行政服務中心檔案數字化管理分析

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【摘要】為了確保行政服務中心檔案管理質量，要科學引入數字化管理模式，通過數字化管理，不僅提高了檔案管理效率，也進一步保證檔案人員工作質量，本文分析了行政服務中心進行檔案數字化管理的作用，結合進一步工作實踐，提出了幾點有效的策略，希望分析能進一步助力行政服務中心檔案管理工作有效開展。

【關鍵詞】檔案數字化；管理策略；分析

在行政服務中心，檔案利用率十分高，為了進一步提高檔案管理能力，工作人員要結合具體工作實際，采用先進的數字化管理方法，以提高檔案管理水平。通過不斷總結，相關工作人員應該提高檔案數字化管理的認識，并積極加強專業能力，以不斷提高檔案服務能力。

1.行政服務中心檔案管理數字化的作用

1.1提升了檔案的利用率。針對檔案管理的相關工作，目前我國的行政服務中心仍然采用傳統的方式為主，即以紙質化檔案放置在檔案館之中，檔案被固定化地保存在相應的位置。然而，伴隨我國行政服務中心的有效拓展，檔案的數量也隨之有所提升，因此傳統方法下的檔案儲存勢必會遇到諸多的問題與困難，原有的空間無法滿足契合檔案存放的需求，服務中心也不能壓縮其他的辦公正?？臻g，使得檔案的儲存率與利用率都較低。1.2提高了辦公效率。通過將原有的紙質化檔案數字化，能夠切實快速完成檔案的歸檔處理，提升其利用率。這一點在相對較為大型的形成服務中心的價值更高，一旦涉及到退休、入職等各方面的問題，為了能夠做到第一時間的信息取用與數據查詢，數字化檔案能夠發揮更大的作用，而傳統紙質化檔案的步驟較多。不僅能夠有效減少工作人員的任務，還能夠進一步提升人事調動信息的準確率，避免人為誤差的現象發生，使得相應的職能人員無需二次離開工作崗位，即可快速、效率地獲得信息，提升效率。1.3提高了經濟效益。對目前我國所實行的社會主義制度而言，信息成為越發重要的載體與數據，傳統的工作方式已經難以跟上社會的步調。尤其是形成服務中心的檔案處理工作，傳統的紙質化檔案為了有效跟上當前的社會需求，需要職能單位耗費大量的經濟成本，而新型的數字化檔案模式的出現，相較于傳統的傳統模式能夠有極大的作用與優勢。首先，由于不需要紙質化檔案，因此在原材料上得到了極大的節省，并與此同時減少了儲存空間所需要的成本。最為重要的一點在于，由于信息化檔案更為便捷、操作更為迅速，因此專職檔案管理的人員工作強度也能夠有效降低，最大程度上節省了經濟成本，提升了經濟效益。

2.行政服務中心檔案數字化管理策略

2.1創建行政服務中心檔案數字化管理系統。正如前文中所提及的，對目前行政服務中心的數字化檔案工作而言，傳統的紙質化檔案方法已經無法滿足日常需求，數字化檔案是發展的必然走向與趨勢，而為了滿足數字化檔案管理首要任務，即為建立專門的管理系統。相關的職能工作人員，應當充分考量自身日常工作過程之中的實際情況，選擇契合性更高的設備與系統用以設計專門的數字化檔案管理系統，用以對相關軟件的整理、掃描，并且針對已有的檔案做好數字化的轉變工作，尤其是針對重要檔案內容，進行額外的備份、安全處理，從而更好保證檔案的全面性，針對需要變動的檔案，也要做好實時的調整和更新工作。2.2做好文書處理工作。就日常行政服務中心檔案管理工作的經驗來看，文書處理是最為重要的一個工作環節，文書的質量會直接影響到整個行政服務中心的日常工作。因此，針對現有的檔案處理工作、文書處理工作，必須做到積極主動的調整和完善，用以更好契合全面地數字化檔案更新工作，推動行政服務中心更好發揮作用。數字化文書處理不僅僅是將原本的紙質化內容，轉變以數字化、信息化內容為載體的文件，而是要將文書傳遞的方式，也以數字化信息化的方式運作，保證其處理的效率。數字化的文書處理需要在特殊情況處理方面加大重視程度，及時清理和解決瑣碎的檔案管理問題，保障檔案管理的有效性。過去對于文書的處理方式必須要耗費很長時間，而計算機數字化背景下可以更好的解決這一問題，更好的處理檔案信息和文稿，對于工作效率提高具有重要意義。2.3不斷優化性能。針對目前我國行政服務中心的而言，數字化檔案能夠有效提升相應檔案的工作效率，而為了進一步保證系統的穩定性與多元化價值，還需要做好其相應的優化工作。首先，要全面給予數字化檔案的升級能力。隨著我國信息化科學技術的進一步發展與提升，我國的各類信息化系統也得以多元化的發展與更新，而對于行政服務中心而言，還要保證其所使用的檔案系統也能夠更新，從而更好契合社會工作的發展變化。其次，要根據工作的實際情況，提升系統的可靠性。傳統的檔案僅以文字內容為主，而伴隨信息化技術的持續發展，檔案內容形式也更豐富，包括音頻、視頻等內容也能作為檔案內容，因此系統必須擁有完善的可靠性，用以更好滿足不同需求的檔案，達到最佳的效果。2.4做好完善銜接工作。需要注意的是，盡管數字化檔案管理工作是目前行政服務中心發展的必然趨勢，但在紙質化檔案向數字化檔案的轉變過程之中，應當做好相應的銜接工作，不僅是檔案的銜接，相應的工作人員也要做好完善的銜接。首先，需要做好相關規章制度的更新與完善，給予相應職能人員更好的指導，做到有依可循。其次，服務中心還要做好專門的培訓工作，幫助廣大工作人員及時掌握全新的數字化檔案處理方法，以最高的效率和質量，落實相應的數字化檔案處理工作。

總之，隨著時代的發展，數字化技術被廣泛運用，在行政服務中心檔案管理過程中，引入數字化管理模式，不僅能夠提高工作效率，也進一步保證了事業單位服務水平，要結合以往工作經驗，積極引入數字化管理模式，從而進行科學優化，促使檔案管理工作有效開展。

參考文獻：

[1]李靜輝.新時期事業單位檔案的數字化管理[J].科技風,2018(32):93.

[2]劉曉慧.新時期檔案數字化管理的內容與方法探究[J].蘭臺內外,2018(06):35-36.

作者:孟慶華 單位:杜爾伯特蒙古族自治縣行政服務中心