醫院人事檔案管理新模式研究論文

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【摘要】醫院人事檔案使醫療衛生單位的人事檔案管理更加規范化、系統化、社會化，改變了人事檔案純屬單位所有的弊端，是社會主義市場經濟體制發展的需要。本文分析了現今醫院人事檔案的現狀，并對存在的主要問題提出相應的對策。

【關鍵詞】醫院；人事檔案；管理

我院是佛山市大型綜合性三級甲等醫院，也是佛山市衛生系統第一批實行人事聘用制試點單位。自2004～2008年，我院對招收的608名醫務人員實行人事。人事是社會主義市場經濟體制下形成的一種新型的人事管理體制，是與社會主義市場經濟體制發展相配套的新型人事管理模式，是醫療衛生單位自身生存和發展的需要。而人事檔案管理工作由人事機構負責，則標志著人事檔案管理的規范化、系統化、社會化，改變了人事檔案純屬單位所有的弊端，解決了人事檔案能進不能出的問題。隨著人事制度的進一步推行,用人結構的不斷變化，與實行人事制度的初衷相比，醫院人事檔案在的過程中出現了一些問題，本人在此僅對人事檔案中存在的問題作簡要歸納,并提出相應的對策措施。

1目前醫院人事檔案過程中存在的問題

1.1人事機構與醫院職責模糊、銜接不緊，對人員的檔案重接收，輕開發利用人事機構與醫院工作職責不明確，在具體操作實施時沒有落實協調機制，造成銜接工作的斷層，工作職責的模糊，不同程度上影響了人員的人事檔案管理，由于人事機構檔案管理的條件及管理制度不健全，其管理模式仍側重于一般的接收保管、存放，檔案大多以原有結構存在，而且檔案裝訂不及時，檔案材料散亂無章、雜亂無序，利用極不方便。以致未能充分發揮人事檔案的作用。

1.2人事機構對人員的檔案補充、收集、更新緩慢，未能全面、準確、真實地反映人員的現實情況隨著人事人員的經歷不斷變化，其人事檔案的內容也需要連續不斷地得到補充與更新,才能真實地反映其現實面貌。醫務人員在科研教學、職稱考評、繼續教育、業績考核等方面形成的材料十分豐富,收集工作不到位、不及時,導致了許多歸檔范圍內的材料流失,破壞了人事檔案的完整性。查閱我院新招收有工作經驗的醫務人員人事檔案中，常常缺少轉正申請表，晉升工資表，年度考核表、資格考試報名表等原單位材料，大多數有的只是學生檔案、人事人員關系托管表等材料。在人才調轉的過程中，原人事機構只把手頭僅有的人員的人事檔案轉到另一個機構，從不理會檔案是否齊全。直接影響了人員在新單位的工資套改、職稱評定及聘用。

1.3“人檔分離”日益嚴重在實行人事制度以前,我院職工人事檔案在單位保管，能及時對檔案進行補充、收集、更新，做到人檔統一，便于查看與利用。自2004年新錄用人員實行人事檔案制度后，人檔實行分開管理，醫院要了解人員的情況，都必須要到人事機構查閱或借閱人員的人事檔案，對檔案的利用帶來不便，容易造成人檔不統一。有時甚至出現人事檔案與人員流向脫節，即原機構有檔無人，新機構有人無檔的人檔分離現象。有些畢業生在學校辦了暫緩就業，學校按規定把學生的檔案寄回原籍人事局或人才交流中心保管，而畢業生又沒有回原籍就業，在其他地方找到工作，這也是造成“人檔分離”的重要原因［1］。

1.4醫院工作節奏受阻，醫院檔案管理人員工作量增加由于人事檔案具有連續性的特點，是個人成長經歷的真實記載。如果機構的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時,醫院對個人的情況就會“一無所知”，從而延誤相關工作。例如，在醫院每年招收的醫務人員中，有的是入黨積極分子或預備黨員，這在檔案中均有記載，如機構不及時把這方面的信息提供給醫院，勢必會影響對入黨積極分子的培養考察和預備黨員預備期的正常轉正。

人事檔案托管在人事檔案機構后，醫院檔案管理人員的工作量不減反增,除了要處理日常工作外，還要對人事檔案人員的檔案材料進行分類整理，按人員分類錄入移交檔案材料表，才能把檔案移交到人事檔案機構。人事人員的職稱評審、工資晉升、政審、出具各種證明材料等都需查閱檔案內容，都要到人事機構辦理,并經過一道道繁瑣的查閱審批手續，檔案管理人員不得不常常往返于醫院與人事機構之間，這樣人事檔案的結果，導致在一定程度上增加了醫院人事檔案管理人員的工作量［2］。

1.5人員對人事檔案重要性認識不足，未能轉變觀念有些人事人員對人事檔案認識不足，認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無,對個人檔案采取忽視的態度，有些人連自己的人事檔案在哪都不清楚，還有的認為自己的檔案不在本人所屬的單位，而由檔案機構管理，覺得不放心，甚至有些人還認為自己和非人事人員不一樣,沒有歸屬感。人員不重視個人檔案只會使自己的權益無法得到保障，人員的這些思想觀念如不轉變,必然會給人事檔案工作帶來負面影響。

1.6人事檔案機構未能轉變服務觀念人事檔案機構存在“你求我”的觀念，對人員動向掌握不明，與人事人員缺少溝通聯系，有高高在上的思想，服務態度過于生硬。很多具體繁瑣的事務讓醫院檔案員代辦，如：催繳費、催促人員回學?；蛏吹剞D遞學生檔案、人員流向匯報、轉正定級通知等。

2有效實行醫院人事檔案制度的對策

2.1轉變思路,規范檔案管理操作程序，制訂實行人事后的人事檔案管理制度，進一步明確人事人員人事檔案目標管理方向實行人事后的醫院人事檔案工作須由醫院與人事檔案機構合作才能完成,這就要求雙方在管理工作上觀念要有所轉變。醫院要積極配合人事檔案機構做好檔案材料的收集工作，人事檔案機構也不能僅僅停留在保管檔案上,雙方都要在檔案管理方面做好協調工作，制訂出可操作的具體措施,明確醫院和人事檔案機構的職責范圍、工作程序等，著力解決職責不清、關系不順、程序不規范、信息反饋不及時等問題，弄清楚哪些是機構的職責、哪些是醫院的職責，明確收集歸檔時間、歸檔內容和歸檔范圍，建立健全一整套包括材料收集、人事檔案保管與保護、鑒別、查（借）閱、轉遞、與人員和醫院定期聯系等方面的規章制度。做到有章可循,有法可依、規范管理。使醫院人事人員的人事檔案目標管理的方向逐步達到法制化、規范化和科學化。

2.2大力宣傳人事檔案機構及其職責范圍，切實執行現有規章制度，實現人事人員的知情權加強對人事人員的宣傳力度，切實執行現有規章制度。將有關人事檔案政策和規章制度讓人員知曉，讓更多的人知道人事檔案機構及其職責，人事人員檔案管理原則、管理范圍、對象及轉遞、收集、整理利用規定等，讓更多的人事人員了解檔案托管的實際意義。只有將人事檔案托管在人事檔案機構的人，才能享受到某些應有的待遇，如身份保留、工齡連續計算，轉正定級等［3］。

在一定范圍內將不屬于保密范疇的檔案內容向人員公開，實現公民知情權，讓當事人對自身的檔案狀況有清晰的了解，認識到檔案是自己的業績、信用等方面的一個體現，逐步改變人員對檔案的神秘感和漠視感，增強人員的檔案價值意識，提高對人事檔案的重視程度，從另一方面對人事檔案的真實性和完整性也起到很好的監督作用。

2.3重視人事檔案材料的收集工作注意溝通信息渠道，建立健全人事檔案信息交換聯系制度，人事檔案機構與醫院建立人事檔案材料收集網絡，把需歸檔材料的內容及范圍以書面形式發到醫院，定期聯系，醫院對檔案人員在工作中形成的人事材料及時收集、鑒定、登記,年終由人事檔案機構和醫院進行檔案移交,以保證人員的人事檔案真實性和完整性。逐步理順和疏通檔案材料的收集渠道，以提升人事檔案的利用價值。

2.4更新觀念，增強服務意識，優化服務質量檔案管理人員是人事檔案工作的主體，檔案管理工作是一項政策性、專業性很強的工作，因此人事檔案管理機構的檔案員必須熟悉國家人事政策和法律法規，了解人事制度，掌握人事檔案專業知識和業務技能，這就要求檔案管理人員要不斷提高自身素質，切實轉變工作作風，增強服務意識，由現在的被動式服務向主動服務轉變，不斷拓展、延伸服務功能，主動與醫院及人員溝通、聯系，搭建一個雙方充分了解的平臺。營造一個和諧的工作環境，為人事人員和醫院提供優質、方便、快捷、高效的服務。

2.5實現人員人事檔案信息化管理，發揮人事檔案的信息功能人事檔案信息開發是促進人力資源合理配置的重要手段，人事檔案機構在處理好開發利用和保密的前提下，建立人員人事檔案管理信息系統和相應的信息連接，實現網絡共聯,憑借網絡優勢，以現代化的網絡化管理模式，實行個人基本信息的聯機網絡檢索和聯網查詢，向醫院人事部門提供人事檔案人員的基本信息。醫院可以借助網絡平臺，不受時間、地域的限制，快捷、方便地查閱本單位所屬人事人員的電子檔案，實現人事檔案信息資源共享，快速、方便查閱人事人員的社會保險繳納、學歷、職稱、履歷等信息，既減少了檔案人員工作量,又使人事檔案信息資源得到充分利用,為促進人力資源的合理配置提供有效的途徑，為醫院在發展、培養、選拔使用人才上提供堅實可靠的材料。

【參考文獻】

1張涵.人事和人才流動中檔案管理的思考與改革.山西檔案,2007；3:40-41.

2黃鵑.衛生人事制度的實踐與思考.中國衛生資源,2007；3:73-74.

3朱玉媛,魯文艷,李軍.我國流動人員檔案管理的現狀與對策.圖書情報知識,2007；5:44-47.