我國高校檔案信息化建設論文9篇

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第一篇：高校教學檔案信息化建設探討

一、高校教學檔案信息化建設的重要性和緊迫性

國家檔案局2002年了《全國檔案信息化建設實施綱要》，提出“本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設，在部分中心城市建設示范性數字檔案館，開展公眾網上查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。”山東省檔案局2014年印發的《山東省檔案工作科學化管理規范》測評中，對示范單位的信息化建設標準占到了15%。近年來，電子檔案大量增多，同時由于干部學歷認證、身份認定、學生出國留學、士兵提干等原因，教學檔案的利用頻率和數量急劇上升。以濰坊學院檔案館教學類檔案查詢利用情況（見表1）為例，2015年教學類檔案查詢利用數量比2013年增加了90.2%；教學類檔案查詢利用數量在查借閱總數中的比例由11.9%提高到18.3%，提高了6.4%。而建立在手工基礎上的傳統型檔案管理模式，不僅增加了檔案的磨損，而且效率低下。據統計，傳統檔案管理模式下，查詢、利用檔案的效率僅為信息化后的30%。原有的以紙質檔案為主的狀況越來越不適應檔案保管、利用的需求，教學檔案信息化建設勢在必行。

二、高校教學檔案信息化建設現狀分析

繼2002年國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》之后，教育部、檔案局2008聯合年《高等學校檔案管理辦法》，高校檔案信息化工作逐步開展，檔案數字化工作有了較快發展，但在教學檔案信息化開展過程中依然存在許多亟待解決的問題。

1.教學檔案信息化建設缺乏資金投入

基于教育部現行的評估理念：“對國家負責，為學校服務”和“以學校為主體，以學生發展為本位”《教育部關于開展普通高等學校本科教學工作審核評估的通知》（教高【2013】10號），使得高校將辦學經費更多的傾斜到到教學、科研、大學生創業就業等工作中，更為關注教學設備、教學質量等方面。高校對檔案信息化建設缺乏足夠的重視，在高校年度工作規劃中將檔案工作排在最后。高校過快擴張，基建建設、設備購置、科研投入已經讓學校的財務狀況捉襟見肘；檔案工作信息化工作從前期建設到后期維護，都需要大量的資金投入，如此大量的資金投入讓學校財務無法負擔。對排在學校工作末位的檔案工作而言，高校在財力、物力投入上只能維持基本的日常業務運轉。

2.教學檔案信息化建設標準不規范

《全國檔案信息化建設實施綱要》中對于檔案信息化法制建設提出了具體要求：“集中力量研究制訂一批急需的檔案信息化標準，采取切實措施進行宣傳與貫徹。要優先制訂電子文件歸檔，檔案信息采集、整合和安全管理等方面的標準，加快建立健全檔案信息化標準實施機制?！蹦壳埃咝＝虒W檔案信息化建設已普遍開展，但是檔案信息化法規、標準建設一直滯后于檔案信息化建設的整體水平，包括檔案綜合管理系統、電子文件歸檔與管理規范、電子公文歸檔管理暫行辦法、電子文件儲存機制、檔案數字化標準、依據、數據的儲存、管理方式、檔案信息安全在內的規范多次調整，沒有統一標準制的現狀制約著檔案信息化建設的發展。

3.教學檔案信息化建設專業人才的匱乏

教學檔案的特殊性，使得從事教學檔案收集整理的人員除具備專業的檔案知識外，還要熟悉學校教學工作。高校在選配教學檔案管理人員時：專職檔案員年齡偏大，女性偏多；兼職人員多由新進教師、行政人員擔任，更換頻繁。高校檔案信息化建設的從業人員則需要相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識等相關技能。從事檔案工作為教輔崗位，職務職稱晉升時不具備競爭力，對專業人才缺乏吸引力度，從而導致具有相應計算機知識的人員不愿從事繁瑣的檔案工作，更傾向于教學一線或者從事科學研究。高校形成了教學檔案業務人員缺乏相關的計算機技術，具有計算機知識人員不愿從事教學檔案工作的不利局面。由于信息化建設專業人員的匱乏，檔案信息化建設同時要熟悉計算機的軟件升級、系統維護、數據資源開發等后期檔案信息資源維護工作無法開展。

4.教學檔案信息化建設發展不均衡

高校教學檔案信息化建設受到高校的整體發展水平的不均衡性的影響，包括學校經費投入、整體科研水平等因素，導致高校教學檔案信息化建設標準不一、形式各樣。在檔案數字化處理階段也表現各一，據山東檔案局統計的情況：約有30%的高校檔案館只對館藏的特殊檔案進行數字化處理，如山東大學檔案館的《山東大學報》；剩余的高校只對館藏極少數檔案進行了數字化處理。整體科研水平高的高校自行研發檔案綜合管理系統，如南京大學研發使用了南大之星檔案管理系統；多數高校則購買檔案綜合管理系統。在檔案信息的利用方面差距也比較明顯：檔案綜合管理系統可以同學校其他辦公系統對接使用，如山東大學檔案館通過檔案綜合管理系統，可以實現對學生學籍信息、考試成績等內容的直接提取、使用；而有部分高校檔案綜合管理系統使用還在停留在單機版階段。

三、高校教學檔案信息化建設對策

1.加大教學檔案信息化建設資金投入

學校要按照《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》的要求，切實增強檔案意識，高度重視學校檔案工作，將檔案信息化納入“數字校園”建設的總體格局，根據高校實際制定檔案信息化發展方案。按照檔案信息化發展要求，保證信息化建設所需資金。不僅僅保證信息化建設必須的計算機、掃描儀、移動存儲器材等硬件設施配備，還要在軟件更新、系統維護、使用利用等軟件設施上加大資金投入力度。

2.加速教學檔案信息化標準體系建設

盡快研究制定并出臺一批急需的檔案信息化法規、標準。這些法規、標準要涵蓋包括檔案綜合管理系統、電子文件歸檔、檔案數字化、數據庫建設、檔案信息利用、檔案信息安全在內的教學檔案信息化建設的各個方面。

3.加快教學檔案數字化進程

高校應對現有的館藏檔案資源進行系統的登記統計，根據統計結果，結合學校檔案工作實際制定檔案數字化方案，分門別類的進行數字化工作。對新生成的教學檔案：將檔案綜合管理系統與學校OA辦公系統聯網，使得各教學管理和職能部門形成的教學檔案形成數據庫，實現網上輸入、網上查詢、網上利用。對原有老舊教學檔案根據不同全宗、保管期限、保存狀況、使用頻率等因素綜合制定數字化規劃，安排專人、專項資金逐步進行數字化處理。數字化同時進行數據庫建設，保證數字化的實用性。

4.加強檔案人才隊伍選配和培養

一是合理選配檔案人員隊伍。檔案工作人才選配時除了考慮政治覺悟、責任心、業務素質方面的因素，還要考慮檔案組成人員的知識結構、年齡結構和開拓意識，必要時和可以引進計算機專業人才。二是加強對檔案人員繼續教育。為檔案人員提供在職學習機會，有計劃的組織檔案人員進行檔案業務知識、理論知識和計算機應用技術的培訓學習。三是切實提高檔案人員的待遇和地位。使用合理的工作機制吸引和激勵檔案工作人員，在職務晉升和職稱評價時充分考慮在職檔案人員的工作性質和工作能力，激發其工作熱情。

作者:任志強 單位:濰坊學院

第二篇：高校檔案信息化建設探討

教育部和國家檔案局在2008年出臺了《高等學校檔案管理辦法》,文件指出高校檔案管理應當“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作”,檔案收集范圍囊括了黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類等十一個門類的文件資料。這說明國家重視高校的檔案管理工作,對檔案信息化提出了高水平的要求。高校檔案信息化工作需要高校檔案管理工作者高度重視,同時也是一項函待解決的問題。

一、高校檔案信息化的含義及檔案信息化建設的意義

1.高校檔案信息化

根據相關部門的要求,以計算機、網絡作為信息技術的載體,對高校檔案進行收集、整理、保管、開發和利用的管理過程就是高校檔案信息化。也就是說在高校檔案的管理工作中,將紙質文件采用信息化手段進行處理,同時保存紙質文件和電子文件,同時,對檔案文件資源進行深度開發,為準確管理檔案和高效利用檔案奠定基礎。2.高校檔案信息化建設的意義高校檔案的信息化建設是高校檔案管理工作的重大創新和變革,有助于檔案管理、信息挖掘和深度利用。高校檔案信息化建設具有重要意義。第一,滿足高校檔案保藏量大且增加速度快的現實需要。第二,提升了高校檔案管理水平和利用效率,為高?？?4NO.214研、教學等工作更好的服務。第三,有利于保護檔案安全和系統完整。第四,減少了檔案存儲空間和管理成本。紙質檔案文件會占用較大的存儲空間。檔案信息化減少了人力成本和紙張的浪費。

二、影響高校檔案信息化建設的主要影響因素

1.檔案管理理念落后

高校的檔案管理工作者的檔案管理的理念還沒有轉變過來,仍停留在“重藏輕用”,不重視檔案資源的深度開發和應用服務。檔案管理者仍和以前一樣,檔案文件材料收集的主動性不夠,導致部分重要的文件材料沒有收集成功。

2.信息技術水平不夠

信息技術在檔案信息化建設中涉及到檔案資源建設、檔案管理、檔案資源服務三個方面。檔案資源的建設是檔案信息化工作的第一步。檔案資源包括檔案原文、目錄和編研信息等。檔案原文信心是通過掃描等手段將紙質檔案文件轉化為電子版的文件材料、照片、視頻等儲存在磁盤等介質中。檔案目錄是由檔案管理者人工制作得到。編研是指檔案資源的深度挖掘和開發,將各種信息進行整合。檔案管理是對檔案資源進行管理,比如統計、鑒定、存儲、備份、訪問與控制等。當檔案管理系統要升級時,檔案資源失真、丟失的風險較大。檔案管理中,應當對相關人員進行完成權限分析管理的關注,對下載的文獻進行文化處理。檔案資源服務是通過一種傳遞方式,如互聯網,將檔案信息資料提供給使用者使用,并通過信息技術手段提供給用戶查詢、使用。檔案管理者可以在檔案管理的基礎上,為檔案使用者提供網絡檢索服務、下載服務、網上瀏覽等檔案管理服務。

3.檔案信息化建設投人資金不足、設備利用率低

檔案信息化建設需要較為先進的設備來完成,如掃描設備。高校對檔案管理部門的資金投人不足,不能開發或者采購適合的先進的檔案信息處理系統。部分高校,連檔案管理部門連計算機都不多。也有部分高校,購人了較先進的設備,但是不重視使用,嚴重浪費了設備。

4.檔案信息化建設人才隊伍不足

由于領導的檔案信息化建設意識不足,因此對檔案信息化建設的人才隊伍建設不重視,導致人才缺乏。合理的檔案信息化建設隊伍應當包括專業的檔案人才、技術人才、管理人才、法律人才等。檔案信息是經過檔案管理者通過智力勞動加工形成的,需要具備較強的專業知識和文字功底。

三、高校檔案信息化建設的應對策略

1.轉變檔案管理觀念

檔案管理工作者應當重視檔案信息化建設工作,將以前的“重藏輕用”的觀念轉變為服務觀念。將以前人工檢索等較落后的方式轉變為依靠信息化技術,在互聯網上進行檔案資源檢索等服務。

2.提升信息化技術水平

在檔案信息化技術方面,應當建立統一的管理平臺,平臺由網絡、計算機、掃描儀等設備構成。管理平臺的核心是檔案管理軟件的開發和運用。檔案管理軟件應當具有以下特點:(1)分級授權。檔案的保密工作可以通過分級授權實現,不同級別的人可以獲得相應的信息。(2)明確標準。數字化的檔案的采集、整理、歸類、編目需要統一標準,這樣具有可移植性。原始檔案應當與數字化的檔案的目錄一一對應。(3)數據傳輸安全性好,無安全漏洞。

3.加強檔案信息化人才隊伍建設

檔案管理人員應當具備良好的檔案管理知識和業務能力,同時還應掌握與檔案管理相關的知識,比如基本的計算機知識、寫作知識、網絡知識、數據庫構建等知識。學校應當制定合理的考核激勵制度,激發工作人員的工作熱情,給予其晉升機會,提高其工作效率。同時,應當定期組織學習檔案信息化建設相關的知識,提升專業技能。同時,選聘具備信息技術的人才。通過以上措施,可以構建一支合理的、工作素質高的人才隊伍。

四、結語

高校檔案信息化是高校檔案管理發展的必然趨勢,這會提高高校檔案的管理水平。影響檔案信息化建設的因素包括技術因素和非技術因素。檔案管理信息化建設應從轉變觀念、信息技術水平提高、專業人才隊伍建設幾個方面人手,推動檔案信息化的實現。

作者:徐躍紅 單位:武漢科技大學

第三篇：高校財務檔案信息化建設意義

高校財務檔案信息化建設是國家不斷發展中的產物，信息化建設也是適應國家發展趨勢。但是在高校財務管理中存在有管理人員綜合素質水平限制，管理機構不完善等客觀因素的原因導致高校財務檔案在建設信息化過程中遇到各種阻礙。下面針對高校財務檔案實行信息化建設的意義和其問題產生的原因分析，探索如何建設信息化的措施。

一、高校財務檔案信息化建設的意義探索

高等學校是我國人才培養和輸出的重要場所，隨著國家政治經濟體制改革，信息化建設不斷深入和發展，高校中的信息化建設也要適應社會發展的步伐不斷發展創新。根據國家頒布發《全國檔案事業發展“十一五”規劃》中的規定明確指出了要將檔案信息化建設作為一項戰略性任務。目前我國高校財務檔案信息化建設雖然較以前有所進展但是仍然達不到國家的規定要求。高校財務檔案管理是高校信息化建設中的重要組成部分，隨著信息技術和網絡技術的發展，在高校檔案管理中出現電子化信息檔案管理，高校財務檔案信息化建設對于整個高校信息化建設有舉足輕重的作用，在高校財務檔案管理中實行信息化建設也是適應現代社會發展的必然要求。高校財務的檔案管理是學校在各項財務上的支出和收入的信息，具有保存價值。雖然信息化建設在高校財務檔案管理中具有重要作用并也在不斷的完善信息化建設，但是由于信息化建設中需要管理者不斷提高自身的職業素養和一些管理方式的優化，因此在信息化建設過程中還存在一些問題。目前面臨在信息化建設過程中遇到的一些問題，我們應該加強組織領導、整理和采集并且提高檔案的使用效率，建立健全財務檔案的信息化建設。

二、高校財務檔案信息化建設中存在的問題

(一)對高校財務檔案信息化建設重視程度不夠

高校財務檔案的信息化建設是基于信息技術和網絡科技技術的基礎之上，需要具有創新思維和掌握新技術管理人員進行操作，但是受到長久舊觀念影響，部分高校的管理人員在思想上沒有真正認識到財務檔案管理進行信息化建設的重要性。管理者對信息化建設的意識不強勢必會導致在建設過程中進程過慢，例如資金、設備、人才等方面的支持力度不夠。管理者對信息化建設領導和組織能力不加強不能將信息化建設放在工作革新的首位在一定程度上會削弱人們進行改革的積極性，減慢信息化建設的進程。

(二)高校財務檔案信息化建設沒有規范的標準

高校財務檔案信息化建設的概念早在十幾年前就已經被提出，但經過這么多年的發展信息化建設雖然有一定的進展但沒有很大的突破，究其原因還是因為管理者根深蒂固的傳統思想，對新鮮事物接受能力不高導致在執行過程中不順利。在對高校財務檔案信息化建設中提出的一些標準沒有一個規范制度限制，人們在進行信息化建設管理中沒有與高校財務檔案管理工作中的一些實踐工作相聯系導致理論與實踐的脫節。由于我國高校財務在檔案信息化建設中都是從頭開始，沒有成功案例和經驗可以值得借鑒，因此在信息化建設中沒有標準的范例可遵循使得管理人員在改革過程中困難重重，這在一定程度上也限制了信息化建設的步伐。

(三)高校財務檔案管理人員缺乏信息化建設的相關知識

高校經過多年的發展加上國家人們的整體素質的提升，高校中的工作人員整體素質較之前都有很大的提升，無論是從學歷還是職稱上都基本符合目前的崗位要求。但是由于受到傳統工作理念的影響，高校財務管理人員對于工作的側重點不一樣，大多只是按照工作慣例重視財會理論與實踐的學習，加上高校目前對于財務檔案管理中的信息化建設還沒有引起足夠的重視導致管理人員的一些思想觀念不能得到及時的轉變仍然停留在以往對于工作的認知程度上，對于信息化建設的工作也是簡單化、隨意化和粗放化。學校對于高校財務檔案的信息化管理和建設的認知程度不夠導致在人才的培養和選擇上存在限制，沒有能夠熟悉財務和檔案，又能將紙質檔案數字化和信息化處理的復合型人才。

(四)高校財務檔案信息化建設中沒有明確的目標

高校財務檔案的信息化建設看似很簡單但是其中檔案資料的管理是涉及到高校的各個部門之間的工作配合的。但是檔案管理在高校中一直沒有得到足夠的重視導致高校中的領導層沒有直接對檔案管理進行領導，各部門的領導人員沒有盡到自己的領導義務，在工作上出現責權分不清的現象。學校領導對高校財務檔案管理中的信息化建設沒有確定明確的目標使得在建設工作中沒有目標可循，工作進程受阻，重視程度不夠。

三、構建高校財務檔案信息化建設的策略

(一)建立健全高校財務檔案信息化管理制度

規章制度的建立是為了規范行為，所謂“沒有規矩，不成方圓”，因此建立健全高校財務檔案信息化建設的管理制度是完善信息化建設的前提和保障。財務檔案的信息化建設不僅是高校財務部門的事情，其他部門也涉及在內，需要在工作上給予支持，各個部門積極參與到制度建設中，結合實際情況，從實踐出發，制定一套行之有效的管理制度。

(二)切實完善現代化的基礎設施建設

實現檔案管理的信息化建設主要是借助了現代先進的信息技術和網絡技術，信息化技術是借助一些設備進行依托的，因此基礎設施的建設在信息化管理中有著很重要的地位和作用。本文中所說的基礎設施包括有計算機、服務器、路由器、數據庫管理系統等各種硬件和軟件設備。檔案信息化建設是借助這些設備進行，操作人員通過借助硬件和軟件設備的操作對檔案進行信息化處理。檔案信息化基礎設施建設中應該在硬件和軟件設備中找到平衡點，對于軟件系統應該做到力求完美，這樣才便于操作人員在硬件設備上信息化處理檔案資料。完善信息化建設中的基礎設施才能保障檔案的信息化建設穩定、高效的進行。

(三)進一步做好檔案網站的建設

檔案網站的建設是實現檔案信息化管理的重要一步，對檔案網站建設時需要注意幾點：一是服務功能的完善，二是宣傳功能的體現，三是交流功能的加強。做好這三個功能，健全檔案網站的建設有利于提高檔案信息化建設的工作水平和管理能力。

(四)加強高校財務檔案管理的輔助

決策系統的建設隨著信息化技術的應用，檔案管理中對于信息化的要求也越來越高，在管理方式上也有更新的提高，單純依靠傳統的單一管理方式不僅效率較低也不適應發展中的檔案管理制度，為了適應現代化管理水平的需要必須建立一個較為完善的高智能化的輔助決策系統，保障高校繁重的檔案管理工作。(五)提高檔案管理人員的業務水平隨著信息化建設的不斷完善，管理人員自身的業務水平和工作能力也要適應變革中的信息化建設步伐。加強對管理人員的再教育，在工作中對其進行培訓，注重培養人員專業性的知識和操作技能，以便更好的進行工作操作做好技術支持。

四、總結

高校財務檔案建設的目的在于保存信息，做好財務方面的進出有據可循，加強高校財務檔案信息化建設是借助現展的先進技術將檔案管理方式更加信息化、科學化，優化管理方式。本文通過高校財務檔案信息化建設必須實行的現實問題并探索在實行過程中所遇到的一系列問題并進行解決，希望能夠引起高校的普遍重視，加強信息化建設進程。

作者:晏燦業 單位:新疆師范大學計財處

第四篇：高校畢業生檔案信息化建設研究

一、檔案信息化工作的內涵

“檔案信息化，就是我國檔案行政管理機構通過統一引導，把現代化信息技術運用到實踐活動中去，對不同種類的檔案資源進行管控以及提供優質服務，以便適應信息化社會時代對不同類檔案信息的綜合應用需求。簡單來說，即檔案信息輸入、存儲、管理、應用等全面實現網絡化、共享化、數字化?！?/p>

二、高校畢業生檔案信息化建設的意義

從我國當前高校畢業生檔案管理的實際情況來看，進行高校畢業生檔案信息化管理對于社會具有重要的作用。由于信息技術的發展，進行這一項目的建設滿足了時展的要求。高校畢業生檔案作為重要檔案資源，單位、部門必須緊跟時代步伐，不斷提高辦公自動化水平，滿足時展的需求，實現檔案管理工作模式由管理實體資料向數字化模式轉變；其次，滿足了高校檔案管理工作和社會人力資源的需要。進行畢業生檔案信息化建設能夠為高?？蒲?、教學、社會管理工作提供高效服務；最后，能夠更好地服務社會?！案咝．厴I生檔案信息的記載相比于其他檔案信息記載更加真實可靠，對社會、企業的經濟價值更大，進行信息化建設，可以及時有效地為社會公眾提供有所需求的服務，實現高校檔案資源社會共享?！?/p>

三、高校畢業生檔案管理工作的現狀及問題

（一）相關單位重視程度不夠，工作不到位。在現實生活中一些單位或部門把高校畢業生檔案管理工作當作是一件簡單的保管工作，對于它的重要價值沒有深刻認識。在他們看來，它只是占據他們主要工作的時間不到十分之一，對于高校畢業生檔案的轉移、借閱不出現大的錯誤就可以了，滿足基本外調、查檔就足夠，從而導致在實際生活中，工作管理人員對高校畢業生檔案管理工作不合理，使得人力資源管理混亂。

（二）有關法律法規制度不健全，缺乏規范性。我國目前針對檔案管理的相關法律，只有《中華人民檔案法》，對其修改也是非常有限。各級政府、部門在傳達信息、任務分工僅僅依靠通知或者采用暫時性的決策，同時，人事檔案信息歸卷等沒有明確法律條文規定，使得信息材料無法統一。當前國家放松對戶籍制度的管理，使得人員流動加快，這在高校畢業生人群中表現最為突出，由此產生的檔案信息接收、轉遞問題不可避免，給人事檔案工作人員帶來極大挑戰。

（三）硬件投入不足，管理方法不科學。存儲畢業生檔案的檔案室應該是管理規范、環境良好的地方，然而在實際的工作中，一些專門負責高校畢業生檔案管理的單位不愿意在檔案室添置新設備，導致檔案管理設備簡陋，更有甚者，由于人事檔案管理不規范、不標準，引起檔案信息材料霉變，對以后高校畢業生檔案的利用產生了嚴重的不良影響。（四）檔案管理水平不高，管理手段落后。在實際的高校畢業生檔案管理工作中，一些單位、部門對它的重要性認識不夠，管理上缺乏專配人員，這就出現對畢業生檔案的重要性、檔案管理具體要求、檔案材料整理方式、轉接等工作不熟悉，難以適應高校畢業生在人力資源市場的需求的問題。在管理手段方面，顯得陳舊，不懂得未就業高校畢業生檔案管理，在調閱檔案時絕大多數情況下是采用原始的手工操作，使得畢業生檔案材料紙質發黃變脆、字跡漸退，對后來的檔案利用不利。

四、人力資源部門對高校畢業生檔案信息化建設的策略選擇

（一）重視對高校畢業生檔案材料的收集。由于人事檔案管檔人員、制度的改革、考察、培訓等需求隨著時代的發展不斷發生新變化，這為新時期高校畢業生檔案管理工作帶來了更多的困難“對于因為某些原因出現檔案的調用、查閱，需要及時把檔案歸置原處，并且按照檔案工作的有關規定，實行全國統一標準整理裝訂。”

（二）加強對高校畢業生檔案管理的基礎建設。人力資源部門要把高校畢業生檔案管理工作放在重中之重的位置，根據國家有關法律法規的要求去執行。一方面要建立堅固的、防火、防潮的專門檔案庫房，同時庫房設施要做到“六防”，也就是防火、防潮、防盜、防光、防高溫防蛀。

（三）加快建立高校畢業生檔案目錄數據庫?！案咝．厴I生檔案信息化建設是以數據形式集合成數據庫，把原來紙張上順序的、線性的方式轉變為計算機的直接的、網狀的方式，使得檔案管理形式發生了根本性的改變。”“人才交流事業發展到今天，有著十幾年的歷史，并且發生了巨大的改變，在高校畢業生檔案管理工作中表現尤為突出，因此，我們需要加快對高校畢業生檔案管理信息化建設，促進工作效率提高、優化服務水平”。

五、結語

為了轉變部分單位、部門對高校畢業生檔案“無用的觀念和思想”，人力資源部應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的高校畢業生檔案管理機制，了解信息化建設工作的重要性、理解檔案工作信息化建設、發展對學校、社會經濟建設具有哪些極其重要的作用。對高校畢業生檔案信息化建設工作要從存在的問題出發，制定科學合理有效的應對策略，同時，確保檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌。

作者:畢見品 單位:威海市人力資源公共服務中心

第五篇：高校檔案信息化建設研究

當前，隨著信息科學技術的迅猛發展，信息技術對人們生活和生產的影響越來越大，并逐漸成為人們生產和生活的重要手段。隨著互聯網技術的快速發展和逐漸普及，信息技術在檔案管理工作中的運用越來越多，在很大程度上推動著我國檔案管理工作的發展。對于廣大高等教育院校而言，檔案管理工作水平的高低對高校文化水平的建設具有直接的影響，而網絡技術的普及則為高校檔案信息化建設提供了堅定的支撐。文檔一體化管理的實施，不但能夠有效推動高校檔案信息建設，而且也能在一定程度上提升檔案管理的功效性。

一、高校檔案信息化建設概述

高校檔案信息化是指在檔案管理、檔案資源開發和整合中通過信息技術的有效運用，把現代信息技術與高校檔案管理工作進行有機結合，提升高等教育院校檔案管理工作的成效性，推動信息化文檔管理發展的一種檔案管理方式。這對于信息利用的有效性和公平性具有非?，F實的作用。就當前來講，檔案信息化建設包括兩個階段：一是電子檔案管理階段，二是計算機檔案管理階段。

二、文檔一體化管理的實施對檔案信息建設的作用

（一）可以提升高校檔案管理的有效性。高等教育院校的檔案樣式不一、多種多樣，采用傳統的檔案管理模式進行檔案管理很難達到預期的效果，也很難滿足社會發展的實際需要，而文檔一體化管理模式的實施則可以通過信息技術的運用進行檔案和文件管理，能在很大程度上實現檔案管理效率和管理質量的提升，進而提升檔案管理工作的有效性。

（二）社會發展的客觀要求。隨著高等教育院校的持續擴招，高校畢業生數量越來越多，畢業生面臨的就業壓力越來越大，文檔一體化管理的推行可在管理平臺上進行學生檔案信息推送，社會用人企業可以對學生的成長信息、學習成績、獎懲情況進行隨時隨地的查詢，進而對學生形成更為詳細、更為全面的認識，適當地進行就業擇取。同時，檔案一體化的實施，使得信息全方位的共享成為了可能，學生可以通過信息平臺的利用獲取各項學習資源，進而為他們的學習提供方便。

三、實施文檔一體化管理，提升高校檔案信息化建設的措施

（一）完善檔案管理規范。用文檔一體化管理促進高校檔案信息化建設需要以一定的財力、人力和物力投入作為支撐，特別是需要投入很大精力進行系統平臺的構建，這就需要高校檔案管理機構強化管理力度，構建和健全檔案管理規范，為規范化的檔案信息管理提供必要的保障。同時，在辦公用品的采購問題上，需要嚴格遵守各項規定，對文件信息實行科學的分類。同時，要定期對高校檔案信息管理工作人員進行培訓和培養，讓他們對檔案管理工作形成更加全面、深刻的認知，全面掌握各項檔案管理工作技能，提升工作的積極性和自主性，確保檔案管理工作朝著正確的方向發展。

（二）構建統一的檔案管理機構。檔案與文檔密切相關，二者之間存在著息息相關的聯系性，從本質上來講，檔案與文檔的主體和內容并沒有特別大的差別，僅僅是在時間和范圍上存在著一定的區別。為了文檔一體化管理的實現，高等教育院校需要在自身內部構建統一的檔案管理機構，讓組織管理充分發揮優勢，對各種檔案管理工作實行全面的考察與監督，并對各個職能部門的工作職責進行明確的劃分，讓他們能夠各司其職、各安其政，切實提升高校檔案信息化建設工作的有效性。

（三）系統性的規劃檔案管理軟件。當前，很多高等教育院校有自己的檔案管理軟件，但是，軟件的種類各式各樣，與其他部門的軟件或多或少地存在一定的不兼容現象，十分不利于檔案作用的發揮。因此，必須對高校檔案管理軟件進行系統性地規劃，全面樹立整體性的管理理念。實用性強、智能程度高的檔案管理軟件，可以在內部使檔案與文件進行便捷的調用和傳輸，這同樣也是檔案一體化實施的基本前提。同時，還要根據高校的實際情況和自身內部機構的實際工作職責制定不同的、相互包容的保管期限與保管方式，統一著錄和標引。

（四）提升檔案管理工作人員的安全意識。病毒入侵、黑客攻擊、信息泄密和丟失等問題在文檔的使用過程中是現實存在的，對于檔案管理的工作人員而言，必須具備較強的責任意識和安全意識，在檔案信息管理中及時進行文件信息分級，合理的進行文檔加密，對于那些比較重要的、保密要求較高的文檔，需要在專用的儲存器中進行儲存，對于文檔歸檔載體要進行合理安全處理，避免擦傷、劃傷問題的出現。此外，為確保檔案的完整性，在儲存初期盡量采用紙質文件與電子文檔相結合的方式進行儲存，在能確保電子文檔無誤后銷毀紙質文件。四、結語總之，檔案信息是高校的重要信息資源。隨著社會的發展，傳統的檔案管理模式已很難滿足社會發展的需要，檔案一體化管理模式的實施勢在必行。檔案一體化管理模式的推行不但可以大幅提升檔案的利用效率，讓檔案充分發揮自身作用，而且還可以在一定程度上促進高校文件建設工作的開展，降低管理成本，讓檔案管理工作更加規范化。

作者:朱麗娟 單位:山東省濟寧市第一中學

第六篇：云計算技術在高校檔案信息化建設中的應用

隨著計算機網絡技術、通訊技術的飛速發展，各種信息資源和數據已經充斥到人們日常工作生活的方方面面，人類已經進入到大數據時代，大量數據的存儲、傳輸和使用均離不開云計算技術，隨著這幾年云計算技術的日漸成熟和迅猛發展使其在各個領域得到廣泛應用。在信息時代背景下，許多高校的檔案部門都在致力于檔案信息化的建設工作。針對目前高校檔案信息化主要是通過錄入、圖像、掃描、數據庫轉換等手段，將檔案資料轉換成計算機數字識別形式，形成與紙質檔案原件存貯信息一致的數字化檔案信息集合這一過程，考慮到云計算技術的眾多優勢和特點，我們考慮將云計算技術引入高校檔案信息化建設工作中，期望對高校的檔案信息化工作起到一定的推動作用。

一、云計算在高校檔案信息化建設應用中的優勢分析

云計算到底是什么？根據美國國家標準與技術研究院（NIST）定義：云計算是一種按使用量付費的模式，這種模式提供可用的、便捷的、按需的網絡訪問，進入可配置的計算資源共享池（資源包括網絡，服務器，存儲，應用軟件，服務），這些資源能夠被快速提供，只需投入很少的管理工作，或與服務供應商進行很少的交互。根據定義可以云計算具有較高的可靠性、虛擬性、可擴展性、廉價性等特點，因此，將云計算應用于高校檔案信息化建設中又會有哪些優勢呢？第一，云計算的虛擬化存儲功能可有效解決高校檔案信息化過程中產生的各類數字檔案、電子檔案的存儲問題。隨著高校的發展和檔案信息化的不斷推進，各類數字化檔案的數量也在飛速增多，更多的存儲空間將是高校檔案管理者亟待解決的問題。而云計算平臺的核心內容是由成千上萬的服務器和計算機組成的集群，將為我們提供無可估量的數據存儲空間。第二，降低了高校檔案信息化、數字化建設成本，節省了人力、財力、物力。一直以來，許多高校的檔案經費投入嚴重不足，特別是在目前檔案信息化的要求下，高校檔案部門心有余而力不足，巧婦難為無米之炊，在這樣的情況下，引入云計算，只需要投入一些必要的終端設備和接入設備，并不需要太高的配置，無需購置服務器，所有的數據的處理及存儲都是由云端來提供，因此會使高校在檔案信息化的基礎設施建設中的節省一大筆錢。對于軟件系統的日常維護與管理，也是由云服務商直接在云終端進行，這樣既提高了維護效率，又節約了維護成本。除此以外，在使用過程中操作簡單，不像其他的檔案管理軟件系統那樣需要系統培訓，因此減輕了高校檔案管理者的負擔，不用花費更多的時間和經歷去熟悉相關操作。第三，通過云計算技術可實現檔案信息資源共享，從而促進高校檔案信息化建設中的數字化檔案利用環節，提高了高校檔案的利用效率。建設云計算平臺，可以將分散在高校各個部門、角落的檔案信息資源有機的整合與聯系起來。利用網絡傳輸技術、虛擬化技術可以輕松檔案信息實現在學校范圍內的相互傳輸與轉換，有利于檔案管理者進一步開發出更多的檔案信息資源。利用云計算技術，可以將各類如文字、圖片、視頻、聲音等不同形式的檔案資源加以快速整合分類，從而加快高校檔案信息化進程。云計算使高校檔案信息有范圍的共享變成現實，將最大化的為學校師生、部門、及企事業單位、個人提供更加快捷便利的檔案信息查詢服務。第四，云計算的可靠性給高校檔案信息化建設提供了有力保障。眾所周知，檔案信息的安全保密一直是檔案管理者們非常重視的問題之一，特別是在檔案信息化過程中，大量數字化的檔案信息資源通過網絡技術、計算機技術存儲在服務器中，會存在中毒、惡意攻擊、數據丟失等各種安全威脅。云計算技術將數據資源存儲在云端，無論是日常維護還是軟件更新、都是集中統一在云端進行，這樣可有效防止病毒入侵，抵御外部攻擊。

二、云計算在檔案信息化建設中的問題

云計算技術雖然被應用到了多個領域，并不是所有人都了解云計算，云計算也會為檔案信息化的發展帶來意想不到的后果，在使用和推廣過程中都可能會存在這樣或那樣的問題。畢竟事物都有兩面性，有利的一面會促進事物的發展進步，有害的一面同樣會制約事物的發展。

1.檔案信息資源的安全保密問題。高校檔案資源中有些涉及到很多科研、行政等需要保密或者僅供校內使用的檔案資料，云平臺的建立，使得檔案資源在很大范圍和程度上得以共享，有可能會造成檔案秘密的泄露或者個人隱私的泄露，從而造成學校和個人的損失。無節制的檔案資源共享，會造成十分嚴重的后果，畢竟檔案不同于其它信息資源。因此需要云服務商要對用戶有明確具體的權限劃分，對資源庫的整合方式也要做到更加精確的劃分，這對于云商來說有著很大的難度，因為高校檔案信息資源不僅面向著校內，還為校外及社會服務。

2.云計算應用于檔案信息化領域還處于理論研究階段，沒有多少成功的案例。畢竟云計算技術的推廣和應用也就是近幾年的事情，許多人還沒有接觸到它，市面上可供我們借鑒的優秀應用案例少之又少，大家都處于摸索和探討階段，具體應用到實踐中的也是寥寥無幾。

3.高校檔案工作者不熟悉云計算技術，思想觀念上不太接受。大多數高校檔案工作者都不是科班學計算機與網絡等相關技術的，他們大多文科出身，根本不了解云計算到底是什么？思想上不接受，也就無從談起利用云計算技術來加強檔案信息化工作。因此要為普及云計算的相關知識，讓大家意識到云計算的優勢和作用也是一項艱巨的任務。4.目前還沒有一個完善的“云”體系。所以首先要針對高校的檔案工作的特點，建立完善相應的行業制度和標準，一個行業沒有完善的標準和健全的制度，就沒辦法經受住時代的考驗。其次要完善最基本的軟硬件基礎設施建設，沒有軟硬件作支撐，云計算就僅僅只是一個概念。最后要有第三方監管機制，從而保云計算檔案服務應用平臺的可靠性、安全性、保密性、穩定性。

三、結語

在計算機網絡技術發展的今天，云計算的出現使數據資源得到了最大化的共享與傳輸，徹底改變了傳統的資源存儲、處理及共享模式，打破了信息孤島的現象。形成了一個集信息資源收集、管理、使用、服務等一系列的體系。云計算的出現給各個行業領域都帶來了新的活力，開辟了新的道路。在高校檔案信息化建設中，無論是對檔案的收集整理、處理存儲、還是信息時代的個性化服務，都起著很重要創新意義。盡管在現階段還存在著各種各樣的困難和問題，但筆者相信在不遠的將來，云計算將會為高校檔案信息化建中廣泛應用，這對促進高校的發展也具有著十分深遠的作用。

作者:楊思煒 單位:陜西中醫藥大學

第七篇：高校會計檔案信息化管理探究

檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，是一項基礎性工作，借助檔案，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業的發展，都離不開檔案。高校的會計檔案管理具有一定現實性要求，在高校高速發展的背景下，各類會計檔案資料增多，只有做好檔案管理，才能使檔案作用最大化，進而使高校建設和管理達到高標準和高水平。高校檔案管理的信息化和數字化是提升管理水平的關鍵舉措和必要措施。信息化檔案管理符合當前檔案管理工作需要，信息化應用能夠有效提升檔案管理效率和質量。在內控背景下高校會計檔案信息化管理的研究具有積極的現實意義與價值。

一、高校會計檔案管理現狀

高校會計檔案是直接反映高校運行狀況的載體，是高校實現規范化管理和強化內部控制的關鍵依據和重要支撐。隨著高校信息化和數字化建設工作推進，科研、教學管理呈現出創新優化的發展跡象。傳統固化的會計檔案管理模式已經難以適應當前信息化校園建設的實際要求，不符合學校發展的現實情況。

（一）高校對會計檔案管理缺乏足夠關注與重視

部分高校的會計檔案管理工作不論是管理的規范性和流程的科學性，還是制度體系的完善性都不盡理想。在實際的會計檔案管理工作中，存在檔案無專人保管、無專用檔案室等情況，在實際檔案使用中則出現了檔案查詢規范性不強，查詢效率低等情況。個別財務人員存在粗心大意，認為將會計檔案裝訂成冊、固定擺放好后就完事大吉。對于科學管理和規范管理缺乏足夠重視，而學校財務分管領導和處室負責人對會計檔案也是重使用，輕管理，進而導致高校會計檔案管理工作停滯不前。

（二）檔案管理手段落后，創新性不強

高校會計業務的總量隨著高校的建設和發展日益增加，會計檔案記載著高校投資建設和日常運行管理的收支情況，屬于非常重要的一類原始檔案。而相應的檔案管理手段落后，管理措施創新性不強，導致會計檔案管理處于低效狀態，部分高校保存保管的會計檔案局限于紙質會計憑證和賬簿、資料等，與會計核算相關的部分電子文檔資料保存不到位，繼而限制了會計檔案管理工作的持續創新和優化，使會計檔案管理失去實效性。

（三）會計檔案開發利用不足

高校在會計檔案資源的利用和有效開發方面，更多側重于財務報告編制和財務事項分析上，而使用的主要財務信息和數據都是沒有經過規范整理的數據。相應的財務報表、分析報告、記賬憑證和原始票據憑證等只是簡單地進行了分類管理，而缺乏有效配置，限制了會計檔案的深度開發，不利于高校在后期投資建設和內部控制方面取得突破，會計檔案開發利用的深度和廣度不足。

（四）會計人員素質能力不足

高校的信息化和數字化建設使高校整體運行效率得到明顯提升。在數字化發展大環境下，高校各部門人員都要樹立正確的發展意識，不斷強化個人素質與能力，進而滿足于發展需要。但就實際情況來看，部分高校在人才培養和人才引進方面存在不足之處，會計人員素質能力達不到實際要求，對于會計檔案的科學管理和深度開發利用造成影響。

二、高校會計檔案管理信息化的必要性

高校會計檔案的信息化管理符合當前高校發展的必然需要，有助于高校的規范化建設和制度化建設。高校開展信息化建設能夠實現會計檔案管理的長效化和常態化，使會計檔案管理能夠取得新的突破，進而更好地滿足高校發展的實際需要，同時有助于進一步落實內控管理機制和措施，提升高校管理規范水平。

（一）有助于提升會計管理效能

高校財務檔案管理工作任務重，相關的管理事項多，運用信息化技術能夠全面提升會計檔案管理的整體水平和效率，進而滿足實際的會計管理工作需要。會計管理效能的提升需要技術和制度手段作為依托，信息化可以使會計管理的覆蓋面得到擴大，進而使會計管理達到一個更高水平。會計電算化、會計在線審核、監督等職能的實現，都依托于互聯網平臺，通過信息技術的優化應用，使會計管理不斷取得創新突破。

（二）有利于落實內控措施

實時在線的財務管理能夠使高校內控措施得到具體體現，更好地滿足高校發展過程中的內控工作需求。結合高校的工作實際，通過信息化和數據化管理能夠有效分析高校財務管理的工作事項，通過事項的細化研究，能夠形成必要的管理體系和管理框架，使財務管理工作的規范性得到保障。在線運行使校內審計部門能夠第一時間對違規財務問題進行預警，進而及時修正錯誤，起到防患于未然的作用，構建信息化監管網絡，圍繞內控管理需要實現信息化建設和改革，使內控工作能充分結合信息、數字技術得到全面強化。

（三）有助于控制財務管理成本

高校進一步落實內控背景下的會計管理信息化工作，有助于更好地控制財務管理成本。高校財務管理工作任務重，參與人員多，內控水平高低直接影響著財務工作的規范性和實效性，信息化改造能夠使財務管理成本下降，有效控制高校內部各項管理成本的支出，使高校管理工作能夠保持一個穩定狀態，使管理的價值得到體現?？刂曝攧者\行管理成本符合當前節約辦校的精神要求，信息化技術引進和應用一勞永逸，統一有效規劃，建立起成本優化、效率強化的管理體系，突出管理常態，取得持續效果。

三、高校會計檔案信息化管理措施分析

加強內部控制是提升高校運行管理規范性的關鍵之舉和重要措施之一。在內控背景下高校會計檔案信息化管理面臨一系列問題，改變現階段高校會計檔案信息化存在的效率低、專業性差、管理措施單一等實際問題，需要各方加以努力，既要從制度機制約束方面采取措施，同時也要從檔案信息化管理技術方面取得突破，通過各方合力推動內控背景下高校會計檔案信息化的健康開展。

（一）結合內控要求落實會計檔案信息化管理

高校要結合學校實際情況，強化制度建設，逐步完善相應的機制。在實際的會計檔案管理工作中要突出內控要求的有效落實，圍繞嚴格管理和規范管理，開展會計檔案信息化管理工作。按照規范制度要求，實現會計檔案的定期收集和整理、歸檔，通過信息化改造，使會計檔案能夠實現信息數字化管理，提高會計檔案管理的實效性。隨著高校內控要求的日益提升，會計檔案的查檔率和使用率日益提升，信息化后的會計檔案更利于相關部門進行檔案的查詢和核對，有利于對財務程序和會計制度落實情況進行監管，使高校會計管理工作能夠保持常態和長效。

（二）打造信息化平臺推行在線管理等管理新措施

高校的數字化建設，使數字校園普及率達到一個新的高度。在互聯網時代，高校內控工作面臨新的問題，如果內控工作不能延伸到信息化平臺之上，那么內控價值與作用就無從談起。高校要加快打造信息化平臺，推動財務管理的信息化建設工作，通過打造符合高校實際特點的信息化平臺，使會計檔案在線管理等新的管理措施得到運用。在信息化平臺當中加設會計檔案管理模塊，提升會計檔案查詢調取速度，同時留存管理痕跡和管理軌跡，通過信息化建設和數字化運行保障會計檔案的實效性，使會計檔案管理工作取得持續突破。

（三）加強數字化工作落實會計檔案管理責任

內控管理從本質來講就是責任化管理和職責化管理，高校會計檔案管理的內控基本要求在于崗位責任明確、管理流程規范。在數字化應用大趨勢下，大量數字化會計檔案涌現，使會計檔案管理流程出現變化，急需加以優化和調整。會計人員的崗位職責中應加入相應內容，將紙質會計檔案電子化和數字化作為基本職責之一，強化其崗位技能，使會計人員能夠在電子記賬過程中，進行原始憑證的復制和掃描，使紙質憑證成為電子化數據，同時要設置相應的數字化會計檔案編目，逐漸實現紙質會計檔案和電子版檔案的同步收集整理。四、結束語加強高校會計檔案信息化建設符合當前高校發展的實際情況，與高校整體建設要求相吻合。在內控環境下高校會計檔案信息化管理面臨一系列新問題，有效實現機制的構建和信息化平臺的打造，逐步強化和落實數字化工作已經成為會計檔案管理的關鍵舉措.

作者:歐博溫 單位:中國地質大學

第八篇：高校后勤檔案信息化管理研究

一、大數據背景下高校后勤檔案管理工作新的特點

大數據統計分析應用技術是對量級數據流進行集中的統計分析處理，特別是針對多元化的數據源，非結構化數據越來越多，通過清洗，整理，篩選轉化為結構數據。當數據流量達到規模，可以通過更多的數據達到更加真實、全面的反饋。大數據信息技術的應用，改變了檔案管理的傳統管理理念，同時也促進高校后勤工作者對信息數據資源的利用方式和加強后勤檔案管理信息化建設的認識觀念得以增強。對后勤檔案管理的數字技術手段應用和提升也提出了新的要求。在高校后勤推動信息化建設的過程中，高校后勤各個業務服務保障部門都開發了相應的業務系統，這些業務數據產生的終端數據量和類型發生了變化，也使得高校后勤檔案管理工作呈現了新的特點。

(一)形成電子檔案的數據量逐漸增大

高校后勤檔案由后勤保障部門在各項服務保障工作中的原始信息數據形成。后勤各個部門都依據本部門的業務內容建立相應的業務系統，如節能維修系統、庫房管理系統、安防管理系統等。按照大數據技術應用的標準，這些業務系統產生數據文件、流媒體文件、圖片文件都屬于后勤檔案收集范圍，具有很高的保存、利用價值。目前，各類服務保障項目的增加、驗收流程的嚴謹，使得數據保存的作用和價值愈發凸顯，加強“痕跡管理”直接導致了巨大的數據量。不僅如此，電子檔案數據還包括文件本身的數字轉化，通過人工方式生成新的數據類型也成為主要的數據增長來源。

(二)后勤檔案數據類型多源異構

高校后勤檔案涉及后勤行政管理、財務管理、工程管理等多項服務保障項目，檔案數據囊括辦公文件、項目合同、宣傳資料等，各個業務管理系統也產生不同類型的數據檔案，形成非結構化數據、半結構化數據、結構化數據共同存在、交叉聯系的現象，造成了檔案數據多源異構的新特點。

(三)后勤檔案的利用需求更加多樣化

大數據的應用背景下，高校后勤各個部門的業務系統不僅是是數據的產生者，同時也是數據的利用者。在利用檔案數據方面涉及后勤制度建設、文化建設等方面的工作。后勤利用統計后的大數據進行分析學校師生對后勤服務保障的需求、滿意度，作為不斷改善、提升后勤服務保障工作的依據;同時高校后勤的功能較傳統后勤有了更加豐富的內容，后勤社會化程度不斷提高對后勤文化建設也提出了更高的要求，后勤內涵建設、文化宣傳活動產生的流媒體資料、圖片資料、特色資料檔案也在不斷增多。因此，后勤檔案的利用手段、方式也隨著需求的豐富變得更加多樣化。

(四)大數據分析提升后勤檔案利用價值

高校后勤檔案是后勤一線服務保障工作最直接、最真實的信息記錄，并且在推動后勤檔案信息化管理向大數據技術應用過渡的進程中，各個服務保障業務產生的各種中間數據、重點數據均有其利用價值。因此，利用大數據統計分析功能對不同業務系統、工作過程產生的大量初級的、多樣的、碎片化的數據進行深入地分析挖掘，才能真正激發后勤檔案的寶貴利用價值。

二、大數據背景下高校后勤檔案信息化管理面臨的問題

隨著大數據、云計算技術的應用，特別是后勤社會化改革的需要，也對高校檔案信息化管理提出了更高的要求。但是，受到檔案收集、整理、歸納的傳統方式影響和缺乏信息化技術應用的限制，后勤檔案管理仍停留在對紙質檔案的初級管理層次，尚存在以下幾個問題:

(一)后勤檔案管理方式傳統粗放，檔案信息決策功能受到限制

目前，后勤檔案管理缺乏對檔案中記錄的各類數據進行深層次地統計、分析，忽視對各類分散信息的整理，缺乏對大數據環境下動態數據流的前端控制和全程管理的能力，使檔案管理整體結構不合理，容易導致重要信息資料的價值被忽視，無法充分發揮后勤檔案在服務保障項目推進過程中的指導作用，制約了利用檔案中的信息資料開展推動服務保障工作的決策作用。

(二)檔案信息化管理機制建設不健全，缺乏制度依據

高校后勤檔案管理主要依靠兼職人員進行管理，缺乏相應的統一管理機制，后勤檔案管理的制度建設還需完善。由于后勤檔案管理組織的缺失和機制建設不完善，直接造成后勤各類檔案管理工作相對滯后，檔案的保管、保密等工作都沒有相關的制度參照執行，容易造成資料流失，嚴重影響檔案應用效率。

(三)后勤檔案信息管理風險增加，存在安全漏洞

信息技術的推廣和應用，增加了后勤檔案信息化管理工作的風險，直接給信息安全帶來隱患。目前后勤檔案管理主要人員屬于兼職，由于工作量大，工作內容繁瑣，因此容易忽略檔案信息安全管理。同時由于管理人員信息化技術水平的限制，對信息安全的管理存在不足，易造成檔案信息的丟失或泄露。

(四)后勤信息檔案信息化技術應用率低，容易形成“信息孤島”

在大數據信息技術應用背景下時代下，復雜多樣的數據類型和存儲格式使電子檔案文件的統一收集難度增加，同時對檔案利用的方式過于傳統，缺乏多元化的利用手段，容易使各類檔案形成“信息孤島”，難以發揮其真正的信息支持功能。

三、大數據背景下高校后勤檔案信息化管理的工作思路

針對目前高校后勤檔案信息化管理存在的問題，在大數據背景下，尚無法完全體現后勤檔案的利用價值，實現檔案的有效管理。因此，高校后勤需要通過設計建設檔案信息化管理平臺，并推動應用大數據統計分析技術與檔案信息化管理工作相結合，實現數字化管理方式，進一步推進高校后勤檔案信息化管理工作改革。

(一)樹立后勤檔案大數據信息化管理工作理念，為數字化管理奠定管理基礎

要利用大數據信息化技術充分實現高校后勤檔案利用價值，必須轉變高校后勤“重藏輕用”的管理觀念。明確建立檔案數字化管理是必要手段，實現數據決策支持才是檔案管理工作的最終目的。通過創新建立相應的信息化管理機制，才能更好地發揮大數據技術在檔案信息化管理中的作用。

(二)建立高校后勤檔案大數據信息化管理工作機制，確保管理工作規范、安全、高效

伴隨高校后勤大數據信息管理工作的推進，應及時建立配套的管理制度，明確檔案收集、處理、使用的工作標準和管理責任，通過制度建設規范后勤檔案管理工作。在建立完善制度的同時，明確細化檔案管理工作的具體要求，配合檔案大數據管理建設需求，確保后勤檔案數字化管理工作實現精細化、規范化。并通過制度規范做好檔案使用要求和保密制度，保證后勤檔案安全管理，實現數據高效利用。

(三)建立高質量的檔案管理人才隊伍，提高檔案數字化管理工作效率

目前高校后勤檔案管理工作主要由后勤內部的非專業或兼職人員進行管理。這些人員缺乏專業的檔案管理知識，數字化、信息化管理技術的掌握和使用也受到學歷、年齡的限制，極大地影響了檔案管理工作效率。因此，在大數據技術背景下，要建立專業的檔案信息化管理隊伍。通過引進專業人員或加強本單位專業人才培養，培養和提高管理人員的專業技術能力和綜合管理水平。同時，還要全面加強檔案管理人員的職業素養，從安全意識、信息風險意識以及保密意識等，提高檔案管理工作人員的責任感，優化管理人員內部結構，有效提高后勤檔案管理工作效率。

作者:呂麗華 于濤 單位:天津職業大學

第九篇：高校人事檔案信息化管理探究

隨著社會的不斷發展，信息化時代的來臨使得許多原有發展思路不能滿足當前所需。高校人事檔案是高校重要的信息資源，在對其管理發展的過程中，也要打破傳統模式，在信息時代特有的背景環境中探索出更符合高校人事管理檔案規律的新方向，使高校人事管理檔案工作不斷進步。

一、信息化時代為高校人事檔案管理帶來機遇

(一)加速了高校人事制度改革步伐。當前，我國高校的用人制度逐漸從“終生制”向“聘用制”邁進，“鐵飯碗”的時代在高校用人歷史中終將退去。在這個轉變過程中，高校人事檔案管理部門會通過運用信息化工具，幫助其更快速地完成人才流動，保證高校在人事管理上的工作效率。具體來說，高校人事管理部門通過網絡等信息手段，能夠更方便地查詢到更多可用人才，在進行人才的篩選上更加快捷，然后從人才服務相關網站將人才信息下載保存，在人才使用過程中不斷將其信息通過網絡進行完善，在整個過程中，高校人事管理部門不僅能夠更有效率地完成任務，對于人才的監管更加有保障，這種信息化管理無形中加速了高校人事制度改革步伐，推動了“聘用制”時代的來臨。

(二)提高了工作人員業務水平與工作效率。高校中傳統的人事檔案管理工作主要是進行實體檔案管理，工作人員要花費許多時間來將各類檔案分門別類整編，在檔案信息的檢索方面，工作人員需要將所需資料先通過分類目錄找到記錄，再根據記錄去檔案庫房內找到其實體檔案，這一系列工作使得工作人員耗費的人力物力眾多，工作效率卻比較低。如果我們將信息化管理的思路與相關技術引進高校人事檔案管理工作中，那么工作人員的工作效率將大大提高。我們運用校園網將所有檔案通過網絡進行錄入，這一次的錄入可以反復進行資源共享，工作人員在進行各種查閱、完善工作時將不會耗費任何體力和腦力，在進行各項數據統計時，利用網絡信息就可以迅速產生結果，無需人工操作，省時省力。除此之外，人事檔案信息化管理能夠幫助工作人員節省出更多的時間，利用這些時間可以去進行業務能力的提高和專業知識的再學習，信息化的技術和管理將工作人員解放出來，讓他們的能力得以進一步提高。

(三)便于紙質檔案的維護。紙質檔案具有易被破壞、不易保存的缺點，高校許多評議活動中需要對各種檔案反復拆裝、翻閱，所以，在人事檔案發展的過程中，怎樣能將這些寶貴信息資源更好地保護起來也是一個難點。信息化時代的來臨使得人與這些紙質檔案的接觸變少了，通過無紙化操作能夠讓這些紙質檔案更長久地得以保存。

二、當前高校人事檔案信息化管理存在的問題

我們看到，將高校人事檔案管理工作進行信息化管理具備多重優勢，但根據目前各高校對于信息化管理人事檔案的現狀來看，仍存在一些問題。

(一)服務觀念的缺乏。對于一項新技術的引入，通常由于認識上的不足被首先否認。當前，我國各高校在利用信息化管理模式上仍不能打破傳統思維，高校人事檔案管理工作仍處在“輕利用，重保管”的舊有模式，而一些檔案管理工作人員對于怎樣能夠更好地提高工作效率服務大眾的意識較為缺乏，他們不能夠克服自身在檔案管理工作中的惰性，過分追求安逸，不符合信息化時代的服務要求。

(二)管理人員素質有待提高。信息化時代下的各項管理工作，均需要對其技術有很高的駕馭能力。傳統高校人事管理工作者主要是依靠自身手工勞動對檔案進行管理，但在今天，信息化時代各項技術日新月異，檔案管理工作者不僅需要對固有知識的了解，對于各項新技術的快速掌握也是對其素質的極大考驗，例如計算機網絡操作、自動化技術等，都需要在崗位上不斷學習，對于高校人事管理工作中所引進的先進設備和先進技術，當前許多管理人員不能夠很好地進行操作，阻礙了人事檔案信息化管理的推動進程。

(三)制度化管理的不足。高校人事檔案管理需要進行制度化的管理，而在信息時代條件下，我們尚未能很好地根據當前信息化管理的相關特性來完善更新相關制度，各項信息化操作仍處在不規范、不協調狀態，相關制度維持在原有的傳統模式下，不能夠更好地推動高校人事檔案管理信息化發展。

三、高校人事檔案信息化管理未來發展

信息化時代的來臨使得未來高校在進行人事檔案管理工作中采取信息化管理成為必然趨勢，面對這樣的趨勢，近些年高校在進行人事檔案管理工作時取得一定成效，但與理想狀態中的信息化管理仍存在不小差距。在未來的發展過程中，應采取各種有效措施，幫助高校在進行人事檔案管理工作中不斷向信息化方向發展，使各種信息化技術、資源得以充分利用，這樣才能更好地為高校檔案管理工作服務。

(一)樹立正確的管理理念。當前信息時代下的信息交換、流通，已不是過去時代中的那么封閉保守，我們對于信息的流通應抱有積極對待的理念。當今市場競爭激烈，誰能夠有效抓住可利用信息，成為一個企業或者個人成功的有利因素，所以，我們應該轉變思想觀念，對信息管理樹立正確的態度。在當前社會中應一分為二地看待人事檔案保密性強這個固有觀念，對于一些具有保密特性的信息當然繼續將其處在保密狀態，但是對于一些可以利用的信息資源就要主動開發利用，對這類信息的管理采取積極開放的理念。在當前，高校人才相互流動頻繁，固有的人事管理制度顯然不能滿足人才與用人單位的雙向需求。

(二)提高高校人事檔案管理規范標準。信息化時代中的各項操作需要具有嚴格的標準和嚴謹的態度，所以在信息化管理的當前，需要不斷提高管理規范的標準。人事檔案規范化管理即根據人事、組織、勞動等部門的具體要求，系統、科學、動態地管理人事檔案，高校人事檔案管理同樣符合這樣的要求，我們不僅要在進行信息化管理過程中符合相關法律規定及標準，更要根據具體情況，在發展過程中提高人事檔案管理工作的標準。

(三)提高管理人員的綜合素質。作為高校人事檔案信息化管理的操作者，工作人員的綜合素質對于其建設具有舉足輕重的作用，在未來發展的目標就是要建成一支綜合素質較高的專業團隊，為日后的更好工作打下堅實基礎。一是要對從事高校人事檔案管理工作的工作團隊進行專業技術素質的培訓，使其能夠不斷掌握最新的技術，并能很好地應用于現實工作中。二是要提高其服務意識，讓他們在工作中更積極主動，更好地為學校人事工作開展服務。三是高校人事管理工作人員也要具備良好的思想道德水準。人事檔案管理是一項嚴肅的保密性工作，對其工作質量有著很高的要求，因此，管理人員需要在崗位中自覺用道德行為規范約束自身行為，不斷提高自身思想道德水準。我國高校人事檔案管理工作正在向信息化邁進，但通過觀察不難發現，我們仍處于較為落后的階段，隨著科技的不斷發展，各種信息化手段終將代替傳統模式，面對信息化時代來臨給高校人事檔案管理帶來的機遇與挑戰，我們有理由相信，只要不斷在實踐中探索，找到更符合我國高校人事檔案發展的規律，就必然會將該事業帶向新的發展境界，使高校在人事檔案管理中不斷提高效率，更好地推動高校人事檔案管理事業向前邁進。

作者:婁楠 單位:北華大學