科研檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇科研檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學?？茖W管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環節。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發了《科學技術研究檔案管理暫行規定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高?？蒲芯C合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。

一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定

界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉?？蒲袡n案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學?？茖W技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:

（一）科研項目檔案

科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。

（二）科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。

（三）科研成果檔案

主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等?？蒲谐晒亩嗌偈歉咝？蒲袑嵙Υ笮〉囊罁?，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高?？蒲袡n案管理工作存在的問題及原因

（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。

（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。

（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態。

（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高校科研檔案材料。

鑒于此，高校科研檔案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高?？蒲袡n案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。

三、對加強高?？蒲袡n案管理工作的幾點見解

（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。

（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。

（三）提高高?？蒲腥藛T的科研檔案歸檔意識?？蒲腥藛T是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高?？蒲袡n案管理工作邁上一個新的臺階。

（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用?！币虼?科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題?！皺n案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子?！蹦壳暗臋n案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高?？蒲袡n案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。

同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高校科研檔案開發利用的特殊性,在對高?？蒲袡n案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。

為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:

(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。

(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。

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1.在檔案信息化視角下，科研檔案管理存在的問題

經過閱讀大量的文獻，對科研檔案管理存在的問題進行分類并標明比重，從表1中，可以明顯看出科研檔案管理存在的最大問題便是“軟硬件設施”，其次是檔案的收集和整理，對檔案的錯誤認識及保密工作，下面，將一一解釋下面問題。

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對科研檔案工作的錯誤認識在科研單位，具體從事研究項目的科研人員對檔案的認識模糊，將科技檔案的收集和提交排除在科研工作之外，甚至不了解需要歸檔的范疇、要求和重要性。在科研工作中，注重課題申報、立項、實施，但不能同時積極進行科技檔案的整理，經常推遲檔案提交，即便提交也不完整[1]。

1.2科研檔案收集和整理中的問題在科研檔案提交時，特別容易走入兩個誤區。一種是粗略收集，缺漏現象較明顯，在名義上提交的檔案名都有，但實際上質量較差或缺少重要原始記錄；另一種是收集廣而全，將歸檔范圍之外的資料也放進科研檔案中，從而主次不分，查閱和利用困難。由于信息時代的到來，科研檔案的形式和存儲介質越來越趨于多樣化，在收集的過程中，會無意識地忽視錄音、錄像、照片、磁盤、光盤等。最后是指實體檔案的收集和管理容易被忽略。主要表現在隨意堆放實體檔案，不注意管理和維護。

1.3檔案設施建設中的問題在一些科研機構中，由于一些限制如人員和場地等，檔案數量也較少，因此在設施配置配置方面很多都采取將就的態度。在有些單位甚至都沒有標準的檔案管理庫房，僅使用數間辦公室代用；不能按檔案標準來實現辦公、閱覽、庫房三分開；對于專門檔案柜和密集架，也僅使用普通兩節柜來代替存放；在有些單位，甚至連“八防”設施也不全；對于檔案設施必要的辦公設備、監控設施等也不能達到要求。

1.4在檔案信息化建設中，易出現的問題在檔案信息化建設的過程中，存在以下幾個誤區。一是對于檔案信息化的理解較片面。在科研單位中，科研檔案管理人員將檔案信息化僅僅理解為紙質檔案的數字化掃描和網絡化。二是認為一切都以“信息化”為重。在有些科研單位中，科研檔案管理人員認為只有“信息化”了，就可以疏于檔案的收集、整理、鑒定、保管等基礎工作，造成首末倒置。三是認為檔案信息化建設勞民傷財的觀念。對于檔案信息化必要的設施則采取能拖就拖的態度，不愿意投資。

2.科研院所檔案信息化管理的措施和建議

2.1完善安全措施有網絡的地方，就會存在很多不安全因素，再加上電子檔案容易被盜，所以要建立一個安全防范措施設置文件保密措施即采用身份認證、權限認證的方式控制檔案登陸系統，安裝殺毒軟件定期對計算機進行殺毒并且對檔案和數據進行及時的備份防止黑客或者其他人員侵入系統。

2.2健全檔案管理體系科研院所要加強對檔案信息化建設的領導、檢查與監督：落實專門機構或專人負責，加強領導、統一規劃，主管部門在對科研院所進行評估的時候，要將檔案工作作為重要的評估內容，以督促其做好檔案信息化工作[2]。

2.3提高工作人員的技能和水平傳統管理模式已經不能再適應科研院所對檔案的利用和需求了，主要是因為所耗費的成本的較高，因此要改變傳統的檔案管理模式就必須提高檔案管理人員的技能和水平。首先對他們進行培訓，主要與檔案信息化管理方面有關，這樣不僅讓他們熟悉有關檔案信息化管理方面的操作，并且在工作能夠運用自如，另外也要讓他們樹立起職業道德和工作責任心，更新管理理念。

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關鍵詞：醫療檔案信息共享；科研檔案；重要價值；現狀問題；管理對策

檔案是準確、完整記錄歷史信息的重要資源，在醫院檔案管理體系中，科研檔案是十分重要的構成部分，可以真實、具體地反映醫院科研工作的基本狀況，為醫院科研管理工作提供高質量的信息服務，推動醫院科研項目順利進行，對醫療衛生水平的提升極為有利。在醫療檔案信息共享的時代環境下，醫院相關人員應正確深刻領會科研檔案管理工作的重要作用，明確醫療檔案信息共享背景下科研檔案管理工作要求，在實踐中以多元化舉措全面提升科研檔案管理水平，不斷提升科研檔案信息資源的利用價值，為醫院科研事業和醫療衛生事業的發展提供信息資源助力。

一、醫療檔案信息共享背景下科研檔案共享管理的重要作用概述

在醫療檔案信息共享背景下，科研檔案管理者應基于醫院檔案工作發展實際，積極推動科研檔案共享管理工作開展，既可以大幅度提升醫院科研檔案信息資源利用價值，又可以為高質高效地開展科研項目提供信息支撐，以此推動醫院檔案管理現代化、信息化發展。1.有效控制醫療科研成本醫療科研項目的有序進行，可以實現醫療科研檔案信息共享目標，進而可以為醫療科研人員展開科研工作提供大量有價值的文獻資源和檔案信息資源支撐，且便于科研工作人員借鑒科研檔案資料中記錄的工作經驗，有針對性地優化科研工作，從而可以保障科研項目順利進行的同時，有效降低科研成本。在此過程中，醫療科研檔案信息資源利用率大幅度提升，對醫療科研事業的發展具有積極的促進作用。2.提高科研檔案資源利用率和價值醫療科研檔案信息資源的共享，可以為科研工作的優化開展提供有價值的信息資源支撐，從而有利于醫療科研工作效率和質量的全面提升，進而可以為醫院各項工作的高效率開展提供優質服務，使醫療科研檔案信息資源的利用率和價值得以全面提高，最終有利于醫療科研工作的現代化發展。3.推動管理工作現代化發展醫療科研檔案管理工作的目的在于挖掘有價值的科研資料，為醫務人員臨床科研工作提供資源支持，進而整體提升醫院綜合服務水平。在當代網絡信息環境中，積極探索基于信息網絡技術手段的醫療科研檔案信息化共享管理模式，可以為醫療工作人員參與臨床科研工作提供大量有價值的信息參考，在提高科研檔案信息服務水平的同時，有利于科研檔案信息資源價值的提升，使得醫療科研工作能夠高質量、有序進行，最終有利于全面提升醫療綜合服務水平。

二、醫療檔案信息共享背景下科研檔案管理現狀問題分析

信息網絡時代，醫療檔案信息共享是實現檔案資源利用價值增值和檔案管理水平提升的主流趨勢，對醫療檔案管理工作的開展產生了重大影響。事實上，當下的醫療科研檔案管理工作中信息共享存在諸多缺陷和不足，使得科研檔案信息資源價值增值難以成為現實，總結醫療科研檔案管理現狀問題，集中體現在以下幾個方面：1.信息化建設落后于醫療技術發展在科技發展支持下，醫療技術成果日新月異，尤其是信息化技術、數字化技術等普及應用在醫療衛生領域，為醫療科研檔案信息資源共享和高效傳遞創造了良好的技術環境。但不可否認的是大部分中小型醫療衛生機構在檔案數字化建設工作方面，建設成效不高，即使在醫療科研檔案管理領域引進信息化技術手段，也由于檔案管理人員缺乏先進的檔案管理理念，沒有正確深入地認識信息技術在檔案管理領域中應用的積極作用，使得其在科研檔案管理工作中對信息技術發展思想觀念僵化，觀念守舊，不利于醫療科研檔案信息化建設水平的提升。在醫療檔案信息共享背景下，醫療技術水平的提高與醫療科研成果的支持密切相關，一旦在信息化環境中沒有加快推進醫療檔案管理信息化建設，單純憑借紙質科研檔案，顯然難以實現醫療科研信息資源的高度共享，直接影響科研成果轉化的同時，對醫療技術的進步與創新極為不利。2.科研檔案缺乏規范性科研項目活動是醫療機構的重要工作之一，與醫療技術水平提升密切相關，始終在醫療臨床經驗總結、醫療技術創新、推動醫療衛生機構發展等方面發揮著重要作用。因此，醫療科研檔案管理標準化和規范化發展的重要性是不言而喻的，原因在于缺乏規范性的科研檔案管理，不僅會影響科研工作的有序進行，還會對科研成果的轉化產生不利影響，最終會影響醫療技術水平的提升。事實上，當前我國醫療科研檔案管理存在諸多缺陷和不足，其中科研檔案缺失規范性是突出問題之一，主要原因在于相關醫療機構在運營中一味重視科研工作，片面地認為科研工作是提高醫療技術水平的重要手段，但科研檔案工作只是簡單記錄科研工作內容，缺乏實用價值，這使得相關醫療機構在科研檔案管理工作中，未能嚴格按照要求來規范做好科研檔案收集與整理工作，從而出現科研檔案資料收集不完整，科研檔案信息失真等問題，難以提高科研成果準確性的同時，使得科研成果喪失了利用價值，還會影響科研檔案信息資源的后續利用，最終影響醫療技術水平的提升，不利于我國醫療事業的健康、持續發展。3.科研檔案管理人員業務能力和素養有待提高現階段，醫療科研檔案管理人員的素質存在一定的差異性，集中體現在科研檔案管理業務能力和素養等方面，使得醫療科研檔案管理工作難以高質高效開展。與此同時，科研檔案管理人員由于缺乏相應的業務能力和素養，在具體的工作中未能嚴格按照規范要求來展開科研檔案管理工作，使得科研檔案管理工作缺乏質量和效率，難以發揮科研檔案信息資源的利用價值。不僅如此，當前從事醫療科研檔案管理工作的人員，絕大部分是兼職人員，并非專業領域出身，從而存在巨大的人員流動問題，難以全面了解醫療科研檔案，且無法建立穩定性高、綜合素質高的檔案管理隊伍，直接影響科研檔案管理水平。此外，由于相關醫療機構缺乏穩定性高的專業檔案管理隊伍，不僅難以解決醫療檔案管理中的具體問題，還難以在科研檔案管理理念上與時俱進，與新時代科研檔案管理事業發展觀念相悖，最終會影響科研檔案管理質量和效率，不利于科研檔案信息資源價值的充分發揮。

三、基于醫療檔案信息共享背景下的科研檔案管理對策分析

如前所述，在醫療科研檔案信息共享背景下，醫療科研檔案管理工作存在一定的缺陷，集中體現在信息化建設水平不高、檔案管理人員缺乏較高的綜合素質等，不利于醫療科研檔案信息資源價值的充分發揮。因此，相關醫療機構應基于醫療檔案信息共享對科研檔案管理工作的具體要求，并立足于科研檔案管理實際，從建設高效信息化平臺、加強監督、規范化管理科研檔案等方面入手，不斷提高醫療科研檔案管理效率和質量。1.建設高效的科研檔案管理信息化平臺在醫療衛生領域，科研檔案管理工作高質高效開展，以及信息化建設進程的加快推進，都需要醫療機構相關領導和檔案管理者的高度重視和支持。因此，醫療領域的領導者應該在思想層面重新認識科研檔案管理信息化建設的重要性，在深入理解科研檔案管理信息化建設優勢的基礎上，立足于醫療機構發展實際，基于醫療機構長遠發展目標、醫療檔案信息共享等，重視信息化管理系統建設，進一步加強信息化平臺建設，并要將科研檔案管理工作納入醫療機構常態化管理工作范疇，不斷提高科研檔案管理信息化建設質量和效率。在實踐中，相關醫療機構應基于醫療科研檔案特點建立高效的信息化管理平臺，并要同步配套建設軟硬件設施。在硬件方面，相關醫療機構應配套完善的相關存儲和交流設備。在軟件方面，相關醫療機構應建立開發高效率的網絡軟件支撐平臺，并要結合醫療科研檔案事業發展需求，開發系統功能完善的軟件，具體包括操作、管理等軟件。通過完善建設科研檔案管理軟硬件設備設施，助力提升科研檔案管理信息化平臺的專業性和應用性，為醫療科研工作高效開展提供豐富的資源，切實提高醫療檔案信息的共享程度，彰顯科研檔案管理工作的價值，推動科研檔案事業健康、長遠發展。此外，在科研檔案管理信息化平臺建設與應用的大前提下，可以快速推動新醫療成果及醫療技術在更大范圍內推廣應用，不斷提升科技轉化為生產力的速度，以此提高科研成果利用率，從而既有利于醫療科研檔案事業的發展，又有利于醫療行業整體技術水平的提升。2.實現檔案管理的規范化科研檔案管理規范化是醫療科研檔案信息高度共享，并充分發揮科研檔案信息資源價值的重要保障和基礎。針對當前醫療科研檔案管理缺乏規范性的實際問題，應加強多方監督，實現科研檔案管理的規范化。首先，以時展和醫療檔案信息共享要求為立足點，牢固樹立科研檔案價值最大化的管理意識和觀念，加快推進科研檔案數字化建設，不斷完善新形勢下科研檔案歸檔范圍、構成要件等系統建設，使得科研檔案應歸盡歸，以此保證科研檔案的完整性和準確性，進而為科研檔案后續利用創造良好的條件，有效提高科研檔案信息資源利用率。其次，以科研檔案信息共享平臺為基礎，實現科研檔案的全面公開、透明，鼓勵科研檔案信息交流與利用。最后，加強科研部門與檔案管理部門之間的合作與交流，明確責任。針對醫療科研部門，在開展科研活動的過程中，還要重視科研檔案資料的收集與整理，旨在保障科研檔案資料的完整性、真實性?？蒲袡n案管理部門應在科研項目進行中，采取定期和不定期相結合方式，抽查科研文件資料，一方面可以有效把控科研檔案資料的完整性和準確性，另一方面可以及時發現并指出科研檔案工作中的缺陷和不足，便于科研部門和檔案管理部門共同確?？蒲袡n案工作的規范性，進而為醫療科研檔案信息的高度共享提供支持，最終為科研檔案事業的健康、長遠發展夯實基礎。3.創新科研檔案管理，提高科研檔案信息資源利用率首先，相關醫療機構要積極創新科研檔案管理信息化平臺，以傳統科研檔案管理功能為基礎，深入開發科研檔案管理利用價值，建立多樣化科研檔案信息數據庫，完整呈現科研項目數據、成果和科研過程信息等，并要在數字化檔案資源的支持下，提供便捷且多元化的檔案信息查閱服務。其次，創新和豐富科研檔案利用模式。科研檔案信息資源的多樣化，使得科研檔案信息資源具有海量化的特征，只有加強科研檔案信息的多元化處理，才能為相關醫療機構今后科研項目的高效開展提供大量信息資源，最終有利于科研事業的發展，并有利于科研檔案信息資源利用率的提高。最后，拓展科研檔案應用范圍。醫療科研檔案應用價值集中體現在提升醫療技術水平、提升醫療服務水平、醫校教學實踐等方面，這要求積極科研檔案管理部門積極創新科研檔案管理，切實發揮科研檔案信息利用價值，最大限度提高科研檔案信息資源利用率。4.基于醫療檔案信息要求來提升檔案管理人員綜合素養相關醫療機構要想提高科研檔案管理水平，應強調信息化優勢在科研檔案管理中的充分發揮，為醫療科研人員提供更加全面且準確的科研信息資源，這無形中對科研檔案管理人員的綜合素養提出了更高的要求。因此，相關醫療機構應對科研檔案管理人員進行系統且全面的針對性培訓，具體包括計算機、部門交流與協作、檔案業務等培訓，以期通過專業且深度的針對性培訓，持續提高科研檔案管理人員的綜合素質，使其綜合素質滿足于醫療檔案信息共享背景下的科研檔案管理工作需求，切實提高科研檔案管理水平，不斷提高科研檔案信息資源的利用率。

四、結語

綜上所述，在醫療檔案信息共享背景下，相關醫療科研檔案管理工作面臨新的高標準要求，要求正確認識科研檔案管理工作中的缺陷，積極從建設高效的科研檔案管理信息化平臺、實現檔案管理的規范化等方面入手，不斷提升科研檔案管理信息化水平，為科研檔案信息共享提供支持，有效提高科研檔案信息資源價值，推動醫療檔案事業和醫療衛生事業健康、持續發展。

參考文獻：

[1]孫佞，卿粼.內控視角下公立醫療機構科研經費管理[J].質量與市場，2021

[2]陳棟.基于醫療檔案信息共享背景下的科研檔案管理對策[J].辦公室業務，2021

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[6]劉春.醫院檔案信息共享背景下的醫院科研檔案管理[J].辦公室業務，2019

[7]陳明喜.醫療檔案信息共享背景下的醫院科研檔案管理[J].辦公室業務，2019

[8]廖宇紅.醫療檔案信息共享背景下的醫院科研檔案管理[J].蘭臺內外，2017

[9]劉慧萍.醫療檢測機構科研檔案管理工作的方法研究[J].醫療裝備，2017

篇4

論文摘要:高校科研檔案反映了一所大學的學術水平和實力。科學有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價值，有助于高校的持續發展和促進地方經濟社會的進步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開展科研檔案管理工作。

科研檔案是人們在從事科學活動中形成的，并經過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄?？蒲袡n案管理工作是高?？蒲谢顒拥幕A和真實記載，直接反映著一個高校的學術水平，是一所高校實力的憑證，對學校的教學和科研工作的可持續性發展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學校科學管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環節。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發了《科學技術研究檔案管理暫行規定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。

一、高?？蒲袡n案歸檔范圍需要重新界定

界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉?？蒲袡n案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學?？茖W技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:

（一）科研項目檔案

科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。

（二）科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。

（三）科研成果檔案

主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等?？蒲谐晒亩嗌偈歉咝？蒲袑嵙Υ笮〉囊罁?，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高?？蒲袡n案管理工作存在的問題及原因

（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。

（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。

（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態。

（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高?？蒲袡n案材料。

鑒于此，高校科研檔案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高?？蒲袡n案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。

三、對加強高?？蒲袡n案管理工作的幾點見解

（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序?？蒲袡n案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。

（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高?？蒲袡n案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。

（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用?！币虼?科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題?！皺n案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子?！蹦壳暗臋n案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高?？蒲袡n案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。

同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高校科研檔案開發利用的特殊性,在對高?？蒲袡n案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。

為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:

(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。

(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。

(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。

總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高?？萍既藛T的檔案意識，做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作，提高高?？蒲袡n案的現代化管理水平，讓高?？蒲袡n案為高校科研工作再出成果發揮應用的積極作用。

參考文獻：

1、關月英.高?？蒲袡n案管理工作初探[J].新疆醫科大學學報，2007.10.30（10）

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1.1管理制度不規范

俗話說“沒有規矩，不成方圓”。在醫院科研檔案管理工作的實施之前，創建一套完善的科研檔案管理制度是十分必要的。目前，我國醫院科研檔案管理制度沒有形成一定的體系，在大部分醫院中，科研檔案的管理具有很多不規范之處。在大多數科研檔案的管理之中，分類置放、系統科研項目檔案的追蹤管理以及體系化存放等方面都有所欠缺。造成這一現象的主要原因有：第一，醫院管理經費上的分配問題。在許多醫院中，為了追求一定的經濟效益，在管理經費的劃撥上具有一定的偏向。醫院在進行檔案管理時往往只關注與病人檔案的管理與維護，因為這是最基本的，但是往往忽略了醫院科研檔案的管理。對醫院科研檔案的管理經費的劃撥不足，管理工作難以維持。第二，醫院科研檔案管理人員不足，這一點主要是受科研管理經費的劃撥的影響。在科研檔案的管理工作中，任務雖然沒有病人檔案管理的多，但是也是比較繁重的?？蒲袡n案管理人員的不足，自然就降低了其管理的效率，同時也造成了管理制度的不規范。

1.2管理人員隊伍良莠不齊

在我國現有的醫院科研檔案管理隊伍中，許多檔案管理人員都是非專業性、非專職的，主要由其他科管人員兼任，或是沒有達到專業要求的人員進行科研檔案的管理。這樣就造成了醫院科研檔案管理人員隊伍的良莠不齊，從而導致了我國醫院科研檔案管理工作效率的低下。對于兼職人員而言，他們更加重視自己原本的工作，而往往忽視了對科研檔案的兼職管理工作。另外，由于兼職人員的科研檔案管理工作的時間上、精力上的分配不均，以及工作不具連續性，導致醫院科研檔案管理工作往往會出現錯誤。對于非專業性人員而言，他們對科研檔案的管理不具備一定的專業化要求，在工作中會遇到許多不理解或是無法準確判斷的地方，這些都會導致非專業性人才在科研檔案管理工作中出現差錯與紕漏，為醫院科研檔案的管理造成麻煩，甚至帶來損失。

1.3醫院科研人員對檔案工作重視程度較低

在我國醫院科研人員的隊伍中，大部分人員對于科研成果進行檔案管理具有十分淡薄的意識。許多科研人員認為對科研成果進行檔案管理是無所謂的，沒有多大意義的。有的科研人員則認為科研成果是自己的應該自己進行保管。同時，科研人員也存在著這樣一種心理，那就是對醫院科研檔案管理人員的不信任心理，不確定自己的科研成果在交由相關管理人員進行管理是否具有安全保障。對于相關科研檔案管理人員在對其進行科研檔案催交的情況，科研人員持有不配合、不理睬的態度，加大了醫院科研檔案管理人員的工作難度。因此在醫院科研檔案管理工作中往往會出現這樣一類情況，科研檔案歸檔不完整或者是有些可科研項目的檔案缺失。

2我國醫院科研檔案管理對策

2.1實現科研檔案管理制度規范化

目前，我國政府已經頒布了《科學技術檔案工作條例》，這一條例具有比較全面的關于檔案管理工作的管理辦法。對我國醫院科研檔案管理制度的規范化具有積極地意義。依據這一條例，可以實現檔案管理辦法的統一規范，促進科研檔案的統一管理，明確檔案部門的監管職責，實現檔案管理在檔案收集、整理、保管、利用、借閱、保密等一系列流程制度上的完善，使檔案工作走向標準化、規范化的管理模式，并實現檔案管理與課題管理辦法的相互促進，結合醫院的科研政策，實現檔案管理與科研管理的統一性和延續性。

2.2強化科研人員檔案管理意識

針對上文中提出的科研人員缺乏檔案管理意識以及對醫院檔案管理工作的安全保證的擔憂。醫院應首先提高科研人員的檔案管理意識。然后在強化醫院科研檔案管理制度，保證醫院科研檔案管理安全的前提下，對科研人員進行科研檔案滾利相關知識與優勢的普及，樹立科研人員對醫院科研檔案管理的信心。促進科研檔案管理工作的順利高效進行。

2.3強調醫院對科研管理工作專業化的重視

由于科研資料的學術性以及專業性較強，在對科研檔案進行管理使，準確的對檔案進行分類、歸檔十分重要。并且，由于醫院科研檔案管理工作的目的是對醫院的科研成果進行保存與管理方便日后的查找以及參考，對醫學科研成果進行維護，推動醫學科研工作的傳承與發展。因此，對于歸檔的科研檔案必須具備一定的質量標準，通常在科研檔案的管理工作中，高質量的優質科研成果具有優先歸檔權。另外，除了保證檔案整理、歸類的專業性與準確性，還要保證研究階段對相關科研檔案的調研、查詢上的簡單、方便與迅速。

3結語

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關鍵詞：大數據；事業科研單位；人事檔案管理

一、事業科研單位人事檔案管理的重要性

人事檔案管理工作主要是對科研事業單位工作人員各項信息的記錄。其中記錄的內容主要包括：工作人員的崗位職責、工作年限、工作能力、工作業績、懲罰現象、人員的變動等信息。企業通過查看人事檔案以全面了解到各部門的員工信息。同時，也為企業進行人員配置和選拔人才提供了信息的支撐。而在應用大數據進行檔案管理后，通過對不同類別的樣本數據進行收集和整理等，從而能夠更加便捷的找到其潛存的信息和提供更加高效的信息服務。

二、大數據背景下事業科研單位人事檔案管理現狀分析

以下詳細介紹了大數據背景下事業科研單位人事檔案管理現狀，其主要體現為這幾個方面：

1.事業科研單位人事檔案管理的工作設備和設施等有待改善

大數據背景下，在進行檔案管理時，則需要對落后的設備和設施等進行改善。究其原因，先進的設備是開展檔案管理工作的基礎保障，只有設備的充足和先進，才能對日常的信息數據進行有效的儲存和更改。但是由于有些事業科研單位對于人事檔案管理工作并不不重視，這就是導致該單位并沒有重視基礎設施的維護和改善。

2.新技術得不到廣泛的利用，影響管理的效率

由于新技術并沒有廣泛應用和在單位中普及，使得事業單位檔案管理工作想要實現網絡化和數字化管理則就顯得尤為困難，從而直接影響了大數據背景下，檔案材料的有效接收、傳遞和儲存。同時，人事檔案人員受到環境和發展前景的影響，使得該單位嚴重存在人才流失的現狀。這就在一定上降低了科研單位的市場競爭力，其對于科研事業的發展產生了一定的阻礙作用，加大了事業科研單位人事檔案管理工作的困難。

3.檔案管理人員的工作能力不足

現階段，我國的事業科研單位受到檔案管理人員年齡偏大、接受新鮮事物較慢、創新意識較為薄弱等方面的影響，使得一些人事檔案管理過程中仍然采用傳統的管理模式。同時，這些檔案管理人員受到傳統思想的束縛，使得其在面對新鮮的事物和技術時，無法靈活的應對其新變化帶來的挑戰。這種現象嚴重制約了檔案管理工作的變革和創新。同時很多事業科研單位缺少復合型的檔案管理人員，即管理技能較差、現代化信息技術應用不足等給人事檔案管理的創新帶來了較大的阻力。例如：這些人員在日常的工作中為企業所創造的價值并不明顯，使得事業科研單位的管理人員對人事檔案管理工作并不關注。久而久之，事業科研單位對于檔案管理工作的投入也就越來越少。如：缺少對專項人員的培訓。

三、事業科研單位人事檔案管理的創新路徑

為了能夠提高檔案管理人員的工作能力。一方面，根據員工的工作經歷和工作經驗等采取專項培訓的方法，以讓員工在接受培訓的過程中掌握更多的創新技術，為適應新的發展趨勢提供基礎保障。另一方面，憑借著較高的待遇和發展前景等，吸引更多年輕的檔案管理人員。以通過這些年輕檔案管理人員所提出的先進理念等，推動人事檔案管理工作的改革和發展。以下對提出的創新路徑進行了詳細的分析：

1.培養管理人員的工作能力

人才為企業的發展提供了重要的人力支撐。特別是對于事業科研單位人事檔案管理工作來講，在大數據的背景下，給檔案管理人員帶來了較大的挑戰，其不僅需要了解員工的管理能力，還需要提升員工接受新鮮事物的能力、隨機應變的能力。但是當前我國事業科研單位的檔案管理人員專業性能力較為薄弱。加之，專業人才的缺失等嚴重阻礙了事業單位的進一步發展。其主要表現為：第一，一些事業單位并沒有專門的檔案管理人員、其大多的負責人為兼職人員；第二，有些檔案管理人員的工作能力有待提高，特別是一些管理人員的年齡普遍偏高，受到傳統理念束縛，使其接受新鮮的事物的能力較慢這就需要事業科研單位人員加強人才隊伍的建設。并以大數據為背景下，不斷的學習和掌握更加先進的管理理念和信息化的知識等。一方面，進行管理人員的培訓，特別是針對現代化的科學技術進行培訓，以培養出更多復合型的人才；另一方面，對人事檔案管理人員進行在職的教育。例如：舉辦專家座談會，讓管理人員借鑒和學習更多創新的管理方法，以提升檔案管理人員的崗位工作能力和具備現代化管理理念的意識。同時，需要及時的引進具備高科技檔案管理人才，為管理團隊注入更多新鮮的血液。

2.摒棄傳統管理模式

現階段，隨著大數據時代的到來，傳統的檔案管理方法亟需改革和創新，這樣才能滿足社會的發展趨勢。首先，建立完善的檔案數據庫，并通過運用信息化的檔案系統，為企業實施檔案管理提供更多的便捷性；其次，建立行之有效的管理制度，并根據事業科研單位的真實情況，嚴格把控人事檔案管理流程，構建出一體化的檔案資料的收集-整理-存檔-歸檔-調檔的體系，以減少由于人事檔案在管理過程中發生的丟失和泄露問題的發生。從而保障檔案信息的完整性和真實性。最后，將員工的資料進行分層的管理，特別是對于不同類別的資料信息進行針對性的管理，從而使得人事檔案管理工作發揮出應用的效果。

3.加強技術的支持

我國事業科研單位人事檔案的數據量呈現了增長的現狀。因此，在大數據背景下，進行人事檔案管理系統設計過程中，需要亟需考慮數據的增長態勢和計算機應用的效果、計算機所需的成本（投資和維修成本）。而如何將這些成本降到最低，則需要在計算機系統中建立檔案防病毒系統和及時對漏洞進行檢測。例如：利用更加專業的工具進行漏洞的檢測，并及時的安裝補丁程序。同時，還應該建立防火墻技術，在低檔外部不良因素的侵襲后，能夠提高檔案管理系統的穩定性和保障數據信息的安全性。

4.建立獎懲機制

大數據技術的融入改變了傳統的檔案管理模式，因此，想要提升檔案信息數據管理質量，則需要建立更加完善的獎懲機制。首先，以事業科研單位的整體利益為出發點，切實保障每位員工的利益，以做出更加公平和公正的評估；其次，獎懲機制的建立能夠有效的激發員工的工作熱情和工作動力，從而為提升檔案管理的質量提供保障；最后，制定違規處罰條例。對于在工作中出現違背相關規則制度時，能夠通過獎懲機制，為各位員工做出更加公平合理的評估。

5.創新檔案管理新體系

分層次管理和分類管理方法是構建人事檔案管理的重要組成部分，同時，其也為檔案管理的創新提供了支撐。根據現在事業單位人事檔案的發展情況可以看出，大數據背景下，檔案管理體系在構建的過程中需要從細節入手，保障與整體的結合。同時，事業科研單位人事檔案管理人員通過遵循檔案管理制度的基礎上，通過運用信息化手段，準確快捷的掌握企業想要的人才信息。換言之，利用網絡現代化信息技術和信息手段，為企業乃至整個社會提供更多的優質服務。例如：科研事業檔案管理人員在廣泛應用現代化信息技術后，能夠通過多媒體影像和聲音、指紋等電子信息，解決傳統以紙質人事檔案材料的不足。因此，人事檔案管理過程中充分利用計算機網絡技術，在一定程度上提高人事檔案管理人員的工作效率和管理的質量。

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關鍵詞：醫學科研檔案；特點；管理；措施

醫院科研檔案管理可以為醫學科研活動提供所需要的信息資源， 也可以指導成果轉化、技術交流，促進科研成果向產業化、市場化方面轉化和實現科研價值的提升，醫學科研檔案是醫院科研管理工作的重要組成部分，是醫學科研工作的重要依據，了解醫學科研檔案的特點，并根據其特點加強管理，不僅能夠為醫學科研創新提供有效服務，而且有利于促進醫療事業的發展。

一、醫學科研檔案的特點

（一）專題突出，成套性強

醫學科研工作的研究對象一般都是一個專題。圍繞一種疾病的治療，一種流行傳染病的預防，一種新藥的篩選、研制等專題開展，每個專題都是一個完整的科研過程，所形成的檔案也是一套完整的，不可分割的。由于醫學科研檔案的這個特點，在檔案利用過程中多為成套利用，分類時必須保持每個專題檔案的完整性、成套性，使之始終成為一個有機的整體。

（二）形成周期比較漫長，具有較強的連續性

醫學科研檔案的形成周期與科研項目的執行周期密切相關，醫學科研連續性強，研究周期長，醫學課題立項到結束的時間相比較一般科研項目要長， 一般的研究項目在2到3 年，重大項目3到5年或更長時間。針對一個項目的資料，涉及的內容隨著課題時間的長度增加而增多，資料在項目執行期間的歸檔連續性強。檔案的保存時間則更具應用的價值而不同，一般保存至少30年，重要資料則永久保存。

（三）學科突出，專業性強

醫療臨床研究有內外科、婦兒科之分，基礎醫學則講究病理分析和藥理分析。因此必須注重專業區別，分專業歸檔，體現檔案管理的專業性。

（四）學科協作性、綜合性強

醫學科學研究是多學科的綜合研究。由于疾病發生、發展的原因是復雜的， 因此許多研究課題必須匯集多個學科進行綜合研究，聯合攻關。在分類時既要保持各個學科的相對獨立性，又要保持完整性和綜合性。

（五）載體形式多樣，數量^大

醫學研究比較復雜，不同學科采用的研究方法不同，同一學科不同的研究課題采用的技術方法也不相同，直接記錄的實驗結果的載體，如：各種標本、病歷、化驗單、儀器檢測結果等材料也是多種多樣，因此，每一科研課題形成的醫學科研檔案往往載體形式多樣，數量較大。

二、管理措施

針對醫學科研檔案的上述特點， 要做好醫學檔案管理工作， 必須認真做好以下幾項工作：

（一）加強制度建設，建立健全檔案管理規章制度

根據《《中華人民共和國檔案法》等法律相關的規定，構建由院長、檔案管理委員會、檔案管理機構、兼職檔案員組成的檔案行政管理網絡系統，強化其行政監督、指導的管理職能。按照集中統一管理檔案的基本原則， 制定文件材料歸檔范圍及保管期限、檔案的接收、管理、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度及各部門檔案管理細則， 幫助相關部門實行預立卷制度，確保檔案管理完整、準確、系統、安全和有效。

（二）加強業務培訓，優化檔案管理人員的綜合素質，提高服務意識

醫學科研檔案的建立和完善對醫學科研工作有著十分重要的意義，檔案管理人員的業務素質直接影響著檔案管理水平。因此醫院應在優化檔案管理人員的政治素質和理論素質外，加強對檔案管理人員的業務培訓，采用多種形式提高檔案管理人員的專業知識和計算機操作技能，有計劃的組織檔案管理人員進行知識更新和繼續教育。由于醫院科研檔案管理工作的特殊性，應當鼓勵檔案管理人員學習一些醫學科研知識，熟悉科研活動各類文件的形成規律，根據醫學科研檔案的來源及特點，進行分類、整理、歸檔，從而提高醫學科研檔案的管理水平，在醫學科研檔案資源利用中，要變被動服務為主動服務，由于醫學科研檔案管理人員全面掌握了本單位的科研項目信息，所以應該主動向科研工作者提供多方面、多層次和有實效的醫學科研信息，避免因選題不當造成科研勞動浪費，最大限度的發揮檔案的價值和作用，更好地為醫院的科研工作服務。

（三）增加科研檔案資金投入，加強檔案管理的信息化建設

投入資金建立專業的檔案室，專業化檔案館的建立，能夠提升醫院所有科研工作者對于科研檔案管理的意識，進而更好地促進檔案管理工作的進行，而專業的檔案管理人才則從專業的角度實現檔案管理的高水平運作，確保檔案管理工作的高質量完成。在科技飛速發展的今天，檔案管理如果僅靠原始的手工操作，其工作效率和工作質量都很低，很難滿足發展的需要，加強檔案管理信息化建設則非常必要，用計算機等現代化工具取代陳舊的手工操作，運用計算機手段管理科研檔案，開發應用針對不同載體科研檔案的積累、著錄、標引、歸檔等的管理軟件，能夠切實有效地提高檔案管理的質量和效率，便于科研檔案的充分利用，滿足醫院科研事業日益發展的需要。

加強對醫學科研檔案的管理，提高科研檔案的利用率，不僅可以更好地為臨床醫療工作和科研工作提供幫助，而且可以提高醫院的整體水平和核心競爭力。

參考文獻：

[1]胡桂周.關于醫院檔案信息化建設的探討[J].中國病案，2012，13（3）：43-44.

[2]杜為紅.如何提高醫院科研檔案質量[J].中國衛生質量管理，2011（5）64-65.

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關鍵詞： 高校；科研檔案；管理創新

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）23-0314-03

0 引言

高校是教學、科研和培養人才的重要基地，高?？蒲袡n案集教學、科研、管理于一體，是高校完成歷史使命，為社會發展提供人才、智力支持的豐富的信息資源。做好新時期高校檔案創新服務工作，進而為促進教育事業及經濟社會的協調發展服務。

1 規范檔案管理，建立科研檔案服務機制

檔案服務機制是指檔案部門為社會服務的內在工作方式和方法。高校檔案管理部門應在不斷完善傳統的管理服務的同時有針對性的進行一些特色服務；改變使得檔案信息管理滯后的服務方式，采取網上服務和主動服務相結合的方式使得檔案信息獲得超前服務；使得管理的文檔資源得到充分的利用，需要采取各種各樣的宣傳方式，比如內部或公開的出版物、公開的新聞報道等；為了促進文檔資源更好的服務學生和教職員工，需要實行相關的服務措施比如：代查代檢、代復制、文獻傳遞等；使得信息成果得到高效的利用，需要更深層次的研究和分析成果；為提高服務的效率需要充分利用現代信息技術；為檔案管理積累資金需要適當采取有償服務；適當進入市場,積極參與科研成果的轉讓。

1.1 建立檔案館(室)網頁，開展網上利用服務。目前，國內許多檔案館（室）采用便利的因特網進行網上服務，這樣的方式對于可以更加方便的搜集和共享社會和單位提供檔案資源。

檔案工作者為了達到信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，需要基于互聯網快速的建設更加的完整和系統檔案信息資源數據庫；為了實現檔案工作的自動化管理，檔案信息的法制化管理。就要在建立健全電子文件全文數據庫的同時，在因特網上按時監管處理好電子文件以備利用。

1.2 “電子文件(檔案)數據管理中心”具備廣闊的覆蓋面積，豐富多彩的內容，很高的實用性等相關的優點。因為它的建立能夠使得電子文檔數據管理中心統一監管和處理授權給網站的各單位的歸檔電子文件，與此同時，各單位可以共同分享該網站上加密的或者是有限制的電子文件，使得電子文件的查詢、利用服務變得更加的便利，促進了資源共享。

1.3 電子文件的自動上傳收集。當前檔案管理部門工作的不可小看的一個關鍵環節就是如何收集整理在單機上形成的電子文檔。相比較于傳統紙質檔案的收集整理，他們的最大區別在于，目前檔案部門早已摒棄了浩海如煙的紙質文檔收集整理，而是在互聯網上設置電子文件自動上傳的工作窗口，采取下載和上傳的方式完成文件的電子文件形式的傳輸，這樣的方式能以最快的速度收集實時的文檔，并快速的歸檔于檔案館(室)的服務器,

1.4 開展在線服務。當下是現代信息技術應用飛速發展的時代，它在各個領域都不斷地改變著人們工作、學習和生活的環境。現在各種各樣的信息系統和信息網絡能夠及時滾動的轉達準確、有效、全面的信息使得人們獲得實時的信息。因此手工式的檔案收集管理、利用服務方式完全落后于現代化的檔案服務方式。檔案部門僅僅是利用電腦，在網頁上匯編好專題，設置好相關的數據庫查詢窗口和提供相關服務的電子郵箱就可以使得利用者與檔案館（室）以電子郵件的通訊方式交流信息，實時對文檔資料的真實性和價值性提供咨詢，提供查詢和資信服務。

2 創新高?？蒲袡n案管理模式，提高科研檔案服務水平

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0 引言

高?？蒲袡n案形成具有保存價值和開發利用價值，主要記載的是高校廣大教職員工在科研教學活動中的研究方法和研究經驗成果等，反映的是高校的科研領域與研究方向。它便于人們了解各領域所研究的深度，為高校從事科研的人員提供了一定的借鑒，使其避免一些重復的研究，對提高教學質量和科研水平有著舉足輕重的作用，它

已成為影響學校綜合實力的重要因素。

2013年底，教育部提出了關于深化高等學?？萍荚u價改革的意見。意見中指出高等學校是國家創新體系的重要組成部分，科技評價是高校科技管理的重要手段，也是宏觀管理和資源配置的重要依據，具有突出的導向作用。意見中指出的高校實施的科學分類評價辦法，主要是建立科學合理、各有側重的評價標準。若要建立一套這樣的評價標準，高校科研檔案的管理就顯得非常重要，完善的科研檔案管理將為之提供準確的數據基礎。

隨著高?？蒲心芰Φ牟粩嗵嵘蒲泄ぷ髦行纬傻木哂斜４鎯r值的材料數量也大幅度上升，其管理中也隨之出現了許多不盡人意的地方。因此，就需要我們協調好各方面的工作，建立健全制度，提高科研檔案的管理質量。

1 科研檔案的種類

一般高校的科研檔案是在學校及學生的科學活動中形成的，經過一定的整理形成具有價值的文字、圖表、聲像等各種形式的數據和載體的歷史記錄。高?？蒲袡n案具有專業性、成套性和載體類型多樣化等特點。

1.1 科研管理檔案 科研管理檔案指在科研管理工作中所形成的文字、圖表、數據和聲像等各種形式的材料。主要包括：學校頒布的有關科研工作的規章制度、科研項目和成果統計報表、經費來源情況以及學術活動材料來

源等。

1.2 科研項目檔案 科研工作是高校發展的生命線，高校教師從申請到完成一項科研課題，需要經過從課題立項、論證到課題研究、鑒定，最后課題結題的過程，是一個系列的整體過程。

2 科研檔案管理面臨的主要問題

高校科研檔案與其他門類檔案的特點有所不同，這就導致在高校科研檔案的管理中會出現一些問題，例如：歸檔材料不齊全、歸檔不及時等。同時，檔案管理人員的素質和信息化建設的程度也對檔案管理質量有著嚴重的影響。

2.1 科研檔案歸檔不完整、不及時 目前，科研檔案管理制度普遍不夠完善，因此高校相關部門對檔案工作的重視程度也不夠。高校的教學科研人員和師生員工歸檔意識不強，很多科研人員認為歸檔不安全，覺得檔案放在自己手里使用更加便捷，從而造成許多應歸檔的材料沒有歸檔，導致歸檔的難度越來越大，嚴重影響高?？萍細w檔的收集和整理，使科技檔案資源沒有充分記錄和反映科研項目的活動全貌，也無法反映一所高校的整體學術水平，更無法有效地開發利用高?？蒲袡n案資源。

2.2 科研檔案管理的數字化、網絡化建設不足 現階段，收集整理的科研檔案中文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像少?？蒲袡n案存檔后利用率低，有些存檔沒有意義，大部分檔案只存不用?？傮w來說，大部分高?？蒲袡n案管理的數字化、網絡化建設不足，這是導致科研檔案的利用率不高的重要原因。

2.3 科研檔案管理人員綜合素質不高 由于科研檔案的歸檔工作缺乏制度保證，高校在科研管理機構設定崗位的時候，沒有將歸檔工作列入個人的崗位職責，這就導致部門科研管理人員責任心不強，不能主動完成歸檔工作。而且，大部分科研管理人員都是兼職完成歸檔工作的，缺乏系統的檔案專業知識，對檔案價值及其對高校發展所起的作用沒有足夠的認識，這會對檔案的管理質量造成一定的影響。

3 改善科研檔案管理現狀的幾點構想

普遍來說，現階段各個高?？蒲袡n案的管理存在很多問題，導致檔案歸檔不及時，利用率低。因此，探尋改進高校科研檔案管理的方法，提高科研檔案的管理質量和利用率是非常重要的。

3.1 分級管理模式 在科研檔案管理中，學校由于管理部門人手少，任務重，從而影響檔案歸檔的質量，造成科研文件材料殘缺不全。

因此，學校應考慮制定提高檔案管理質量的相關規章制度，從校級、院級、個人三級入手[1]，加強校級和院級管理，提高個人歸檔積極性。首先，學校應重視科研檔案的管理工作，給予一定的人員支持、政策支持和經費支持。其次，二級學院應配合學校做好科研檔案管理工作，在學院設置專人負責檔案的催交、收集和整理。第三，讓教師認識歸檔的重要性，并積極參與其中。為了督促教師認真對待科研檔案歸檔工作，可以考慮把科研檔案收集工作與教師的績效評價結合起來[2]。

3.2 信息化建設 大部分高校的科研檔案都存在重檔輕管、只存不用或者利用率低的問題，主要原因在于絕大多數的科研檔案都是紙質檔案，不利于完成統計分析等工作。因此，加強科研檔案的信息化建設[3]，可以把死檔案變為活檔案，從而實現檔案的高效利用，促進高?？蒲兴降奶嵘．斎?，在進行信息化建設的同時，也要注意保證科研檔案的保密和有效利用的兼顧。

3.3 提高檔案管理人員素質 由于學校對于科研檔案的管理工作重視不夠，大部分科研管理人員都是兼職完成歸檔工作的，缺乏系統的檔案專業知識，從而影響科研檔案的管理質量[4]。因此，應當對科研檔案管理人員進行專業的培訓，并加強保密意識，從而提高科研檔案管理水平。首先，科研檔案管理人員要積極參與檔案專業績效教育，熟悉科研工作的流程，主動參與檔案歸檔工作。其次，科研檔案管理人員需要加強自身的修養和職業道德教育，嚴格遵守工作紀律和保密工作。最后，科研檔案管理人員還要強化服務意識，培養愛崗敬業、無私奉獻的精神，從而提高科研檔案管理人員具有端正的工作態度、高度的責任心，以更好地服務與高校的科研發展。

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關鍵詞： 高職院校 科研檔案 檔案管理

科研檔案是高職院?？茖W研究工作中形成的真實的原始記載，具有長期保存、研究與參考的價值。隨著我國職業教育事業快速發展，高職院?？蒲谐晒粩嘭S富，科研檔案資源進一步增多，強化對其管理與利用，對維護高職院?？蒲泄ぷ髦刃蚝痛龠M科研項目進展有著重要意義。除此之外，科研檔案對高職院校建設與發展有著深遠意義，是評價高職院校一個階段內發展情況、綜合實力、學術水平的重要依據，是對各院系教師、各科研項目參與人員工作績效、學術能力等進行審核的重要材料，因而做好科研檔案管理工作，是維護好高職院校科研與管理秩序的重要基礎。

1.高職院校科研檔案管理工作現有問題

1.1檔案管理基礎薄弱。

目前，許多高職院?？蒲袡n案管理工作沿用普通高等專科學校檔案管理制度與方法，缺乏實施細則與明確的檔案管理目標，普遍按照申報、立項、開題、結題的程序建立、整理和歸檔科研檔案。事實上，檔案的收集是否齊全、內容是否翔實均未得到統一的審核與評定，同時，科研項目的核心技術內容往往得不到有效保護與保存。

1.2載體單一，格式混亂。

信息化技術快速發展，對高職院?？蒲袡n案管理工作產生了深刻影響，越來越多的高職院校配備了齊全的信息化設備，對檔案管理工作的信息化改革奠定了堅實基礎。但目前，我國高職院校科研檔案管理工作的信息化水平普遍較低，紙質檔案多于電子檔案，且不論是紙質檔案還是電子檔案，規格不一、格式不完善的情況十分普遍，給今后科研檔案開發與利用帶來一定阻礙。就電子檔案而言，雖然它不受時間和空間的限制，通過存儲、復制、下載等方式就可加以利用，但格式不完整、不統一等問題將影響檔案利用者的檢索、下載與利用活動，可見強化科研檔案管理的規范化與信息化建設勢在必行。

2.高職院校科研檔案管理改進策略

為提升高職院?？蒲袡n案管理工作成效，應采取以下改進策略：

2.1強化科研檔案管理工作基礎建設。

首先，不斷完善科研檔案管理制度，在上級主管單位、院系領導及檔案部門負責人的指導下，對科研檔案的收集、整理、錄入、鑒定、保管、檢索、編研、統計等工作流程、方法、目標和注意事項進行明確，并形成相應的規章制度，就以上科研檔案管理工作環節的方方面面進行嚴格要求。對國家級、省廳課題項目管理采取問責制，責任落實到人，使項目負責人和各級管理部門各司其職、各負其責。對各類重點課題進行中期檢查和跟蹤檢查，保障課題高質量完成。

其次，采用課題組立卷歸檔制，對課題組科研檔案的收集與歸檔工作程序進行規范，要求承擔課題項目的部門對課題材料進行全面、系統、準確的收集和整理。檔案內容具體包括科研準備階段，有科研課題審批文件、任務書、開題報告、調研報告、方案論證和協議書等文件;研究實驗階段，各種載體的重要原始記錄、實驗報告、計算材料、專利申請的有關文件材料;總結鑒定驗收階段的工作總結、科研成果、論文、專著、技術鑒定材料、成果申報獎勵及推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。

2.2推進科研檔案管理信息化、規范化建設。

目前我國高職院?？蒲袡n案管理工作偏重收藏，對其開發與利用不足，隨著高職院校科研工作不斷發展，科研檔案資源的利用價值將進一步提高，隨之強化科研檔案管理的信息化、規范化建設勢在必行。對此，高職院校檔案管理部門首先要逐步推進信息化建設，逐步完善學校檔案管理信息系統和數據庫，逐步將紙質檔案轉化為電子檔案，采取紙質檔案與電子檔案相結合的管理方式，為科研檔案交流、共享、編研等工作奠定良好基礎，使科研檔案需求者及時、快捷、方便地查找和調用相應檔案資料。其次，強化科研檔案管理規范化建設，對各種載體的科研檔案規格、內容、格式等進行統一，對不符合要求的科研檔案進行修改和訂正，歸檔前對檔案資料內容和格式進行嚴格審查，確?？蒲袡n案格式規范，內容準確而翔實。

2.3創新科研檔案管理思路。

首先，樹立知識產權意識，強化對高職院校科研檔案的知識產權保護，對科研項目的研究過程、知識產權的獲取、知識產權的維護、知識產權的轉讓等過程進行詳細記錄，并將相關資料歸檔，為維護知識產權秩序，促進高職院校科研工作健康發展提供有力支持。

其次，樹立保密意識，對科研檔案的密級劃分、適用范圍、機密檔案的歸檔與保存等工作環節詳細規定，確?？蒲袡n案的保密性與完整性，保護高職院?？蒲谐晒皇芊欠ㄇ址福ＷC機密檔案資源不流失、不損毀。

3.總結

做好科研檔案管理工作對促進高職院?？蒲小⑥k學事業健康發展有著重要意義，認真分析科研檔案管理工作中的現有問題并采取針對性改進策略，是當前高職院校檔案管理人員義不容辭的責任。對此，高職院?？蒲袡n案人員可從完善科研檔案管理制度、強化科研檔案信息化和規范化建設，以及創新科研檔案管理思路等方面做起，全面推進高職院?？蒲袡n案管理工作發展。

參考文獻：

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