街道檔案信息化管理研究

導語：街道檔案信息化管理研究一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著現代信息技術的發展，街道辦事正在從信息化潮流的驅使下由傳統的單一工作職能向多元化方向發展。這里的多元化不僅指工作范圍的多元化，更是指工作能力的多元化，即除了要掌握傳統的檔案管理技能之外，還要運用現代化信息手段來武裝自己，用先進的科技手段來豐富檔案管理方式，以此實現檔案管理的有效性。

關鍵詞：街道辦事處；檔案管理；信息化；現狀

街道辦事處作為城市行政管理體制中的基礎管理層，其與人民群眾的關系最為密切，承擔著最接地氣的工作任務，其檔案管理就是其整體工作的基礎。但是，越來越多的檔案信息如同一座大山一樣壓在街道辦事處檔案管理人員的身上，有限的人力資源無法有效進行檔案管理，此時就需要借助信息化的優勢來彌補當前管理工作的額不足，提高其管理水平[1]。

一、街道辦事處檔案管理現狀

街道辦事處作為民間最為基層的管理組織，其不僅承擔著多方面的職能，其工作范圍也愈加廣泛，在這一定程度上使得他們所需要收集、整理的檔案資料逐漸增多，而且這些檔案資料的類型、內容趨向多樣、復雜，涉及到大量的民生、民情問題。在傳統的街道辦事處檔案管理中，有限的人力資源是無法收集到更多的信息的，而且其工作人員在繁多的檔案信息中只是將其作為文書檔案來處理，所收集的信息不完善、管理工作不到位造成檔案結構單一、容易遺失等問題。從根本上來說，造成以上問題的原因主要有兩個：一是缺乏集約性的管理體系，街道辦事處各個部門各自為政，在平時的工作開展中只堅守在自己的工作崗位，所掌握的信息不會與其他部門共享，造成信息流通停滯甚至多部門保留同一信息等問題，在有需要的時候，有些部門不愿甚至浪費大量的時間才會調動已收集到的信息，信息共享滯后。二是當前街道辦事處工作人員的專業素質有待加強，有些工作人員對自身的工作不重視，甚至不熟悉自己的工作內容，在較為棘手的檔案管理中，不知從而下手，對所收集的檔案沒有敏銳的價值判斷能力，只是機械地收集、整理信息。而且其在信息收集到整理這一過程中，無論是文件的起草、修改，還是定稿的整理、歸檔等都是以手寫為主，這嚴重限制了辦事處的工作效率和信息共享效率[2]。

二、街道辦檔案信息化管理的優越性

（一）方便快捷。正如上文所提及的，街道辦事處個部門嚴格遵循自己的職權分工，相互之間缺乏溝通交流，且以手工書寫為主來整理檔案，這嚴重限制其辦事效率。無論是在街道建設中形成的還是街道服務工作中形成的文件材料，都需要利用現代信息技術建立系統化檔案數據庫，將所各個部門所搜集到的信息整合到該數據庫中，實現信息共享。各部門有權利“自由”訪問該數據庫，只要登記、登錄該數據庫便可查閱、調閱有關信息，以此滿足辦公人員和人民群眾的需要。與此同時，街道辦事處還可以借助現代信息技術的分類軟件，對所搜集到的信息、檔案等進行分類，如此可以減少人力、時間的浪費，快捷地搜集自己所需要的信息[3]。（二）安全可靠。傳統的紙質版檔案隨著時間的流逝和數據更新，或多或少會出現遺漏，檔案丟失屢見不鮮。利用信息手段來管理檔案，可以借助網絡強大的云系統來儲存信息，并采取相應的訪問控制策略、信息加密策略等來保證檔案信息的安全。

三、提高街道辦事處檔案管理信息化的途徑

（一）實現管理手段現代化。檔案管理現代化的實現可以說是一盤棋，系統、科學的檔案管理規劃必不可少，要想搞好檔案管理現代化，首先要建立規范的管理制度，按照國家相關標準來制定檔案管理制度，確保數字檔案資源格式、內容等的統一，建立規范化的檔案形式。（二）做好檔案編研工作。從對當前街道辦事處的檔案管理開展情況的調查我們可以發現，規范的編研機構還為數不多，甚至有些地區就沒有該機構，這在一定程度上限制了檔案管理信息化的而發展。由此，街道辦事處需要建立規范的編研機構，嚴格按照檔案編研規則要求，將人們群眾的需求作為工作的中心，對所搜集到的檔案信息進行選材、甄別?？甲C、加工、處理等，借助網絡渠道將不同的分散的內容按照需求有序地編制起來，以此實現檔案整理工作的有序發展。（三）加強管理意識。在上文曾提到，有些寄到辦事處的檔案管理人員不清楚自己的職權所在，工作懈怠成為一種常態。此時，就需要利用現代信息技術對這些人員進行專業化的培訓，既要對其網絡操作技術進行培養，還要對其檔案管理技能、方法等進行培訓，使其能借助豐富的網絡資源來，涉獵更多的專業知識，豐富自身的專業素養，以此提高其工作技能?？傊?，在街道辦事處檔案管理工作開展中，要充分利用現代信息技術技術的優勢，建立檔案管理系統、分類系統等，實現信息共享，方便信息的調閱。同時還要借助信息技術來對從業人員進行培訓，在提高其計算機操作水平的基礎上，提高其檔案管理水平，以此彌補傳統檔案管理工作開展的不足。

參考文獻

[1]黃文瓊.基層街道辦事處檔案管理信息化建設[J].“決策論壇——決策理論與方法研究學術研討會”論文集(下),2016,(11):149.

[2]林俊.轉變工作思路提高管理效率——淺談街道辦事處的檔案管理工作[J].辦公室業務,2016,(22):130-130.

作者:董海燕 單位:吉林省長春市雙陽區云山街道辦事處