成人教育檔案特征和優化管理對策

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一、前言

隨著我國經濟的快速發展，教育方面的改革步伐也不斷加快，成人教育的發展和變化更是日新月異。這導致社會各個階層不斷提升對成人教育檔案的優化管理的要求，不僅要求該方面的管理工作更為準確和及時，同時對于保密性也提出了更高的要求。然而令人沮喪的是高校成人教育檔案管理工作仍然存在一些亟待解決的問題。識別成人教育檔案的幾大基本特征是優化成人教育檔案管理工作的必經之路。

二、成人教育檔案幾大特點

教務教學、學生學籍、文書和招生檔案以及函授站（點）和教學站（點）的檔案管理是成人教育檔案主要組成部分。期間包括了錄取成人學生、引導學生入學、學生在讀情況和學生畢業等一切校內活動，到學生網上信息收集、上報畢業生名單、頒發學生畢業證書、學生離校等，這些都離不開教育檔案的管理，檔案管理工作也是展示高校工作水平的一個重要窗口，且成人教育檔案亦擁有屬于其自身的特性。（一）涉及范圍廣泛且社會性較強。與普通教育相比，成人教育的社會基礎十分之廣泛，除了普通教育院校的青少年學之外，其余所有在職從業人員或社會青年幾乎都是其招生對象，所招收的學子不僅數量龐大，并且涉及社會各階層。正是成人教育的這一原因導致了成人教育檔案的復雜性和社會性，也正因為如此，成人教育檔案具有極強的社會性。高專成人教育的學生主體大都是社會青年和在崗人員，因招生范圍廣，形式多樣，而且相對于普高生來說配備的人手也少，管理的難度加大，學校往往只重視普通教育學生的檔案工作，認為成人教育學生檔案管理工作是多此一舉，對于成人教育學生檔案工作的重要性沒有認識到位，因此在檔案管理機構中沒有配備專職人員，沒有對成人教育檔案工作進行必要的檢查監督和創新，只是被動地采用傳統的管理模式，致使成人教育學生檔案管理工作缺乏一套完善的檔案管理制度。（二）成人教育檔案工作服務環節部分功能缺失或不完善。由于成人教育檔案種類繁多、涉及面比較廣泛，相對于普通教育檔案而言條理性要弱一些，同時有的學校對于成人教育檔案的管理工作相對于普通教育檔案管理工作在規范性、科學性上給予的關注度不高，更有甚者對于成人教育檔案幾乎根本不會予以針對性的分類或集中管理，而是將檔案直接保存在成人教育主管部門或其他相關部門處，這進一步給成人學校檔案管理工作在無形之中加大了壓力同時也埋下了隱患。成人檔案管理的混亂無疑為相關社會人士查閱或者借閱成人檔案信息增添阻礙，使得成人教育檔案服務環節有部分的缺失，無法保證良好的用戶體驗，拉低高校檔案管理工作的整體水平。（三）高校成人教育檔案的使用率不高，社會價值偏低。檔案管理的最終目的是為相關人士以及部門提供開發利用成人教育檔案資料的機會，但因材料采集缺乏全面性、所使用的管理措施不夠科學合理以及檔案管理工作人員的專業綜合能力和服務意識普遍較低等系列因素，導致該類檔案信息的利用率越來越低，得不到充分的利用，僅僅停留在被動服務的狀態之中，最終致使這些檔案的作用無法得以最大化的發揮，成為“死檔”，這也意味著成人教育檔案管理的社會價值不復存在，前期簡單的收集、管理工作都成了無用功，白白浪費了人力、物力、財力資源，對于高校而言這無疑是得不償失的。

三、優化成人教育檔案管理的對策

在優化高校成人教育檔案管理工作中，各級領導和管理人員應當端正態度，將成人教育管理工作作為各項工作的重中之重，積極樹立并提高信息化檔案管理的意識。除此之外，為進一步優化成人教育檔案管理工作，以信息化促進檔案管理工作的良好發展，更好地為社會服務，更好的社會各界人士服務，提高整個學校的管理工作水平，還應做到以下幾點：（一）一手積極做好成人教育檔案的采集與分類工作。優化檔案管理工作的第一步就是做好高校成人教育檔案的采集建檔。為進一步提高成人教育檔案信息的利用率和時效性，將該項工作落實很有必要，并且也只有這樣才可確保后期的管理工作能夠得到理想的效果。實際上，并不是說該類檔案的相關資料收集得越多就越好，就越能提供更全面細致的服務，但這也是一個不可或缺的條件，采集信息之后的分類整理工作也不容小覷。做好這一點，優化成人教育檔案管理工作就有了一個堅實的基礎和后盾。（二）強化成人教育檔案管理力量，完善成人教育檔案檔案管理模式。從綜合的角度來看，院校的教學科研與成人教育檔案之間有著千絲萬縷的聯系，因此應從實際出發，建立特色的院校檔案管理機制，建立有助于成人教育檔案管理工作的順利開展。為快速實現這一目標，應將各相關崗位的管理工作進一步細致化和明確化，做好組織內分工協作的工作。同時提高管理人員的素質，并且健全檔案管理制度，建立符合成人教育工作實際的檔案管理新模式。

四、總結

加強普通高校成人教育檔案管理隊伍建設是做好普通高校成人教育檔案管理的重要舉措。為進一步挖掘出檔案管理工作的利用價值，以確保高校成人教育的招生錄取、學籍管理、教務管理等各項工作能更加順利、有序地開展，就必須積極應用信息技術，以提升高校成教檔案管理的信息化水平，實現檔案管理工作服務水平與管理水平的綜合性提升。

作者:孫紅玲 單位:濰坊護理職業學院

【參考文獻】

[1]訾燕.對普通高校成人教育檔案管理隊伍建設的思考[J].淮海工學院學報(人文社會科學版),2016.

[2]馮有輝.論當代信息技術在高校成人教育檔案管理中的應用[J].檔案天地業務交流,2016.