事業單位數字化檔案管理現狀及策略

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摘要:在事業單位中，檔案管理是一項非常重要的基礎性工作。但是就其發展的工作現狀來看，檔案管理呈現出新的特點，并在工作中也存在著一定的不足，為了解決這些問題，事業單位要著眼于問題的本身，采取有效的工作措施進行管理。本文就事業單位如何加強并強化檔案管理，尤其是如何加強數字化的檔案管理進行了分析和論述。

關鍵詞:事業單位;數字化;檔案管理

一、事業單位在開展數字化檔案管理中所面臨的工作現狀

一是沒有專門的管理人才作為工作的保障。數字化的檔案管理，對管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要懂管理業務，又要將其與數字化的技術結合起來，共同作用于檔案管理中，但是就事業單位的情況來看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現在很多工作人員沒有將兩者兼顧起來，有的工作人員除了管理檔案之外，還要負責其他的工作業務，沒有對檔案的管理工作進行研究和仔細謀劃。加之現在有的單位在對檔案進行管理時，主要還是沿用傳統的紙質管理的方式，工作人員對傳統的紙質檔案的管理比較了解，但是由于對數字化技術了解地不夠深入，以至于在運用數字化技術進行檔案管理還顯得不夠到位。二是檔案管理的技術相對落后。在進行數字化檔案管理時，數字化技術的應用是非常關鍵的。但是就工作開展的情況來看，數字化應用還存在不夠理想的狀態。這主要表現在有的單位在應用技術時，沒有與時俱進地運用最新的技術，使得技術和檔案管理之間存在著不匹配的現象，所應用的技術相對落后。再加上由于投入有限，一些管理上所用到的各種硬件設施也存在老化的現象，不能夠進行有效地利用，這些老化的設備給檔案管理人員在工作中帶來了很多的不便。三是缺乏科學有效的工作標準。盡管目前事業單位對檔案管理的數字化都比較重視，但是就將這種數字化的技術應用到什么程度、如何將兩者有效結合起來、數字化檔案管理所要達到效果的具體體現等問題都沒有進行仔細的探討，在所制定的工作制度中，也缺少就這些內容環節進行具體量化，沒有進行明確的要求和規范，這使得工作人員在應用數字化技術到檔案管理中陷入到了一定的被動局面，由于不了解工作標準具體如何，導致了管理的不同效果的表現形式的出現。另外，由于缺少具體的工作標準，使得檔案管理的安全性能不能得到有效的體現，在某種程度是具有一定的安全隱患的，亟待需要加強管理。

二、新形勢下強化事業單位在進行數字化檔案管理時應采取的有效對策

一是將管理中涉及到的預算進行適當的增加。數字化檔案管理是需要一定的投入特別是資金的投入來作為工作的基礎，所以事業單位在編制工作預算時，要按照工作以及有關規定的要求，對單位的檔案管理方面進行必要的資金投入，其主要著眼點聚焦于數字化技術的開發以及應用，給檔案管理提供科學的工作設備。在預算上，事業單位也要認真聽取財務人員特別是上級財務部門的意見和建議，根據實際情況進行適當的調整和投入，確保在增加預算方面做到依法依規。二是建立并完善科學的管理體系。在事業單位未來的檔案管理中，數字化的應用以及與紙質、電子等各種形態檔案的有機融合是主要的發展方向。鑒于此，為了更好地運用信息技術，并收到數字化的效能，事業單位要致力于打造并完善科學的檔案管理工作體系，在工作體系中，將數字化作為其中的靈魂和工作的動力，不斷提高管理的科學技術含量。為了能夠達到這樣的工作效果，事業單位要采取一些必要的措施和管理策略，例如要對不同性質、不同類別的檔案資料采取不同的管理方式;設置具體的檔案管理的科學權限，要明確并細化具體的工作負責人和工作職能，將管理的責任落實到實處;采用最新的、正版的檔案管理工作軟件，并正確地使用管理軟件，對工作系統進行有效地維護，一旦出現問題的苗頭，就要立刻采取采取科學的辦法來解決相應的問題。三是要進一步增強管理人員的素質和水平。在數字化技術的引導下，檔案管理人員的業務素質特別是應用數字化的能力非常重要。所以事業單位要認真培養專業的管理人員，并不斷提升管理人員的素質。具體表現在以下方面，首先，要給管理人員進行科學的培訓。通過不同的培訓形式，讓管理人員學習最新的檔案管理業務以及信息技術，并對管理人員掌握技能的情況開展科學、全面地考核，使得管理人員能夠將培訓收獲的知識有效應用到管理中。四是進一步完善檔案管理安全保密制度。在檔案管理中，無論是個人信息和組織文件，都有一定的保密要求，如果信息泄露，可能會被不法分子利用，從而給檔案所有者帶來一定的危害，因此檔案管理中必須建立安全保密制度。首先，針對不同的檔案，設立不同級別的保密制度，并且建立相應的使用與管理權限進行配套，多方面確保信息的安全性。其次，工作人員應具備檔案保密意識和安全意識，只有在切實需要時才能夠打開所需要的信息。最后，對檔案、系統進行加密處理，并定期維護和檢查辦公設施，及時排除安全隱患，確保檔案信息安全。

三、結語

在事業單位中，要對檔案管理的新特點進行有效地研判，并對檔案管理中呈現出的新的發展趨勢進行認真研究部署。隨著檔案管理數字化的加劇，要進一步強化創新的工作理念，認真研究并部署檔案管理的有效對策，實現數字化的發展方向。

參考文獻:

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作者:佘曉芬 單位:呼和浩特市市政工程技術服務中心