內部控制在醫療設備管理中的應用

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摘要：文章以《行政事業單位內部控制規范》為依據，分析設備管理各環節中存在的風險并采取相應的措施，降低設備生命周期的各個關鍵點的風險，借助信息化的整合手段形成高效的內部控制體系，提高醫院的設備精細化管理水平。

關鍵詞：內部控制;醫療設備管理;醫院

內部控制是相對于外部監管而言，強調單位為實現控制目標，通過制訂制度、實施措施和執行程序，對經濟活動的風險進行防范和自我管控，主要由內部控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通和監督等要素構成①。醫療設備在醫院總資產中占有較高比重，加強設備管理，提高資金的使用效率是醫院運營管理中最重要的工作之一，更是增強醫院為患者的服務能力和醫院核心競爭力的重要途徑。但由于歷史原因和設備管理制度的不完善，導致醫院設備管理賬實不符現象時有發生，“家底”不清楚，存在國有資產流失的風險。為了更好地管理醫院的設備資產，筆者所在的湖北醫藥學院附屬十堰太和醫院，利用內部控制的基本理論分析設備管理的內部環境和各業務流程節點的主要風險，并對關鍵控制環節采取內部控制措施。

一、醫院資產內部控制存在的主要風險及分析

1.醫院組織機構設計缺乏內部控制意識。設備管理的組織機構及內部崗位設置未實現不相容崗位分離，不能實現崗位間的相互牽制監督。各環節內部授權審批層次和流程模糊，導致權責不一致，容易發生腐敗風險。

2.醫療設備管理各環節上存在的內部控制風險。（1）預算管理形同虛設，存在設備采購無預算或超預算執行的現象，無法起到管控作用②。（2）采購設備缺乏可行性分析，在缺乏市場調查和可行性研究的基礎上，盲目購置盲目追求先進性導致功能閑置，資金不能發揮高效率。（3）設備在財務管理中明細賬和財務總賬相脫節，財務信息相對滯后，存在賬物不符現象。（4）設備使用環節缺乏監督，未定期進行實物盤點，維護保養不足導致設備使用效益不高。（5）對設備報廢處置管理認識不足，資產處置過程簡單隨意，缺乏對醫療設備報廢從申請、鑒定、報批、審批、處置及再利用等各環節過程的精細化管理，導致國有資產流失風險。（6）信息與溝通手段不匹配導致的內部控制效果低下。設備購置預算、采購申請、合同審批及報廢申請等業務都在醫院財務系統外進行，主要以紙質單據進行審批，審批周期長、流轉效率低，對于歷史數據的查找和分析比較困難，在技術手段上難以為實現內部控制的提供高效的技術支撐。

二、在醫院層面建立良好的內部控制環境

根據《事業單位國有資產資產管理辦法》的要求，以《行政事業單位內部控制規范》為依據，結合醫療設備自身的特點，將設備配置、設備使用、設備盤點、設備處置4個環節進行內部控制設計，要求在該環節的崗位設置上要實現分享和制約機制，如下圖所示：1.在醫院層面上定期評估相關部門和崗位的分工，堅持不相容職責分離原則，建立制約和監督機制；醫院設立裝備管理委員會，統一領導和協調醫院資產的管理工作。裝備管理委員會中不僅包括醫院領導，還包括醫院設備管理部門、招標部門、內審部門、財務部門及臨床專家庫。不僅突出了專業分工的差異性，也提高了決策的科學性和透明度。在委員會的指導下各管理部門明確管理職能，履行自己的職責。（1）裝備管理委員會負責擬定資產管理制度，審定資產采購預算，組織領導清產核資，審核大宗資產報廢等。（2）財務部門負責資產的價值管理，籌集采購資金、監督控制資金使用情況，審核資產采購、處置手續和程序，負責大型設備的資產效益評估，參與資產清理工作。向上級管理部門呈送的報批手續等。（3）招標部門負責設備招標談判，確保每一臺醫療設備的購置規范、合理、公正。（4）設備管理部門負責設備的購置驗收、調劑、日常維護保養、設備報廢鑒定、大型設備購置的可行性分析工作。（5）內部審計部門對設備管理的各環節進行監督。（6）建立健全設備管理崗位獎懲制度。對各科室的設備管理，使用和保養人員進行考核和監督，按責任制獎罰。

2.在業務層面上強化醫療設備內部控制管理工作的措施。（1）設備的申請和審批環節。使用科室在前一年末根據業務發展需要提供設備需求計劃，詳細闡述該醫療設備的經濟效益和社會效益、技術水平、人員配套等基本情況，經采購部門審核決定是否立項，按單價是否超過5萬元來確認不同權限的審批流程，最終并形成設備采購預算，經醫院裝備管理委員會審批后成為次年的購置計劃。尤其是專家庫對大額設備的選型本著先進性與適用性相結合進行全過程論證，達到規模適度，科學決策的目的；在職能上將采購職能和招標職能歸屬為不同的部門，由招標部門進行設備招投標和供應商談判，將采購成本、經濟效益、人員培訓和保養維修等內容綜合考慮，并體現在招標文件中；由采購部門簽定合同和設備采購驗收。部門之間互相牽制監督杜絕了采購環節的商業賄賂的風險；同時在設備辦理入庫出庫環節時同時對科室的采購預算進行扣減，保證預算的嚴肅性。（2）設備驗收環節。驗收小組人員的組成必須達到相互牽制相互監督的機制。③驗收人員主要由設備管理部門的醫學工程技術人員、使用部門的操作人員、廠家工程師和商務人員共同組成。在醫療設備驗收過程中，雙方就以招標文件、設備的名稱、型號、數量、合同配置要求、隨貨的各種單據為內容，對醫療設備進行驗收工作。參與驗收的人員在驗收工作完成后在驗收報告上簽字，以落實驗收責任；以驗收報告作為下一步辦理設備入庫掛賬付款的必要條件。確保設備驗收的同時新增設備明細賬，保證明細賬和實物相符。（3）設備日常管理和維護保養環節。醫院建立設備的維修保養制度，保證設備的正常運行，提高設備資產的使用效率。設備的日常管理要點在于落實責任，堅持“誰使用、誰保管、誰負責”的原則，規范使用行為，落實使用責任。設備管理部門建立設備的管理維修檔案，記錄PM維護，并據此制定日常維修和大修計劃，并報主管領導審批。使用科室負責設備的日常維修保養定期檢查，及時消除使用風險。（4）定期進行設備清查環節。醫院必須定期對設備進行盤點，必須一年徹底清查一次，年末由單位領導、財務人員、設備管理部門和相關人員組成清查小組，對設備資產進行逐一清點。清查盤點的內容包括設備的實有數與賬面結存數是否相等；設備的保管、使用、維修等情況是否正常；是否有設備閑置、毀壞資產現象；是否有外借設備。清查人員根據盤點結果填寫盤點表，并與明細賬進行核對，對賬實不符的情況編制《盤盈盤虧表》并完成清查報告，報清查小組負責人簽字確認。按照管理權限上報設備管理部門及院領導核準后，由財務部門進行財務處理，設備的清點結果上報同級財政部門。（5）規范設備處置環節。申請報廢醫療設備的使用科室，填制“醫療設備報廢申請單”。申請內容包括：申請科室、設備名稱、規格型號、購置日期、數量、單價、總金額、儀器編碼、設備條形碼、申請報廢理由等。處置審批采用逐級授權方式，經醫學工程處鑒定確需報廢的設備，單價或批次報廢設備總金額未超過50萬元，經院長辦公會議研究通過，由財務處上報主管部門(衛生局)審批，并審批同意方可進行處置；對于報廢設備單價或批次報廢設備總金額超過50萬元以上(含5O萬元)，由醫院資產管理委員會上會研究討論通過后，由財務部門上報衛生局審核，審核通過后再上報財政局審核，經審批同意方可進行處置。審批同意報廢的醫療設備，設備管理科由專人回收并建立臺賬，并在報廢申請單上簽字確認明確保管責任，由上級產權交易部門進行實物處置，處置收入得收入一律按“收支兩條線”進行管理，不得擅自使用，由醫院的財務部門上繳財政專戶。

3.利用信息化手段上建立高效的內控體系。充分整合醫院的OA辦公系統和HRP管理系統，借助OA強大的工作流引擎和靈活的流程定制功能進行線上審批及單據流轉。例如設備的預算，申請合同審批及報廢申請都可以在OA系統中進行流轉，提高辦事效率，加強流程監管，便于追溯。通過HRP設備模塊可以管理設備的入庫驗收、出庫建卡、折舊及財務憑證的生成，并通過接口實現與總賬應付模塊的集成?；诖蛴〉脑O備條形碼標簽，利用手動PDA設備實時監控盤點進度，提高盤點效率。在設備維修模塊中進行維修相關工單和PM維護的管理，對維護節點的追蹤與維護成本的分析。各系統通過接口無縫集成實現信息實時交互，自采購申請、合同審批、建卡、折舊、維修費用與相應設備匹配，發票結算付款都在系統中關聯。信息化整合達到固化崗位職責、權限的目的，配置不同的審批節點和審批權限，有效減少業務處理過程人為因素的影響，提高內部控制的效果。

4.加強內部審計的監督作用。內部審計積極轉變工作思路，把工作重點放在事前預防，事中監督和控制上。利用信息化技術可實現對設備管理全過程進行監督，當問題和風險出現苗頭時就及時介入，實施審計調查，發現問題及時向領導報告并采取必要的措施。同時借助外部審計機構，提高內部審計的工作的獨立性，不僅有利于平衡內部審計機構與其他部門的關系，也可以有效檢驗內部審計工作的質量，促使內審部門提高業務能力。

三、小結

醫療設備的內部控制只是醫院內部控制的一個方面，但涉及資金量大，對醫院的運營管理影響較大，應引起醫院的足夠重視。實踐證明，在管理的過程中不斷優化崗位分工和整體流程，將預算管理、授權審批控制實現有機結合，可以促進醫院精細化管理水平，形成高效的內部網絡保障體系，協同控制醫院經營風險，提高醫院的經營管理水平。

作者:王小平 單位:湖北醫藥學院附屬十堰太和醫院后勤部

注釋：

周文.行政事務單位內部控制規范實施指南.北京：立信會計出版社，2013

②耿桂鳳.完善醫院合同管理，提高財務管理精細化水平.中國醫院管理，36(6):70-71

③田喬.醫療設備驗收的流程及存在的問題.醫療裝備，2016，29(7)：110-111