檔案管理信息安全問題及對策

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[摘要]自從上個世紀出現互聯網以后，全球信息化進程就在不斷加快，互聯網技術越發先進，應用范圍越發廣泛，在檔案管理中也使用了數字技術。推進數字檔案建設工作，使政府和企業的決策有了更廣闊、更便捷的支撐平臺，檔案處理效率高，因此決策更科學、更迅速。加強數字化檔案工作，用戶體驗檔案服務時，滿意度會越來越高。大數據時代，數字檔案的工作進一步推進，但是檔案信息平臺安全性有一些問題需要進行解決，例如黑客攻擊、病毒破壞等，如果處理不好，安全問題就會導致重要數據被損壞，這時往往造成的損失非常大，本文主要探討如何在大數據背景下研究檔案管理信息安全問題以及管理對策。

[關鍵詞]大數據；檔案管理信息；安全問題

大數據技術自產生之日起，就迅速滲透到社會的各個領域?，F在無論是國家層面還是企業或者是個人都離不開大數據技術的支持。大數據技術的應用普遍以后，技術提升手段也很快。運用了大數據技術，生產效率提高了，信息研究速度高，決策更科學，檔案行業也在大數據技術的支持下實現了云計算、跨界存儲，并能夠進行深入數據挖掘等工作，以大數據為基礎的云計算，使檔案管理工作的效率大大提高，但伴隨檔案信息化的進程，數據安全問題也日益受到重視。

1.大數據對檔案管理產生的影響

提升檔案保存質量：在大數據時代之前，我國檔案以紙質檔案保存方法為主，部分采用數字檔案，但是這種保存方法安全風險較高，特別是紙質檔案容易存在風化破損等情況，紙質老化以后很難修復，檔案又具有特殊的性質，不可以任意復制更改，數字檔案存儲在硬盤、U盤等空間依舊有一些問題，例如這些移動存儲介質空間較小，有時也容易因為格式化等問題導致數據出現損壞的情況，不過在大數據時代，云儲存就很好地解決了這個問題，云存儲使用安全性能很高的專用服務器，大大提高了檔案的保存質量，檔案的保存時間也無限延長。提高檔案管理效率：使用紙質檔案管理方法，在很長一段時間都是我國檔案的主要管理方式，紙質檔案是對信息的原始的精準記錄，但是隨檔案數量的增加，檔案的整理和檔案的查詢都很難，會花大量的時間，不利于工作的開展，會影響生產力的提升，而在大數據時代，在信息技術的支持下，建立數字檔案就使檔案的錄入和管理分類、整理查詢都變得方便快捷，準確率很高，流程幾乎大部分都是自動化，出錯率極低，因此檔案管理效率大大提升。降低檔案管理成本：紙質檔案需要使用紙張保管，盡管紙張便宜，但大量使用紙質檔案不但會因為紙張用量增加而使成本上升同時占據的存儲空間也會增加成本，在大數據時代檔案管理成本就顯著下降了，使用各種移動介質以及網絡空間存儲數據，占用空間小，因此消耗的空間成本就很低，特別是現在，一些移動介質已經能夠進行批量化生產，而一臺服務器的儲存空間也非常大，因此不需要花費大量投資，由于很少使用甚至不使用紙張，也使在紙張方面的成本大大下降，所以在大數據的支持下，建立數字檔案，能夠降低檔案管理成本。

2.大數據時代檔案信息安全管理面臨的形勢

收集環節：大數據時代，檔案信息的數量很多，如果使用傳統的紙質檔案而不使用先進的信息技術，無論是信息的整合收集，還是信息的歸類查詢，都會出現很多問題，會出現信息資源被疏漏的情況，大數據時代掌握的信息越豐富，產生的數據量越大，那么得出的科學結論就更有使用價值，因此對檔案工作者來說，要想提高信息的儲存量，就必須充分利用大數據技術，利用信息技術對信息進行收集，不但收集速度快而且準確率高，收集范圍廣。與一般行業的信息收集方法不同，檔案大數據主要是收集業務范圍內的數據，只有全部掌握大數據才能夠使數據有利用價值，但是大數據時代信息的收集往往通過移動介質以及網絡方式進行采集，這個環節也容易出現一些安全問題，例如數據意外損壞、數據遺失以及數據在轉運過程中被非法獲取等情況。整理環節：數據收集完以后需要進行整理、做好分類，然后才能夠使其具有利用價值，否則面對雜亂無章的數據，即便計算機分析技術很先進，也無法理清頭緒，從而得出科學結論，計算機技術對按檔案的整理工作有很好的提高作用，能夠提高整體的效率，但是大數據時代也可能出現安全問題，計算機病毒極為隱秘，不易被發現，很容易在數據采集以及整理階段與文件附在一起，然后引起破壞作用，導致檔案信息出現錯誤或者消失，而且病毒具有傳播性，危害極大，在大數據時代可以通過網絡迅速擴散到其他部門和其他存儲器，如果原始信息損壞，那么，它的損失是不可估量的，即便已經整理好的信息，因為病毒的原因也會導致重新工作，浪費了人力物力財力，使大數據時代的數字檔案的優勢被拉低。保管環節：數據采集后經過整理就可以儲存起來，雖然數據保管過程中很少被外界所直接獲取，但是由于大數據時代，數據的儲存往往在云空間或者是移動介質中，也可能存儲在不輕易移動的光盤和硬盤中，不過，儲存介質會受到病毒的攻擊，網絡空間也會受到黑客的攻擊，由于大數據時代，大信息管理系統與互聯網無縫對接，因此黑客極容易通過網關攻入檔案信息管理系統，獲取數據或破壞數據，從而使檔案管理工作受到嚴重的影響，有時由于硬件故障也會導致以數字形式存儲的檔案信息被破壞而導致無法恢復或只能部分恢復。利用環節：檔案的保管環節也容易出現問題，在大數據時代，這個問題更加突出，因為檔案整理好以后，必須經常被查詢被使用才有意義，在檔案管理部門與使用者進行溝通過程中，信息有時也會受到破壞，如有的使用者非法復制或者使用自帶的可能攜帶了病毒的移動介質轉存檔案數據，或者是利用系統漏洞對檔案進行破壞修改刪除，或者超越范圍使用檔案導致應該保密的檔案信息被泄露等等，都是在大數據時代檔案利用環節容易出現的安全問題。

3.大數據背景下檔案信息安全風險分析

網絡風險:大數據的安全風險來自多個層面，包括外界的網絡、內部的工作人員以及內部的信息設備等，在大數據時代，網絡是數據數字檔案第一個要面臨的風險，外部的互聯網和內部的局域網都可能產生風險，互聯網風險主要是一些黑客的攻擊以及病毒傳播，在大數據背景下，黑客的攻擊較為頻繁，病毒的種類也比較多，因為檔案信息有時會通過網絡平臺向公眾人群提供查詢利用服務，這個過程中就容易使黑客或病毒有破壞時機，在一些單位的內部的局域網中也有不少安全風險，雖然這些部門服務的用戶有特定的限制，不對公眾開放，但是依舊存在非法獲取信息的行為，一些使用者出于牟利的目的，跨權限或者利用自身的權限非法拷貝復制內部局域網的檔案信息，然后出售牟利，或者是為了顯示自己技術較好，故意控制檔案信息管理程序，使信息受到破壞。系統風險:檔案信息平臺所保存的檔案信息，有時真實性、完整性和其他方面的一些性能會受到影響，數字檔案信息的安全首先要保證電子文檔的真實性，經得起檢驗，具有完整的特點，但是由于人為等因素，有時這些性能達不到合理的標準，例如有檔案工作人員故意或無意對檔案信息進行修改刪除，另外操作計算機時，因為格式化硬盤等原因，也會導致達信息受到破壞，或者因為更新軟件和操作系統，導致舊的檔案數據被覆蓋，從而無法恢復，老的數字編碼被無法被新的操作系統識別，而老的操作系統就已經被淘汰，無法再重新啟用，也會導致信息風險增加。由于某些原因導致軟硬件設備損壞，會導致檔案信息保存失敗，另外檔案信息平臺應該具有一定的容錯性，用戶操作失誤時能夠恢復或更改提醒，但是很多檔案信息平臺卻沒有進行容錯性設計，導致發生異常情況時，數據不能夠得到保護，不能夠被恢復，導致檔案信息的安全受到影響。

4.大數據時代檔案信息安全管理的解決措施

增加網絡環境防御:大數據時代的檔案信息管理系統與內部的局域網和外部的互聯網都是聯通的，因為網絡環境變化不定，容易受到病毒和黑客的攻擊，因此要做好大數據時代檔案信息安全管理工作，首先要增加網絡防御能力，使用具有很好防護檢查和反制能力的安全軟件，并安排專職工作人員定期對網絡環境檢測，防止檔案信息受到病毒和黑客的攻擊，如果一旦發現攻擊，要立刻聯系有關機關，及時查找犯罪源，并對數據做好保護工作，避免檔案安全受到影響，檔案管理單位必須努力提高管理水平，提高人員素質，及時檢修更新設備，定期巡查網絡環境，了解行業動態，通過建立軟硬件網絡安全防御系統，確保數字檔案安全。增加管理人員培訓:很多檔案保管單位的工作人員，不但對檔案管理知識了解有限，更不懂信息技術，對大數據技術也是一知半解，不知道如何在大數據背景下做好數字檔案的管理工作，這就要求相關單位要加大培訓力度，對工作人員進行信息技術培訓，進行形式教育，提升其素質，保證檔案工作人員熟練地掌握信息技術，并運用到日常的檔案管理工作中，培訓的形式多種多樣，可以開座談會，進行現場練習，外出參觀，請講師進行培訓等，另外還要多引進具有很高的信息技術水平的新員工加入到檔案管理隊伍，這樣能夠大大增加系統的安全性。完善檔案管理制度:隨著信息化技術的發展，檔案的儲存途徑越來越多，單個儲存介質的容量越來越大，傳統的紙質儲備方法已經被大量淘汰，U盤、云盤等各種新的儲存形式廣泛應用，這些存儲方式便捷，容量大，但是受到外界環境的影響也不小，特別是網絡攻擊風險極大，另外外界的溫度磁場發生變化，磁盤的性能會受到影響，數據也會出現無法讀取的情況，所里建立檔案數據庫、進行數字化檔案建設工作時，必須完善檔案管理制度，但檔案信息種類多、數量大、關系復雜，如果沒有完善的管理制度，無論是建立檔案信息數據庫還是查詢收集，都會遇到較多的困難，甚至出現錯誤的情況，導致檔案的利用價值降低，工作人員要對數據庫進行精確篩選，以保護檔案信息。隨檔案信息的增多，數據問題會越來越多，如果沒有好的管理制度，那么信息平臺的安全性就會受到影響，檔案信息中心必須以技術為支撐，嚴格設定規章制度，并保證這些制度具有可實施性，加強人員的教育，使工作人員素質提高，這樣才能夠有效維護檔案信息的安全，但管理制度要包括網絡以及移動介質各方面的檔案，對檔案的收集整理分類查詢都要設立規定，檔案管理制度也要包括數據備份等方面的要求。

5.結語

大數據時代的檔案信息管理工作有機遇有挑戰，只有落實管理規章制度，提升人員能力，提升思想認識，建立全鏈條的保護方案，才能夠使數字檔案促進生產力提高，提高檔案利用價值，方便群眾使用，能夠使人們的工作生活便利。檔案管理工作者要及時發現檔案管理工作中出現的問題，特別是大數據背景下，數字檔案的安全性問題一定要得到足夠的重視，要建立有效的對策，防止檔案受到損失，這樣我國的經濟建設和社會發展才都不會受到影響。

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作者：李莉 單位：鄭州市第七人民醫院