水利檔案的現代化管理綜述

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長期以來，多數水利單位沒有把水利檔案管理工作與現代化工具有機的結合起來，檔案管理計算機信息化軟件與檔案發展不同步，缺乏完備的目錄和索引，這樣就造成了檔案管理工作的周期長、工作量大、效率低。檔案歸檔材料不完整，質量不高。由于檔案管理與水利科技活動相互脫節，歸檔的水利檔案材料缺少關鍵性技術材料等核心技術內容，不能體現水利檔案的價值。如有些水利檔案保存的材料太少，查閱檔案的人無法從中得到有用的水利技術信息；有些檔案多數為復印件，缺少原始資料，使檔案材料真實性、可靠性大打折扣，不利于水利檔案價值的發揮。檔案保管環境差。由于受經濟、技術條件的限制，大多數地方水利單位所建立的檔案庫房都達不到相關規定標準要求，缺乏必要的設備和安全設施，這將不利于檔案的安全保管，直接影響水利檔案的存放時間。

水利檔案的有效管理是充分發揮水利檔案作用的前提和重要保證，為了適應新時期水利檔案管理要求，提高水利檔案現代化管理水平，必須從以下幾個方面入手。2.1健全水利檔案管理制度。管理制度對水利檔案管理實施起到規范性、指導性的作用，針對目前水利檔案管理制度建設現狀，首先，加強水利檔案的宣傳。在水利單位內部定期開展信息咨詢、講座舉辦、科學普及等活動，讓水利工作者認識到水利檔案管理的重要性。其次，健全保密管理制度。許多水利科技成果都有其專有性、完整性、保密性，出于保護水利科研人員知識產權的目的，不僅要將水利科研關鍵性技術資料歸檔，還要防止專有技術的失密。再次，落實檔案管理崗位責任制。檔案管理崗位責任制是增強檔案管理人員責任心最直接、最有效的方法，按“誰主管，準負責”和“分級管理，分級負責”的原則，在整個水利系統和水利工程建設全過程中實施。水利檔案是一個緊密聯系的有機體，如果實行分散管理，不僅人為地分割了這種有機聯系，而且還造成了人力、物力、財力上的浪費。需要轉變目前分散化的水利檔案管理模式，實行集中型管理，這也是檔案工作的基本原則和要求。因此，各級水利部門應根據自己的規模、層次、設備條件等實際情況，建設和完善綜合檔案館，集中統一負責文書檔案、工程技術檔案、科技檔案、會計檔案及其他檔案的管理，履行水利檔案館對水利資料的收集、加工、歸檔、傳遞等職能。

檔案管理信息化是現代化進程的一個重要方向，也是現代技術應用的重要體現。水利檔案管理信息化具有收藏數字化、操作電腦化、傳遞網絡化、信息存貯自由化、資源共享化等重要特征。結合以上特征在水利檔案管理信息化建設過程中需要注意以下幾個方面的問題。一是嚴格執行電子文件制作程序；二是統一電子文件處理格式；三是合理選用檔案信息化管理軟件；四是加強電子檔案安全存儲。對于原始檔案資料的收集，要綜合運用追蹤收集、分階段收集、強制性收集等多種科學收集方法，以保證資料的完整性，還要注意關鍵性技術資料的歸檔，作好切實可行的檔案資料歸檔、分類和編目程序與方法。在歸檔過程中保證歸檔文件原始性要求，在原件尚未收集到的情況下，才考慮用復印件替代；對字跡清晰可供利用的復印件暫時收集歸檔，并積極收集原始資料，原件到后馬上替換，以保證檔案材料的準確性，真實地記載和反映科研生產活動的過程和結果。水利檔案管理環境是水利檔案管理工作有效實施的重要條件，主要通過軟硬件基礎設施的建設來優化。首先是改善硬件設施，然后逐步建立起檔案專用庫房，配備必需的滅火器、吸塵器、空調、除濕機、加濕機、紫外及臭氧滅菌裝置等設備。另外，還應加強檔案信息化硬件的配置，要補配電腦、復印機、掃描儀、電子檔案防磁柜以及專業檔案管理軟件等信息化軟硬件設施，以促進檔案管理信息化發展?？傊?，水利檔案現代化管理是一個綜合性的過程，在實踐過程中，除了制度、方法、技術、設備等需要考慮的因素外，最重要的還是人的因素，這就需要檔案管理人員不斷提升自身的思想政治素質和業務素質，為提高水利檔案管理質量打下基礎。

本文作者：邢琳工作單位：黃河檔案館