公共管理下的檔案管理策略探析

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一、公共管理視角下檔案管理的機制

1.檔案管理的開放機制。公共管理范式要求檔案管理工作的本身開放，即檔案管理思維與實踐的開放。通過開放機制，開拓檔案管理思維與實踐的視野，將檔案管理融入于社會發展之中，從社會和人的發展角度來把握檔案管理的發展脈搏，不斷擴大檔案管理的著力點，打破檔案管理的固定模式，擴大檔案管理的實踐空間，完善檔案管理實踐運行模式，為檔案管理科學化、規范化的實現找準支撐點，為檔案管理實踐的發展提供動力，為完善檔案管理提供保障。長期以來，檔案管理一直以封閉式管理為主，其成為了制約檔案管理的因素，使得檔案資源建設、服務方式、服務手段以及檔案信息化建設都難以推進。檔案部門自我封閉的管理模式導致了其不能夠利用社會資源來拓展檔案管理的思維，無法整合社會資源來發展檔案管理。

2.檔案管理的互動機制從公共管理視角來看，檔案管理的互動機制是指通過檔案管理部門與其他社會實踐部門以及廣大用戶進行思想上的溝通與交流，進而實現檔案管理的社會化運作。一直以來，檔案管理部門僅在檔案形成、接收、服務過程中，與其他社會部門有所接觸，這種情況嚴重阻礙了檔案管理的社會化發展。檔案管理部門要積極主動與其他社會實踐部門保持互動、相互促進、共同發展，這樣有助于檔案管理相關部門能夠及時了解社會發展動態，進而明確檔案管理的發展方向、發展目標以及具體標準完善方向，找出檔案管理中的薄弱環節，依據社會發展新要求完善檔案管理的制度與范式。

3.檔案管理的公眾參與機制，公眾參與機制是實現檔案管理公共性的必要前提，公眾參與檔案管理是檔案管理社會性的內在要求，是檔案管理開放性的具體實施。公眾參與機制主要包括公眾參與檔案管理評價、參與具體檔案管理問題的解決。檔案管理的公共性決定了對其工作的評價必然是開放的，檔案管理的評價標準體現了公眾對檔案信息資源建設的需求。目前，檔案管理多采用自我評價為主的方式，其應吸納足夠數量并具有代表性的社會公眾參與進來，為檔案管理公共性實現注入新鮮的力量。檔案管理部門要積極借鑒民主評議政府的方式，推動社會力量共同管理和發展檔案事業。同時，檔案管理部門要積極爭取建設與社會發展需求相一致的檔案信息資源體系，從根本上解決檔案資源匱乏的問題。檔案管理部門還要與信息技術部門、網站、相關社會科研機構等相互合作，進行開發信息資源，實現檔案資源的廣泛傳播與充分利用。

二、公共管理視角下檔案管理的范式

范式是指一種公認的模型或者模式，本文中所指的檔案管理范式，是檔案活動管理的模型或模式，用來指導檔案管理的實踐工作、理論研究的范例，是檔案管理工作的世界觀及方法論。公共管理視角下的檔案管理范式是以公共服務理念為核心的管理模式，在公平與效率相互平衡基礎上實現檔案管理的科學發展。

1.文檔集成化管理范式。隨著政府信息公開化力度進一步加大，為文檔集成化管理提供了發展的機會，推進了集成化管理的步伐。文檔集成化管理是指把文檔管理作為若干過程構成的一個系統，文件與檔案密不可分，運用系統化的模式進行管理的活動。文檔集成化管理更側重于各個過程之間能否協調運作，每個過程能否在系統中發揮其作用。目前，文檔管理工作是各成體系，文件由文書部門負責，檔案由檔案部門管理，文件管理工作更側重對文件的內容、效用，而忽視了文件是否完整、規范。這些導致了檔案管理部門難以保證檔案的完整性，更無從提起其開放利用。因此，文檔集成化管理范式是文檔管理工作的目標，是保證檔案服務于公共管理的需要。

2.資源管理范式。檔案管理工作一直強調檔案實體的管理與利用，發揮其憑證的功效。隨著信息技術的快速發展，檔案管理工作開始側重于信息管理，發揮其情報價值，檔案管理人員逐步意識到了信息資源為人類提供的智力支持，要大力開發檔案信息資源，信息資源體系建設是檔案管理發展的基礎、前提。人類社會已經進入到經濟時代，知識管理成為了主旋律，檔案資源是知識的主要來源之一，其在知識的獲取、加工、開發、存儲等過程中都處于重要地位。從檔案管理角度而言，其經過信息管理階段，更加側重于檔案的資源管理，并逐漸邁向知識管理階段。

3.人性化管理范式。公共管理是以用戶為導向，人與人之間才能構建最有效的溝通方式，所以，人性化的管理范式是檔案管理的實踐范式，人性化的管理是以人為本的體現。傳統的管理思想中，檔案的管理者是管理主體，但從公共管理視角出發，檔案管理的工作人員與用戶都是權利的主體。因此，在檔案管理工作中，要考慮到兩者的思想因素及其價值體系。檔案管理的工作人員是推進檔案價值有效發揮的主體，在管理工作中要充分發揮其主人翁精神，按照有關制度規定認真開展服務與管理工作，維護檔案的實體完整、狀態完整、信息完整。同時，用戶也是檔案管理工作中的重要因素之一，檔案管理部門要依據廣大用戶的需求實行人性化的管理，充分尊重用戶的需求，深入挖掘用戶的潛在需求，向用戶提供人性化、個性化的服務。

4.現代化的管理范式。創新是傳統管理范式轉變為現代管理方式的著力點，各種新型載體文檔的出現，特別是電子文檔使得檔案管理面臨新的考驗。檔案管理部門如何管理與利用好新型載體檔案成為了近些年亟待解決的問題。隨著信息技術的快速發展，因特網發展為檔案信息化建設帶來了機遇，檔案管理部門要充分利用現代信息技術，借助于網絡化的管理提高管理效益，提高檔案資源利用率，使得用戶能夠更加便捷、快速地使用。面對復雜多變的管理情況，檔案管理部門要主動與信息部門、技術部門等相關組織建立良好的合作關系，共同構建管理平臺，共享合作成果。傳統的紙質文檔管理工作中，管理對象單一化，難以進行創新管理。如今信息技術的發展，用戶對檔案資源的需求多樣化，檔案管理要充分滿足用戶群的各種需求，創新管理、創新服務、創新發展，實現現代化的管理范式。綜上所述，公共管理視角下的檔案管理必須要堅持以服務為目標，以用戶為導向，兼顧公平與效率的理念，構建科學化、規范化、標準化、信息化的管理體系，注重文檔管理與資源管理，構建檔案公共管理實踐的范式，進而滿足社會發展對檔案信息資源的要求，滿足廣大用戶對檔案資源的要求。

作者：廖治宇單位：貴州財經大學