人力資源檔案信息化管理探究

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摘要：人力資源管理服務部門利用信息技術加強人力資源檔案管理，極大地提高了人力資源管理工作的效率和服務水平。本文在分析了人力資源模式下檔案管理的必要性及人力資源檔案信息化建設的現實意義的基礎上，提出了做好人力資源檔案信息化管理工作的對策，對提升人力資源檔案管理水平具有積極的現實意義。

關鍵詞：檔案信息化；人力資源；信息化建設；管理

現代社會是科技十分發達的社會，現代科技條件下計算機信息技術與網絡技術的融合發展，使得人力資源檔案管理已經邁入了信息化管理階段。計算機信息技術具有強大的數據處理能力，人力資源管理服務部門利用現代信息技術和專門的人力資源檔案管理系統，能夠對服務部門保存的人力資源檔案信息進行統一保管和處理，極大地提高了人力資源管理的工作效率，也為人力資源管理服務中心掌握人才資源現狀，管理失業人員、靈活就業人員檔案，幫助困難群體提供就業援助，做好人才資源開發規劃等提供了重要的檔案信息查詢和利用。

1人力資源管理模式下檔案管理的必要性

人作為社會活動的主體，在管理方面發揮著重要作用。人力資源管理，就是將優秀人才組織起來，為用人單位服務。新時期，人力資源管理呈現出新的發展態勢，對人的評價是多方面的。這也要求不斷變革人力資源檔案管理模式，以適應新時期人力資源管理和服務工作的現實需要。1.1滿足人力資源動態評價需要。經濟社會發展的速度日益加快，對人力資源的評價標準、評價內容也發生著深刻的變化。傳統的人力資源評價模式是通過對人力資源檔案工作的考察，再對人力資源進行考核，考察的層次具有多方主體特性，既有用人單位的評價，也有人力資源管理部門的評價。這種考察評價人才模式效率低下，且人才評價不夠全面。隨著各種信息要素流通的速度日益加快，迫切需要建立信息化人力資源動態評價機制，通過建立人力資源檔案信息數據庫，利用計算機超強的數據分析、計算能力，為用人企業人才選聘提供現實參考。1.2滿足人力資源績效評價需要。評價人力資源價值的關鍵是業績。若失去了業績的支撐，就相當于沒有能夠為用人單位提供有效的服務。反之，用人單位也是通過員工的工作業績評價其工作績效，為其提供相應的薪酬待遇和崗位職級，同時為崗位調整提供參考。人力資源檔案信息化管理，能夠通過人事檔案信息開發及時梳理出個體在其就職的企事業單位中的業績，從而滿足人力資源績效評價的現實需要。1.3滿足人的職業素養評價需要。隨著經濟社會的發展，人才評價標準也不是一成不變的。評價人才的重要標準———職業素養，無論是職業素養的內容還是職業素養的高低都是重要的評價內容。職業素養包括人的能力、品質、道德、知識結構等能內容，是用人單位選人用人的重要標準。

2人力資源檔案信息化建設的現實意義

人力資源檔案信息化建設是人力資源管理服務部門利用現代信息技術管理人力資源檔案信息資源、提高人力資源檔案信息在人才市場中的利用率的重要途徑。2.1推動人力資源檔案管理轉型。人力資源信息化管理，改變了傳統的單一、自上而下的管理模式，通過設立虛擬組織、構建現代化人力資源管理理念，從而實現人力資源管理的的互動、全面、專業化。在此過程中，人力資源管理服務部門是整個人力資源管理體系的核心。利用信息化技術做好人力資源管理服務部門的人力資源檔案管理，能夠實現人力資源向人力資本轉變，創造出更大的為社會所認可的價值，人力資源檔案主體也由傳統的被動管理向自我參與管理轉變。2.2降低人力資源檔案管理成本。將信息化技術應用于人力資源檔案管理中，建立人力資源檔案信息數據庫管理體系、操作系統、信息安全保障體系等設施和設備，提高了人力資源檔案管理效率，減少了操作成本，縮短了檔案信息查詢、統計時間，減少了檔案查詢、利用消耗的時間和費用?，F代人力資源檔案數據庫建設，通過互聯網技術的應用，突破了人力資源檔案查詢、利用的時空限制，提高了人力資源檔案的查詢效率。2.3整合人力資源檔案信息資源?；诰W絡結構和現代信息技術建立區域全員信息系統，利用現代化信息技術手段，人力資源檔案管理信息化讓用人單位和人力資源服務部門能夠實時了解區域人力資源配置現狀、人才使用情況、人力資源成本等，將人力資源檔案信息有機整合，促進人力資源管理機構的扁平化，檔案信息的流通更加便捷，效果更優。

3人力資源檔案信息化的建設原則

3.1立足當前與著眼未來兼顧。人力資源檔案信息化建設應立足當前社會發展的現實需要，保障人力資源管理部門對社會人才管理以及檔案社會價值發揮的現實需要。同時，也要為信息化建設預留發展空間，如數據庫中應留有數據接口，或管理軟件中留有信息管理欄目設置、增添功能的空間。3.2實體積累與信息集成并重。人力資源檔案信息化管理，既要注重實體檔案積累，也要兼顧信息集成，要做好人力資源實體檔案信息的采集和分類整理，也要通過人力資源檔案管理系統實現人力資源信息數據集成，從而保證實體檔案和檔案信息集成的完整性、全面性。3.3技術應用與強化管理相結合。人力資源檔案信息化管理的核心是利用信息技術做好人力資源檔案及其信息的編碼處理，利用計算機信息技術統籌做好人力資源檔案的實體內容、相互關系。在加強技術應用的同時，也要做好管理工作。根據信息化內容特點、技術指標、安全規范等要求，做好人力資源檔案信息化管理。

4人力資源檔案信息化的管理對策

4.1加大信息資源整合力度。人力資源檔案信息化管理應堅持“統一領導、分級管理”原則，實現省市縣（區）內的人力資源檔案信息整合，既要做好人力資源檔案系統化和編目等基礎性信息整理工作，也需要積極開展信息編纂加工等研究性整理工作，利用信息技術實現信息邏輯整合，將區域內的人力資源檔案信息整合于人力資源檔案管理服務部門，通過互聯網、物聯網等技術應用，建立統一的檔案數據庫，實現人力資源檔案信息的收集、歸檔、查詢和利用的信息化，使人力資源檔案信息形成有機聯系的整體，以便于查詢、利用和管理。4.2加大信息基礎投入力度。人力資源檔案信息化建設離不開軟硬件的支撐和保障。應積極為人力資源檔案信息化建設添置所需的計算機、掃描儀、打印機、照相機、光盤刻錄機，及采購專門的人力資源檔案管理軟件，開發符合人力資源管理服務部門所需的人力資源檔案數據庫，從頂層設計、開發統一的可擴充性、易維護性、良好容錯性以及操作簡便的檔案信息化應用平臺，積極完善人力資源檔案信息導入、查詢、備份等平臺建設，實現人力資源檔案授權共享。此外，隨著大數據、云計算技術的應用，還需要做好人力資源海量數字檔案信息的云存儲管理。4.3提升隊伍信息素能。在人力資源檔案信息化管理過程中，檔案管理人員的信息素能是關鍵，既要掌握豐富的檔案專業知識，也要掌握一定的計算機、信息技術應用技能。通過定期組織檔案管理人員培訓、赴先進地區考察學習等，不斷提升檔案管理人員數字和邏輯思維能力，使其能夠熟練操作各種檔案管理軟件，熟練運用計算機輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞人力資源檔案信息，以及運用信息技術進行人力資源檔案分析、編研，是非常重要的。4.4加強檔案信息安全管理。信息化使人力資源檔案管理面臨著傳統媒介下不曾遇到的網絡信息安全問題。這要求檔案管理者高度重視檔案信息安全，提升系統的安全防范技術。一方面，要通過身份認證、雙密鑰、數據備份、定期“殺毒”等措施，防止因設備故障、計算機病毒、黑客攻擊等因素導致人力資源檔案信息被篡改、刪除或丟失。另一方面，要制定完善的人力資源檔案保密制度，加強涉密檔案的安全管理，防止出現失泄密發生。

人力資源檔案信息化管理是適應社會發展的現實需要，也是實現人力資源檔案信息服務社會的重要途徑。因此，人力資源管理服務部門應高度重視人力資源檔案信息化工作，順應信息化時展的現實需要，不斷提升人力資源檔案信息化管理能力和水平，為經濟社會發展提供人才支持、服務和保障。

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作者:梁慧 單位:高密市人力資源管理服務中心