高職檔案信息化建設現狀與對策

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摘要：隨著數字化的不斷發展，網絡技術、信息技術不斷融入我們的生活，為我們的生活帶來了諸多的便利。同時，隨著信息技術的不斷發展，檔案信息化已經成為必然的趨勢，為了現在檔案管理的高速發展，檔案信息化已經成為高職檔案管理必不可少的部分。該文通過對高職檔案信息化建設的問題的分析，提出更好的解決方法。

關鍵詞：檔案信息化；必要性；現狀；解決措施

檔案信息化是以計算機網絡技術和現代信息技術為指導手段，以原始檔案為依托，在現代網絡技術、信息技術的指導下，更好地開展檔案收集、管理、應運等的工作。在現代信息技術高速發展的時代，高職檔案信息化建設已經成為高職檔案管理必不可少的部分，高職檔案信息化建設在一定程度上也體現了我們國家的信息化在生活中的應用。因此，檔案信息化建設收到了高度的重視，也盼望其能夠更好地發展，更好地為檔案管理提供更多的信息技術，使得檔案管理更為方便、快捷。

1高職檔案信息化建設的必要性

1）信息化的高速發展是必然的趨勢，信息化的發展必然帶動社會的發展，社會的發展當然也離不開高校的支持，高校的發展帶動社會的發展是人人目睹。，因此，高校的檔案建設自然而然就成為人人都關注的重要環節，每個人都希望提高高職檔案管理的效率。要提高高職檔案管理的效率，高職檔案信息化是必不可少的環節，高職檔案信息化如能很好的應用到高校檔案管理中，提高檔案管理的效率，那么其的價值幾乎可以惠利到整個社會的人。如此看來，高職檔案信息化是必需的了。2）現代的高等教育對信息化提出的更高的要求。新時代的檔案與以往的有巨大的差別，以往的不只是數量少的問題，而且信息也有大量的缺失，根本不能適應現代高校的發展需求。現在高校對檔案建設的要求是：不僅數量加大，而且內容也要更加全面，還要求形式的新穎，而且要將文檔資源共享、文檔調用、文檔收藏、自動歸納等等的技術都要應用進檔案管理。老舊的文檔管理模式對這些新穎的功能根本無從下手，為了適應新時代高校教育對文檔管理的更高要求，高職檔案信息化建設必不可少。3）數字化、信息化的高速發展對檔案管理有了更高的需求。傳統的檔案管理僅僅局限于紙質的形式，眾多的檔案被放置在一起，查詢不方便、管理也不是很方便，尤其是信息技術的高速發展，要求有更大的信息量，紙質的檔案雖然有一定的記載，但是對于信息化時代對信息量的需求，這只能是九牛一毛，而且其都是紙質的，查閱時需要翻閱紙質，有許多的不便之處，不僅浪費時間，可能得到的信息也不會很多，畢竟紙質記載是有限的，但是對于計算機來說，他有巨大的儲存量，輸入方便，保存方便，查閱時更方便，并且省時、省力，還能進行檔案分享等的紙質檔案無法進行的功能。因此，高職信息化建設必不可少，這也是信息技術發展對檔案管理的需求。

2高職檔案信息化建設的現狀

1）高職院校對檔案信息化建設的重視程度不高。高職院校本身就是從中?；蛘呒夹g學院升級而成的，自身的發展水平本身就不高，技術比較落后，檔案信息化建設較為落后，再加上對檔案信息化建設的重要程度沒有一個清醒的認知，或者可能也有投資方面的缺失，沒有足夠的資金導致基本設備不齊全，有的高職院校檔案信息化建設只是為了應付檢查，并沒有從本質上接受，也沒有完全地適應信息化建設。2）大部分高職院校缺乏基本的檔案信息化建設的設備。即使有，也比較落后且安全性也不是很高。有些高職院校的信息設備不齊全，有的基本齊全但是技術相對落后，而且相關技術人員對比也不是完全熟練掌握。因此，可能無法實現資源共享，也無法更好地保存和應用資料，如果高職院校的電腦網絡一旦癱瘓，后果將不堪設想。3）高校缺乏專職管理檔案建設的新型技術人才。由于高校近年來的迅猛發展，其需要管理的資料、檔案也越來越多，但是管理檔案的多是一些年齡大的工作人員或者學歷較低的畢業者，他們本身沒有過高的技術，再加上這又不是太受重視的工作，導致他們的工作熱情度不高，效率低下，對于高校來說，真正炙手可熱的工作并不是檔案的管理，而是從事教學或者研究，所以從事檔案管理的人不是年齡大就是學歷低，而這些人對數據管理、安全信息等的電腦技術十分陌生，很難滿足高校對檔案管理的需求。

3推進高職檔案信息化建設的措施

1）加大對檔案信息化建設的宣傳力度。更新人們的觀念，不該認為檔案管理是低學歷人的工作，應該認識到檔案管理是同高校的教育工作和研究是一樣重要的，不應該歧視檔案管理這樣工作。而且要加強對計算機知識的普及，使人們清楚地意識到，在數字化高速發展的時代，檔案信息化是必不可少的，檔案管理的工作已經發生了巨大的變化，不再局限性紙質的記錄、管理，它要求檔案管理人員能夠熟練操作計算機，掌握計算機檢索和傳輸技術，實現網絡資源共享，不斷與時俱進，積極學習新的技術，適應時代的需求。2）加強高職檔案管理的網絡安全保障。高職院校應當加強對檔案信息的安全的重視程度，通過通信的加密、防病毒等的方式確保檔案信息安全運行，規范檔案信息管理的體制。同時要確保網絡信息訪問網站的安全性，防止病毒的侵入，保證高職檔案網站的安全性。對訪問的網站進行加密，確保其內容的秘密性、安全性。如果可以的話，做到專利專用，更好的保證內容的安全性。3）高職院校應該培養專職的檔案管理人才。加快檔案信息化建設的近程，提高檔案信息化管理的效率。高職院校應該對檔案管理人員進行專門的培訓，使其掌握更專業的技術，更好地做好檔案管理的工作。舉辦網絡信息交流大會，讓專門的檔案管理人員與非專業的人員進行交流，在交流中互相提高，專業人員可以更好地提高自己的工作水平，更高效的完成檔案管理工作。非專業人員可以得到更多的計算機網絡的知識，可以提高大眾的計算機水平。是大眾更好地在計算機高速發展的時代立足。除此之外，可以不定時的進行考試，迫使檔案管理人員去自覺學習新的技術，不落后于時代的發展。對檔案管理人員進行優勢組合，技術者交流工作經驗，共同發展、進步。更好地為檔案建設服務，更好地促進檔案建設的完美發展。4）高職院校應當創新對檔案管理的模式。高職院校應當加大對檔案管理方面的資金投入，積極引進專業的、新穎的設備，確保檔案信息化建設的高速性、自動性，提高檔案建設的效率，并且培養一批專職的技術人才，為檔案建設服務，充分利用現代網絡技術對檔案進行自動分類、自動完善、自動保存的功能，從而提高對現代計算機網絡的應用效率，實現資源的充分利用，加強對檔案的信息化建設，創新對檔案信息的管理模式，使得檔案信息化建設由傳統的紙質建設向辦公室模式、網絡模式發展。真正地做到現代化辦公，真正做到便民、利民，利于人們使用和管理。

4結束語

當代數字化、信息化的高速發展為我們的生活帶來了翻天覆地的變化，我們的生活多了許多的便利，但是在便利的同時，要求我們能夠更好地掌握電腦技術，只有我們對電腦技術有一定的了解，電子化才會為我們帶來更多的便利。同樣面臨巨大挑戰的是高職的檔案信息化建設，只有其結合當今時展的趨勢，不斷改進管理模式，利用高新技術發展自己，才能夠不落后于時代，才能夠真正促進高職檔案信息建設的發展，為大眾的生活帶來更多的便利，期望高職信息管理在改革的道路上越走越遠，真正實現現代化的辦公。

參考文獻：

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作者:程瑞紅 單位:濮陽職業技術學院