機關檔案文化建設研究

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一、機關單位檔案文化建設的現狀

我國各大小機關單位當中出現了各種各樣的檔案管理問題，不僅與時展的潮流相違背，而且對于機關單位本身的發展產生了很大的制約作用，具體表現在以下幾個方面：（一）檔案管理意識淡薄。從目前我國機關單位檔案管理工作的現狀來看，一般的機關單位存在完善的檔案管理機構，有專人對這項工作全權負責，工作開展的過程也符合相關的規范。但是這些工作都停留在表面上，只能適應一般的檔案管理工作，檔案管理意識表現出淡薄的特點，使得對檔案文化建設的思考嚴重不足。首先，相當一部分領導欠缺相應的法律知識，對于檔案文化建設的重視力度不夠。其次，普通的單位成員檔案管理意識不夠，不能積極配合檔案管理部門的工作，比如沒有及時將本部門的檔案資料進行上交，對于檔案管理部門工作的開展造成了不同程度的影響。最后，檔案管理部門的工作缺乏細致性，不能做到完全符合相關規范。這些內容對于在全機關單位形成一種良好的檔案管理風氣相當不利。（二）檔案管理制度參照標準不統一。目前，很多機關單位都按照既定的標準，對于檔案的歸檔、保管、利用以及保密等工作制定了相關的制度，使得檔案的目錄相對比較完善。還有一些單位明確制定了檔案的借閱、參考等標準，使得檔案管理工作在開展的過程中阻力相對較小。但是這些管理制度具有個體性，不同的單位，或者是同一單位的不同部門難以形成全面的、統一的標準，間接加大了制度的隨意性以及差異性，不利于今后統一化管理工作的開展，久而久之，也就會對檔案管理文化建設的進程產生不同程度的制約。（三）檔案資料的收集不全面。機關單位的不同部門都能按照相關規范上的細則要求開展相關的檔案管理工作，對于檔案收集、整理、分類以及后續其他方面的工作進行全面的管理，但是在工作當中仍然會出現資料收集不全面的問題，對于良好的檔案文化建設造成了不同程度的影響。一般而言，檔案管理工作中文書檔案、會計檔案以及相關人事檔案資料都比較全面，但是設備、歷史、慶典等方面的資料卻十分欠缺，使得后續工作在進行的過程中會面臨較大的難度，讓文化建設面臨著較大的阻礙。（四）檔案管理當中硬件設施不足。目前，隨著科技水平的不斷提高，我國的檔案不再僅僅依靠手寫、紙質化的模式進行管理，而是相繼引入相關的檔案管理軟件，將檔案錄入到系統當中，實現無紙化管理。這樣的工作對于檔案分類、管理以及查閱等工作都帶來了很大的便利。但是從工作現狀仍然可以看出不同機關單位檔案管理的軟件設施不健全，沒有完善的防火機制，也沒有做好備份工作，使得檔案的安全性受到了很大的挑戰，對于檔案文化建設的發展步伐產生了很大的制約作用。

二、推進機關單位檔案文化建設的策略

改革開放對于檔案文化建設工作也提出了新的要求，它希望檔案文化建設應該秉承開放、包容以及辯證的態度，從而使得本機關的檔案文化對于全社會的影響力大大提升，進而使得檔案在促進單位本身發展上真正發揮出它應有的價值。（一）轉變觀念，增強機關檔案文化的傳播力。在新時代的今天，機關檔案文化的建設需要不斷創新，才能適應時代的要求，單位本身也才能更加具有核心競爭力。首先，各級領導應該進行思想觀念的轉變，使得檔案管理工作實現常態化。要在為全單位灌輸新型檔案管理理念的前提下實現檔案管理工作的專業化，實現檔案文化傳播力度的大大提升。其次，應該實現檔案管理工作的數字化。在創新型理念的制約下，不斷利用數字化的檔案管理模式進行文化和資源的整合，使得相關的檔案數據庫能夠形成，為檔案文化的共享奠定堅實的基礎。最后，要不斷豐富檔案文化的內涵，從而使得檔（下轉第69頁）案文化的底蘊真正發揮出其自身的價值，在機關單位形成一種良好的檔案管理氛圍，為后續工作的開展奠定堅實的基礎。（二）加強宣傳，提高檔案文化的服務力。長期以來，機關的檔案管理工作都停留在自身狹小的范圍內，使得其他非檔案管理部門的人員對于這一管理工作的認識相當片面，意識不到這項工作的重要性，因此檔案管理工作就很難發揮出其自身的價值。這主要是由于缺乏對于這項工作的宣傳而造成的。因此檔案管理部門要改變自己的工作姿態，以一種全新的機制開展檔案文化宣傳工作，提升檔案文化的服務能力。首先，可以通過編制一些檔案的精品資料，擴大檔案的影響力。其次，也可以成立一個檔案服務平臺，形成多品種、成系列的檔案文化，為后續工作的開展奠定堅實的基礎。（三）培養人才，建立專業化的檔案管理隊伍。檔案管理人才在檔案文化建設當中發揮出來的作用是巨大的，是基礎性的，管理人員的專業化水平對于檔案文化建設進程起著極大的影響作用。因此機關單位首先應該加大對于檔案管理人員的培養力度，不斷提升這些人的文化意識以及專業修養，從而為檔案文化建設取得實效打下堅實的基礎。其次，應該保障檔案管理人員工作的連續性。最后，要對檔案管理人員進行定期的培訓，讓他們及時更新自己的頭腦，跟上時代的需求，不斷完善檔案文化建設工作機制。（四）加強機關檔案管理信息化建設。電子檔案的引進對于提高檔案管理水平、加快工作效率具有十分重要的作用，但是一旦沒有做好后續保障工作，那么對檔案文化建設造成的影響將是深遠的。因此首先應該做好電子檔案的引進工作，將傳統的資料錄入到系統當中，為實現文化建設打下基礎。其次，應該積極引進相關的檔案管理軟件，使得電子化的檔案管理更加規范化、科學化。最后，要積極發揮檔案管理工作的引領作用，使得機關單位的檔案文化建設在整個地區政治文明建設當中都能發揮出實際的價值，為實現文化強國而不斷努力，這對于整個中華民族的意義都將是深遠的。

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作者:周婷婷 單位:興化市人民政府辦公室