檔案信息化建設困境及對策

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山東黃河檔案信息化建設面臨的困境及對策淺析近年來，水利檔案規范化管理綜合評估工作的開展，為山東黃河檔案事業發展提供了難得的發展機遇。檔案信息化是水利檔案工作規范化管理的重要指標，是推動檔案管理可持續發展的關鍵環節，是提高檔案服務水平的必由之路，山東黃河檔案信息化建設勢在必行。對照《水利檔案工作規范化管理綜合評估標準》，山東黃河檔案信息化建設仍然處在一個較低的水平，各種現實問題限制著檔案信息化的發展，亟待分析解決。

一、山東黃河檔案信息化建設面臨的困境

（一）各種管理軟件系統之間不兼容。目前，山東黃河河務局局機關使用的飛揚檔案軟件管理系統與電子政務系統是兩套獨立的系統，在電子政務系統里有檔案查詢窗口與飛揚檔案軟件系統掛接。電子政務系統上公文辦結完成后，生成不可修改的CEBX格式文件，不可修改的電子文件每年按部門、發文字號分類拷貝成一個光盤存到檔案室，網上流轉的電子文件打印三份紙質文件進行傳統歸檔。紙質文件整理為檔案后，保管期限劃分為永久、30年的檔案全文掃描、掛接上網，供全局職工查閱。此種做法的弊端在于電子政務系統生成的電子文件無法根據檔案管理系統提供的接口和數據庫表，生成相關打包代碼自動進入到檔案管理系統，電子文件無法做到隨生成、隨歸檔，歸檔文件需重新全文掃描，增大了工作量，檔案管理系統的預歸檔管理功能不能有效利用。（二）檔案信息化建設發展不平衡。全局所屬8個市局的檔案信息化建設逐步向檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化邁進，已經取得了顯著成績。但是，由于諸多原因，30個縣區局的檔案信息化發展不平衡，部分縣局的檔案信息化建設基本未能啟動，有的縣局計算機等現代辦公設備缺乏；有的雖然有檔案管理軟件，但也只錄入了極少部分檔案卷內目錄，檔案全文掃描尚未進行，查閱檔案一直靠傳統的手工操作，服務效率和服務水平相對較為低下。（三）檔案管理軟件各自為政。長期以來，基層單位電子公文歸檔與管理處于混亂狀態，局屬各單位有的是購買現成的檔案管理軟件，有的是自行開發的檔案管理軟件，還有一些單位仍是單機版，在著錄標準、數據格式上各自為政、不統一，不但為今后全局電子文檔資源遷移、共享與綜合利用、安全保護帶來不便，而且重復、低水平的建設，導致設備硬件的利用率低。（四）檔案管理創新意識不強。各單位檔案管理人員呈現老齡化趨勢，一方面，老檔案員在接受信息化理念和模式方面還存在很多疑慮，難以積極參與進來，甚至出現極力排斥現象；另一方面，年輕一點的檔案管理人員對信息時代與檔案管理之間的關系理解不夠深刻，對檔案信息化抱著無所謂的態度，不能積極創新，嚴重影響了檔案管理現代化。（五）投入不足，信息化基礎設備陳舊。檔案信息化建設需要專業設備與軟件，這些設備與軟件是信息化建設的前提和基礎。由于對檔案信息化建設缺乏正確的認識，基層單位對檔案信息設備和管理軟件工作也就不夠重視，致使部分單位檔案管理硬件設備和配套軟件比較缺乏、更新滯后，檔案管理人員的辦公設備相較于其他部門人員來說相對陳舊和落后，這從一個側面驗證了檔案工作不被重視的程度。

二、推進山東黃河檔案信息化建設的有效途徑

（一）統一規劃，分期實施，避免重復建設。針對山東黃河河務局局屬各單位檔案管理軟件出現的各種問題，按照國家標準，積極開展檔案系列軟件的研發和推廣應用。以省局牽頭，在全局范圍內開發、推廣應用相對統一、符合規范的系列檔案管理軟件，為確保檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。在軟件開發方式上，積極創新管理機制，組織全局檔案系統的技術力量，采取外包、合作等多種形式與軟件公司、大學以及科研等單位開展研發工作。同時，在開發和推廣應用中培養一批年輕的檔案管理人員，成為既懂檔案管理又熟悉信息技術、網絡技術的行家里手。（二）充分利用山東黃河電子政務系統，為檔案信息化的應用和發展提供技術支撐。山東黃河河務局自行研制開發的基于公文流轉的省市縣局三級電子政務系統初步實現了山東河務局辦公業務流程網上辦理，部分重要視頻、圖片資料整理入庫，滿足了公文處理、日常辦公、數據交換、信息獲取、檢索查詢等服務要求，成為山東黃河職工重要的工作平臺。檔案信息化建設是電子政務建設的重要組成部分，數字文檔的歸檔工作是電子公文運行管理的一個重要環節，同時也是傳統意義上文件與檔案相互銜接的關鍵。依托電子政務系統建設，加快檔案信息化基礎設施建設、檔案資源建設，把檔案信息化建設納入當地電子政務中予以落實。升級電子政務系統時要充分考慮檔案管理系統的需求，電子文件辦理完畢后自動發送到檔案管理人員的計算機中，檔案管理人員按檔案管理有關規定進行登記、劃分期限、錄入，上傳文件，充分利用檔案管理軟件的預歸檔模塊，不再需要二次檔案全文掃描、錄入，加快歸檔速度，提高歸檔質量。（三）轉變傳統管理模式，提升檔案服務水平檔案真正的價值在利用，檔案管理部門應當轉變管理觀念，注重檔案價值的開發和利用，加強現代信息技術的應用，以實現檔案信息資源的共享。從以往的“你求我供”的被動服務轉變為網上主。動提供服務，讓職工認識到檔案的重要性和查詢的便捷性，擴大檔案的影響力，爭取更多的政策支持和投入。信息化建設過程中，要對檔案進行深加工，積極主動地對檔案管理的信息進行組織、開發、管理、利用，強化檔案信息的傳播應用，引導用戶正確使用檔案，確保檔案信息的安全性、完整性和可用性，構建新型的檔案信息服務模式。（四）加大經費投入，完善檔案信息化基礎設施。檔案信息化離不開現代化設備的支持，要針對目前檔案管理的客觀實際，爭取領導支持，不斷投入更多的建設經費，有計劃地逐步完善檔案信息化的各項基礎設施，配備網絡設備、服務器、存儲設備、安全設備、數字化加工設備，建設標準化的機房，及時對檔案管理軟件更新升級，加大對檔案管理人員培訓經費的投入，為信息化建設創造良好的條件。（五）加強檔案宣傳，努力提升全體職工檔案意識。檔案宣傳是增進社會了解檔案、支持檔案事業發展的重要措施。一個單位職工檔案意識的高低，直接影響到檔案事業的發展水平。檔案意識提高了，領導及廣大干部職工對檔案的重視程度才會提高，才能切實提高檔案工作的質量，推動檔案管理現代化。但是檔案意識的培養和形成不是一朝一夕可以完成的，檔案工作者要做檔案宣傳的使者，充分利用業務指導、借閱利用、檔案信息資源開發等機會，不失時機地宣傳檔案的重要性。比如查閱信訪、土地確權劃界、河道整治、涵閘設計、堤防管理等方面檔案信息，都是黃河河務局工作中隨時需要的參考資料。要在利用檔案時，從輿論上引導職工重視檔案，擴大檔案影響力，提高職工檔案意識。

總之，隨著機關辦公自動化、電子公文網上傳遞辦理的日漸普及，檔案工作面臨由傳統紙質文檔管理向電子文檔管理和多種載體管理的轉變，加快檔案信息化建設成為一項重要而緊迫的任務，山東黃河檔案工作者的理念和行動都要隨著社會的發展而發展、創新，才能確保山東黃河檔案信息化建設的快速健康發展。

作者:鐘蘭桂 單位:山東黃河河務局