提高檔案管理效率方法

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一、切實加強自己的專業素養

檔案專業人員必須系統地、嚴格地學習檔案知識，并且在理論基礎上培養全面的實踐技能。檔案管理的實踐技能需要在不斷的實際工作中逐漸培養，而在實際工作中又不免穿插著檔案學理論知識，如對檔案資料進行收集、整理、研究、保存的過程需要檔案專業理論知識的指導。因此，檔案專業人員只有在深厚的理論知識作前提的條件下，才能在實際的工作中有所發現，并能提供合理的解決方案。對于文史知識，檔案工作要做記錄，因此對于檔案工作者的文學知識有一定要求，語言表達能力的強弱直接關系到檔案內容的清晰與否，只有了解歷史，對于歷史知識有相關見解，才能對檔案的歷史背景、內容有理解；對于學科知識，科技的進步直接影響著文化的發展，現代化管理學理念滲入各行各業，作為檔案管理者，對于管理學、圖書管理學也應該有所涉獵；對現代化管理技術，現代化技術為檔案管理工作提供了便利，如電子計算機以及聲音音像存儲設備的應用，檔案管理者一定要能熟練掌握這些技術；對于外語知識，隨著全球化與國際化的潮流，檔案專業人員具備一些外語知識對保證外語文獻資料的管理保存與應用能夠便利進行具有相當重要的意義。檔案是一種重要的資源，它必然要與網絡化時代的高科技相結合，這要求著檔案工作者必須孜孜不倦地學習相關的知識，來提高自己的能力，進而提高檔案管理工作水平。檔案管理人員的專業知識素質決定著當前以及未來檔案管理事業的總體發展水平。因此，只有檔案管理人員具備一定的專業素養，才能為提高檔案管理工作效率打下基礎。

二、對自己的工作投入熱情

檔案管理工作是比較枯燥的。檔案管理工作者整天面對的是大量的檔案文字，更多地是將時間用在檔案的分類、整理、存儲上，難免有時候會感到枯燥。如何克服這種枯燥感呢？檔案管理工作者應該在工作中進行自我鼓勵，自發調動自己的積極性，充分認識到檔案管理工作的重要性，要時刻提醒自己：每個人的檔案都至關重要，保管好大家的檔案是一件非常有意義的事情，大家將檔案交予我們來進行管理，這不僅是一種社會規定的要求，同時也包含著信任的成分在里面。大家信任我們，將檔案交付我們進行管理，我們不應該辜負大家的信任，應采取積極有效的方法來將大家的檔案管理好。領導也應該盡可能地采取積極措施來激發檔案管理工作者的積極性。因為檔案管理工作是枯燥乏味的，傳統的工作方式更是如此，倘若領導者不能夠及時調動其積極性，就會使工作效率難有保證。一些檔案管理工作者很多時候都不知道自己工作的意義所在，這就是一種純粹為了工作而工作的狀態，針對這一現象，領導應該加強這方面的宣傳和教育，讓他們對于工作有積極的認識，對自己的工作重新定位。領導應該在工作中引入競爭機制，以調動大家工作的積極性：對表現優秀的人員進行一定的獎勵政策，對于表現較差的人員也應該采取相應的懲罰措施，以最大限度地發揮個人的工作潛力，從而進一步為提升工作效率提供保障。

三、檔案管理手段應該更新

隨著科技的發展，計算機技術在各行各業的運用也越來越普遍。計算機技術正在改變著諸多傳統的工作方式，對于檔案管理這項工作也是如此：將文本紙質檔案與電子檔案進行對接，使檔案管理工作者改觀了傳統而低效率的繁瑣工作，代以數字化檔案存儲，使檔案成為重要的數字化資源。將多媒體技術和數據庫運用到提升檔案管理工作中來，建立電子資源數據庫，使檔案工作者能夠更加方便地進行檔案管理，提高工作效率。提高檔案管理工作效率是一項長期而艱巨的工作，我們在實際的工作中要積累經驗，要不斷地采取各種積極的措施，以有效提高檔案管理效率，充分發揮出檔案管理工作的重要作用，使得檔案管理能夠更好地為大眾、為社會服務。

作者：陸玉萍單位：河北省撫寧縣葡萄酒產業園區管理委員會