機關事業單位檔案信息化問題與對策

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檔案管理信息化是一個過程，需要強化領導組織，提供人才、物力等的有力保障，夯實信息化建設的內在條件；通過檔案管理規范體系的完善，全面深化檔案管理信息化，實現數字檔案資源庫的建立。

1機關事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

1.1重視不足。信息化建設重視不足，弱化了工作力度機關事業單位在信息化工作的推進中，應強化領導重視，切實抓好各項工作的開展。但從實際來看，機關事業單位在檔案信息化建設中，缺乏足夠的領導重視，弱化檔案管理信息化的重要性。首先，重視力度不夠，對于信息化建設缺乏正確的認識，導致信息化工作的組織開展，缺乏有力的領導，以及完善的資源配置，嚴重影響了檔案管理信息化建設的全面推進；其次，檔案管理信息化需要升級設備，建立信息化管理系統，這些工作的完成，需要相應資金的投入。因此，資金短缺，也是機關事業單位檔案管理信息化的重要制約因素。1.2資源短缺。數字檔案資源短缺，缺乏規范的信息標準檔案管理信息化的推進，實現了數字檔案資源的建設。但是，機關事業單位檔案資源仍以紙質檔案為主，數字資源比較短缺。首先，數字檔案資源不規范、不統一，對數字檔案資源的歸檔、整理帶來了較大困難；其次，檔案管理信息化缺乏規范的管理標準，以及業務規范，這就導致檔案信息管理系統兼容性、共享性較差，影響檔案數字資源的有效利用；再次，檔案管理信息化建設缺乏科學規劃，信息化工作存在較大的被動性，這也是導致信息化進程緩慢的重要原因。

2機關事業單位檔案信息化建設的對策

2.1提高領導認識，加大檔案信息化建設的領導力度。由于檔案工作出成績較難，使得單位領導重中心工作，輕檔案工作，對檔案信息化建設上認識程度不足。檔案信息化建設是一項多部門配合的工作，需要相關部門的大力配合，需要單位資金的大力支持。為此，1）要提高領導的認識程度，充分認識檔案信息化建設的重要性，增強檔案信息化建設的緊迫感、責任感和使命感。2）要把檔案信息化建設納入本單位本地區的發展規劃，納入機關事業單位財政預算，真正做到領導重視，責任落實，有人抓有人管。3）要調動立檔單位工作積極性和主動性，形成齊抓共管，共同加快檔案信息化建設的工作合力，確保機關事業單位檔案信息化建設整體推進。2.2實現檔案信息化建設無縫對接。統一相關軟件系統、標準，規范數據存貯格式，制定統一的檔案業務操作規范，打通信息資源共享的技術壁壘，整合信息資源，充分利用數據共享平臺。實現目錄、圖文數據庫和電子文件的兼容，實現真正意義上的信息資源共享。要求各單位產生的電子檔案定期向綜合檔案館傳輸移交，實現域內立檔單位和綜合檔案館間電子檔案的無縫鏈接、資源共享，為檔案存儲數字化和利用網絡化提供技術支持。2.3完善檔案管理規范體系，深化信息化建設。檔案管理從紙質管理向數字化管理轉變，需要建立規范的數字管理體系，這是深化信息化建設的工作基礎。在筆者看來，完善檔案管理規范體系，關鍵在于標準化的實現。首先，建立統一的數據庫，實現數字檔案資源的有效歸檔、整理，提高數字檔案資源的科學管理；其次，規范統一標準，完善檔案管理規范體系。新的檔案管理模式，要求轉變思想認識，進一步規范標準，建立起更加兼容、共享的檔案管理信息系統；再次，明確檔案數字化標準、檔案歸檔管理，為機關事業單位檔案管理信息化創設良好的內外條件。2.4逐步規范信息資源管理。機關事業單位檔案管理人員要在電子政務建設的相關文件中，納入政務信息的整理、歸檔等工作。如此一來，有利于對信息資源建設作出宏觀調控，規范信息資源的整理工作，從而形成統一、集中的管理制度，避免出現信息交叉和重復的情況。檔案里集中反映了法規政令實施、人員素質情況、調查研究成果、歷史現在進程等內容，領導在總結經驗、制定計劃、處理問題時，都需要查閱檔案。因此，機關事業單位檔案管理人員要通過對信息資源的規范管理，避免出現錯誤和遺漏。并注重應用系統建設，主要涉及檔案信息的收集、管理、利用等內容，能夠將檔案管理信息化建設的效益集中體現出來，提升檔案信息服務效果。2.5盡快整合檔案信息。因為機關事業單位檔案信息涉及方方面面的內容，來源非常廣泛，所以進行歸檔保存的過程中，需要做好信息的分類管理工作，讓檔案信息的結構得到優化，從而更好地共享資源。對于機關事業單位檔案信息的著錄，還需要做好標引、分類和排列等工作，讓檔案信息更加有序。此外，還要做好同屬性信息的分類工作，將大量的政務信息資源集中起來，提升查詢的效率。并加強標準規范建設，包括電子文件的形成與歸檔、電子檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸等內容，通過將相應的標準與規范明確下來，能夠保證計算機管理檔案信息的安全。2.6加強信息資源安全管理。近年來，網絡技術發展速度很快，很多不法分子利用黑客與病毒盜竊機關事業單位檔案信息，并對其作出干擾。而人員的錯誤操作、系統故障等，也容易讓給檔案信息安全面臨著巨大威脅。對此，機關事業單位在檔案管理信息化建設中，還要加強安全管理工作，包括主機、網絡、數據庫等方面。機關事業單位檔案管理部門要采取數據備份、安裝防火墻等技術手段，為檔案信息資源安全提供可靠保障。

3結語

機關事業單位檔案管理信息化建設是一項長期的工作，涉及內容眾多，事項較雜，必須將各種軟硬件設施配置齊全，才能讓檔案管理更加現代化。因此，機關事業單位要結合實際情況，加快檔案管理信息化建設步伐，簡化工作流程，方便資料的查詢，將檔案材料的最大作用發揮出來，提升檔案的利用率。

參考文獻

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[2]姜華.機關單位檔案管理信息化探討及研究[J].黑龍江科技信息,2017(18):123-125.

作者:田桂賢 單位:佳木斯市樺川縣梨豐鄉政府