城建檔案數字化管理分析

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摘要：隨著我國信息化建設的快速發展，城建檔案管理信息化也得到長足發展，數字化、信息化管理在城建檔案管理中發揮了應有的作用，提高了城市建設工程檔案管理、利用、保管、編研等方面的利用效率，有利于資源共享，為社會和政府提供了更好的服務。

關鍵詞：城建檔案；數字化管理

隨著我國現代化建設的不斷深入，城市建設中的房屋建筑、道路橋梁以及地下管線基礎設施等工程項目的數量也越來越多。城建檔案工作在20世紀80年代起步，經90年代的快速發展，逐漸形成了一定的規模體系。城建檔案作為城市發展進程研究的重要依據，傳統的紙質檔案管理方式已經無法適應現代化的發展需求，無法滿足人們對信息傳遞和共享的實際要求。因此，推動城建檔案數字化建設，勢在必行。

一、檔案數字化的概念

檔案數字化是指通過掃描儀、數碼相機等圖像采集設備，對原始紙質檔案信息進行完整地采集，形成能夠被計算機系統所識別的文件類型，最后存儲到磁帶、光盤等信息載體中，以提高對檔案的管理效率，實現資源共享。隨著科技的發展，人們提高了對檔案數字化管理的認識，加大了對檔案數字化管理的研究力度，在整個檔案系統范圍內開展了檔案管理數字化建設工作，并且已經形成較為合理的管理體系，在城建檔案領域中也積極嘗試實踐了檔案管理方式的轉變。當前，雖然紙質檔案仍是主要的保存方式，但紙質檔案數字化已經成為檔案管理的必然趨勢。隨著檔案數字化管理技術的日趨成熟，檔案數字化發展必將越來越快，對檔案管理工作的作用也越來越重要。

二、城建檔案數字化管理應注意的問題和相關建議

（一）做好檔案鑒定，滿足實際需要。城建檔案涉及門類豐富，數量眾多，但并不是所有的紙質檔案都需要或者都適合進行數字化管理，需要根據實際進行數字化檔案的選擇，以真正提高工作效率。在進行檔案數字化處理之前，應先調查摸底現有館藏檔案，搞清檔案的數量、類型、信息利用等基本情況，確定應該對哪些紙質檔案進行數字化管理。同時，以現實需要為前提，按照“珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優先數字化的原則，制定檔案數字化規劃，分階段、分步驟地實施，把現有重要實體檔案資源轉變成數字信息資源。當前，城建檔案館館藏檔案絕大部分來源于建設工程檔案，因此工程檔案是城建檔案數字化管理的重點。做好重點檔案管理數字化管理工作。一是需要對珍貴瀕危檔案進行數字化，這些珍貴瀕危檔案涉及很多重要的信息資源，具有重要的歷史價值和研究價值，需要重點保護。二是涉及民生工程建設檔案，比如有關醫院、學校、銀行、電力等的建筑工程以及道路、橋梁、交通、水利、地下管線等基礎設施和國家、省市重點建設項目檔案應進行數字化管理。三是利用需求量大的檔案也需要進行數字化管理。比如，房屋建筑工程中的住宅小區項目建設、保障性安居工程建設檔案和各類新區園區建設規劃拆遷檔案、村鎮規劃、建設檔案等?？梢圆扇》制谶M行數字化管理，以滿足使用者對這些檔案資源信息的需求。在工程檔案中，特別是房屋建筑工程檔案，其前期工程準備階段文件包括決策立項文件，征地拆遷文件，勘察、測繪和設計文件，招投標文件和開工審批文件以及竣工驗收文件、竣工圖等，這些檔案利用頻率較高，應優先進行數字化管理。有條件的地方也可以采取全部館藏工程檔案數字化，把現有的實體檔案資源轉變成數字信息資源，從而利用計算機網絡為社會和政府提供服務。（二）嚴格信息管控，確保檔案數字化質量。在進行紙質檔案數字化處理時，應建立嚴格的管理制度。嚴格的管理制度有利于提高檔案管理人員的責任心，樹立質量與安全第一的意識，保證檔案數字化工作的順利開展。還應建立數字化標準規范，以確保加工環節的規范化與檔案數字化的質量。首先，城建檔案管理部門在委托數字化加工專業公司提供服務時，要與數字化加工專業公司簽署服務質量協議，提出質量標準與質量要求，以此規范檔案數字化加工行為。還要簽署安全保密協議，嚴防在數字化加工過程中發生紙質檔案的損毀、丟失、泄密等現象。其次，科學、準確、規范地錄入機讀條目信息。檔案信息數據的錄入是館藏檔案數字化加工的重要環節，規范化地錄入機讀條目，可以使將來檔案信息的利用環節變得更加快捷便利，同時也可以為城建檔案信息安全提供保障，提高對檔案的管理效率，有利于資源信息的共享整合和高效利用。最后，嚴格監督檢查工作，對數字化檔案的掃描質量及時跟進。檢查校驗工作直接影響到城建檔案數字化加工的質量，需要專業知識充足、經驗豐富的工作人員進行校驗工作，盡可能避免因人為因素而出現的工作疏漏，保證城建檔案的安全性和真實性以及數據信息的準確性和完整性。（三）加強信息維護，確保檔案安全。資源的安全問題是城建檔案管理工作的首要問題?，F代計算機網絡及信息技術在為人們的生產生活提供便利的同時，也為一些不法分子進行違法活動提供了可乘之機。不法分子可以利用網絡竊取檔案管理中心的檔案信息，破壞檔案信息的機密性。因此，在進行紙質工程檔案數字化處理時，檔案管理人員應注意加強對檔案信息的安全維護工作。城建檔案管理人員要提高信息安全意識，嚴格遵守相關的安全保密制度，加強安全防護，防止失密、泄密的發生。在紙質檔案進行數字化加工過程時，需要對計算機系統進行掃描檢測，以確保沒有非法拷貝程序和病毒程序。同時，應研發先進有效的電子文件管理系統、館藏檔案數字化加工系統及檔案信息安全軟件，提高計算機網絡的系統安全，提高軟件的安全性，確保城建檔案信息的安全可靠。城建檔案數字化加工之后同樣需要重視檔案信息安全性的管理。首先，檔案管理人員應對掃描后的數字化檔案進行核實，將已實現數字化的城建檔案原件妥善保管，及時銷毀加工過程中的相關硬盤，以防檔案信息被泄露。其次，做好日常安全管理和信息維護。在使用者查詢檔案信息時，需進行詳細身份信息的登記，詳細詢問調取檔案的目的、用途，并跟蹤管理。在互聯網上提供已公開檔案目錄查詢服務的，必須認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，保證計算機系統和數據的安全保密。對不同的用戶給予不同的權限，防止非法登錄和非法操作數據。重要數據應嚴格進行備份，并應異地保存。此外，城建檔案管理人員還要加強監督巡查工作，隨時對檔案信息庫進行抽查，及時對信息安全軟件進行升級，采取必要的計算機病毒防范措施，避免網絡受到病毒破壞，防止不法分子侵入檔案管理網絡系統進行不法活動，以保證數字化檔案信息資源的安全存儲與調用。城建檔案數字化管理是一項系統的工作，任重道遠。城建檔案館應加強城建檔案信息安全保障體系建設，健全檔案信息安全管理體制。城建檔案管理人員要提高認識，不斷提升自身的檔案數字化工作能力，增強對數字化檔案管理的力度，加強數據質量控制，做好檔案數字化的全程監控，保證檔案的真實性與原始性，努力實現城建檔案存儲數字化和利用網絡化，為數字化城市建設和經濟發展服務。

參考文獻：

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作者:史昊 單位:渭南市城建檔案和規劃展示館