新聞檔案信息化管理初探

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[摘要]隨著科學技術的發展，信息化技術在各個領域得到廣泛應用，并為各項工作效率的提升和質量的提高提供了良好的技術支撐。在現階段新聞檔案管理中利用信息化技術進行相關管理工作可以彌補傳統檔案管理工作中的不足。本文就新聞檔案的信息化管理進行簡單的闡述和討論。

[關鍵詞]新聞檔案;信息化技術;檔案管理

新聞檔案管理的特點

1.新聞檔案管理的特定化。在實際工作中，新聞檔案所具有的意義在于記錄真實的歷史事件和人物。在具體的表現形式中主要包括文字、圖像、聲音和視頻等資料，通過不同的信息記錄方式形成了不同類型的新聞檔案。在新聞工作職業素養的要求下，這些不同種類的新聞資料能夠在特定的環境下對真實的歷史事件和人物進行反映和記錄，所以新聞檔案的管理也具有相應的特定化特點。2.新聞檔案在全面性的基礎上突出新聞重點。在當代社會中，新聞內容豐富并且新聞數量巨大，在新聞檔案管理工作中需要對新聞資料進行全面有效的整理和存檔，在管理的過程中需要有針對性地突出重點新聞內容，在保證新聞質量全面有效的同時，突出在一個時間節點中發生的具有重要歷史意義的新聞，一次能夠達到對重點新聞材料的突出。3.新聞檔案歸檔工作也同樣重要。新聞檔案具有及時性和歷史性的性質，新聞檔案形成的周期較短，并且需要不斷更新，在制作的過程中還存在不確定因素的影響,這就要求在實際工作中，需要工作人員對新聞檔案進行及時收集、存檔與備份，并做好相應的歸檔工作。

新聞檔案信息化管理建設的意義

1.提高新聞檔案管理的質量和水平。面對日益艱巨的新聞檔案管理工作，信息化建設可以極大地提升整個管理工作的效率和質量，在工作中將新聞檔案轉化為數字資料既容易儲存，又方便攜帶，同時利用信息技術可以將新聞檔案進行有效分類和多元化處理，依靠計算機信息化技術還可以實現新聞材料遠距離快速傳送。在用戶的信息接收過程中信息化可以更好地保證新聞檔案傳播的質量。依靠信息化技術，可以實現新聞檔案管理的規范化和科學化，并在實際工作中為工作人員提供便利。在新聞檔案管理過程中需要從前端控制到新聞傳播等一系列流程中進行統一有序的管理，在依靠傳統人工管理的環境中，往往由于工作人員的疏忽導致小的差錯，造成日后查閱的不便。利用信息化技術可以從新聞檔案的生產、傳播、儲存等多個環節進行有效控制，可以對新聞檔案的內容質量和傳播質量進行實時監控，對出現的問題及時反饋，便于工作人員及時修正，從而提升新聞檔案管理的整體管理水平。就報社的新聞檔案管理而言，傳統的檔案管理方式需要的庫房容量大、人工多，保存麻煩，所以很多地市級報社新聞檔案都只存有報紙，而且受保管條件的限制，建國初期等年代久遠的報紙已經開始泛黃、變脆，并不適合查閱等二次利用。2.提高新聞檔案的利用率。在實際的新聞工作中往往需要對已存檔的新聞檔案進行查詢和翻閱，傳統保存新聞檔案的方式，雖然建立了一些索引目錄，由于沒有進行信息化處理，需要進行手工操作，不僅效率比較低，而且每次都需要將原件拿出來，這樣不利于檔案的保管儲存。如果已對新聞檔案進行了信息化管理，就可以利用信息技術快速地對整個新聞檔案庫進行索引處理，準確找到相關資料，減少在此過程中對不相關新聞檔案的損害。各個機構在新聞檔案的交流中存在一定差距，這就導致新聞檔案的價值不能很好的發揮出來。在新聞檔案信息化管理的環境下可以更好地對檔案信息進行收集和整理，以此讓新聞檔案的價值最大化，實現新聞檔案在社會性和歷史性等多個層面的有效利用?！　?.增強新聞檔案管理的時效性。由于不同新聞機構和檔案管理部門之間溝通中存在一些問題，以及新聞檔案在實際管理中受技術條件的限制，導致整個新聞檔案在收集和使用中缺乏相應的時效性，這就進一步導致新聞檔案信息的優勢無法集中發揮。因此，信息化管理機制的建設可以在新聞檔案的生產流程中縮短交流周期，從而保證新聞檔案的時效性。在實際工作中，利用信息化技術將新聞檔案的生產與社會動態和社會需要進行有效的結合，可以更好地發揮新聞檔案的實效性。

新聞檔案的信息化管理建設途徑

1.加強信息化建設的基礎設施投入。信息技術在基礎設施更新方面起著決定性作用，因此，其在當代社會中得到廣泛的應用。在工作中要廣泛運用計算機和網絡等信息技術，完善現行的新聞檔案管理框架，根據相關的硬件需求添置計算機設備和互聯網設備，為整個新聞檔案信息化建設提供良好的硬件設備。在此基礎之上還要開發出安全有效的軟件系統，保證新聞檔案儲存的有序和安全，保證新聞檔案可以長期保存，在后期的設備維護和軟件維護中要適當增加資金投入，保證信息化新聞檔案管理平臺工作環境的安全性和有效性。2.加強新聞檔案的數字化管理。在當代信息技術中，利用數據庫技術實現對大量數據的管理可以有效提高數據管理的效果。在新聞檔案的管理中同樣可以建立相應的數據庫。在數據庫中對不同種類的新聞檔案進行分類儲存。依靠數據庫技術可以從多個角度對新聞檔案進行分類。不同于傳統的一維分類模式，在信息數據庫中可以從時間、類別、事件等多個角度進行儲存，以此提高新聞檔案的管理水平。此外，還要對新聞檔案的收集進行及時交流，以便及時更新數據庫，確保數據庫數據的實用性。3.健全新聞檔案信息化管理制度。制度是保證工作質量的主要因素，在新聞檔案的管理中要做到有法可依的工作環境，新聞檔案管理制度的合理性將直接影響到管理工作的實際效果。在多變的當代社會中，社會環境和技術環境的變化對整個行業的影響是很大的，新聞檔案管理制度的信息化建設也需要結合實際的社會環境和信息技術應用能力不斷進行更新和完善，保證在現有管理制度下最大限度地發揮工作人員的技術優勢，提高工作效率，為整個新聞檔案信息化建設作出貢獻。4.更新原有的新聞檔案。在我國的社會發展中，新聞檔案在很長一段時間內曾采用傳統的管理方法，從而導致大量的新聞檔案載體是紙質和膠卷，在信息化建設過程中要對這部分新聞檔案進行數字化處理，以保證其長期有效的儲存。在實際工作中，常常由于管理不善導致紙質文件的丟失或者損壞，而膠卷類檔案往往由于當時的技術和當代社會的發展導致其中的新聞信息丟失，造成無法彌補的損失。更新原有的新聞檔案，要對已損壞的部分進行適當修復，盡量保證一次修復終身可用。在新聞檔案信息化建設中要對相應的文件進行掃描和儲存，并加以備份，以保證其價值。5.提高新聞檔案管理人員的綜合素質。在當代信息化社會中，人們依靠互聯網技術實現信息化生產，并達到相當高的技術水平和生產效果。為適應社會的需求和工作的需要，新聞檔案管理人員的素質也需要不斷提高。在新聞檔案管理信息化建設中要提高工作人員對于信息化管理改革意義的認識，幫助他們在工作中獲得更好的專業技術教育和培訓，提升工作人員的計算機應用水準[3]。各新聞單位應該要有計劃地調整新聞檔案管理人員的年齡結構，依靠科學培訓打造出一支年輕的、具有高素質的新聞檔案管理隊伍，為新聞檔案的管理工作提供堅實基礎，以此保證檔案管理信息化建設工作的順利進行和相關規劃的順利實施。

參考文獻

[1]帥紅.加強新聞傳媒集團的信息資料建設工作的思考[J].新聞傳播,2017(12),54-55.

[2]蔡曉.基于數據庫技術的檔案信息化管理[J].大科技,2017(8),10-11.

[3]王紅霞.“互聯網+”時代新聞檔案管理與創新[J].辦公室業務,2016(7),103.

作者:李正平 單位:衡陽日報社辦公室