談公路管理的檔案管理工作

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一、目前公路管理行業檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員專業素質不高，對檔案管理工作重要性認識不足。很多地方都沒有聘用檔案管理的專業人員從事這項工作，而是由一些非專業的人員來進行管理。這些人大多數沒有經過檔案知識的專業培訓，經驗不足，只是照搬照抄，借鑒其他人員在檔案管理中的經驗，加以自己的一些不成熟的想法。這就使整理出來的檔案案卷存在較大的個人因素，缺乏通用性，也缺乏實用性，檔案水平不高，很難保證檔案的整體性和規范性，造成了檔案使用、保存的價值不是很高。

（二）檔案管理思想淡薄，從領導到職工對檔案的重視程度不夠，整理等方面容易被忽視。雖說在公路管理行業中檔案工作已把資料的整理歸檔列入日程，但是檔案的完整性還是缺乏，以致公路方面的檔案丟失，缺頁，失去了應有的價值，給以后的工作帶來不便。

（三）檔案管理工作不規范。檔案管理工作一是不被單位重視，而且不對就職人員進行業務培訓。這樣，就導致檔案工作中出現檔案收集不完整，整理不規范，保存不得力等問題。一是檔號不規范，沒有目錄；二是案卷標題不規范，有的標題不能反映主題內容；三是大部分案卷缺少卷目錄。四案卷厚薄不一，用紙標準不同。

二、做好公路管理行業中檔案管理工作的具體方法

針對以上公路管理行業中出現的各種問題，要加大對檔案管理工作的重視程度，對存在的問題進行整改，建立完整的管理制度和機制，并行之有效，加強對檔案管理人員的業務培訓。做好如下幾個方面，使得檔案管理達到規范化、標準化。

（一）提高全體職工對公路檔案管理的認識

從領導開始，要重視公路檔案管理工作，設立專門的領導進行常抓不懈，落實責任到人頭，哪個環節出現問題，由哪個部門負責，不能出現問題不了了之。如有違反規章制度者，要嚴懲不貸。內部部門如需制定檔案管理制度時，需要注意必須符合國家的政策，及國家的檔案管理制度。

（二）提高檔案管理人員的專業水平和道德素質

為了適應當前公路管理行業的不斷發展的新形勢，檔案管理人員必須具備較高的專業技術水平和道德素質。要選拔有文化水平高、業務能力強、愛崗敬業的專業人員負責檔案工作。檔案管理人員必須具備德、廉、儉、能、勤、公，六個方面的素質。一要及時了解并掌握國家的各項方針、政策，認真貫徹執行；二要業務精尖，同時會電腦操作等相關知識。

（三）推進公路行業檔案管理的標準化、規范化進程

1.公文制發是促進公路檔案工作標準化、規范化的前提一是公文紙要保證質量，尺寸要統一、規范，符合國家的相關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意制發公文履行各層領導簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位有沒有寫清，有無日期等。三是公文字跡要穩清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是各種記錄、報表、簽字、批注等，都不能用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡清晰，有利于以后長保存利用。使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。2.提高檔案卷宗的質量是檔案管理工作規范化標準化的保證。案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，一要注意解決好立卷方式方法等部門，有利于檔案的分類和檢索；二要注意案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

（四）加快檔案的信息化，推進公路檔案現代化管理進程

計算機作為一種高效處理大量信息與數據的現代先進工具，就是要求輸入計算機數據信息必須是準確的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其滿足計算機工作的技術要求。在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展。

總之，公路管理行業的檔案管理工作的重要性必須得行各級領導的重視，并加以改進，才能使這項工作進一步得到完善，并為公路管理工作做出相應的貢獻，更好地為公路建設做好服務。

本文作者：趙宏彥工作單位：吉林市公路管理處