業財融合會計信息系統優化探析

導語：業財融合會計信息系統優化探析一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：我國企業會計信息系統普遍存在業務財務流程相互分離、財務處理效率低和信息質量偏低的問題，而業財融合把企業財務與業務有機連接在一起且具備高信息集成性的特點，對加強企業財務管理水平有著重要作用。本文以河南佰路悍機械工業有限公司為例，在闡述其會計信息系統現狀和不足后，基于業財融合理念對企業會計信息系統中的業務與財務流程進行了優化改造。

關鍵詞：業財融合;會計信息系統;流程再造

一、引言

隨著全球化和信息技術的迅猛發展，企業要想在激烈的競爭中立于不敗之地，提高財務管理水平是關鍵。傳統財務管理缺乏完善財務管理體系、財務部門與其他機構交流匱乏和管理理念陳舊等問題制約著企業前進的步伐。業財融合在提高經營效率、數據共享和加強財務對業務及時反映及監控等方面的優勢受到企業管理者的青睞，已成為眾多企業進行財務管理的重要手段。為實現業財融合，企業會計信息系統中財務流程和業務流程相互割裂的情況亟待解決。因此，會計信息系統如何將信息技術與會計職能有效結合、為信息使用者提供準確全面的業務與財務信息及提高財務管理效率成為研究重點。本文在簡述業財融合理論基礎上，以河南佰路悍機械工業有限公司為例，剖析會計信息系統的現狀和存在的問題，并針對性地從采購、銷售、生產、庫存和科研流程進行優化改造以實現財務與業務的有機結合，希望為其他企業促進業財融合在會計信息系統中的應用與發展，提高企業財務管理水平有所助益。

二、業財融合的會計信息系統優化理論基礎

（一）流程再造。流程再造概念隨著時展先后經歷三個階段的補充完善。第一階段為上世紀末，由美國計算機教授哈默和計算機科學公司董事長錢皮提出，他們認為企業必須以分工合作原則建立業務流程才能最大幅度提升產品和服務的質量，實現提升業績的目的。第二階段為二十世紀八十年代，在互聯網和全球化快速發展背景下，由管理學家MichealHammer提出，他認為企業經營特征漸變為：商品品質趨同，消費者更傾向于滿足自身嚴格需求的商品；商品生命周期由年到月；企業的競爭范圍已逐步擴展為全世界，競爭手段也與前期大相徑庭。第三階段為BPR管理思想的問世，企業利用先進信息技術把職能為主的工作方式轉變為流程為主的工作方式，以滿足消費者需求為中心，在全盤統籌質量、效率的基礎上，重新構建作業流程，實現系統功能與管理的融合，以此提升企業業績。（二）業財融合。業財融合為利用計算機、互聯網和軟件系統將業務、財務和管理流程緊密聯系，建立業務處理的系統流程，實現信息實時處理和數據集成的業務財務一體化系統。其關鍵之處在于使用信息手段將業務信息及時流暢的轉變為財務信息以提升管理經營效率。業財融合適用于財務、業務流程的結合，通過信息技術解決繁雜業務的流程化處理，方便信息使用者及時準確了解企業財務信息，達到提升財務管理效率的同時減少成本的目的。業財融合起點為業務流程的開始，將業務處理規則存儲于共享數據庫，各數據使用者依照自身工作范圍調取權限內業務信息，業務財務如流水線經各職能部門分工處理后匯總成信息報告。

三、佰路悍公司會計信息系統中業財流程情況分析

（一）公司情況概述。河南佰路悍機械工業有限公司（簡稱“佰路悍”）成立于1996年，位于河南省鄭州市，前身為鄭州佰路悍密封制品有限公司，是一家集科研開發、生產、銷售、出口于一體的生產型工業制造企業。公司主營產品主要有剖分式油封、泛塞封、PI電機油封、液壓氣動密封件、密封工具、碟簧、高溫防護套管、工業用抗磨節能劑等。公司建有完善質量保證體系，已經順利通過ISO9001:2000質量體系認證，堅持以人為本、誠信做事的理念，確保為用戶提供滿意合格的產品，榮獲“河南質量誠信AAA品牌企業”、“中國創新型優秀企業”等多項殊榮。佰路悍現階段的會計信息系統僅提供賬目的填制和查詢功能，結構單一功效簡單。本文從采購、銷售、庫存和核算等方面研究分析業財融合流程。佰路悍的業務流程主要為進行日常生產經營而支付和獲得的資金的過程，體現在會計信息系統的庫存、生產、銷售和科研模塊；財務流程則為收集原始財務信息并按照準則處理后，編制財務報告以滿足信息使用者需求的活動。佰路悍業財融合具體表現為日常業務數據經財務人員處理轉換為財務信息，也是本文研究會計信息系統業財融合的基礎。但是，佰路悍業務流程與財務流程輸入、輸出方式的不同阻礙了業財流程融合度的提高，是進行優化改造需要重點關注的內容。（二）會計信息系統中業務流程分析。（1）總業務流程情況分析。佰路悍的會計信息系統總流程主要包括采購、銷售、核算、庫存和財務與項目流程，其具體情況為：采購流程主要是依據購買單據填制相關發票和入庫單，將原始業務數據錄入會計信息系統核算模塊；銷售流程主要是銷售人員填制客戶訂單，付款后填制相應發票并由財務人員將業務數據錄入核算模塊的過程；庫存流程則由財務人員依照出入庫情況填制單據，經處理錄入核算模塊；核算流程則將上述業務數據依據會計準則生成記賬憑證；財務與項目管理流程由管理或財務人員依據記賬憑證，由系統整合處理后編制為各類會計賬簿或報告。但在庫存流程中，會計信息系統缺乏出入庫記錄存儲功能，只能借由財務人員進行相關登記工作。（2）采購流程情況分析。佰路悍采購流程可概述為：公司在日常生產經營中物資不足時，可由請購部門在查詢庫存后依據庫存情況填制請購單交由采購部門執行，采購部可向原料供應商進行招標，中標公司與采購部簽訂合同，采購部填寫采購單分別交于財務部和供應商，當供應商依據合同內容交付物資并由采購部門檢驗通過后，財務部就可依據采購發票來填制記賬憑證并付款。由于佰路悍采購業務頻繁、物資種類多且每筆采購都需記錄，業務數據變動大且信息處理量大。與此同時，由于采購單與采購發票在采購流程中都有出現，因此業務與財務兩個流程需要同時運行。（3）銷售流程情況分析。佰路悍銷售流程可概述為：銷售人員與客戶接觸并達成交易意愿后，可就商品數量、質量及價格等內容進行協商，繼而簽訂銷售合約，客戶填制銷售訂單后由銷售部門轉交給財務部，財務部依據訂單填制銷售發票一式三份，第一聯存檔，第二聯交由庫房準備足夠的商品發貨后交于客戶，第三聯則由財務人員核算后進行賬務處理填制成記賬憑證。銷售流程涉及銷售部、財務部和倉庫，對信息時效性要求較高，同時佰路悍銷售頻繁，工作量大，其銷售訂單、發票和倉庫出庫單據的處理需要銷售與財務流程聯動完成。（4）庫存流程情況分析。佰路悍庫存流程運轉情況為：采購部完成采購活動或銷售部開始銷售流程后，都要將填制的采購或銷售發票遞交給倉庫管理員，在確認發票與實際出入庫貨品相一致后，辦理交接手續并填制出入庫單據交于財務部，由財務人員進行核算后填制成記賬憑證。庫存流程一般作為采購和銷售流程的中間環節，業務數據更為瑣碎繁雜，對會計信息系統的時效性和共享性要求較高，但佰路悍倉庫的出入庫單據無法由系統自動存儲和處理，只能由財務人員根據采購或銷售單據手工錄入，增加了重復錄入和失誤的發生幾率，且降低了信息的質量和時效性。（三）會計信息系統數據流程分析（1）總體數據流程情況分析。佰路悍會計信息系統總體數據流程體現了當前業務流程與財務流程運轉情況。采購、銷售和庫存流程之間聯系密切，采購、銷售流程的運行不可避免的帶動庫存和賬務核算流程，并經過財務管理與項目管理系統的處理編制生成財務報告供給信息使用者進行決策和管理工作的開展。采購、銷售流程業務活動開展的同時核算系統資金也隨之流動，這表明不同部門、系統間的信息交流與共享，業務數據經由財務人員和系統處理后，由原始數據轉變為財務信息，最終編制成財務報告供信息使用者利用。（2）采購數據流程情況分析。佰路悍采購數據流程以請購申請為起點，通過招標的方式選擇合適的供應商，以佰路悍的物資需求填寫采購訂單交于供應商，供應商依據訂單發貨后由倉庫管理人員驗收物資，核查一致則入庫存儲并填寫入庫單，確認無誤后開具采購發票并向供應商付款，最終財務人員對照采購發票和入庫單由系統生成記賬憑證。佰路悍會計信息系統采購流程中，采購的業務與財務數據同時獲得且交叉進行，相關業務數據也經處理生成記賬憑證。（3）銷售數據流程情況分析。佰路悍銷售數據流程以簽署訂單為起點，客戶填制銷售訂單交于財務部，隨后其開具銷售發票，倉庫發貨后交于客戶，財務部最終對比銷售訂單和銷售發票生成記賬憑證。由此可知，其數據流程與采購數據流程基本一致，銷售的業務與財務數據同時獲得且交叉進行，對信息時效性要求較高。（4）庫存數據流程情況分析。佰路悍庫存數據流程是采購與銷售流程的中間環節，采購的物資核查準確后填寫采購入庫單并進行庫存管理，而銷售的商品在確定交易后通過對比銷售發票和訂單來盤點并發出，之后填制銷售出庫單進行庫存管理，整合完成后，出入庫單進入存貨核算流程，最終生成記賬憑證。出入庫單是承載采購與銷售原始數據的載體，也是生成記賬憑證的數據支撐和基礎。（四）會計信息系統中存在的問題（1）業務與賬務系統信息傳遞中信息重復存儲。佰路悍賬務處理系統與各業務系統是通過填制憑證功能進行數據交換，同時系統間數據的傳遞主要通過各種單據和記賬憑證來承載，因此業務系統與賬務處理系統間即相互聯系，也存在獨立割裂情況。其中，財務信息主要來自于各項單據數據的整合，但單據并非原始數據，造成業務與財務信息傳遞間部分數據反復存儲的問題。（2）信息時效性不足。佰路悍資金流與實物流在各個環節中互相印證和交織，實現資金、實物和數據的實時共享，這與業財融合理論不謀而合。但是，佰路悍因為資金流數據要在實物數據獲取后才可收集，使得業務數據與財務數據無法同時獲取，且財務數據要經過填制、匯總、整理和分析后才能生成財務報告，降低了財務信息的時效性，影響信息使用者決策的準確性和及時性。（3）業務信息收集不夠全面準確。佰路悍會計信息系統是基于記賬憑證來生成財務和管理類報告，缺乏對原始數據的分析，而記賬憑證無法記錄的關于非貨幣流動的業務和管理方面內容則無法使信息使用者得知，因此公司管理人員無法全面準確了解公司生產經營和管理現狀，其制定的發展戰略和經營方向也會與實際存在偏差，不利于公司長遠發展。（4）存儲數據的方式過于精簡。佰路悍在采購、銷售和庫存流程中所有原始信息經過財務人員的處理后以記賬憑證的方式存儲于會計信息系統中，財務報告與管理類報告的生產都是以記賬憑證為核算和分析依據，缺乏原始數據信息的支撐和分析，財務信息過于片面，導致信息使用者無法通過原始信息來詳細了解公司詳細業務情況，決策難免與公司實際運營狀況存在不匹配之處，對公司長遠發展有一定負面影響。

四、基于業財融合的會計信息系統優化分析

（一）會計信息系統中業財融合的目標和整體框架。針對佰路悍會計信息系統存在的不足和弊端，本文決定引入共享數據庫來對其進行優化改造?；跇I財融合理論，會計信息系統的改造目標為實現業務與財務同步共享進行。為此，將原始業務數據依照處理規則存儲于共享數據庫，利于信息集成處理，提高財務信息質量和時效性，便于公司管理者和投資者查詢。會計信息系統基于業務融合的整體框架主要有以下方面：全面采集業務事項信息儲存于共享數據庫，避免多次、重復錄入數據，提高信息收集和整合效率；會計信息系統歸納所有功能模塊，保證業務與財務流程的同步進行，信息使用者在了解財務信息的同時，也可了解業務與管理信息；日常業務細分后，數據歸入共享信息庫，依托實際業務情況自動生成事項、憑證和報告數據表，實現財務處理與業務處理的有機結合。（二）基于業財融合的業務和數據流程優化。（1）基于業財融合的會計信息系統總體業務與數據流程優化。為實現業務與財務流程的同步運行，本文對佰路悍會計信息系統業務流程進行以下優化：一是業務流程面向整個公司，將原始數據信息存儲于共享數據庫中，保證其實時共享；二是業務流程的所有信息進行集中管理和處理，統一納入共享數據庫，提高財務系處理效率；三是會計信息系統全面收集各方面信息，不再以處理后的財務信息為主，保證數據始終如一，提高數據的準確性和全面性。佰路悍在經過流程優化后，其會計信息系統的總體數據流程也隨之發生改變。原有會計信息系統業務與財務系統之間獨立分割，同時兩者間需要數據的傳遞與交流造成業務數據多次重復記錄的情況在經過優化改造后，各部門統一納入會計信息系統，僅需相關部門單次錄入數據，使系統數據更為條理清晰；原有系統以記賬憑證為基礎的財務信息歸集與分析情況在優化改造后，所有業務數據都記錄于共享數據庫中，實現了信息的實時共享；原有系統僅能以財務人員處理財務數據在優化改造后，系統可依據共享數據庫中詳細的業務信息實時處理，提高了財務信息的質量和及時性。（2）基于業財融合的采購業務與數據流程優化。基于業財融合的理念，本文對采購流程的優化如圖1所示。佰路悍請購部門在查詢共享數據庫發現物資短缺后填制請購單交于采購部，采購部將從共享數據庫中查詢供應商信息進行聯絡，通過招標等手段確定合作意向后簽訂合同，采購部隨即填制相應采購訂單，一方面將詳細信息存儲于共享數據庫中，另一方面在供應商發貨后進行比照核對，確認一致后將物資放入倉庫進行管理，填制入庫單的同時將業務信息上傳至共享數據庫中保存，在上述流程結束后，財務部門依據入庫單、采購訂單和支付情況填制記賬憑證。佰路悍采購流程的優化改造也對采購數據傳遞流程帶來積極作用。其具體變化為：請采購部在查詢共享數據庫中庫存狀態和供應商檔案后決定是否采購；若需要采購，與供應商洽成功后填制采購單和采購發票交于財務部，隨后將采購具體數據和供應商信息反饋數據庫；供應商物資運達后與數據庫采購信息相驗證，驗證成功則物資入庫且填制入庫單，相關信息錄入數據庫；財務部門在查詢數據庫相關信息和采購發票后，選取恰當業務類型，系統自動生產記賬憑證和財務信息錄入數據庫。與佰路悍原有會計信息系統相比，所有業務信息和財務信息都錄入共享數據庫，且依據流程信息自動生成記賬憑證，避免重復存儲數據情況的發生，也提高了財務處理效率和財務信息的準確性，實現信息共享。（3）基于業財融合的銷售業務與數據流程優化。基于業財融合的理念，本文對銷售流程的優化如圖2所示。佰路悍銷售部門與客戶接洽中達成交易意向后，依據客戶需求查詢共享數據庫了解倉庫存儲狀況，若倉庫商品可滿足客戶需求則簽訂交易合同并填制銷售訂單，具體交易詳情也應錄入共享數據庫，而財務部門則從其中獲取相應信息開具發票交于客戶，在倉庫核算商品并發貨后填制發貨單，庫存管理等信息錄入共享數據庫，而財務部將依據共享數據庫自動生成記賬憑證。其銷售數據流程也隨之優化為：銷售部在查詢共享數據庫中庫存狀態和客戶檔案后與客戶洽談，若兩者達成交易意愿后簽訂合同且填制銷售發圖3基于業財融合的庫存流程圖票，并將其送達財務部，隨后將銷售具體數據、客戶信息反饋數據庫；財務部門在查詢數據庫相關信息和銷售發票后，選取恰當業務類型，系統自動生產記賬憑證和財務信息并錄入數據庫；客戶付款后，財務部依據數據庫交易信息查驗錢款是否一致，若錢貨兩清，倉庫清點交易商品出貨后填制出庫單，并將詳細反饋數據。銷售數據流程優化后，精簡了繁雜的業務流程環節，避免業務及財務信息在過多流程傳遞后出現失真情況。（4）基于業財融合的庫存業務與數據流程優化。基于業財融合的理念，本文對庫存流程的優化如圖3所示。佰路悍采購流程開始后，供應商依據采購發票和共享數據庫相關訊息確認物資種類和數量，確認無誤后，物資進入倉庫進行管理并填寫入庫單，將入庫單和其他入庫詳細信息反饋給共享數據庫，銷售活動時庫存流程也基本與其相似。關于生產科研的物資需求，只需倉庫方面向共享數據庫查詢，撥出相應物資、填制出庫單后反饋共享數據庫即可。其庫存數據流程也隨之優化為：生產、科研流程開始，所需的物資在倉庫查詢數據庫后，依據其提交的數據完成出、入庫，隨后填制出入庫單并錄入數據庫；采購流程進行時，倉庫查詢數據庫當次采購信息并與采購發票互相驗證，在確認物資無誤后填制入庫單并將入庫信息錄入數據庫；銷售流程進行時，倉庫查詢數據庫當次銷售信息并與銷售發票互相驗證，在確認無誤后清點商品發貨，倉庫管理人員填制出庫單并將出庫信息錄入數據庫。（5）基于業財融合的生產科研業務與數據流程優化?；跇I財融合的理念，本文對生產科研流程的優化如圖4所示。佰路悍的生產部門可依據共享數據庫中供銷情況合理制定生產計劃，科研部門則在研究申請通過后向共享數據庫提交相關信息。生產和科研方面的物資需求和其他消耗可填制相關單據后錄入共享數據庫，財務部門依據共享數據庫中記錄的生產、科研部門情況選擇合適處理方式生成記賬憑證。其庫存數據流程也隨之優化為：科研部門在確定研發新項目時，可查詢數據庫制定相應計劃，在過程中產生的材料耗費和人工等方面的費用詳細錄入數據庫中；同樣，生產部門在查詢數據庫制定新生產計劃后，也應將相應耗費錄入數據庫。財務部可在查詢數據庫基礎上選擇恰當方式在系統中生成相應憑證錄入數據庫。（三）基于業財融合的賬務處理流程優化佰路悍會。計信息系統優化后，在業務發生時，由系統和財務人員收集相應業務數據，依據財務規則將業務數據轉換為財務信息存儲于數據庫中，財務信息在整合匯總后編制財務報告供公司管理者和外部利益相關者查閱，而且管理者也可從數據庫查詢公司日常業務情況和其他非財務信息，提高了決策的可行性，避免會計信息在處理加工后造成的信息失真，系統自動生成記賬憑證，提高了財務信息的準確性和有效性。佰路悍日常業務的賬務處理優化流程為：財務人員根據原始憑證將相關業務信息錄入共享數據庫中，由工具數據庫中的憑證模板自動生成記賬憑證，經審核無誤后在會計期間內編制成各類總賬、明細賬等賬務，保證業務流程信息的真實性，增加的審核程序進一步保障了財務信息的質量。佰路悍在期末賬務處理的流程可優化為：財務人員可由系統自動從數據庫中抽取相應科目數據在期末實現轉賬，依據憑證數據生成臨時記賬憑證，財務人員在核對后進行記賬結賬等工作，并更新數據庫相關內容，在期末系統自動依據相關憑證生成總賬、明細賬等賬務，完成期末賬務處理工作。

五、結論與建議

（一）研究結論。本文在研究佰路悍會計信息系統的現狀后，針對其時效性共享性不足和數據信息采集不夠全面詳細等問題，以財會融合和流程再造為理論基礎將日常業務分別對采購、銷售、庫存科研和生產等五方面進行優化改造，依據佰路悍實際情況和相關會計準則設計憑證模板，實現業務數據自動生成記賬憑證，在大大減輕財務人員的工作量的同時，也提高了財務信息的時效性和賬務處理的效率，但限于學識和經驗的不足，會計信息系統流程的改造難免較為淺薄，且存在其他不足，希望對佰路悍和其他公司的流程改造以啟發和幫助。（二）相應建議。公司滿足客戶需求才能獲取更多收益，因此佰路悍的會計信息系統業務流程優化中可加入事件搜索功能，客戶歷次交易信息和需求分門別類整理匯總后存儲，有效保障了客戶信息安全，同時在下次交易中可使用事件搜索功能進行查詢，了解客戶需求以便增加洽談成功率；會計信息系統也要設立嚴格管理和監管制度，建立風險控制機制，做到預防和控制相結合以防患于未然；財務與業務信息的安全性也是需要重點關注的問題，為防數據的丟失應及時備份，針對網絡風險，可采用權限設置和數據加密等手段防止信息泄露，最后還應定期和不定期結合對數據進行檢查防止出錯。

作者:周潔 單位:鄭州工業應用技術學院