學校檔案信息化建設與檔案管理研究

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摘要：在學校日常管理工作的體系中，檔案管理以及檔案建設是其中重要的組成部分，對于學校的發展以及教學任務的開展來說均具有一定的影響作用?？梢哉f，學校檔案管理工作的質量是衡量學校發展狀態的關鍵指標。在日常工作中，負責檔案管理工作的人員一定要擺正自身的工作認知，注重完善自身的工作思路以及工作體系，調整工作理念，以推動檔案管理工作的穩定進行。此外，在信息技術不斷拓展的當前時代，學校的檔案管理人員還應該加強對信息技術的合理應用，以促進學校管理任務的現代化以及信息化發展?；诖?，本文將以煙臺職業學院為例，對如何開展學校檔案管理工作進行分析。

關鍵詞：學校檔案建設；檔案管理；信息化建設；工作研究

在信息技術不斷提升的當前背景下，我國已經順利地進入互聯網時代，并能夠應用信息技術開展一些工作活動以及生活活動，利用其提高自己的工作效率以及生活質量。同時，在教育領域，該種技術的應用也逐漸普及。在一所學校的工作體系中，檔案管理是一份比較重要的工作內容，會對學校的發展形成較大的影響。但是由于學校檔案的復雜程度以及規模比較大，對于檔案工作人員來說，就會形成較大的工作壓力，所以其應該對此進行合理的調整。

1開展檔案信息化建設以及管理的重要意義

首先，在職業院校中，檔案是一個比較重要的資料，其會關乎于整個學校的發展。但是，由于信息量較大，對于檔案管理人員來說會形成較大的工作壓力。因此，在日常工作中，工作人員就可以對信息技術展開合理的應用，通過信息技術對檔案信息進行管理以及錄入，以此提升工作的效率以及質量。其次，在傳統的學校檔案管理工作中，大部分學校會建立實體化的檔案管理辦公室。但是這種模式下，檔案的安全性就會失去保障。因此，在現代化的理念下，工作人員可以結合信息技術利用網絡設備對檔案信息進行存儲，以此對檔案信息的真實性以及私密性形成保障[1]。

2開展檔案信息化建設以及管理的具體途徑

2.1加強人員的學習以及交流。相較于其他學校來說，煙臺職業學院的信息化建設工作開展時間較晚，發展較短，自身具備一定的不足以及劣勢，同時也會與同等級的學校形成較大的差距。因此，在結合信息技術開展檔案管理工作時，煙臺職業學院的負責人員就應該注重調整自身的心態，加強與其他學校之間的溝通以及交流，以此豐富自身的工作經驗。比如，在日常工作中，學校的管理人員可以與其他技術學院的負責人取得溝通，達成合作，推動雙方的共同發展，定期前往對方學院進行實地考察工作，或者也可以共同聘請相關的專業人才開展培訓講座等活動，詳細學習如何利用信息技術開展檔案信息的管理以及建設工作，從根本上保證整體工作的質量以及效率，降低自身與其他學校之間的差距，提升自身的發展實力[2]。同時，在此階段值得注意的是，在開展檔案管理學習以及交流活動的過程中，參與活動的工作人員應定期書寫職業報告以及活動日記，將在活動中經歷過的事情以及學習到的內容記錄下來，作為自己在日后工作中的主要參考，以此有效加強自身的工作能力，為檔案管理工作奠定良好的基礎保障。2.2加強信息建設的投入力度。經過調查分析顯示，在現階段的發展過程中，煙臺職業院校的檔案信息化工作與教學信息化之間存在著較大的差距，換句話說，兩種不同的工作任務并沒有得到全面地落實以及共同的發展。在這種狀態下，不僅檔案管理工作的質量無法得到保障，同時相關工作人員的工作能力以及工作發展也會受到一定的限制。因此，在日常工作開展的過程中，煙臺職業學校的負責人員就應該提升自身的工作素養，做好自己的本職工作，并能夠發揮自己的職業作用，加強檔案信息化發展的投資力度以及建設力度，以此對工作的開展形成穩定的保障[3]。比如，在日常工作中，管理人員可以與其他管理層進行相關會議，就資金的投入比進行重新界定，加強投資，構建完善的信息化工作設備以及工作體系；其次，在日常工作中，管理人員也應該形成正確的工作認知，定期要求檔案管理部門的工作人員上交信息報告，并在報告中詳細描述信息檔案建設的狀況以及流程，加強人員對工作的認知程度以及負責態度，以此保障整體工作的效果。此外，在此階段，學院的管理者也可以進行不定期的抽查工作，以此使得工作人員能夠長期保持認真的態度，從而提升檔案管理工作的整體效率[4]。2.3加強學校檔案網站的建立。就目前所了解的現狀，我們可以確定，在煙臺職業學院中，并沒有專門為檔案工作開設相關的網站，也沒有為學校自身成立相關的局域網絡。這些問題的存在不僅會影響學校檔案工作的開展，同時也會對檔案信息的安全性形成一定的威脅。因此，在日常工作中，煙臺職業院校的管理者就應該加強對信息化檔案工作的推廣力度，促使相關人員形成正確的工作理念，將檔案網站的構建提上日程，以保證檔案信息的安全性以及穩定性[5]。首先，在日常工作中，學?？梢砸筘撠煓n案管理工作的人員結合網絡技術構建相關的網站或者客戶端，并要求學生做好相關的軟件下載以及賬號注冊等工作。當平臺構建完畢，學?？梢越M織學生統一進行信息錄入，并進行密碼創設，以此保證信息的安全性；同時，在此過程中，學校有權向學生索要檔案密碼，以此方便進行檔案修改以及信息錄入等工作，能夠緩解檔案工作人員的工作復雜性以及壓力，促使檔案管理工作效率的提升。其次，在日常工作中，檔案管理人員應為檔案網站或者檔案軟件設立相關的防毒設備以及監管設備，當察覺到有病毒入侵時，應及時對其進行處理，防止其對檔案信息進行修改，造成信息準確性降低的問題。2.4注重提升工作人員的水平。站在工作性質的角度上來說，學校檔案管理工作屬于一種長期性的工作，其會隨著學校的發展而推進，并且學校的發展時間越長，檔案管理的工作量以及工作難度就會越高。所以，在日常工作的過程中，學校以及相關部門的工作人員就需要對此形成高度的關注以及重視，通過提升人員的能力以及其他相關途徑對工作的質量形成保障[6]。前文提及，在煙臺職業學院中，由于之前管理人員并沒有對此形成高度的重視，也沒有對其進行較大力度的資金支持，導致整體檔案工作的信息化發展受到了較大的阻礙。因此，在當前的工作中，學校就需要對此進行調整，同時，為了形成基礎的質量保障，在日常工作中，學?？梢愿咝狡刚埿袠I的相關工作者以及工作人才，邀請其為學校的檔案部分人員進行系統化的培訓以及教育，促使其能夠快速地提升自身的工作能力以及工作水平，促進信息化檔案管理工作的穩定落實。同時，在此過程中，需要注意的是，學院的相關股東成員應定期索要費用清單，明確每一筆支出資金的去向，以此防止部分工作人員惡意提升自身的利益，而對成本進行虛假提升。最后，在日常工作的過程中，學?？梢晕蓪I的人才輔助校內人員構建基礎性的信息化檔案平臺，并將基礎性的內容錄入到平臺中進行保存，將剩余的工作作為訓練內容組織工作人員進行練習，以此鞏固整體的工作質量以及工作效果[7]。2.5強化檔案管理人員的素養。在學校管理工作體系中，檔案管理是其中的關鍵性內容，在檔案管理的體系中，工作人員則是其中的關鍵性內容。工作人員自身的職業素養戶對工作的質量形成直接的影響作用。但是，就現狀分析來看，煙臺職業院校的檔案管理部門工作人員普遍缺乏較高的職業素養以及職業認知，由于自身意識的薄弱，導致檔案的安全性以及準確性會受到嚴重的威脅。因此，在日常工作的過程中，學校就需要對此做出適當的調整，加強自身的管理強度以及注意力。首先，學院應該通知內部的人事部門，提高人員招聘的標準，從根本上解決人員質量不符的問題。比如，在開展招聘工作時，針對未經過專業訓練以及未持有專業技術證書的人才，一律不予通過。符合以上兩點要求的工作人員可以通過初試，然后開始為期三個月的培訓以及考核工作。在這三個月中，學?？梢晕删哂胸S富經驗的老員工進行工作指導，并對其進行職業教育以及學校文化的灌輸，促使人員能夠快速上崗。當派遜工作結束，且人員沒有造成較大問題后，方可正式開展工作[8]。其次，在開展學校檔案管理工作的過程中，學院可以定期組織新老員工進行工作交流會議，鼓勵其匯報自己在某一階段完成的工作，以及在某一階段形成的工作感悟，促進大家相互交流，相互砥礪，以此加強人員的綜合素養。2.6采用先進的云計算的技術。在當前的社會中，大數據的時代已然來臨，在這種時代背景下，云計算技術應開始進入到我國的各行各業中，為各行業的工作人員提供便利以及支持。所以，在開展學校檔案管理工作的過程中，煙臺職業院校的檔案管理人員也應該對此形成關注，將云計算技術與工作進行整合，以推動工作質量的穩定提升?？傮w而言，相較于其他類型的信息技術來說，云計算的應用優勢主要有以下幾點：第一，其自身的應用成本較低。在應用云計算技術的過程中，檔案部門的管理人員可以結合虛擬化的手段對其進行處理，只需要一臺電腦或者一部手機，管理人員就能夠對信息進行檢索甚至是修改；其次云計算技術的應用靈活性較高，在對其進行應用的過程中，檔案管理人員能夠結合自己的需求直接對其進行操作，完成自己的工作；最后，云計算技術下會形成一個龐大的云存儲庫，能夠收集大量的信息以及內容。所以，在開展學校檔案信息管理工作的過程中，管理人員能夠直接地將信息存儲到云存儲庫中，并且不需要其他附加性的操作，能夠有效對其進行管理以及處理。2.7加大學校檔案的服務利用。在檔案管理工作開展的過程中，只有管理人員以及學校內部人員對其形成應有的重視，其自身的作用才能夠得以發揮，信息的安全性以及真實性才能夠得到保障[9]。因此，在信息化的時代中，煙臺職業院校就應該注重推廣檔案信息的應用優勢，鼓勵學校內部的工作人員以及學生對檔案進行最大化的應用以及查閱，以此加強檔案管理工作的穩定推進。首先，對于檔案管理人員自身來說，在開展相關工作時，其需要做好檔案的劃分工作，按照一定的標準以及種類對檔案進行管理，比如學生檔案以及教師檔案、私密檔案以及公開檔案等等。其中針對私密檔案，管理人員應對其進行加密處理，并且嚴格限制能夠對其進行查閱以及修改的人員身份。其次，對于學生以及教師來說，需要在每個學期初以及學期末對自己的檔案內容進行檢查以及修改，及時對其進行完善，以保證檔案的準確性。

3結論

綜上所述，隨著社會的不斷發展，以及信息技術水平的不斷提升，在當前的社會中，應用信息技術開展學校教育以及管理工作，已經成為教育領域慣用的一種教學方式。對于一所學校的發展來說，檔案建設以及管理的工作會對其形成較為直接的影響。所以，在現代化的環境中，學校的管理者就應該意識到信息技術的重要性，并能夠將其與檔案工作進行合理的結合，通過加強資源建設以及人才培養的手段提升信息化建設的質量，以此推動學生以及學校的共同發展。

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[9]郭曉.學校檔案管理在“互聯網+”時代的信息化建設[J].智庫時代,2017(06):45-46.

作者:遲海濤 單位:煙臺職業學院