高等學校教學檔案利用模式探析

導語：高等學校教學檔案利用模式探析一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、高校教學檔案利用模式及其特點

高校檔案利用模式直接反映了檔案館藏載體形式及檔案管理水平，雖然各高等學校對教學檔案利用的具體規定不盡相同，但總體利用模式大致相同。筆者認為，目前我國高校對教學檔案的利用模式及特點大致有以下幾個方面:第一，具有嚴格制度性。制度是確保檔案工作正常運轉的前提和保障，各高等學校都以《高等學校檔案管理辦法》為依據，結合本校工作實際制定相關檔案管理制度。例如:對于教學檔案的查詢利用，明文規定由利用檔案者持本人有效工作證、身份證等合法證明到學校檔案管理部門辦理登記手續，查閱檔案管理制度允許范圍內的檔案資料，再由檔案工作人員根據檔案查閱利用內容，檢索庫藏、提供查詢復印利用等相關工作環節，這是目前所有高校檔案管理的共性之處。第二，利用人群穩固性。從高校檔案的形成來看，教學檔案占據了重要位置和重要作用，記錄學校教育教學改革發展的重要歷程，為學校和社會提供最真實有效的參考憑證。我們從教學檔案的性質和功能來看，不難發現教學檔案的利用對象一般來自三大領域:學校內部單位教師、學生個人、社會相關單位，其中前二者是利用教學檔案最穩固的人群。在互聯網環境下，如何提高檔案管理水平，更好地服務于學校、學生個人和社會，這是檔案部門面臨的新思考。

二、網絡環境下加強高校教學檔案利用模式建設的對策建議

隨著現代網絡技術快速發展與廣泛應用，要求檔案管理方式及利用方式、觀念也隨之發生變化，檔案工作部門如何充分利用現代網絡技術條件，實現檔案信息資源能快速地傳遞給利用單位或個人，筆者認為，可以從檔案工作網絡建設，建立工作溝通機制，建立信息反饋制度等方面進行探析，實現傳統利用模式和現代網絡利用模式兼容的現代化檔案管理利用機制。

(一)重視門戶網站的更新維護。作為檔案部門與檔案用戶連接的重要紐帶，檔案網站的建設不是一蹴而就的，而要把檔案網站的更新與維護工作作為一項常態化工作來進行。不但要公開檔案接收、利用程序，宣傳檔案相關法律法規，定期公布開放檔案目錄，積極公布檔案工作最新動態，同時要加強與用戶的交流信息，及時回答用戶關于檔案利用方面的疑問，主動引導用戶的利用，把檔案門戶網站作為加強檔案宣傳的重要武器。

(二)加強與教學部門的溝通。檔案部門要加強與教學部門的溝通，根據教學部門的工作實際，主動分析預測其利用需求，提供教學檔案利用。要及時了解上級機關在不同時期和階段對學校教學工作的重要指示和學校貫徹落實的措施和情況;經常主動地深入各教學部門，走訪有關領導和工作人員，有意識地觀察和了解其工作的長遠規劃和近期目標;了解學校教學工作環節和活動過程的規律和特點。認真分析掌握上述這些工作對檔案需求的可能性、規律性，主動地提供教學檔案為學校教學工作服務。

(三)建立檔案利用信息反饋制度。檔案部門要建立檔案利用信息反饋制度。在提供利用之外，要加強與利用者的溝通，主動跟蹤后續工作。為了更好地做好利用工作，除對查閱檔案的人建立借閱登記簿和利用效果登記簿外，對那些沒有查到檔案或沒有完全達到目的的利用者也要進行登記。對這些情況進行統計、分析，從中發現哪些檔案利用率高，哪些檔案利用率低;查全率、查準率是多少;沒有查到檔案的原因是什么等等。由此可了解利用效果和各方面的利用需求，為我們的收集、編研工作提供線索，有的放矢地開展利用工作。

綜上，隨著網絡技術的發展，教學檔案的利用工作也有了新的變化。網絡環境下的檔案利用模式具有主動性、開放性的特點，研究這一模式，有助于我們進一步加強檔案工作，從而提高教學檔案管理工作的水平。

作者：何永明工作單位：廣東科學技術職業學院(廣東省科技干部學院)