基層檔案信息化建設探析

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摘要：本文通過對目前基層檔案管理的現狀進行分析，以及信息化發展趨勢，對信息化在檔案管理中的實際應用進行分析，得出基層檔案信息化建設能夠提高其整體質量和水平的結論。

關鍵詞：基層；檔案管理；信息化管理

目前，由于很多的基層管理者并沒有意識到信息化管理的重要作用，所以在實際開展信息化管理的過程中，還達不到應有的效果，這樣就使得基層檔案管理與信息化管理相結合的工作無法順利開展，造成了極大的經濟損失。

1基層檔案管理現狀

1.1基層檔案管理者缺乏服務意識。隨著社會經濟的快速發展，各行各業之間的服務日益頻繁，尤其是對于基層檔案管理人員來說，在信息化快速發展的今天，必須有現代化的管理思維。但是從目前來看，由于大多數的基層管理人員，對檔案管理方面缺乏足夠的重視，僅僅將基層的檔案管理與信息化管理簡單地結合，這樣的落后思想就很容易導致基層經營管理水平受到限制、工作人員服務觀念淡薄。1.2檔案管理體系不健全。在檔案管理體系發展的過程中，由于基層單位信息化管理執行力度有限，它們往往將主要的精力集中在預算編制方面，而并沒有對預算的落實情況進行全程監督，這樣就導致基層信息化工作管理流于表面。很多基層單位在財務預算編制時，并沒有針對其實際財務活動進行全面的分析，導致預算編制與實際不相符，這會造成基層檔案管理失去應有的作用。另外，在基層檔案配置、使用產出率與業績評價的過程中，很多基層單位由于缺乏科學有效的考核機制和評價體系，造成檔案無法發揮出應有的作用，而結果與實際情況不一致會嚴重打擊員工工作的積極性?；鶎訖n案管理單位在開展工作的過程中，由于相關人員對檔案管理制度了解得不夠深入同時也缺乏重視，沒能夠積極主動地參與到檔案管理之中。1.3基層檔案管理信息化建設落后。在我國基層優化改革的過程中，基層的管理內容更加復雜，如果采用傳統的管理思維和管理方式就很容易導致基層管理與基層發展實際相脫節。此外，在基層檔案管理與信息化管理相結合方面，由于信息化建設不到位，缺乏系統性，這會造成基層的檔案配置沒有進行科學合理的統籌規劃，導致檔案配置比較隨意，造成嚴重的檔案浪費。盡管有的基層開展了信息化建設，也引進了檔案管理與信息化管理相結合的軟件，但是由于大多數的檔案管理與信息化管理相結合軟件都是按照國外的財務軟件及檔案管理軟件進行設計的，所以這就有可能出現檔案管理軟件的運行與基層的發展實際不相匹配的現象。

2基層檔案管理與信息化管理相結合的措施

2.1樹立在建檔案管理與信息化管理相結合的理念。隨著計算機電子信息在在建檔案管理中的應用范圍逐漸擴大，在建檔案管理也必須進行創新，才能保證在建檔案管理的質量得到全面的提高，同時資源及成本也將得到全面控制，所以隨著電子計算機在檔案管理中的快速應用，檔案管理也必須不斷地進行創新，才能提供更好的檔案體驗。在基層實現市場經濟體制轉型的過程中，必須積極適應服務的特點并總結當前基層發展的規律，對自身的經營管理理念進行轉變，增強成本控制意識，樹立在建檔案管理與信息化管理相結合的理念，促進基層的信息化管理目標精細化，同時還必須與時俱進，不斷創新，保證能對基層的發展方向及目標進行綜合的預測。2.2建立和健全檔案管理體系。在檔案管理與信息化管理相結合的過程中，必須設置專門的組織管理機構，成立信息化管理領導小組，保證所有的小組成員都是具有豐富經驗的檔案管理與信息化管理相結合的人員，他們通過專業化的管理機構能夠對檔案管理的各項指標進行全面化的監督，完善檔案流程，保證信息化管理工作效率得到明顯的提升，避免出現財務風險等問題。2.3加強檔案管理的信息化建設。在檔案管理時，基層必須針對自己的財務狀況、檔案配置標準等進行全面的分析和研究，并且也要對未來的財務狀況進行及時的預測。此外，檔案管理與信息化管理相結合還應該認真地尋找適合基層自身發展的預算編制方法，提高預算的整體彈性，保證預算編制有效執行。要加強對計算機主機以及相關設施的防輻射工作，并且設置一定的操作權限，保證各用戶只能夠在應有的權限范圍中使用檔案，如果發現用戶的操作存在一定的危險性必須及時加以阻止。

本文通過對基層檔案管理與信息化管理相結合的精細化預算的應用進行分析，認為其能夠促進基層的經濟效益最大化，保證基層的發展與市場的發展保持一致。所以通過對基層的實際信息化管理進行恰當的分析，我們認為要樹立精細化的信息化管理方式，制訂科學有效的信息化管理制度，保證預算編制更加的科學準確，這樣才能夠促進基層檔案管理的水平得到全面提高。

參考文獻：

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作者:孫曉敏 單位:公主嶺市廣播電視局