事業單位檔案信息化建設問題與策略

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2020年6月，新修訂的《檔案法》規定：“檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設。”[1]機關、事業單位的檔案信息化建設有利于檔案的前端控制，實現文件生命周期的全過程管理，是單位高效、有序、協調運行的重要保障。對于事業單位，隨著改革的不斷深化，建設一個健全、系統、科學的檔案信息化系統迫在眉睫。

一、事業單位檔案信息化建設的含義與特點

1.事業單位檔案信息化的含義。事業單位檔案信息化是在保證檔案原始內容的基礎上，運用計算機、網絡等現代信息技術，按照文件連續體的理念重新定位檔案管理體制機制，實現檔案工作的資源數字化、管理現代化、利用網絡化、服務智能化。它是信息化時代檔案工作的“升級版”，是對事業單位檔案工作“收”“管”“用”的全方位、革命性變革[2]。這種變革需要現代信息技術的支撐，但不僅僅是個技術問題，需要我們轉變思維，將信息化的新理念、新方法應用于檔案工作。事業單位檔案工作是基層檔案工作的重要組成部分，在流轉文件和檔案館之間起著承上啟下的作用，是架起辦公自動化和檔案館信息化的橋梁。高質量的事業單位檔案信息化不僅能夠更好地服務本單位，還能降低檔案館信息化的成本。相反，則不利于事業單位的檔案利用工作，也會導致檔案館信息化缺乏必要的基礎。所以，事業單位檔案信息化建設必須架起辦公自動化和檔案館信息化的橋梁，既適應單位的辦公自動化，又適應檔案館的信息化[3]。2.事業單位檔案信息化的特點。（1）知識密集度高，建設難度大。事業單位以高學歷專業技術人才為主，從事以腦力勞動為主體的科學研究工作，其形成的檔案具有較高的知識密集度，這對信息化建設提出了更高的要求，建設難度較大。（2）專業性較強，技術要求高。事業單位主要在科教文衛等方面提供公共服務，在此過程中形成的檔案具有較強的專業性，這對信息化建設提出了更高的技術要求。（3）利用頻繁，服務智能化要求高。事業單位檔案具有很強的連續性，查考價值較高，在歸檔之后仍然具有很強的使用價值，需要我們提供更便捷的知識服務，這要求檔案信息化要更加注重智能化。

二、事業單位檔案信息化建設存在的問題

1.建設理念落后。建設理念的先進與否直接影響著建設質量的高低，一些事業單位的檔案信息化建設理念存在諸多誤區。第一，對事業單位檔案信息化建設的標準性、規范性認識深度不夠，在建設過程中往往就事論事，作為一個獨立的系統來建設，缺乏與辦公系統、檔案館系統的銜接，導致費時、費力、效益低下。第二，把事業單位檔案信息化建設當成一個一次性投入、長期受益的工程，缺乏后期維護和技術更新的投入，最終使事業單位檔案信息化后勁不足，不能為公共服務工作提供長期、便捷、有效的信息支撐。第三，缺乏對檔案專業人才的重視，認為事業單位檔案信息化建設是技術層面的問題，只要做到系統先進，檔案信息化的水平就必然較高，在此過程中主要依靠的是計算機專家，導致對檔案人才缺乏足夠的重視。2.與辦公自動化系統和業務系統兼容性不夠。檔案信息化系統與辦公自動化系統、業務系統的有效銜接是實現電子文件管理前端控制的重要措施，有利于保證電子檔案和相關元數據收集齊全、格式規范。一些事業單位在檔案信息化建設過程中對本單位辦公自動化系統、業務系統的實際考慮不足，有的甚至直接購買檔案信息化系統，造成事業單位檔案信息化系統與辦公自動化系統、業務系統不兼容，使辦理完畢的文件不能及時、規范歸檔，元數據的收集更是無從談起。3.與檔案館系統缺乏銜接。檔案館是檔案的最終歸宿，事業單位的檔案信息化系統要與檔案館系統相互銜接，確保電子檔案數據的規范性。一些事業單位在檔案信息化建設過程中，更注重自身的信息化，缺乏與檔案館系統的有效銜接，造成事業單位電子檔案移交困難、共享困難，從而使得事業單位主要移交紙質檔案，再由檔案館對紙質檔案重新數字化，這不僅造成資源的浪費，也加大檔案館信息化建設難度。4.服務便捷性存在欠缺。事業單位檔案信息化建設歸根到底是為了快速、便捷地利用檔案，更好地滿足本單位的需要。在事業單位檔案信息化建設過程中，檔案信息資源還沒有得到深度整合和高度共享，導致在服務智能化方面存在較大的不足，主要表現在兩個方面。第一，只注重建設本單位的檔案利用平臺，沒有在更寬廣的視角下吸納更多的檔案資源，建設單位的信息利用共享中心。第二，利用率較低。注重資源數字化、利用網絡化，忽略了服務智能化，沒有主動地對接單位各項工作的需要，提供智能化的知識服務。

三、事業單位檔案信息化建設優化策略

1.制定科學的規劃。規劃事業單位檔案信息化建設應該在法律法規和相關標準的框架內進行，在分析單位特色的基礎上，從服務本單位的核心業務出發，深化調查研究、科學論證，制定出切實可行的發展規劃。第一，要提高重視程度，將事業單位檔案信息化建設納入全年工作計劃、年度考核之中，自上而下引發全體職工的重視。第二，事業單位檔案信息化建設要注重可擴展性，給未來發展留下充足的空間。第三，制定合理的進程規劃，做到增量電子化、存量數字化，對館藏的檔案資源進行整體分析，突出重點，有計劃、有步驟地進行數字化建設。第四，保證資金投入。事業單位檔案信息化建設是一個長期的過程，要隨著技術的發展和單位的需要不斷更新相關技術。第五，重視人才的價值。提高事業單位檔案工作人員的綜合能力，不僅要提升檔案管理方面的能力，還要提高信息技術方面的能力。2.注重與本單位信息化建設的協調。事業單位的文書處理與檔案管理既統一又有分工，既存在緊密聯系又有明顯區別，他們被“歸檔”分為文件生命周期的兩個不同階段。事業單位檔案信息化建設需要充分考慮文件這兩個生命階段的銜接，將前端控制思想貫穿于事業單位檔案信息化的設計、運行、維護全過程。建立檔案信息化系統與辦公自動化系統、業務系統有效銜接的機制，使檔案工作變被動為主動，提前介入公文和業務信息的形成階段，實現電子文件全流程管理，保證相關文件和元數據組件齊全、格式規范，從而構建在線歸檔、在線指導、在線管理、在線利用的檔案信息化建設新模式[4]。3.加強與檔案館的銜接。事業單位是檔案的臨時保管機構，其保管的檔案最終要向檔案館移交。事業單位在檔案信息化建設過程中，應該嚴格執行相關標準，并根據本地區檔案館信息化系統的相關要求，按照自身發展的需要來制定數據庫結構、檔案格式、著錄項目、軟（硬）件格式以及數據指標的標準、規范體系，從而實現事業單位與檔案館信息化系統的兼容[5]。事業單位與檔案館信息化的銜接是雙方的互利共贏。從檔案館的角度來說，能夠順利接收事業單位的電子檔案，實現事業單位檔案室與檔案館之間的檔案數據共享，節省了檔案館信息化成本；從事業單位的角度來說，移交之后的檔案能夠隨時查詢和調閱。4.構建信息服務中心。事業單位檔案信息化建設要關注社會和科技的發展，構建完備的利用平臺，形成結構有序的信息中心，更好地滿足利用者的需要。事業單位的公共服務工作時效性、政策性比較強，既要了解歷史的來龍去脈，又需要了解當下政策，根據政策導向開展相關工作。第一，對本單位的檔案進行充分有效整合，形成傳承有序、門類完整、內容全面的信息資源中心。第二，融入檔案館信息服務體系。檔案館不僅擁有豐富的歷史檔案資源，還承擔著政府信息公開的任務，大量的歷史文件和現行文件在檔案館提供利用。事業單位檔案室應該主動對接檔案館，使檔案館的歷史檔案和政府信息公開的現行文件在事業單位的檔案信息化平臺上提供利用。第三，擴大檔案資源挖掘的廣度和深度，根據單位各項工作的需求，主動提供知識服務，滿足各項工作的需要。事業單位檔案信息化建設是實現知識服務的重要途徑，要制定科學的規劃，注重與辦公自動化系統、業務系統的協調，同時嚴格執行相關標準，加強與檔案館的銜接，借助檔案館豐富的信息資源，為事業單位各項工作服務，實現事業單位檔案信息化建設的最大效益。

參考文獻

[1]《中華人民共和國檔案法第五章第三十五條[S].

[2]韓亞洲.基于館室一體的數字檔案室建設探析[J].浙江檔案,2017（4）:6-8.

[3]丁德勝.我國數字檔案室建設新思路[J].檔案學研究,2014（1）:12-16.

[4]董海燕.南京市建鄴區數字檔案室建設實踐與成效[J].中國檔案,2019（6）:32-33.

[5]程巧玲.事業單位檔案管理信息化建設問題[J].檔案管理,2011（4）:86.

作者：韓亞洲 單位：天津市經濟發展研究院