醫院物資采購管理探討

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[摘要]目的：利用信息化手段對采購管理系統進行優化改造，以規范、優化醫院采購流程。方法：將物資采購管理系統與醫院多信息平臺，如醫院信息系統（hospitalinformationsystem，HIS）、醫技系統、物資管理系統等進行對接，實現多系統之間的互聯互通。結果：通過接口設計，實現了提高采購效率、規范采購流程、降低采購成本的目的，為降低醫療成本提供了支撐。結論：充分利用信息化手段整合醫院多個信息系統平臺的資源，對優化采購管理流程具有重要意義。

[關鍵詞]采購管理；物資采購；全過程管理；多信息平臺；信息化

隨著信息化、大數據、人工智能的不斷發展，國內各級醫院的信息化建設成效斐然，物資采購也實現了信息化。然而很多醫院信息化建設周期較長，導致信息系統存在孤島，物資采購管理系統沒有與醫院信息系統（hospitalinformationsystem，HIS）、財務系統、醫技系統、物資管理系統等互聯互通，而是獨立于其他系統之外，因此這些系統產生的數據無法集中管理，分散、凌亂，形成一個個互不相關的數字壁壘，管理者無法從中得到對物資耗材最全面的分析。因此，作為醫院管理層，應當樹立醫院采購管理必須全面信息化的新觀念，充分整合、利用醫院已經建設的多信息平臺，積極優化采購管理流程，規范采購流程[1]。

1醫院采購管理現狀

每個醫院都有自己的采購管理流程，據統計大部分醫院的采購管理雖然已經逐步實現信息化，但仍存在著不少缺陷。1.1合同、文檔等資料的傳遞仍需手工完成。從部門申請開始到物資采購完成，這一系列工作沒有完全信息化，導致信息傳遞滯后，采購時間和物資領用時間大大延長，不僅消耗大量時間成本和人力成本，而且紙質文檔在傳遞過程中容易損壞、遺失，給采購管理工作帶來了極大的不便。同時，管理人員很難掌握最新的產品信息、供應商信息和市場行情。1.2無法實現異地辦公。采購工作需要經過許多環節，簽字、論證等等，即便醫院已經建設了物資采購系統，但都是安裝在醫院內網，如果領導不在現場則很多工作不能及時進行和完成，大大降低了工作效率[2]。1.3無法全面動態地監控采購管理工作。從使用部門提出物資采購申請、采購計劃制定、項目招標到采購完成和最后的部門領用等，整個過程無法全面監控，無法在現有的系統中清晰地展示出來，使得采購工作透明度不高，容易滋生腐敗現象。1.4無法對采購人員實行績效考核。工作人員的績效考核往往是基于數據進行考量，但由于采購系統沒有與醫院其他系統連接，對其他系統產生的數據，比如醫技科室申請耗材信息，供應商的服務、價格、交貨、質量等數據無法充分利用，因此無法制定合理、客觀的績效評估體系。這也成為采購人員工作績效考核的一大難點。

2物資采購系統與醫院多信息平臺對接

在當今互聯網、計算機、大數據、人工智能等技術快速發展的背景下，醫療行業信息化程度日趨成熟，很多醫院尤其是三級甲等綜合性醫院逐步向無紙化靠攏。在多個信息平臺建設完成的基礎上，利用信息化手段對采購管理系統進行優化改造，成為醫院管理層以及采購部門負責人需要思考的問題，因此，迫切需要建設一個與多個信息平臺互聯互通的物資采購系統。多信息平臺對接的物資管理系統框架如圖1所示，改造前后業務流程圖如圖2所示。通過接口改造，規范采購流程。整個采購過程通過與醫院多個系統對接，全面監控采購過程，提高采購工作的透明度，規范采購流程，杜絕貪污腐敗思想的滋生。在簡化流程的同時，提高了采購效率，為我院臨床業務的正常開展提供了保障。2.1與HIS對接。通過醫囑項目、用法聯動，對材料進行自動記賬。材料記賬之后，系統自動扣減當前庫房庫存，并生成消耗單，實現材料去向跟蹤。以手術耗材為例，在手術過程中，直接選擇材料進行手術材料記賬?？梢酝ㄟ^掃描廠商條碼和院內碼進行手術費用錄入。手術費用錄入之后，系統自動扣減當前庫房庫存，并生成高值耗材消耗記錄，實現高值耗材的全流程追溯，如圖3所示。2.2與物資管理系統對接。國內大部分醫院基本上實現了HIS信息化建設。在醫用耗材領域，絕大多數醫院選擇的是通過收費項目實現材料記賬，這一層面僅僅實現了基本的收費功能，但醫用耗材與臨床消耗的聯動性，諸如批次、效期、庫存、采購等需求始終無法得到滿足[3]。因此，通過耗材領用接口，在領用數量、領用時間、領用批次、醫囑執行情況、用法用量等各個業務點，通過成熟的條碼技術，實現臨床科室對于材料消耗的精細化管理。醫院庫存的物資進行入庫后，導入系統形成入庫記錄，使用之后生成出庫記錄，其他未用的材料由供應商當天取走，系統自動產生退貨單據，這也是零庫存管理的成熟模式[4]。庫房入庫界面如圖4所示。2.3與物資采購申請對接。臨床科室通過臨床應用系統向采購中心提出物資采購申請；物資采購系統根據對應庫房的庫存情況，判斷是否自動生成請領單，通過短信、即時消息通知采購員，提醒采購。三級甲等綜合性醫院評審標準以及國家其他規范都已明確要求由醫院專門的采購部門對材料進行采購，杜絕醫生與供應商的直接聯系[5]。采購申請界面如圖5所示。2.4與醫技系統對接。與實驗室信息系統（laboratoryinformationsystem，LIS）、影像歸檔和通信系統（picturearchivingandco-mmunicationsystems，PACS）對接，通過接口可以采集、查看檢驗檢查數據，實時跟蹤試劑、造影劑等耗材的使用情況。同時，通過讀取醫技系統中的檢查量統計耗材使用率，再與庫存核對，從而實現對試劑、造影劑等耗材的采購監管，完善采購環節，并為下次采購提供依據。2.5供應商信息系統之間對接。目前，很多物資供貨商與醫院之間的交互均是以紙質單據交互為主，不但給庫管人員帶來大量的系統錄入工作，而且容易出錯。我們可以將供貨商與醫院之間交互的數據均集成到物流門戶中，例如供貨商上傳資質信息、醫院訂單配送、配送單醫院入庫驗收、發票開立、付款通知等均集成到門戶網站中，管理門戶最大限度地使交互數據暢通、及時、透明。

3應用效果

我院臨床使用部門通過臨床應用系統讀取物資采購接口，向采購中心提出申請，避免了因紙質申請單傳遞不及時造成的采購延遲。采購中心收到采購申請后，先進入庫房查看庫存，如有庫存，申請部門直接申領即可；如無庫存，則采購中心進行采購（采購方式有詢價、競爭性談判、公開招標等方式）。在簽訂合同、付款、入庫過程中分別與醫院的檔案管理系統、財務系統及庫房管理對接，實現無紙化，避免傳遞過程中單據遺失。圖6為物資采購系統中的發票管理界面，點擊“交財務”可以將發票提交到財務系統。我院通過將物資采購管理與醫院其他信息系統平臺對接，初步實現了醫院信息化采購全過程管理。以手術室器械采購為例，改造后的流程大大提高了醫院物資耗材從申請到采購的工作效率（見表1）。

4結語

隨著經濟體制的轉型和市場機制的建立，規范采購流程、提高采購效率是醫院進行采購管理改革、提高醫院自身生存能力、減輕患者醫療費用負擔、避免商業賄賂的必要手段。此外，除了耗材、醫療設備統一采購外，在符合國家管控要求的前提下，也可以將藥品采購一并納入采購部門統一管理，從而精簡部門，減少人力成本[6]。隨著互聯網技術的發展、醫療行業信息化建設的不斷完善，我們應該與時俱進，利用信息化手段，高效地改進采購管理工作。

[參考文獻]

[1]柳淑婧，馮剛.關于優化醫院醫用耗材庫房管理模式研究[J].醫療衛生裝備，2016，37（3）：132-134.

[2]王榮榮，陸艷玲，廖歡心，等.基于“軍衛一號”的高值耗材管理與實踐[J].醫療衛生裝備，2017，38（9）：139-141.

[3]殷相飛，余芳，張和華，等.新形勢下醫用耗材集中采購與配送模式分析[J].醫療衛生裝備，2018，39（2）：84-87.

[4]顏潔環，趙婉文.醫療設備采購全程規范管理的實踐探索[J].現代醫院管理，2014，12（3）：85-87.

[5]梁俊莉.醫療機構物資采購管理中存在的問題與對策[J].廣東醫學院學報，2010，28（3）：329-330.

[6]胡娟，鮑旭強.新建公立醫院醫療設備采購規范化探索[J].現代醫院管理，2015，13（4）：47-49.

作者:戈欣 單位:上海交通大學醫學院附屬仁濟醫院保障處采購中心