科研事業單位網上報銷管理系統研究

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［摘要］本文主要介紹了在內控體系建設環境下的科研事業單位網上報銷管理系統的實施背景、特點與優勢，探討了實施網上報銷管理系統過程中需要關注的一些重點。實現網上報銷管理系統，在規范科研事業單位財務管理行為、完善內控體系管理手段的同時，將有效提高科研事業單位財務報銷審批效率和經費使用效率。

［關鍵詞］科研事業單位；內控體系；網上報銷

1科研事業單位網上報銷管理系統實施背景

隨著我國經濟的飛速發展，國家對科研事業單位的支持力度逐年增加，各類科研經費大幅增長，財政部對科研經費的管理要求越來越高。為滿足國家治理體系和治理能力現代化的要求，近年來，財政部相繼發文要求行政事業單位全面推進內部控制建設，規范行政事業單位內部經濟和業務活動，對健全內部控制體系，強化權力制衡，防范財務風險做出了更嚴格的要求?？蒲惺聵I單位屬于事業單位，但科研事業單位的經費管理卻不同于一般事業單位經費管理。一般事業單位經費主要是為維持單位正常運轉以及完成日常工作任務由財政劃撥的經費，內部控制只需要對這部分經費和資產進行管理即可。而科研事業單位除了維持自身正常運轉外，還需要承擔一些國家、地方科研任務，同時正常開展科研項目申報與執行等工作，經費管理主要包括兩部分，即一般行政事業經費和科研經費管理。行政事業管理、科研管理、預算管理、政府采購管理、資產管理等是實施科研事業單位內部控制的重要內容。健全的內部控制體系，不但可以通過完善國有資產管理，有效保護國有資產安全完整，防范財產流失、惡意破壞、貪污腐敗等情況，還能規范經費使用程序，提高資產使用效率。目前，大部分科研事業單位仍然按照人工干預的方法對各類重要業務進行管理，費時費力，如經濟活動過程中的支出規則和預算制度無法強制遵守等，從而造成經費預算執行率低下，影響單位科研項目的執行效果。近年來，隨著網絡技術與計算機信息處理技術的不斷發展進步，單位信息化建設不斷向前深入推進，已無法適應當前工作需要，效率低下的傳統報銷模式被規范、高效的網上報銷模式替代已成為必然趨勢?？蒲惺聵I單位使用網上報銷管理系統，不僅可以大幅提升科研事業單位的財務工作效率，還能有效完善內部控制體系建設，更加符合科研事業單位信息化與內部控制體系建設的長遠發展。

2網上報銷管理系統概述

網上報銷管理系統，是從規范單位財務行為、提高資金使用效率入手，報銷人網上填報報銷單據、財務人員網上預審單據、各級領導逐級審批、財務人員最終審核無誤后，系統自動產生記賬憑證，完成整個報銷流程。網上報銷實現了報賬信息共享，通過網上動態監管，縮短了報銷周期、提升了財務報銷效率、提高了財務服務質量，實現了財務流程與業務流程有機融合。和傳統報銷模式不同，網上報銷管理系統允許報銷人在任何時間、任何地點提交報銷申請，審批人在網上進行業務審批操作，原始憑證由財務人員審核無誤后，系統自動產生記賬憑證。

3內控體系下網上報銷管理系統特點與優勢

以網上報銷管理系統為載體，加強內部控制體系建設、內控制度化、制度流程化、流程信息化，這是內部控制落到實處的重要舉措。網上報銷管理系統與內控體系相互交融，與傳統報銷方式相比，有如下特點與優勢。3.1固化內控流程，降低內控風險。2012年11月29日，財政部頒布了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，自2014年1月1日起開始正式執行，執行該規范對科研事業單位內部管理提出了更高要求。傳統報銷模式下，由于報銷人或審批人對報銷流程不熟悉或工作疏漏，造成報銷手續不規范、報銷票據不全或者越級審批等問題出現。實施網上報銷管理系統后，通過預設報銷制度、內控制度，固化內控流程和審批權限，使報銷審批流程更加規范、標準與可控，避免越級審批、報銷手續或報銷票據不全、不規范等問題。3.2報銷程序透明化，提高工作效率和工作質量。網上報銷管理系統將報銷人、審批人、財務人員三者有效協調起來，報銷人不用拿報銷單據先找財務人員審核單據的完整性與規范性，再逐級找相關領導簽字審批，整個報銷流程可以在網上報銷管理系統中操作，報銷人網上提交報銷票據，財務人員在線審核，領導在線審批。報銷人、審批人、財務人員可以隨時查看報銷進程，從而大大提高了報銷程序的透明度，極大提高了報銷人、財務人員的工作效率與工作質量。3.3精細化預算管理，為項目管理與決策提供科學支持。網上報銷管理系統可以通過程序將預算、報銷、數據分析三大功能相結合，通過經費實時動態監管、經費支出進度預警等方式，從報銷和借款發起環節開始預算控制，沒有相關科目預算或科目預算不足則無法提交報銷經費申請。此外，科研事業單位項目主持人、單位領導以及財務人員可以隨時查看項目預算執行進度情況，了解項目執行進度與項目經費使用進度是否相匹配，進而發現問題，科學統籌協調工作。

4網上報銷管理系統實施重點

4.1做好宣傳與培訓工作。網上報銷管理系統能否有效投入使用，與網上報銷管理系統的宣傳與服務是否到位密切相關。網上報銷管理系統培訓主要包括兩個方面，一方面，針對報銷人、審批人進行集中培訓，實現其對網上報銷系統準確操作；另一方面，對財務管理人員本身進行綜合培訓，加強財務人員對網上報銷管理系統實際操作技能的學習，不斷學習專業知識，以便能更好地服務于報銷人。4.2設置科學、有效的流程與報銷、共享參數。設定科學、流暢、易懂的操作流程，可以讓用戶更快熟悉系統，掌握系統的操作方法。設定一套有效、簡單的用戶輸入參數與輸入內容，在降低用戶操作難度的同時，能夠使用戶快捷有效操作。此外，做好單位各個信息系統間內部基礎數據共享，可以減少用戶重復輸入、降低輸入錯誤、提高系統效率。易于理解的流程、簡單明確的輸入參數與系統間基礎數據共享，能夠讓用戶快速掌握一個系統，是網上報銷管理系統全面實施的關鍵因素，必須作為系統設計與實施的重點加以特別關注。4.3保障單位財務系統的數據安全性。目前，隨著網絡管理部門對網絡信息安全要求的不斷加強，維護單位網絡安全的難度不斷增大。財務系統是單位信息化建設體系中安全性要求較高的信息管理系統，一方面要保障財務系統中的數據與信息安全，另一方面還要保障財務系統中的資金安全。因此，單位應積極構建穩定、可靠的網絡安全軟、硬環境，同時嚴格在單位物理隔離的局域網，即內網環境下運行財務軟件，以防止財務數據被非法入侵、盜取、篡改與毀壞。此外，網上報銷管理系統對單位內部控制和內部審核也提出了更高的要求，需要單位制定科學規范的網上報銷制度與流程，根據部門、職位與職責，設置不同的角色，設定不同層級的權限，同時，強化財務系統管理人員與數據庫管理人員的安全保障意識，從而更好地保障單位財務系統的數據安全性。4.4解決非同一局域網用戶使用網上報銷管理系統方式問題。單位財務系統不排除一些用戶不在同一單位局域網內使用單位網上報銷管理系統的情況，比如，一個單位有下屬幾個子單位，擁有各自相互分離的辦公場所與局域網絡。此外，一些用戶有在單位外使用網上報銷管理系統的需求，比如，出差或加班等情況。為營造良好的網上報銷管理系統使用環境，保障網上報銷管理系統的安全性，單位應建立安全的VPN通道，允許用戶在單位外通過安全的VPN方式，安裝VPN插件，利用授權的賬號與密碼進行連接訪問網上報銷管理系統，以解決與網上報銷管理系統處于不同局域網的用戶使用問題。

5結語

隨著行政事業單位內部控制規范的試行，各科研事業單位制定了較為嚴格的財務報銷審批制度與流程，經費管理的分級授權和簽字制度使報銷人“簽字難、報銷難”的問題突出。為改善這種情況，越來越多的行政事業單位開始使用網上報銷管理系統，打破了時間與地點限制，實現了由耗費時間、精力等待簽字的傳統手工報銷轉為不受時間、地點受限的網上報銷管理模式。雖然網上報銷管理系統在提高單位財務報銷審批效率和規范單位財務管理等方面取得了明顯實效，但存在一些消極影響，比如，由于報銷人都不是專業的財務人員，在申請報銷時會出現很多報銷單據或信息不規范的情況，一方面加大了財務人員審核的工作量，另一方面，缺少傳統面對面的溝通與示范，操作方面的電話、網上解答增加了財務人員的工作量，這些問題都需在實踐過程中得到解決。

參考文獻

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作者:溫希軍 任娟 許承云 秦榮艷 黎霞 單位:新疆畜牧科學院畜牧業經濟與信息研究所