新建單位檔案管理問題及對策

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新建的單位會面臨很多必須去思考而比較瑣碎的事情，諸如對檔案的管理。檔案是每個單位的核心所在，設計單位的隱私，而對檔案的管理工作十分繁瑣又極其重要，所以每個單位在進行管理時都應該首先考慮到檔案管理方面。本文針對檔案管理的問題，對其進行分析，總結出檔案管理的對策，而對策主要是以數字化管理為主。就全球而言，信息技術的發展都已經進入了一個成熟階段，數字化已經逐漸取代了我們生活很多常見的用品。比如說，以前學校教學用的是黑板、粉筆，但現在卻已經實現了多媒體教學。政府辦公在傳統上必須是有辦公人員在辦公室，而需要辦事的人要親自到辦公室，現在各級政府幾乎實現了電子政務，在網絡上辦公，其效率非以前可比。很多企業、單位在進行管理時也借用了這樣的模式，即電子化辦公、電子化管理的模式。對于新建的單位而言，很多管理者都認為先進行傳統意義上的管理，尤其是檔案管理這樣的事情，之后條件成熟再從傳統的管理過度到數字化管理。也有很多新建的單位實現了半數字化，用不完善的系統進行管理，這樣的風險自然是極高的。

1問題

1．1沒有足夠的物質支持

新建單位都面臨一個問題，即經費開支比較拮據，管理者大多把經費進行分類，分到檔案管理上來的實在是少。在管理者心目中，檔案管理比較是末端的事情，其重要程度往往不能和其他事情相比擬。沒有足夠的經費，就無法構建一套完整的管理系統，先不說管理系統本身的專業性需要多少的經費了，就拿客觀條件而言，要完善檔案管理，所需要花費的金額就絕對不少，需要的是有專業性的人才。而如果經費有限，這樣的人才就無法得到，管理也就無法完善。

1．2重視不夠

其實上面提到的檔案管理無法獲得足夠的經費這一問題的根本就是管理者的重視不夠，正是因為重視不夠，才導致了經費的不足，進一步導致管理的無法完善。另一方面，新建單位在初期的確會遇到各樣的問題，管理者難免會因此而分心，恐怕也無瑕估計檔案管理這樣的事情。其實造成這個現象的原因也就是管理者對檔案管理的重視不足。檔案在一個單位所處的位置其實是舉足輕重的，但管理者無法正確了解其重要性，他的精力又有限，偏重點不同，檔案管理往往就會被忽視了。

1．3人力資源的匱乏

新建單位要實現完備的檔案管理不是一個簡單的過程，要建立這樣一個管理體制，所要花費的時間、財力自不必細說。換個角度來看，所需要花費的人力也不少。首先，需要管理體制的設計者，對于設計者的要求很高，不僅僅是要求有豐富的經驗，還應該懂得管理知識。其次，需要管理者，即能夠使管理體制良好運行的工作人員。就這兩個方面而言，一個新建的單位都是不具備的。也正是因為這樣，新建單位檔案管理也才具有了更大的難度。

2對策

新建的單位要想設立一個完整的檔案管理系統是有很大的難度的，但是這并不是做不到，也并非就是難于登天。本文的重點就是分析建立這樣一個體制的對策及注意事項。

2．1給予足夠的支持和重視

新建單位的管理者會面對很多的繁瑣的事，但無論如何，也應該分身來應對檔案管理的事務。一般而言，一個單位的檔案是極其復雜且內容豐富的，可以把它看成是一個日記本，記錄著單位發展過程中的所有事情和所有人員，它的重要性不言而喻。換句話講，一個單位的檔案關乎著單位所有人，他們的所有記錄都在檔案管理之中，如果他們的信息泄露或者是單位的內部消息泄露，影響的可就不是一個人了，關系的整個單位的生存和發展。所以每一個單位的管理者都應該對它重視起來，新建單位的管理者更應該注意對檔案的管理，也就要求管理者務必能夠對它重視起來，也唯有這樣才能促進管理的發展，才能更加細致、安全的進行檔案管理。

2．2加大對設備的投資

上文已經提到，新建單位對檔案進行管理的一個比較重要的方面是進行數字化管理，這是全球的一個大的趨勢，而新建單位要實現數字化管理，必須要考慮到對其的投資。因為是新建單位，條件有限，對于設備的要求也就不必太高，但至少能夠支持系統的運行。對于設備的投資方面需要注意的是兩個問題，第一，選擇的設備必須要符合要求，就這一點而言，可以讓系統的設計者進行選擇，第二，關于硬件設備的配套必須齊全，即能夠保證系統的順利進行。

2．3加強監督

新建單位大多會遇到同一個問題，即單位的員工沒有歸屬感。這是極其正常的，因為單位新建，并不完善，即便是管理者自己在遇到問題難以處理時都有可能會知難而退，更何況是員工?如果是檔案管理的人員辭職離去，可能造成的后果就大了，因為他們已經對單位的檔案有所了解，即便他們無心泄露，一不小心說漏了嘴，影響都很大很深。所以有必要對新建單位的成員加強監督，同時也要進行鼓勵，讓他們感受到單位對他們的好，增加歸屬感。

2．4實現人員的合理組合

新建單位最重要的一點就是員工的組合搭配，讓不同的性格、不同知識面的員工組合在一起，可以實現“1+1＞2”的效果。這對管理者的眼光要求更高一些，他必須是能夠熟練運用人力資源學的知識。而就檔案管理而言，應該要考慮到幾個方面，首先是知識結構，就知識結構而言，管理人員必須要有人是學習檔案管理類的專業人員，能夠熟練運用檔案管理的理論知識，如果隊伍有一個人擁有檔案管理的經驗，管理起來豈非就更得心應手?除此之外，還應該有比較年輕，充滿著干勁與朝氣的員工。他們的加入會給檔案管理注入新鮮血液，會讓管理效果增加。

3結語

一個新建的單位所面對的局面是極其尷尬的，管理者空有滿腔心思卻無付諸實踐的條件，新建單位的各方面管理也不完善，管理起來也就會遇到各種各樣的或大或小的問題，如果這些問題處理不當，就會影響單位的發展。而在新建單位的檔案管理之中，所可能遇到的問題會更多，檔案管理本身就是一件繁瑣細致的工作，所以新建單位對它的管理要求也就會更多。本文從新建單位對檔案的管理的問題分析，從中總結出解決建議及對策。對策共分為幾個大的方面，即重視、監督、投資與人員的組合。這幾個方面是新建單位檔案管理實現或是完善的必經之路，管理者做到了這幾個方面，檔案管理才有了繼續進行的條件。

作者:王芳 單位:江蘇中科院智能科學技術應用研究院

參考文獻:

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［2］王文．淺談圖書資料信息化管理的優勢［J］．內江科技，2014(8)．