網絡時代高校檔案信息化建設論文

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摘要：時代的發展，網絡的進步，信息化建設在高校檔案管理員過程當中發揮著重要的作用。加強信息化的建設，高校的檔案管理才能夠滿足師生之間的需求，更好的為師生提供良好的服務，從而促進檔案管理的現代化。網絡技術的發展使得現代信息化的建設擴展到高校的檔案管理過程當中，隨著高校規模的迅速擴大，傳統的檔案管理模式已經無法適應時代的發展，因此高校答案的管理形式以及服務內容都需要運用信息化的建設模式。

關鍵詞：網絡時代；高校檔案；信息化

一、網絡時代高校檔案信息化建設的重要意義

（一）檔案管理可以提高辦公的自動化。在網絡上教育以及檔案管理的發展之下，高校的檔案管理主要通過電子的形式進行相應的信息儲存，但是目前隨著網絡時代的發展，對于電子文件的管理更多的可以采用信息化的方式，這樣可以使得檔案管理在信息化的管理過程當中，與傳統的紙質檔相比具有了更好的優勢，促進傳統的檔案管理擁有更好的服務?？梢酝ㄟ^一些電子的文件進行管理，在自動化辦公的系統過程當中，輸入相應的電子信息，進行相應的鑒定歸檔、標引等多項信息的實現，從而提高檔案管理的效率，促進高校的檔案工作走向信息化的建設道路。因此高校檔案館室必須從學校整體育人目標出發，開展教書育人、服務育人工作，在更廣闊的領域有所作為，為檔案工作的開展創造良好條件。（二）對于數字信息的資源，進行有效的規范管理。由于人類社會活動的多樣性，所以檔案記錄的信息和知識也是極其豐富的。檔案中有成功的經驗，也有失敗的教訓；有社會變革，也有生產發展……可以為后人提供廣泛的借鑒。所以，檔案對于人們查考以往的情況，研究事物的發展和規律，開展新的研究和創造，開創社會主義各項事業的新局面，是必須參考的第一手材料。這是其他文獻材料不可比擬的。隨著高校規模的不斷擴大，高校的檔案管理出現了更多復雜性的狀態，因此就需要對于檔案的數字化建設進行規范化的管理，才能夠提供有效的信息檔案。而在網絡時代的發展之下，可以通過大數據的形式來建立檔案信息資源的數據庫統一的為師生提供一定的查閱工作，這就需要高校檔案信息化建設通過一些技術來提供統一的平臺，使得各個檔案進行有效的分類以及規范化的管理，保障和提高工作服務的質量以及服務的效率。（三）高校檔案客觀真實的記載了學校。教學、科研、黨政管理等職能活動及高校發展的歷史軌跡，是學校開展各項工作、進行各項改革、優化各項服務必不可少的重要信息來源獨具特色的高校檔案資源是學校建設與發展的寶貴財富，也是黨和國家教育事業的重要組成部分。時代的發展使得高校的信息建設工作的范疇不僅僅應用到教學的過程當中，同時要發揮高效答案作為信息資源的一種效益，能夠適應信息化的發展趨勢，促進高校檔案的信息化建設，實現資源的共享。通過一次性的信息收入可以應用到各個部門之間的查閱以及信息的整理，從而使得信息資源在高校檔案管理過程當中發揮著巨大的優勢，提高高校檔案管理工作的有效性。目前檔案信息化建設過程當中存在的問題多種多樣，一方面建設任務比較繁重，尤其是對于現存的檔案進行相應的數據的整理，這就需要針對一些文字、音頻、照片都需要轉換成電子的文件，從而增加了在檔案管理過程當中的復雜性。其次要根據信息化建設的發展，對于檔案管理的信息收入進行一定的存檔，這就使得在紙質檔案以及信息化的建設過程當中都存在著巨大的缺陷，要實現全部意義上的檔案信息管理，建設數字化的信息檔案管理工作就需要在財政方面投入大量的技術才能夠實現檔案管理的順利進行。另一方面檔案信息化的管理對于隊伍建設的要求比較高，工作人員針對一些計算機技術以及信息的判斷能力，都需要較強的業務知識，通過一些優秀的人才進行專業的培訓，才能夠實現和滿足檔案信息化的管理模式。因此，檔案信息整理與管理的部門面臨著很大的困難，這就需要高校重視檔案信息化的建設才能夠提高服務的質量以及服務的效率。

二、網絡時代高校檔案信息化建設的重要措施

首先，高校的檔案信息化建設需要運用現代化的技術信息方法來進行檔案管理，才能推動高校檔案信息化的建設。因此，高校檔案管理者需要重視信息化建設，在高校檔案管理中發揮的重要的作用，尤其是在轉變相應的思維的過程當中，能夠樹立現代化的檔案管理意識，提高工作的效率以及服務的質量，認真的看待在網絡時代高校檔案信息化建設的優點。在人力資源的開發以及利用上面，要加強高校檔案管理的專業人才，吸收一部分具有專業能力強以及業務素質高的檔案業務的復合型人才，加強對于信息化建設的工作上的指導以及督促工作，從而才能夠實現紙質版的文件與電子文件的歸檔，更好的為師生服務，為高校的檔案信息安全提供有效的保障。其次，運用軟件和硬件技術時，建立科學的檔案信息化制度，高校的檔案信息化建設主要是以檔案資源的信息為核心，以紙質版的檔案數字化以及現行的電子文件管理為重點，因此這就需要在網絡建設的過程當中，需要擴大檔案信息資源的開發利用，能夠在檔案照片以及數字留存的過程當中實現辦公的自動化。信息技術、互聯網平臺的發展，為高校檔案管理工作效率、質量的提升及其價值實現帶來了良好機遇，為此，高校有必要重視構建檔案管理信息化平臺，為高校檔案價值實現提供良好的技術支撐。這就需要建立一些檔案信息的管理制度，在制度的約束之下實現檔案管理的規范化，做好電子文件的統一歸檔，可以形成一套在歸檔范圍時間以及質量要求上都具有一定的制度模式，能夠為實現時間查閱檔案以及真實的記錄提供有效的指導。比如，隨著智慧城市與智慧校園建設的不斷深入，作為檔案信息化領域領航者的信息發展，也順應時代需求，要建立符合高校檔案建設的發展，快速融入智慧生態環境，不斷提高高校檔案信息服務能力。最后，實現高校檔案管理的網絡化，技術對于高校的檔案信息管理而言，是為了師生提供檔案的信息服務，這就要充分的利用校園網做好檔案的收集整理管理和統計工作，建立一系列的標準化的檔案數據庫，從而能夠實現檔案管理的網絡化。從檔案管理部門的管理者可以通過網絡的形式進行相應的查閱，從而實現在校園的過程當中一站式的服務，有效的針對各個部門可以提取相應的檔案管理。這一方面是可以保證網絡之間的信息共享，同時也能夠實現網絡資源的檔案管理工作，符合時代的發展從而促進檔案提高的水平，實現檔案全方位的綜合管理。檔案信息化建設，旨在提升檔案管理水平，實現紙質和電子檔案信息遠程錄入、目錄級檔案信息遠程查閱和利用。對于提高學校工作效率和教育質量、維護學校歷史真實面貌發揮著舉足輕重的作用?？偠灾?，檔案工作人員不僅要收集、整理好檔案資料，還要主動開展編研工作，還要能夠從檔案資料中發掘出對學校當前工作有指導和借鑒意義的好做法、好傳統，并與做好當前工作有機結合起來，做到以檔資政，為加快學校轉型助力。這就需要充分的利用互聯網大數據的多種技術對于高校的檔案信息化建設提供有效的指導，從檔案管理的系統進行相應的改造并加工檔案的數字化，建立規范化的數字化檔案館，實現電子檔案和紙質檔案同步歸檔遠程查閱，為師生提供極大的便利條件。運用一定的管理手段以及管理方法的創新，能夠推動高校信息化檔案管理建設以新的歷史時期的特點和明確的要求，做好新時期高校檔案的信息化管理工作，為高校的檔案事業提供有效的基礎和保障。

三、結束語

總而言之，檔案的管理工作是高校管理工作中的一項重要的內容，高校的建設和發展需要在信息化的建設過程當中適用時代的發展，把握好在信息化建設過程當中的有效措施，才能夠為實現高校信息化的建設提供有效的指導。因此，在檔案管理的現代化建設過程當中，建立科學化規范化的檔案管理制度以及管理工作方式是實現高校檔案管理工作邁上新臺階的重要內容。同時充分利用現代化的技術手段以及信息化建設過程當中的優勢，切實的發揮檔案管理工作人員的積極性及主動性，在開展檔案管理歸檔的過程當中，對于信息化的知識和設備進行有效的了解和學習，熟練的掌握高校檔案管理工作當中出現的問題，并得到及時的解決，以質量的服務，準確的定位實現和滿足高校師生的需求。

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作者:段園園 單位:周口師范學院黨辦機要室