檔案信息化管理制度來加強樹立檔案信息化觀念。

3．2建立健全檔案信息化建設設施設備

要大力發展好檔案信息化建設必須要建立健全檔案信息化建設所需要的設施設備。一方面比如添置檔案信息化發展所需要的電腦、照相機、掃描儀、攝像機、打印機、復印機、U盤等一系列檔案信息化發展所需要的設備，只有加大對檔案的硬件投入，要配置齊檔案信息化硬件，加大對檔案的經費投入，只有這樣才能最終實現檔案信息化發展。另一方面要加大對檔案系統的開發利用，比如應該有檔案系統的檢索、查閱、瀏覽、借閱等功能，通過進一步開發提高檔案管理軟件來實現檔案信息化建設。

3．3加強檔案基礎建設，為檔案信息化建設打好基礎

要發展好檔案信息化建設，一定要做好檔案基礎工作。檔案信息化建設是檔案基礎工作的提升和發展，沒有良好的基礎工作就談不上更好的發展。所以在檔案日常管理中，檔案管理人員要規范檔案基礎工作，保證檔案基礎工作的牢靠。比如，首先要在整理檔案卷宗的時候要注重歸檔文件的齊全、規范的為文件編號，確保錄入信息系統后能夠準確無誤的找到文件。第三、有條件的單位可以把一些常態檔案工作通過單位的網絡系統向大家，做到檔案信息共享，這一方面可以加強了檔案宣傳工作，使大家認識到檔案是一項服務于人民的工作。另一方面可以讓單位的工作動態、會議通知、信息簡報、工作計劃和總結在網上，讓大家學習，使大家感到檔案工作的常態化和日?；?/p>

3．4大力加強檔案庫存建設，更進一步充實檔案館藏量

最后要大力發展檔案建設還必須進一步完成檔案館藏數量。各單位應該制定文件，使該歸檔的文件完全歸檔，這樣才能使后期檔案電子錄入工作順利發展。要加強檔案信息化建設就要完成檔案館藏錄入到計算機，實現計算機對檔案的管理，全面推動檔案一體化建設，實現檔案資源共享，提高檔案利用率。并且對照片、錄像、視頻、音頻、U盤等電子設備加強管理，加大多媒體電子書籍的收集和歸檔工作，最后形成多媒體檔案數據庫、豐富檔案資源。檔案信息化建設是檔案發展的進步，也是檔案管理規范化的必然，隨著科技的進步，社會的發展，檔案工作必然會向更高級別的信息化發展，所以加強檔案信息化建設是檔案工作人員的必然使命，如果檔案信息化建設發展不好就會制約檔案規范化的發展。要以檔案信息化建設促進檔案規范化發展，要通過樹立檔案信息化管理和檔案規范化管理的觀念、加強檔案信息化建設是規范檔案的關鍵、加強檔案基礎建設，為檔案信息化建設打好基礎、大力加強檔案庫存建設，更進一步充實檔案館藏量等一系列有效的舉措來加強檔案信息化建設，使檔案信息化理念深入人心，發揮檔案信息資源的作用，大力開展檔案規范化建設，全方面促進檔案事業發展。

作者:李彥秋 單位:四川達州職業技術學院

參考文獻:

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