物資采購管理顯性化標準化思考

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摘要：對以計算機技術及網絡技術為依托，應用大數據將財務管理信息系統、相關業務管理信息系統有機融合，開發物資顯性化管理平臺，通過物資收、發、存在線適時動態監控，實現計劃、采購、庫存、消耗等物資管理全過程的信息化、顯性化、標準化進行了探討。

關鍵詞：信息管理系統;物資采購管理;顯性化平臺

1物資顯性化管理平臺的構建

物資顯性化管理平臺是利用信息化手段，實現將物資采購、庫存、消耗、質量4類數據以圖形、報表和文字相結合的方式，展現物資管理現狀的系統。1.1實現數據融合。通過信息的互聯互通，將路局各業務處、財務處與物資管理數據緊密地融合，實現對全局物資成本管理的動態監控。1.2全面分析優化。通過對計劃、采購、庫存、消耗、質量等各類數據多角度分析、挖掘、提取，按照不同維度、不同角度、不同層次以不同形式供物資、財務及生產經營部門分析總結提煉，形成分析月、季度和年度報告等，針對發現的問題提出解決方案。1.3科學決策參考。通過對計劃、采購、庫存、消耗、質量等關鍵指標數據深度鉆取、準確呈現，為各級領導科學決策，優化生產成本管理和經營策略提供有力的技術支持。1.4動態預警管控。通過對物資庫存、消耗和財務成本數據的統計、分析，形成以各專業系統、站段、成本項目、修程、車型為主題的分析、預警展示界面，實現物資庫存、消耗的顯性化和動態管控。

2物資顯性化管理平臺的實踐應用

物資顯性化管理平臺包括采購管理、庫存管理、消耗管理、質量管理和輔助決策5個模塊，通過平臺實現數據共享、動態監控、顯性管理、科學決策等主要功能，不斷賦予物資管理新的內涵。2.1采購管理。平臺能夠按系統和物資類別分析全局各站段上報的物資需求計劃合理性及各級采購部門計劃落實情況，從采購方式、采購價格和采購來源等各方面進行監控，實現物資從計劃到采購的全過程科學管理。2.1.1提高需求計劃集中提報比例。應用顯性化平臺以前，全局物資需求計劃集中提報率在60%左右。應用顯性化平臺后，對站段需求計劃進行實時專題展示、比對排序、分析評價和考核通報，集中提報率達到95%左右，有效發揮了規模采購優勢，最大限度減少了單一來源采購。2.1.2實現大額采購監控。利用平臺對全局10萬元以上的物資全部納入重點監控范圍，每日進行采購數據的鉆取查詢、比對分析，對大額物資采購合規性進行審查。確保大額物資采購過程依法合規，采購結果科學合理，有效降低采購風險。2.1.3實現采購價格差異分析。利用平臺對單筆物資采購價格與全局加權平均價進行比較，差異超過20%的均要說明采購理由，并按采購權限由相關領導或采購監督人員核實確認。采購價格差異較大且無合理理由的，將對采購人員嚴肅問責。2.1.4規范站段零星物資采購。應用顯性化平臺以前，站段超范圍采購，化整為零采購現象時有發生，有的采購價格與路局集中采購價格差異較大。管理部門只能靠現場檢查發現問題，解決時間滯后。應用顯性化平臺以后，站段全部的物資采購都通過平臺公開顯示，路局每月進行專門分析評價，對問題突出的單位進行問責，有效規范了站段零星物資采購行為。2.2庫存管理。平臺能夠按照年、季、月、日等時點，對全局、專業系統、站段、車間、倉庫、物資分類、物資編號和物資在庫狀態等進行檢索，實現對全局及各單位庫存指標進行分組展示，對庫存超儲、積壓情況進行預警，對庫存資金周轉次數進行同比和環比分析，從而強化成本管理，將庫存物資控制在科學合理水平。2.2.1規范信息系統庫存核算管理。在平臺測試物資管理信息系統（2.0）初期，暴露出個別單位使用不規范數據失真的問題。按照財務款源、物資屬性、功能用途等性質，統一設置為運營維修、機車專用柴油、線上料、修舊利廢等12個標準倉庫類別，要求站段凡是生產經營和建設所需具備實物形態的物資采購都要納入物資管理信息系統進行核算，從而真實地反映了全局庫存情況。2.2.2動態掌握全局庫存。對庫存進行日報分析預警，督促各站段及時進行收、發、存作業，做到日清月結。對全局和各站段的庫存物資動態查詢、顯示和分析，通過站段間、系統間的數據對比、指標排序，促進各單位積極采取措施優化庫存結構，壓縮庫存資金占用。2017年12月末，全局運營維修物資庫存31081萬元，較年初33977萬元減少2896萬元，較定額37839萬元減少6758萬元。2.2.3實時監控積壓物資。實現了庫存無動態物資按6個月至3年分時間段進行查詢。積壓物資會在平臺突出顯示，產生積壓物資的單位必須逐筆填寫理由，并通過平臺監督整改情況，有效提高了積壓物資處置效率。2017年，全局已列銷、利用積壓物資429萬元。2.2.4代儲物資資源共享。利用顯性化平臺建立全局代儲代存物資信息庫，將分散各地的代儲代存物資資源整合為全局儲備信息公開，各站段根據生產需要互享共用，進一步提高了代儲物資利用效率，縮短了供應組織時間。2017年，共對動車配件、和諧機車配件、客車配件、貨車配件、電務配件、機車軸承、勞保用品等12個大類，80余個品種約2800萬元的物資實行了代儲共用。2.3消耗管理。2.3.1動態掌握物資消耗情況。管理者可以通過平臺對物資消耗情況進行統計分析，可以隨時了解物資消耗情況，總結消耗規律。通過對同期、同修程所消耗物資情況的對比，清晰地看到各系統、各單位、各項目的差異情況、節超情況，及時發現消耗異常。2.3.2加強風險預警。對消耗數量與定額不匹配、消耗數量明顯不合理、不同時期消耗差異過大等問題進行風險預警，分析成因，制定解決措施，進而指導運輸生產。2.4質量管理平臺首頁醒目位置設置警示版塊和提示版塊，內容每日更新，對前一日平臺監控到的風險內容進行及時預警，提醒操作者仔細核對。對可能出現的錯誤設置第一道防火墻，起到事前警示作用。2.4.1質量管理內容具體化。平臺預警有提示、說明能查詢、重點很明確，使監督的內容更加全面、方式更加便捷，極大地提高了監督的針對性和時效性。2.4.2質量管理考核科學化、公開化。平臺通過圖表的形式將中國鐵路總公司、路局在物資質量監督檢查、信用評價、質量事故等方面發現的問題及處罰結果公開展示，促使各單位加強物資質量驗收把關，防止類似問題的發生。2.5輔助決策分析平臺實現了物資計劃、采購、節支、庫存、消耗、質量等主要物資指標的綜合統計分析，為物資管理方針目標制定、政策措施創新、流程環節控制提供大數據支撐。通過平臺數據分析，站段能及時發現物資管理問題，制定措施解決。路局相關部門能及時有針對性地進行指導，規范物資管理工作。通過各單位主要物資指標考核排序及點評分析，建立各專業系統和系統內各站段“紅黑”榜，實現主要業務指標評比的公開化、透明化、顯性化。

3強化應用過程控制、不斷完善顯性化平臺功能

3.1進一步完善平臺管理制度。3.1.1建立完善例會制度。按照集中管理、分工負責的管理方法，物資處定期組織由機務、車輛、工務、電務、供電、財務處等有關部門參加的分析會，物資處負責對采購、庫存、質量控制等方面進行專業分析，各專業處室和財務處對各系統成本消耗進行分析，共同討論問題處理方案。3.1.2建立完善通報制度。每月對平臺監控情況進行全面分析，形成綜合分析月報，結果全局通報，對問題比較突出的單位點名批評，下達整改通知書，限期整改落實。3.1.3建立完善考核制度。對平臺監控發現的重點問題，全部納入到對各單位的考核當中，通過加強考核提高各單位對此項工作的重視程度。3.1.4建立完善問題庫制度。每月匯總顯性化平臺監控發現的問題，分類別、按單位建立顯性化平臺問題庫。并按照既要有分析也要有結論的要求，對全部問題實行跟蹤銷號管理，督辦整改，限期完成，以求實效。3.2加強平臺動態管理。3.2.1加強平臺維護。不間斷地進行系統升級，保持和拓寬信息系統功能。實現集團公司部門間、公司和基層單位之間的無縫連接、有序流動。3.2.2實施信息共享。打破信息孤島，充分發揮物資信息對生產經營的推動作用。3.2.3夯實管理基礎。通過平臺常態化考核分析，“揭疤亮丑”倒逼強化物資基礎管理工作，把問題暴露得更充分，把分析研究得更深入，把措施制定得更有效，把問題整改得更到位，管理水平實現新提升，物資工作實現新發展。3.3不斷深化完善平臺功能。3.3.1開發細化分析程序。對突出問題研發專門分析程序，將分析主題延伸到車間、班組、倉庫、設備、重點物資等內容，將物資庫存和消耗細化到具體品種。3.3.2開發物資驗收系統。依托顯性化平臺建立站段物資驗收系統。通過手持智能終端和遠程監控，實現到貨物資、合格證的信息化和智能化管理，保證到貨驗收的準確性，提高驗收效率和物資到貨質量。3.3.3重點物資打碼跟蹤。對重點物資實行生產廠打碼管理。讓物資從出廠就帶上“身份證”，做到對產品質量的源頭追溯，避免假冒偽劣等質量風險，確保生產安全。3.4促進廉政建設。依托顯性化平臺，進一步推進物資領域廉政風險防控工作，將更多可量化的廉政風險延伸到全部物資管理環節，確保不留監控死角，促進物資系統廉政風險防控體系日臻健全和完善。

作者:宮曉華 單位:中國鐵路哈爾濱局集團有限公司物資管理處