部門運轉信息平臺作用發揮論文

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摘要:本文介紹了物流管理的內涵以及高校圖書館物流活動包含的內容,分析了物流管理應用于高校圖書館管理中的可行性,及其在高校圖書館管理中的應用,有助于圖書館各個部門高效地運轉起來,充分地發揮信息平臺的作用。

關鍵詞:物流管理;高校圖書館;圖書館管理

圖書館作為高校一種重要的信息保障和服務平臺,面對環境的變化和用戶需求與行為模式的變化,需要在既定的資源條件下,大力挖掘自身的潛力與信息服務能力,以便充分地發揮信息平臺的作用。物流管理的使命就是根據用戶的要求,高效地向其提供特定的產品和服務,使正確的產品和服務在正確的時間以良好的狀態到達正確的地點,同時為組織做出最大貢獻。這一點和圖書館的使命基本一致。[1]高校圖書館可以充分發揮物流管理的作用,提高服務水平,提升服務質量,以達到充分發揮信息平臺的作用。

1、物流管理

物流管理是指在社會生產過程中,根據物質資料實體流動的規律,應用管理的基本原理和科學方法,對物流活動進行計劃、組織、指揮、協調、控制和監督,使各項物流活動實現最佳的協調與配合,以降低物流成本,提高物流效率和經濟效益。現代物流管理是建立在系統論、信息論和控制論的基礎上的。實施物流管理的目的就是要在盡可能最低的總成本條件下實現既定的客戶服務水平,即尋求服務優勢和成本優勢的一種動態平衡,并由此創造企業在競爭中的戰略優勢。根據這個目標,物流管理要解決的基本問題,簡單地說,就是把合適的產品以合適的數量和合適的價格在合適的時間和合適的地點提供給客戶。

2、高校圖書館物流

高校圖書館日常工作活動就是一個物流活動。圖書采購、包裝、運輸、儲存、搬運、配送,圖書從采訪編目到流通部門,再到讀者,讀者再還回到上架,圖書的修復再加工,期刊的加工上架,電子資源的購進到用戶使用,信息的輸入輸出等等,所有的活動都和物流密切相關。其實在本質上來說,高校圖書館就相當于一個融采購、流通加工、信息服務于一體的信息物流配送中心。新校區與老校區之間的總分館模式,就相當于一個信息物流配送中心網絡,新館與老館就成為網絡上的一個節點。許多高校圖書館的“一卡通”、“總分館”、“通借通還”等都可以充分利用物流管理的理念來規劃實施。物流活動對圖書館能否有效實現和優化對用戶的服務起著至關重要的作用。[2]對高校圖書館物流進行系統的規劃,可以保障其物流暢通無阻的進行,可以降低成本,可以有效地提高服務質量。

3、物流管理在高校圖書館管理中應用的可行性

圖書館的最終目的就是利用現有資源,以最少的工作成本和最高的工作效率為讀者提供最優質的服務?，F在社會都提倡資源共享,而高校圖書館日常工作中有大量的書籍流通、有大量的信息與外界交流,這些都是物流管理發揮才能的基礎。相對其他行業和部門來說,高校圖書館的文獻雖然在數量上比較龐大,但是其供應鏈較短,而且部門設置完善和流通有序,這些都為物流管理在高校圖書館管理中的應用提供了一個較好的環境?？傊?物流管理在高校圖書館管理中運用是完全可行的。

4、物流管理在高校圖書館管理中的應用

4.1采訪部門的物流管理

電子商務和物流管理的出現改變了傳統的文獻資源采購方式。通過網絡,高校圖書館可以了解全球的出版信息,從而擴大了圖書選購的范圍和品種。圖書采購人員可以通過主題檢索或者分類檢索,可以查詢到所要購買圖書的全部信息,便于采購人員做出比較,從而選購出滿意并適用的圖書。網絡化采購則極大地提高了工作效率。采購人員不必親自跑書店和書展了解圖書出版信息、查看訂單、劃訂單、人工計算賬目、跑書店送訂單等。所有這些繁瑣的工作程序,通過網絡在很短的時間內就能完成。網絡書店的一切數據和信息都在網上傳遞和流動,原來所有的費時的工作都可以在一瞬間完成,從而縮短了采購周期,提高了效率。[3]圖書傳統的發貨方式大多是通過郵寄,而采用物流技術可將客戶所訂購的文獻盡快傳遞到客戶手中,并且在過程中可以實施訂單跟蹤、查詢到貨是否有誤等。對于電子文獻,則可以從電子倉庫中將文獻直接傳遞到客戶端,既節約了交貨時間,也降低了交易成本。

4.2流通部門的物流管理

高校圖書館最繁忙的部門應該就是流通部門。高校圖書館面對的讀者是多則幾萬的學生,而學生在下課的間隙去圖書館借還書就容易形成扎堆現象。這時候如何快速做好圖書的借還以及快速上架,就顯得尤為重要了。流通部門可以調撥人員在高峰期整書上架,使讀者歸還的圖書能夠及時的供下一批讀者借閱。圖書館可以采用分借總還的方式,各庫的圖書在各庫借閱,還書在專門的地方,這樣可以保證歸還的圖書能夠及時整理上架,縮短圖書在讀者和圖書館之間的物流時間,為讀者提供快速高效的服務。

4.3信息咨詢部門的物流管理

由于高校學術研究和社會生活的日益復雜,在高校圖書館的信息參考咨詢過程中,用戶提出的檢索任務和信息需求在綜合性、復雜性、有序性等方面也有越來越高的要求,人們不再滿足于對相關信息、信息線索、文獻書目數據或信息參考數據的獲取,而更注重獲取有深度的信息內容和文獻全文。與傳統的文獻相比,采用物流技術的原文傳遞,覆蓋的地域更廣,傳遞速度更快,過程控制性更強。[4]運用物流管理,借助網絡還可以實現高校圖書館的非中介性的文獻傳遞。

4.4多校區和館際互借的物流管理

讀者的文獻需求越來越多樣化和復雜化,高校圖書館有時候不能憑借一己之力來滿足讀者的需求,館際互借就相應應運而生。傳統的館際互借,需要讀者親自到館去借還,有頗多不變。如果遇到相隔很遠的地方或者需要的數量較大,傳統館際互借更是無法在質量上和時間上滿足讀者的需要。近幾年來,高校合并,新校區的建設等等,往往幾個校區間采取分館制,由于沒有采取物流管理,無法實現圖書的通借通還,不但給讀者帶來很大的不便,更無從實現高校合并后圖書資源共享帶來的效益。因此,采用物流管理,借助計算機和網絡技術,不僅可以擴大館藏,還可以擴大讀者群,縮短各個圖書館之間及與用戶的時空距離。這樣,高校圖書館不僅可以實現服務本單位,還可以服務其他高校甚至其他行業及地區,真正實現資源共享,節約成本,提升服務。

總之,作為高校的核心組成部分,圖書館不是以營利為目的的,但是同樣可以借鑒企業的一些管理方式來提升自己的服務。系統的現代物流管理有助于高校圖書館提升服務能力、打造核心競爭力、塑造良好的社會形象,有助于圖書館各個部門高效地運轉起來,對挖掘圖書館的信息服務能力與潛力、更充分地發揮信息平臺的作用具有重要的意義。

參考文獻

[1]許異興.圖書館物流系統規劃[J].圖書館建設,2008(9):79-81.

[2]王秀舉,李靜宜.物流管理視角下的高校圖書館管理思考[J].煤炭高等教育,2009(3):111-112.

[3]李冬梅.圖書館的館藏資源建設與物流管理的應用[J].物流技術,2006(132):123-124.

[4]徐旭光.物流技術在圖書館的應用前景[J].圖書館學研究,2004(11):34-36.