小析自然科學基金管理系統的構建

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1.建立單位信息及人員信息庫。

在新管理系統中建立了一套完整的單位信息數據，包括單位性質、單位名稱、聯系部門、聯系人、聯系方式、地址等信息，以便基金管理機構對全省110多家各類單位，包括高校、科研機構、醫院、企業等進行分類管理。同時建立了依托單位管理員和項目負責人信息庫.依托單位管理員賬號由系統管理員分配，并由各依托單位自行完善單位信息。項目負責人賬號由項目申請者自行使用身份證號進行注冊，保證了每個項目負責人賬號的唯一性。依托單位管理員和系統管理員可以對項目申報人員所有的項目信息進行管理，避免同一項目重復申報。

2.建立專家信息庫。

建立了一套專家信息庫，包括專家所在省市、所在單位，出生年月等，并按照國家基金代碼的標準，為每個專家設置三個學科代碼，并增加了一項專家當前主要研究領域的信息。并且每年在邀請專家進行項目評審的時候，會要求專家對自己的信息，包括最近的研究方向和擅長的領域進行完善和更新。在專家評審過程中，盡量使評審項目的學科與專家擅長的研究領域一致，做到評審的公平。當前的專家信息庫已經收集了全國20多個省市的1000多名專家信息。

3.實現項目全程在線管理。

系統將一個項目從申請到結題的階段分為項目申報填寫、項目申報依托單位審核通過（未通過）、項目申報管理機構審核通過（未通過）、項目評審、項目評審通過（未通過）、項目結題等20多個狀態，項目在不同狀態下都只能進行相對應的操作。3.1項目申報。項目負責人在進行項目申報時按照國家基金的代碼進行分學科申報，這樣在進行評審分組按照研究領域進行科學分組。申請人在項目申請時，基本信息由注冊信息自動生成，申請人只需要填寫項目書的正文部分，并上傳證明材料，之后由系統合成完整的申報材料文檔。3.2項目評審。評審專家根據分配的用戶名進入系統，查看申報材料文檔，根據不同類型項目的評審標準，按照評審要求對項目進行網上評審。3.3項目立項。項目在經過相應輪次的評審之后，系統會將項目根據評審結果排序。確定立項項目后，申報人可以進行項目計劃任務書的在線填寫。系統管理人員可以設置項目計劃任務書中的約束內容，比如項目執行起止時間，項目經費等內容。申報人填寫完成后，經過依托單位的審核推薦后，再由系統管理員審核。3.4項目實施。項目在執行過程中在線填寫中期檢查報告，以便管理機構了解其實施情況，根據項目實施情況，系統管理員可以對項目進行終止等操作。3.5項目結題。項目到期后,項目負責人在線填寫結題報告，管理機構組織專家在線對項目結題情況進行評審,最后根據評審結果實現對項目執行情況進行等級評定，實現了項目從申報、立項、實施到結題的全程在線管理。

4.依托單位管理的完善。

新系統完善了依托單位的管理功能，依托單位可以對本單位人員和歷史項目進行統一管理，從項目申報、立項、實施到結題全程管理。比如對本單位的申報項目進行審查，并可以對項目進行推薦或退回等操作，對項目的實施情況進行檢查，對項目結題進行審核。

5.系統管理的完善。

5.1按照學科代碼對項目進行分組并匹配專家。在進行項目評審時，系統管理員按照項目申報人填報的學科代碼進行分組。一級學科代碼決定大的學科分類，之后按照項目的二級和三級學科代碼進行學科內的分組。并根據相關研究領域進行評審專家的匹配，并遵循是每一小組的專家來自不同省市的原則。5.2根據不同類型的項目設置不同的評審方式。根據不同申報類型的項目，系統管理員可以自行設置不同的評審方式，比如打分、評等級和投票等，解決了原有管理系統評審方式單一的問題。并可以根據實際情況，設置某些情況下評審意見為必填，以便專家對項目評價的書面意見，給項目管理部門提供參考。5.3建立信息統計功能。新的管理系統建立了信息統計模塊，可以按照學科、依托單位等信息對所有申報項目和立項項目情況進行統計，方便管理部門從單位、學科等方面掌握申報情況。并可以從項目申報人及項目組成員的年齡、學歷、職稱等方面統計項目申報人和項目組成員的情況，為管理機構了解并分析項目承擔人員的情況提供了依據。四、自然科學基金系統使用過程中的體會作為一個服務平臺，新的省自然科學基金管理系統從最初的提出設計需求到實際投入運行，已經經歷了近兩年時間，在使用中不斷聽取用戶的意見，針對用戶普遍反應的問題，在一些細節方面進行了修改，盡量做到了為廣大科研人員服務，在系統的可操作性、簡潔性方面進行了完善。雖然在系統兼容性方面還存在一些問題，但盡量在技術條件許可的情況滿足用戶的需求。作為一個管理平臺，新的省自然科學基金管理系統基于《安徽省自然科學基金管理辦法》，從項目管理的角度考慮了系統總體結構的構建，并針對實際使用過程中發現的問題，對一些模塊進行了優化，使項目管理更高效更規范。但是隨著自然科學基金項目資助量的不斷擴大，以及對項目管理要求的不斷提高,自然科學基金管理系統還有更多需要改進的地方。比如對于新的研究領域和交叉學科如何確定評審小組，項目結題后若干年后的社會影響的跟蹤與評價等，都是需要考慮和解決的問題。

作者：謝敏檀朝滿黃進單位：安徽省科學技術情報研究所