檔案信息化在傳統檔案工作的影響

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摘要：檔案信息化條件下，檔案工作各個環節都與傳統檔案管理模式下的方法有很大不同。本文分析檔案信息化對傳統檔案工作各環節的影響，提出應對這些影響的策略和建議。

關鍵詞：檔案信息化；檔案管理；檔案編研；利用服務；工作模式；管理策略

1檔案信息化對檔案工作各環節的影響

1.1對檔案收集工作的影響。檔案信息化對檔案收集工作的影響，主要體現在新型載體檔案收集方面。信息技術的不斷進步和檔案信息化工作的不斷推進，各種新型載體檔案不斷出現，數量逐漸增多，比例逐年增大，而傳統載體檔案的占比將逐漸減少。檔案館（室）檔案載體將逐步改變紙質檔案一統天下的局面，呈現傳統紙質檔案與各種新型載體檔案“百花齊放”的格局。1.2對檔案整理工作的影響。檔案信息化對檔案整理工作的影響，主要體現在檔案的分類和組卷上。傳統的檔案分類，是把立檔單位形成的檔案，按其來源、時間、內容和形式等特征的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系的過程。檔案分類的目的是將一個全宗內互有聯系的歸檔文件按一定方式排列后，便于查找和提供利用。檔案組卷，即“立卷”，是將若干互有聯系的文件材料編立成案卷的過程，是文件處理和檔案管理中的一項重要工作。檔案分類和組卷的目的和意義都是“便于檔案的查找和提供利用”。[1]檔案信息化條件下，特別是檔案全文檢索功能的全面實現，需要什么檔案，只用從檔案管理軟件系統中檢索、打印出來即可，不用再頻繁地利用檔案原件，檔案原件的保管只是為了保存立檔單位的“原始記憶”。有的檔案管理軟件還有輔助立卷的功能，實現自動立卷，檔案分類、組卷工作將不再是檔案工作中的重點，甚至會是可有可無的存在，不進行檔案的分類和組卷，檔案只要有編號，就能快速地從檔案管理軟件系統中查找到，檔案整理工作的重心轉移到檔案條目的輸入和檔案的數字化、信息化處理工作上來。1.3對檔案保管工作的影響。檔案信息化條件下，新型載體檔案不斷出現，檔案保管工作將實現兩個轉變。一是由重檔案實體安全，向重檔案實體安全和檔案信息安全雙重保護轉變；二是由保護傳統紙質載體檔案安全，向保護傳統紙質載體檔案安全和新型載體檔案安全的雙重保護轉變。1.4對檔案檢索工作的影響。檔案信息化條件下，手工編制的各種目錄和檢索工具已不再是查找檔案的必須品和必備工具，檔案查找一般都是按文件級目錄來進行的，并且可以通過各種條件的不同組合來精確查找檔案。1.5對檔案編研工作的影響。傳統檔案管理模式下，立檔單位通常會做一些常規性的編研工作，如發文匯集和各種文件匯編等。檔案信息化條件下，這些常規性的編研成果不再需要專門編制，通過檔案管理軟件直接查詢打印即可。1.6對檔案利用工作的影響。檔案信息化條件下，檔案的利用完全可以通過網上進行，利用人員足不出戶就能利用到所需的檔案，檔案借閱的審批手續也可在網上辦理，檔案利用更多是采用電子的形式，既給利用者提供了方便，也保護了檔案原件的安全。1.7對檔案統計工作的影響。傳統檔案管理模式下，檔案的統計需要對一本目錄和臺賬進行手工計算，統計工作任務量巨大且易錯。檔案信息化條件下，強大的檔案管理軟件系統可以完成檔案數據的自動化統計。有些檔案管理軟件甚至可以實現與國家檔案局檔案統計年報的無縫鏈接，只要檔案信息化工作做到位了，庫存檔案條目、人員、設備等信息都同步輸入檔案管理系統，檔案統計年報數據就自動生成了，無需再單獨進行人工統計。檔案管理軟件的統計功能還可以根據需要自主設計統計項目進行自動統計，完全可以替代繁瑣的手工統計。

2檔案信息化轉型應對策略

2.1加大檔案信息化投入。相比于傳統檔案工作，檔案信息化的投入大，無論在資金、技術、人才等方面都要很大的投入。要投入資金買硬件設備和軟件，要相關技術部門的配合支持，要安排具有一定檔案專業知識和電腦專業技術的專業人才，這些都是檔案信息化工作開展的必要條件，需要各級領導的支持。[2]2.2強化現代管理理念。檔案人員要實現從傳統觀念到現代觀念的轉變，在實際工作中，緊跟時代步伐，形成現代管理理念，積極迎接檔案信息化對檔案工作的沖擊和挑戰，將檔案信息化作為日常檔案工作的重要內容和努力方向，努力提高重要檔案、常用檔案的信息化率，盡快提高檔案信息化水平。2.3提高信息技術應用能力。對檔案信息化條件下遇到的新技術、新情況、新問題，檔案人員要善于學習、勇于挑戰，通過各種途徑，認真學習計算機、網絡、信息技術等相關專業知識，學會安裝使用檔案信息化常用軟件，尤其是文字處理、表格制作、演示文稿、掃描軟件、檔案管理軟件的熟練使用，學會復印機、打印機、掃描儀、刻錄機等檔案信息化硬件設備的安裝和使用。此外，要認真學習國家、省市檔案主管部門關于電子文件歸檔和電子檔案管理的相關知識和要求，做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作。這在檔案信息化工作中是個極為薄弱的環節，檔案信息化不能只停留在原有檔案的數字化上，要從根本上真正實現電子文件的自動歸檔，而不是再耗費大量的人力、物力和財力，去進行紙質檔案歸檔后的數字化處理，這才是檔案信息化建設的方向，是能真正減輕檔案人員工作量、提高檔案工作效率的檔案信息化。[3]檔案信息化對檔案管理人員來說，不能只停留在粗淺的表面認識上，要改變檔案管理人員的傳統思維現狀，就要讓檔案人員從表入里熟悉檔案信息化工作方方面面的知識和工作流程方法，只有對檔案信息化工作更熟悉，才能把信息化思維當作習慣性思維，才能擯棄傳統的檔案思維模式，樹立信息化思維和工作新模式。因此各級檔案主管部門要從信息化建設的方方面面對檔案人員進行業務培訓，檔案信息化培訓不能只講理論，更要結合實踐；不能只是泛泛而談，蜻蜓點水，一帶而過，而要深入細致地講解。2.4建立信息化工作新模式。檔案信息化使傳統檔案管理模式發生了前所未有的變化，檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、編研、利用、統計等工作都發生了很大改變。各級領導要接納這種新變化，對檔案的數字化掃描、檔案信息共享、檔案信息網上傳輸等不要有過多安全方面的顧慮，檔案信息化過程中有各種安全制度和措施來保障，只要照章辦事、按制度辦事，就不易出現檔案實體和檔案信息安全的問題。各部門人員也要迅速適應這種新變化，盡快接受新的檔案信息化工作和管理模式，同心協力提高檔案信息化水平。

參考文獻：

[1]錢毅.智慧檔案館全域對象與建設層級分析[J].檔案學研究,2019(04):109-115.

[2]劉永,龐宇飛,任妍.檔案信息化發展指數研究之構建方法[J].檔案管理,2020(06):39-40.

[3]王淼,汪海廣,楊淼.醫院檔案信息化建設構想與路徑[J].檔案管理,2013(05):48-49.

作者：張靜