醫院人事檔案信息化管理綜述

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摘要：醫院人事檔案信息化是指利用信息技術手段（核心是計算機技術），對醫院人事檔案進行收集、分類、整理、檢索、利用等。本文討論了醫院人事檔案信息化管理的特點、主要內容及現實意義，并提出了新時期做好醫院人事檔案信息化管理的具體舉措，對提升醫院人事檔案信息化管理水平具有一定的借鑒、參考價值。

關鍵詞：人事檔案；檔案信息化；醫院

醫院人事檔案信息化是指利用信息技術手段（核心是計算機技術），對醫院人事檔案進行收集、分類、整理、檢索、利用等。隨著以大數據、人工智能、云計算為核心的信息技術的快速發展，深刻地改變著各個行業和領域，也為醫院人事檔案信息化管理提供了過硬的技術支持和保障，顯著提升了醫院人事檔案管理質量和效率。根據中組部《干部人事檔案工作條例》《關于進一步從嚴管理干部的通知》等相關要求，需要“創新干部檔案管理方法和手段，不斷提高管理工作水平”的相關要求，醫院人事檔案信息化建設就是要借助計算機、網絡等硬件設施及相關軟件配置，實現人事檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化，從而實現人事檔案接收、傳輸、利用一體化，實現人事檔案資源共享，為醫療衛生事業發展提供人才支持和保障。

1醫院人事檔案信息化內涵

1.1檔案管理信息化。從醫院人事檔案信息化的發展歷程來看，人事檔案信息化首先是指檔案管理手段的信息化。即，為了適應信息技術在人事檔案管理領域的應用和發展，人事檔案管理手段也是一個信息化不斷提升的過程。具體來說，就是醫院需要選擇專門的人事檔案管理軟件。醫院根據其等級及人員規模，合理選擇相應的人事檔案管理系統軟件，用以采集、存儲、分類、存儲、檢索、開發、利用等，將信息化技術應用于人事檔案管理的每一個環節、過程中。1.2檔案資源數字化。所謂數字化，是指將傳統紙質人事檔案管理進行數字化信息采集，醫院人事檔案信息化，關鍵是檔案資源數字化。即，利用數字信息技術，將傳統紙質檔案中承載著的信息資源，予以數字化，并建立相應的檔案管理數據庫，借助數字技術做好人事檔案信息管理，為醫院人事檔案信息化管理奠定扎實基礎，也是醫院人事檔案信息化管理的關鍵和核心，是醫院人事檔案信息化檢索、查詢、利用等基礎。可見，醫院人事檔案信息化，需要將紙質信息轉化為數字化信息，利用計算機軟件、數據系統將人事檔案內容轉化成為文字、圖表、視音頻等計算機能夠識別的文件類型。因此，醫院人事檔案信息化的基礎工作便是信息收集、錄入等數字化。1.3檔案服務網絡化。隨著互聯網、局域網技術在醫院人事檔案管理中的深度應用，醫院人事檔案的傳輸實現了網絡化，尤其是單軌制條件下，在辦公自動化OA系統中形成的人事檔案信息，通過審核、鑒定后，即可借助網絡系統傳輸實現存檔。人事檔案的查詢也可借助計算機信息系統，突破了傳統的人事檔案時空界限，極大地提升了人事檔案歸檔查詢效率。醫院人事檔案信息化提升了人事檔案管理質效，最終的目標之一便是通過人事檔案信息網絡技術，發揮人事檔案在醫療衛生事業單位改革中的應有作用。根據網絡傳輸及賦予醫院人事檔案管理人員不同權限，滿足人事部門等相關部門或人員自主查詢、篩選、分類和統計人事檔案信息資源，為醫院人力資源管理提供輔助決策。1.4人事檔案檢索自動化。傳統中，醫院人事檔案信息的查詢檢索主要依靠檔案檢索卡片，通過人工手工操作，檢索卡片中的信息，然后再到庫房中進行調閱，檢索查詢效率低下，甚至是難以查詢到所需的人事檔案信息資料。將人事檔案信息資源數字化之后，借助計算機輔助系統的應用，人事檔案查閱者可從醫院人事檔案管理信息平臺的客戶端提交“關鍵詞”，即可在人事檔案數據庫中實現自動檢索，無論是檢索效率，還是檢索準確性都是傳統檢索工具難以比擬的。此外，醫院人事檔案信息化具有信息和功能集成性。即，人事檔案信息化集數字化采集、網絡化傳輸、自動化檢索為一體，使整個人事檔案管理成為一個有機聯系整體，為人事檔案檢索提供便利。

2醫院人事檔案信息化意義

2.1利于人事制度改革深入。隨著新一輪醫療事業單位人事制度改革的深入，醫院人員組成包括行政編、事業編，采取聘用制、合同制、臨時工等多種形式，人員流動越發頻繁。人事檔案的建立、轉移、交接朝著簡便化方向發展，建立人事檔案信息化管理模式，利用數字技術采集，實現網絡傳輸和高效內容檢索，為人事制度改革提供有力人才資源信息支持和保障。2.2利于人事管理效率提升。醫院人事檔案信息化管理，能夠借助計算機、大數據、云計算等先進技術手段，對醫院各個年齡段、不同科室人員職稱、學歷、醫療技術水平等信息進行智能化分析，研判，從而為醫院各個部門人事管理提供第一手全面信息，便于人才的選拔、培養和使用，極大地提升人事管理效率。2.3利于人事檔案原件保護。醫院人事檔案中的紙質載體依然占據大部分，也是寶貴的原始人事信息材料，人事變動頻繁查閱原始紙質載體檔案，縮短了紙質載體檔案使用壽命，因此，做好這一部分人事檔案資料的保護勢在必行。將紙質載體檔案信息進行數字化采集，錄入專題人事檔案數據庫，便于后期查閱使用，也可以很好地對紙質人事檔案原件起到很好地保護作用。

3醫院人事檔案信息化對策

3.1樹立“大數據”理念，強化人事檔案信息化管理。“說起來重要，排起來次要、用起來需要，忙起來忘掉”，一直成為困擾著醫院人事檔案信息化管理的重要因素。醫院管理者、人事工作者和人事檔案從業者在思想上要高度重視人事檔案信息化管理工作，牢固樹立服務意識，培養信息素養，確立“大數據”理念，用以作為指導醫院人事檔案信息化管理工作全過程。一方面，要不斷拓展醫院人事檔案信息化管理范圍。既要收集醫護人員的人事信息，也要做好行政管理人員人事信息檔案資料的建立，還要完善臨時工、見習人員的人事檔案信息，將能夠體現醫院各類人員專業背景及成長記錄的人事信息資料及時收集、錄入專題檔案數據庫。另一方面，要建立“人事檔案信息+多媒體信息”數據庫。在互聯網+時展背景下，既要收集“靜態”的個人基本信息，也要做好年度新技術、新科研等信息資料的及時收錄。此外，還要注重圖像、視音頻等重要資料的收集，不斷拓寬醫院人事檔案信息收錄范圍。3.2建立“一體化”體系，助力人事檔案信息化應用。一要做好規劃設計。針對醫院規模、人員數量及類型，把信息化建設作為醫院在新一輪醫療衛生事業改革的重要內容，給予人財物的支持，從醫院整體角度出發，統籌短期、中期、長期發展規劃，注重信息技術在醫院人事檔案管理中的應用。二要實施集成處理。一方面，做好醫院人事檔案信息數據采集，既要對原有實體人事檔案信息進行數字化處理，也要將采集后的數據信息及時傳輸至相應的管理平臺，建立相應的專題數據庫。另一方面，要做好人事檔案信息數據檢索。創建人事檔案檢索引擎。此外，還要做好人事檔案數據信息分析，根據醫院各個時期發展需要，提前做好人事檔案信息數據的分析，圍繞不同主題開展相應的編研，為醫院管理者提供決策參考。發揮醫院人事檔案在醫院發展中的重要功能和作用。3.3筑牢“安全性”閥門，做好人事檔案信息化安全工作。信息化背景下醫院人事檔案管理面臨著諸多的非傳統安全因素威脅，因此，防范醫院人事檔案信息安全風險，筑牢人事檔案信息安全閥門是新時代醫院人事檔案信息化管理尤為需要重視的環節和內容。具體來說，既要確保實體人事檔案安全，也要做好人事檔案信息數據庫安全防范工作。前者，要求做好檔案室安全工作，按照“八防”的標準和要求，為醫院人事檔案實體保管營造安全環境。后者，則是信息技術應用條件下做好醫院人事檔案信息化防護的關鍵和重點。一方面，要建立健全醫院人事檔案信息化安全管理機構，明確人事檔案信息安全保障機構及人員，賦予不同人員登錄、查詢人事檔案信息數據庫相應權限，實行分級分類管理；另一方面，要根據醫院人事檔案信息化管理需要，建立健全安全防范管理制度，用健全的制度織密醫院人事檔案信息化管理外部保障。

參考文獻：

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作者:李克宏 張麗梅 單位:青島市城陽區人民醫院