大數據時代檔案信息化建設

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一、當前企業檔案信息化建設存在的問題

（一）整體規劃不夠完善。一些企業一味地盲求所謂的現代化建設，過分夸大信息化，在實施檔案信息化管理工作時，并未根據企業發展的真實狀況，科學恰當地構建檔案信息化體系。在工作過程中既沒有做好前端的管理控制工作，也無法保障各項業務體系的有效承接，進而很難達成對檔案匯集的全程化監管，致使所謂的檔案信息化建設秀而不實，無法真正發揮有效的作用。此種狀況下，也會在不同程度上影響企業的工作質量和效率，給企業造成不小的經濟虧損。（二）缺乏科學的信息化標準。伴隨信息技術的不斷發展，大部分企業針對檔案管理事務早已開始運用現代化的信息科技，然而就現階段而言，信息化建設依然處于初步發展時期，遠未發展成熟，還存在著諸多沒有解決的問題。在企業檔案信息化建設中，還沒有一個統一的標準，管理工作較為隨性，最根本的原因在于企業間的互動與溝通不協調，協作觀念淡薄，資源共享化水平遠遠不夠。于企業內的諸個部門而言，相互之間過于分立，未能于信息化建設過程中構建一個有效的結合體，檔案信息化體系很難充分發揮自身的作用，沒有合理統一的管理準則，沒有準確具體的基本目標，這些都在不同程度上制約著企業檔案信息化建設工作。（三）安全性較低。企業的各項檔案信息，通常囊括了海量的企業機密信息，此類信息若是不小心流出將導致企業經營信息泄漏，將給企業帶來不可預估的安全隱患和財產損失。就現時期而言，一些企業的檔案管理者缺乏強烈的安全觀念，未能落實好企業檔案信息的安全防護工作，導致檔案管理系統容易遭到一些違法分子的惡意攻擊竊取，引起機密信息的泄漏，這于企業來說是不小的沖擊。

二、大數據時代企業檔案信息化建設的具體措施

（一）優化企業檔案信息化管理系統。其一，企業應當結合自身現實運營狀況強化檔案信息化管理工作，構建完善的企業檔案信息化管理系統，擬定具體明細的管理宗旨和監管程序。其二，應當及時主動地運用優秀的互聯網科技，逐步優化檔案信息資源庫，踴躍研發相應的技術軟件，做好資源庫的完善革新工作，與此同時，還需要構建完整高效的檔案信息化管理機制，對企業諸項檔案數據信息實行聯合性的監管。其三，依照企業的真實訴求，合理購置信息資源庫及檔案信息管理體系，增強有關軟件、程序的管理性能，提升檔案數據搜索、查找的效力，為有效地運用企業檔案信息資源提供優良的保障。（二）構建高素質的人才隊伍。促進企業的諸項檔案數據蛻化為重要情報信息的一項不可或缺的前提便是要具備一支優秀的企業檔案信息化人才隊伍，由最初始化的數據逐步升華為有用情報信息的歷程中，諸項信息間的相關性已并非僅僅是技術層面的課題了，很多相關信息唯有依靠經營、管理、銷售等領域的專業人才方能辨別。由此可見，檔案管理工作需要依靠掌握各領域知識的綜合性人才，可以從下面兩個角度來進行研討：其一，借助同高校合作的形式培育優秀的人才。各高校是各領域人才輸送的最重要通道，依靠同高校合作專向培育高素質的檔案信息化工作人員。其二，借助各式各樣的培訓來提高員工的綜合素質，企業應當定期按照規劃方案，指向性明確地面向企業內所有現役的檔案管理員工開展專業化的活動培訓。大數據背景下的檔案管理工作迎來了諸多全新的挑戰，因此除了需要強化工作人員的計算機操作技能、數字化技術應用能力，還應當強化對于政府方針政策、法律規定、企業運營程序等內容的研習，全面提升從業人員的各項素質。（三）嚴格擬定檔案信息化建設的詳細標準。在開展檔案信息管理工作時，針對大量檔案信息資料的整合、保存、交接等工作應當制定統一有效的規定，精準地把握好檔案信息管理的詳細秩序和方式。同時，還應當重視電子檔案的開發和經管，嚴格管控好檔案信息的搜集和整理準則，抓好遴選工作，對企業檔案信息進行統一管理。除此以外，還應當大力推動企業檔案信息化技術的標準化應用，制定詳細明晰的軟、硬件設備應用的標準，增加有關資源的使用率，強化企業檔案信息化建設的整體水平。（四）提升安全觀念，強化安全管理工作。為了確保企業檔案管理工作的安全性能，企業應當對檔案資料與數據信息的訪問權限實行嚴密性的管控，未經許可不允許沒有關聯的移動設備同企業檔案管理設備連接，及時更新和維護各種管理系統、殺毒軟件，減少被違法人員乘隙而入的概率，同時構建完善的企業內互聯網系統，同外部網絡分立開來，以此來確保檔案信息的保密性。

三、結語

由以上分析可知，現階段的企業檔案信息化建設依然存在著一些不可忽視的問題，各企業必須從自身實際出發，運用行之有效的手段逐步完善自身的檔案信息化體系，提高經營管理效率。

【參考文獻】

[1]李艷平.大數據環境下檔案信息化建設的思考[J].企業改革與管理,2017(17).

[2]邱麗琴.試析大數據時代的企業檔案信息化建設[J].辦公室業務,2017(13).

作者:陳翠英 單位:大慶石油管理局鉆探工程公司鉆井三公司鉆井技術服務分公司檔案室