高速公路檔案信息化建設研究

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摘要：現階段國家加大了對公路項目建設投入，這是高速公路企業發展的良好契機，但同時也對高速公路檔案管理提出了更高的要求。高速公路檔案涉及多個方面，作為信息化管理的一部分需要考慮到內部資料的安全問題。相對于傳統的管理方式，信息化管理更具有便捷性，尤其是順應了大數據時代下的信息化潮流。

關鍵詞：高速公路；建設項目；檔案信息化建設

高速公路建設項目檔案在信息化管理上需要多個部門配合，尤其是技術部門的介入可以有效保證信息的安全。同時，在應用軟件程序上的設置可以讓企業內部共享某些檔案信息，達到優化資源的效果。本文對高速公路建設項目檔案信息化管理存在的問題進行分析，了解其中的原因，并提出相應措施。

一、高速公路建設項目檔案信息化建設的意義

高速公路建設項目檔案信息化改變了傳統的檔案保管方式，而是采用信息化模式進行數據的錄入。經過這樣的技術變革，其職能也隨之發生了改變，即從原先的保管部門轉變為服務部門。數字化的儲存方式可以延長檔案保存的年限，尤其是對一些音像資料的儲存而言更加便捷，同時也改變了查閱方式，無需在眾多文獻中一一排查，只需搜索簡單的關鍵詞就可以找到所需的資料，大大提高了辦公效率。

二、高速公路項目檔案建設存在的問題

（一）資金缺乏。在高速公路檔案信息化建設中資金起著重要的支撐作用，這些資金主要應用于硬件配置和軟件安裝以及之后的網絡維護。如今，電子設備更替較快，為了降低檔案管理中存在的安全隱患就要不斷進行產品更新，尤其是防火墻裝置和殺毒軟件要及時進行系統升級。整個信息化檔案的建設不是一次性就可以落實到位的，而是需要后續不斷完善與更新，整個過程都需資金的支持。（二）管理制度滯后。為了更好地促進檔案信息化建設，需要建立一套符合實際要求的管理體系，但實際情況是多數企業沒有規范化管理的意識，有些還是沿用傳統的檔案管理模式，因而在制度上較為滯后。這就導致很多管理問題的出現，同時檔案人員沒有規范化的操作流程，在辦公過程中容易出現很多技術問題，有些還會因為沒有具體工作內容而出現懈怠的情況，這不僅沒有滿足信息化管理的要求，還帶來了一定的阻礙作用，影響了企業的發展[1]。（三）信息化人才欠缺。不少檔案部門一直提倡信息化改革，但都僅限于口號，并未真正落實到實際的工作當中，從而使得現有資源并未進行合理地應用，造成資源的浪費。尤其是在一個相對閉塞的環境下，很多檔案管理人員缺乏信息化意識，這就使人員、技術和信息化設備之間存在斷層，導致未能實現真正意義上的信息化管理。還有些企業為了控制成本，減少應用型人才的使用，也導致同類型問題的出現，其本質結果都是影響到檔案信息化管理進程，大大降低了工作效率。

三、高速公路項目檔案信息化建設的措施

（一）選擇合適的檔案信息化管理系統。不同的高速公路企業對檔案信息化要求也不盡相同，這就需要結合具體情況選擇適宜的管理系統。有些企業會根據投入資金來選擇易操作的、性價比較高的檔案專業管理軟件，比如構建較為簡單的軟件或者是單機版軟件。這樣的軟件偏向于案卷或者是數據庫的建立，對操作性要求不高，可以減少專業人員的配置，有效降低成本的同時還可以提高工作效率，對企業來說性價比較高。此外，也可以使用項目的電子文件存檔，在查閱時可以直接提取。這就要求企業制定一個較為完善的收錄檢查體系，讓檔案管理人員進行規范化操作，確保所收錄的文件真實性和安全性[2]。企業想要實現多種文件的分類整理，進行科學有序的歸納存儲，就要利用電子化管理系統，這需要專業的信息操作人員對網絡進行權限下放，針對不同部門下放的權限也不一樣，從而可以有效保證檔案的安全性。采用這樣的管理系統為查閱文檔提供便利的同時還能提供信息的共享，供企業內部人員使用，這種方式已經應用于很多的高速公路公司并取得了良好的效果。（二）加強檔案管理的安全性。對高速公路項目來說檔案管理處于重要環節，為此需要嚴格按照保密制度執行，尤其是采用信息化方式以后，在極大提高工作效率的同時也會帶來安全隱患，如數據隨意拷貝或更改等，這就需要制定一個合理、科學的安全制度。其做法主要是對數據按照密級程度進行劃分，屬于機密文件的要做到保密處理或者是單獨處理，同時對借閱或歸還相關資料都需要進行登記，這樣便于儲存和今后的使用。在信息化時代，容易遭到某些病毒的侵擾導致文件丟失，這就需要在網絡監控方面加以重視，加強與外網的隔離[3]。此外，在信息化檔案設立之前就需要進行相關文件的構建，尤其是對如何規范化保存要進行科學合理的調研，規避一些問題，在此基礎上構建信息化平臺，以保證電子檔案的安全性。同時，要重視對檔案信息的開發和利用，不斷依據現狀進行調整，尤其是細節問題，諸如格式、時間、內容等的分類，這樣才可以更加規范地存儲檔案。就現階段來說，需要各種管理機制的配合才能更加有效地讓檔案管理人重視自己的工作，可以采用激勵機制，調動員工在檔案管理工作中的積極性，從而避免因人為因素造成的信息損失。（三）做好電子檔案的監控工作。對高速公路電子檔案來說，需要重視其權限內容的歸置，尤其需要有嚴格的審核制度，根據不同管理層或者是人員職能進行科學合理的下放，進而保證機密文件的安全性。檔案管理人員要對電子檔案的拷貝情況進行核實，這需要結合實際情況，保證在自己權限內進行拷貝，但要關注所拷貝的內容是否合理。對于檔案管控工作來說，就是對機密文件的保存和對其他資料信息進行跟蹤，做好監控工作[4]。檔案的信息化建設較為復雜繁瑣，這不是一蹴而就的事情，而是需要不斷地加大投入力度，進行軟件和技術的更新，以確保網絡的安全。在電子檔案建立前就要制定一個詳細的規劃，從制度入手，完善企業的管理措施，這樣可以有效地約束檔案管理人員，確保檔案信息的安全，從而有效地提高企業的工作效率，為信息化發展提供保證。

參考文獻：

[1]朱允彤.湖南省高速公路建設項目檔案信息化管理問題與對策研究[D].湖南大學,2016.

[2]隋穎奇.高速公路項目檔案信息化管理研究[J].黑龍江科學,2016,7(11):120-121.

[3]劉澤珊.數據時代高速公路檔案信息化建設的幾點思考[J].黑龍江史志,2015(9):183.

[4]郭香花.基于項目總控的高速公路建設項目檔案管理信息化研究[J].福建交通科技,2015(1):104-106.

作者:茅敏 單位:廣西交通規劃勘察設計研究院有限公司