民生檔案信息化工作思考

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一、深刻認識民生檔案信息化建設的意義

民生檔案信息化就是以各館（室）藏民生檔案為依據，在不改變檔案原來的內容信息的情況下，對民生檔案本身的內容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使民生檔案信息社會化，實現檔案資源共享。民生檔案信息化中的信息不僅限于民生檔案本身的記錄信息，還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。民生檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面，促進民生檔案本身信息進入社會交流系統，在社會中廣為傳播；另一方面，就是將民生檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不是孤立的，而是相互聯系、相互促進的。因為，民生檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的民生檔案資源信息化，必然與社會發生普遍的聯系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的民生檔案信息化。檔案工作人員只有深刻認識到民生檔案信息化建設的重要性，才會具有強烈的使命感和責任心，才會認真做好民生檔案信息化過程中的各項工作。

二、創新民生檔案信息化建設工作的途徑

民生建設的過程就是民生檔案的形成過程，這就決定了民生檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從每一項民生工作的初始，直到此項民生工作結束的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就大大增加了民生檔案建立的難度，民生檔案信息化管理就是提高民生檔案管理效率與效益的有效途徑。

1．更新檔案信息觀念。近年來，一部分民生檔案管理系統已經開通了網上查詢等一系列網絡自動化處理平臺。但是普及面還不夠廣，不能夠達到群眾的查詢利用需求。民生檔案部門必須敏銳地感受民生檔案信息的變化，積極主動地去挖掘、收集、利用有利于檔案工作開展的各種信息。必須創新檔案信息觀念，變檔案整理者、保管者為檔案信息開發運用者，從而更好地開展檔案工作。通過接收、整理、掃描、錄入等方式方法，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，使其實現數字化、標準化、系統化、網絡化，以滿足普通百姓對民生檔案信息的需求。

2．整合檔案信息資源。民生檔案信息化建設的核心是民生檔案信息數字化。沒有數字化的檔案資源庫就是無水之源，沒有檔案資源數字化，檔案智能化服務、檔案信息網上傳遞就無從談起。它是民生檔案信息本身和支持檔案信息運動的物質基礎。因此，必須積極創新，主動挖掘、收集各種有價值的民生檔案信息，敏銳地感受民生檔案信息的變化。在量的積累上要達到一定高度，經過整合之后才能普遍應用于民生檔案資源建設。民生檔案信息不斷“數字化”是民生檔案工作追求的價值目標，也是創新的基礎。要充分利用民生檔案管理系統這一平臺，加大對民生檔案門類和檔案資源的數字化進程，實現庫存檔案的全覆蓋。

3．創新檔案服務方式。隨著檔案管理系統這一平臺的完善成熟，檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來越廣，服務方式也應隨著形勢的變化不斷創新。一是充分利用網絡平臺，開展民生電子檔案在線查詢借閱服務，減少實體檔案的取放，增加檔案的壽命；二是改變傳統的檔案利用服務模式，對民生檔案信息資源加以分類、提取、分析、加工，實現多途徑、多渠道、全方位主動服務，以滿足利用者對民生檔案信息的不同需求；三是依托現代化設備和手段，實現現行文件與民生檔案的無縫對接，縮短民生檔案形成期限，做到及時、準確、有效地服務大眾。加快推進民生檔案資源數字化、信息管理標準化和信息服務網絡化的進程。

4．拓寬人才培養途徑。要有針對性地培養一批既能熟練應用計算機技術、信息技術、網絡技術，又掌握民生檔案分類整理的專門人才，使之能熟練運用檔案管理系統整理、歸檔和查詢各門類民生檔案，用以提高服務效率和質量。檔案工作人員要努力學習信息知識，提高信息能力，掌握民生檔案工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面的知識?，F代的檔案工作者，不再是以往的檔案管理員，必須具有創新意識和科研能力，創造新知識信息，努力培養自身具有更深層次、更高的綜合素質?，F代的檔案人員，應由一般的管理者變為民生檔案信息專家，從傳統的檔案“保管者”變為民生檔案信息資源的“管理者和傳播者”。

作者:高東輝 單位:洮南市社區服務管理中心