檔案信息化管理的建議

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一、促進檔案信息資源的共享性和信息化

（一）檔案資源的共享性。在信息化技術的牽引下，實現檔案資源的共享性，便成為檔案信息化管理的終極目的，而資源的共享也能夠使檔案的價值得到最大程度的體現。而要達成這一目標，關鍵在于檔案資源的信息化建設。檔案資源具體可從以下兩方面來分析：第一，依托信息技術的優勢，促進檔案信息的自動化、一體化管理，這樣不但提高了信息檢索速度，而且能夠針對不同載體的檔案，諸如圖像類、文字類的數字化存儲，通過計算機網絡技術的整合，使它們轉化為圖文并茂的新資源，從而增加了檔案信息資源的表現形式；第二，在計算機網絡的運行環境下，能夠實現檔案信息的遠距離傳輸，從而實現信息資源的共享。這樣既明確了檔案管理的內容及范圍，又規范了檔案管理工作的各項環節。

（二）檔案資源的信息化。與傳統的檔案管理工作不同，通常意義的檔案管理信息化是由有關的檔案行政管理機構進行統一的組織和規劃，并以現代信息技術為依托，采集、保存并整理檔案中的信息資源，并提供檔案信息的服務等。實際上，檔案管理信息化從一定意義上完成了檔案管理模式從實體保管到數字化管理的轉變，為傳統的檔案管理工作提供了新的發展動向。信息時代下的檔案管理雖然脫離了實體的保管，但在數字化和現代化的管理道路上，還需要依托相關的硬件和軟件。具體表現在以下三方面：首先，有統一的信息設備和基礎設施，以此為載體，建設數字化的檔案管理系統；其次，在統一標準規范的指導下，建立信息資源庫，并提供技術支持；最后，對信息化人才進行系統培訓，利用信息技術的優勢，提高檔案管理的工作效率。

二、增強檔案管理人員的創新觀念和培訓力度

在信息化時代的大背景下，檔案管理工作人員除了具備豐富的專業理論知識和良好的職業道德操守，還需要有創新觀念。信息化的新型技術要求檔案管理人員具備獨立思考能力，在兢兢業業的整理分析工作中，能夠及時發現問題，并有效分析解決問題。擁有自身的獨立思考，既能提高檔案管理人員的工作積極性，又能使其在突破傳統管理模式的前提下，對新發現的問題進行創新解答，從而拓寬檔案管理的新型管理模式。

檔案管理部門可以適當地制定一些獎懲措施：對檔案管理人員的具體工作表現進行分析，將其作為依據制定一系列的獎懲措施。對于一些作出了創新型貢獻及整體業務能力較高的管理人員給予一定的獎勵，如職位晉升或獎金發放等；將末位淘汰制作為懲罰體系中的核心，對于一些業務能力及工作較為落后的檔案管理人員進行培訓或是停職留薪等處理。可以實行一對一的幫扶方法，由業務工作水平較高的檔案管理人員對業務能力較差的管理人員進行幫帶培訓工作，在檔案資源、文書等方面的工作能力進行科學有效的培訓。與此同時，現代信息化技術主要依托于計算機網絡技術來作用于檔案管理工作，這便要求檔案管理人員在掌握常規的檔案管理知識之余，還要熟悉使用現代化技術。具體來講，檔案部門應該高度重視對檔案管理人員的培訓工作，并積極開展相關的課程和活動來提高檔案管理人員的專業知識和技術水平，從而有效推動檔案管理工作在信息化時代的發展進步。

作者：于昕鑫單位：荊楚理工學院圖書館