疾控部門檔案信息化管理系統的建設

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［摘要］首先從基層疾控部門檔案信息化管理所面臨的現狀入手，分析了目前基層疾控檔案管理部門不能實現檔案管理信息化的原因以及未來發展趨勢，其次闡述了基層疾控部門檔案信息化建設的核心內容，指出檔案信息化管理的具體方法以及實施步驟，最后強調人才的培養是實現檔案信息化管理的關鍵。

［關鍵詞］疾控；檔案；信息化；管理

隨著我國疾病預防控制事業的發展和科技的進步，計算機及網絡技術在日常管理中的廣泛應用，各級疾控中心的檔案管理工作也正在向規范化、科學化的模式發展，利用計算機管理、儲存疾控機構在防病治病過程中形成的全部檔案，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率；即方便使用者及時查找、閱讀、利用，又可以減少紙質檔案的占用空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，要充分利用檔案管理軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的全信息化。本文就我中心檔案室在檔案管理信息化建設過程中的一些經驗闡述如下，供大家參考。

1基層疾控部門檔案信息化管理所面臨的形勢

目前大部分基層疾控部門檔案管理工作仍處于初級階段，仍沿用傳統的紙質管理模式，遠遠跟不上時代的要求。其中主要原因是：部分領導干部對檔案管理工作不夠重視，認為可有可無，認識不到檔案在管理活動中的重要性和必要性，不投入開發軟件的經費，檔案工作人員又不具備熟練的計算機編程技術，所以造成檔案資源開發不足，導致檔案利用率不高?，F在，全球信息化的大趨勢促使以計算機技術、通信技術、網絡技術以及多媒體技術為基礎的網絡環境的形成，也應推動檔案管理現代信息化的進程，使檔案信息的形態從原來以紙質文件、照片、錄音、錄像等為主，轉變為以數字形式為主。領導及工作人員獲取檔案信息的需求也將從原來到檔案室調閱案卷轉變為從網絡上索取信息；從查閱歷史文獻型檔案信息，轉變為廣泛索取各種時效性較強的現行文件信息。因此，做為基層檔案部門也要順應潮流，積極應對，盡快融入信息社會這個大環境，建立數字檔案，通過計算機網絡迅速實現信息共享，從而推動檔案信息化的有效發展。

2基層疾控部門檔案信息化建設的核心內容

2.1加強檔案信息化基礎設施建設

要實現檔案管理的信息化，基礎設施是首要的條件。我們必須要與時俱進，更新觀念，增強檔案管理現代化的意識。要了解檔案管理軟件、電子文件對計算機配置的需求，配置合適的計算機硬件系統，適當加大計算機內存配置，對提高計算機的運行速度十分有利。選購標準的、合適的檔案管理軟件，檔案管理軟件系統的功能主要是檔案信息存儲、管理、統計、檢索和提供利用等。因此，在實現檔案管理現代化的過程中，應加大資金投入，加快硬件設備的建設、要建設專門的檔案庫房，及時配置檔案管理現代化所需要的計算機、掃描儀、移動硬盤（臨時備份檔案數據）、光盤、光盤刻錄機（定期做好檔案數據脫機備份，保證檔案數據安全）、檔案管理軟件、數碼相機、錄音、攝像設備、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用。另一方面要加強檔案庫房的防潮、防蛀、防高溫、防火、防盜等保護設備，這些設備和技術的應用是檔案管理現代化的重要內容。

2.2加強檔案信息資源建設

檔案的信息資源既包括電子檔案、又包括已經存在于檔案室、檔案室現有的信息資源和大量產生的電子文件及檔案數字后形成的圖形、圖像文件，也包括雙軌制階段作為紙質檔案的電子化備份以及檔案目錄等。檔案信息資源的開發和利用是檔案信息化的核心任務，其開發利用的程度是衡量檔案信息化水平的重要標志。檔案資源的數據積累及其集成有賴于檔案業務人員的收集、鑒定、整理（分類、篩選、編目、著錄）移交、接收（包含審核、檢驗、整理，即審核完整性、有效性和真實性）、歸檔（兩個重要轉移）。檔案人員要增強責任感，確保正在形成的信息資源不流失。

2.3加強建立檔案管理應用系統

檔案管理軟件系統是檔案工作者操作和使用的工具。檔案數字化其主要目的是利用計算機、掃描儀、圖像處理技術等現代信息技術將傳統介質存儲的各類檔案，根據需要進行數字化處理，以積累數字檔案資源。檔案數字化工作主要有兩項：一是將傳統載體檔案目錄進行數字化，二是將檔案內容進行數字化。前者是對載體檔案進行編目，將目錄信息錄入到計算機中，實現檔案目錄數據的計算機管理和目錄信息的資源共享。后者是將室藏的紙質、照片、錄音、錄像、縮微等檔案，通過掃描、加工、處理（包括去污處理、圖像處理、OCR等）轉變為圖像、圖形、多媒體等數字格式的信息，存儲在網絡服務器中，利用計算機及信息系統為檔案利用者提供查詢、檢索和瀏覽等服務，提高檔案的利用效率。

2.4加強檔案信息化標準規范建設

建立健全檔案信息化建設的規章制度，我中心在編制適合自身需要的標準體系時充分參照國際標準規范、國家標準規范、地方標準規范、行業標準規范四大方面的因素，制定出一套適合自身需要的標準的規章制度。

3加強檔案信息安全保障體系建設

國家對電子文件管理的要求是保存電子文件，同時歸檔紙質文件。2003年國家檔案局關于《電子公文歸檔管理暫行辦法》中第七條規定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯?！彪娮游募切畔⒓夹g的產物，其制作及管理必須采取有效技術措施來確保它的安全。目前用來維護電子文件真實性的安全技術主要有：密鑰技術、簽署技術、消息認證、身份驗證、防火、防寫處理、加水印等技術措施。在管理策略上，最好采用異地備份，存用分離的管理模式。電子文件是由人來制作和管理的：①對參與制作和管理的人員要進行思想、道德、品質的審查；禁止那些道德品質不好、工作不認真負責的人員參與電子文件制作和歸檔電子文件管理，這是從源頭上保證電子文件與歸檔電子文件的真實性、安全性的關鍵措施。②不斷進行思想教育，要養成認真負責的工作態度，一絲不茍的工作作風，精益求精的技術水平。③還應建立歸檔電子文件管理的崗位責任制，把責任和任務落實到每個人；保證電子文件從制作到歸檔管理的真實性、安全性和有效性。

4檔案工作要有計劃和目標

收集歸檔電子文件是檔案管理工作的新課題。因電子文件信息記錄方式、存儲方式、利用方式都與紙質文件不同，電子文件歸檔管理的方法、要求必然變化，必須根據數字信息與文件信息的特性，以新思路、新技術、新方法進行管理。檔案工作的開展，有賴于檔案工作的主動性、前瞻性和科學指導性的檔案發展規劃。以后的方向，是檔案軟件從單機輔助管理、多人聯機應用，到向多系統協同辦公的方向發展，未來我國檔案管理軟件應與業務管理系統集成，實現處理業務工作與檔案管理工作整合，實時查看、利用電子文件檔案，將檔案系統作為業務信息系統的數據、知識倉庫建設，主動為業務信息系統提供檔案信息查詢、咨詢、分析服務，提供檔案知識服務。電子文件的屬性決定了電子文件利用具有紙質文件檔案無法比擬的優勢，電子文件利用比紙質文件檔案利用更方便、更快捷，可以跨越時間和空間條件的約束，在計算機網絡通達的地方就可以提供利用，坐在計算機前就可以查詢地球另一端國家檔案館的檔案信息。電子文件還可以做到文件信息資源共享，同一份電子文件可以同時提供多人利用，發揮文件信息的最大利用價值，這才是檔案信息化建設的最終目的。

5加強檔案信息化人才培養

檔案管理人員沒有現代化意識，就會影響管理現代化的進程，縱使有一流的管理設施，也不能算檔案管理現代化。人力資源，是檔案信息化建設的關鍵，任何事情都是靠人來操作的，否則會影響著各個環節的速度和質量。因此，要培養復合型的人才，既要通曉檔案專業知識，又應會計算機操作技能，更要懂得科學的管理方法。所以，要加強培養檔案人員駕馭現代化設備的能力，定期組織檔案人員去參加培訓、學習《計算機知識》、《檔案專業知識》，提高檔案人員的業務知識；學習探索檔案管理新模式；檔案工作人員更要增強工作責任感，要深刻認識到加強自身素質修養的必要性，面對信息技術帶來的挑戰，努力學習掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，只有這樣才能很好地應用檔案管理軟件管理好本單位的檔案。以上僅僅是對檔案信息化管理系統建設工作的粗淺認識，但是只要我們不斷摸索，總結檔案信息化管理的規律，根據工作中普遍存在的問題制訂相應規范性的文件，對管理中的每個環節提出明確的要求，達到做有遵循，查有標準，使檔案信息化管理水平不斷得到提高，為防病機構實現信息一體化的管理模式奠定堅實的基礎。

作者:姚春華 單位:長春市南關區疾病預防控制中心

參考文獻

［1］黎清．疾控機構檔案信息化建設淺析［J］.辦公室業務，2013（17）.

［2］季震南．對疾病預防控制部門檔案信息化的幾點思考［J］.實用預防醫學，2004，11（5）.