高校基建檔案數字化管理模式

導語：高?；n案數字化管理模式一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：本文以高校基建項目檔案管理為例，分析了目前高?；n案管理工作中存在的問題，闡述了基建檔案管理數字化在高校基建項目建設中的優勢及改進措施，擺出了數字化基建檔案管理在實際應用中的優勢。

關鍵詞：數字化；基建檔案管理；高?；椖?/p>

1現階段高校基建檔案管理存在的問題

1.1資料收集工作難度大。一個完整的基建項目不僅包括立項、設計、招標、施工、竣工驗收以及工程交付等各個環節，還包括后期的維修、改建等工作內容?；n案管理的對象就是以上各工程環節的原始性文件，是一整套完整的歸檔卷宗。高校基建檔案材料的來源覆蓋范圍極大，包括審批部門、規劃部門、設計單位、施工單位、材料供應單位、監理單位以及檢驗部門，而且基建檔案所使用的周期較長，短則數月、久則幾年甚至幾十年[1]。因此基建檔案資料的收集、歸檔和管理工作難度較大。除此之外，部分隱蔽性極強的分項工程，如地下綜合管網工程、光纖光纜工程以及智能化工程等，進一步加大了基建檔案收集工作的難度。1.2管理人員專業化程度不高。目前國內各高校為了積極響應國家教育部門號召，對校內行政人員進行人員精簡化管理，各高校在短期內無法為基建部門增加基建檔案管理專業人員，因此目前大多數高?；ú块T檔案管理工作，主要由本部門的非專業人員兼職。由于這些兼職的非專業檔案管理人員沒有系統學習過檔案管理方面的知識，也沒有專門從事過檔案管理的相關工作，因此讓這些非專業人員在沒有經過專業化檔案管理培訓的情況下，直接接手檔案管理工作，再加上很多存檔基建檔案的部分丟失和檔案收集的時效性已過等問題，以及這些兼職人員還有本職工作需要完成，分配到整理基建檔案工作的時間就很少[2]。因此，以上這些因素直接影響基建檔案管理工作的專業性。1.3管理機制不完善?，F階段，我國各大高校的發展重點和中心依然放在教學改革和招生就業這兩大方面。高校院領導對于學?；椖康年P注點也主要在工程質量、工程造價以及防腐廉政上，對基建檔案管理工作的重要性的認識程度和關注程度遠遠不夠。大多數高校的基建檔案管理工作還沒有完善而健全的管理制度，很多基建檔案管理還停留在最基本的資料收集、整理與保管的工作層面?；n案資料的分類收集、分項管理和再利用模式均無章可循。由于基建工程資料涉及的相關部門較多，缺乏統一管理方法和調控手段，導致檔案管理工作難以落實，管理人員工作積極性不高，工作效率太低、工作態度拖沓。另外，高校對基建檔案管理工作的硬件投資、人員配備和經費保障等方面的約束性較大，導致無法滿足基建檔案管理工作的順利進行。1.4檔案管理模式落后。現階段我國高?；ú块T的基建檔案管理工作，主要還是以紙質材料為載體進行記錄和保存。利用紙質材料為主要載體的最大優勢就是檔案查找的直觀性和便捷性，這種檔案利用方式最原始也最直接[3]。但是由于紙質材料的特殊性，以此作為資料存儲的載體并不利于長期保存。而且很多需要長期保存或永久保存的重要檔案原件和工程圖紙被借用以后，存在缺損、污濁、褪色甚至丟失等情況。這些情況對以后的維修、改建、同類型工程資料參考等基建工作都會有很大程度的影響，不利于學校后續基建工作的開展。

2數字化模式在高校基建檔案管理中的優勢及完善措施

2.1數字化基建檔案管理模式的優勢?；üこ虣n案信息化管理融合多種信息技術于一體，將各自優勢應用在基建工程檔案的生成、存儲以及管理各個環節中，增強基建工程檔案管理的規范化與高效性，對整個基建工程行業的發展具有重要的現實意義。檔案管理人員的工作強度大幅度降低，工作量縮減。與此同時，檔案信息化管理有效提高了信息共享程度，方便檔案資源的查詢與使用，有利于使用者對基建工程全過程的信息進行高效使用，對信息的更新與補充意義重大。另外，基建工程檔案資料的傳遞更顯高效，借助信息技術，將檔案資料進行數字化處理，時間、人力以及物力等成本有效降低，對基建工程成本控制與管理十分有利。高?；n案的數字化管理，不僅節省了人力資源和存儲空間，而且提高了基建檔案管理的工作效率。2.2完善數字化檔案管理模式的主要措施。a.加強軟硬件基礎設施建設。高校基建檔案管理模式已經由紙質化向信息化逐漸轉變。例如將前期基建工程的審批文件、施工資料、驗收資料和竣工圖紙等進行掃描、存檔，以便后期查閱及調用[4]。因此，數字化檔案管理工作所需的掃描儀、復印機、存儲計算機等硬件設備數量和配置均需大幅度提升提，與此同時檔案管理人員的專業化配置也要盡量到位。只有依托于先進的硬件設備和專業的人員配置，才能實現真正意義上的檔案數字化管理，才能從陳舊的紙質化檔案管理模式中徹底解放出來。b.提高檔案管理人員的業務水平。一名合格的檔案管理人員首先應具備吃苦耐勞、樂于奉獻的精神，其次要認真仔細地做好本職工作，最后要充分利用業余時間提升業務理論水平，只有這樣才能保證高校的基建檔案管理工作朝著科學化、高效化的方向前進。由于很多高校歷史悠久，前期基建項目檔案年代久遠，再加上以往基建檔案保管手段落后，導致檔案管理人員的工作量較大。因此，對檔案管理工作人員的業務水平要求和專業化要求更高。其中，歸檔資料審核工作是檔案管理工作的核心工作內容。對基建項目建設過程中的歸檔資料，要進行認真嚴謹的審核和篩選。審核歸檔資料的真實性和完整性，同時要把不符合歸檔條件的資料以及圖紙進行銷毀，避免檔案隱私內容外泄。c.加快檔案管理系統建設?；n案管理系統是一種以計算機硬件為儲存載體、以網絡為傳輸介質、以檔案管理人員為實現手段的多功能應用系統。在基建檔案管理工作中，根據查閱者所需查閱的內容進行按類別查詢和記錄，以此推測借閱人的目的，并且通過一些先進的科技技術來拓寬檔案資源的信息量，由此可以為廣大借閱者提供更全方位更高效的檔案查閱服務工作。利用一些先進的圖像掃描設備，將紙質檔案轉化成電子檔案，再轉存到檔案管理系統中或移動存儲設備中（如U盤、移動硬盤、光盤等），進而實現全面化、高效化的資源共享和信息化傳播。檔案管理系統的建立即可以提升檔案管理的工作效率，又可以有效降低檔案破損和永久性遺失事件的發生【5】。

3數字化檔案管理在大學生創業創意園項目中的應用

3.1建立大學生創業創意園項目檔案數字化管理平臺。為了提高大學生創業創意園項目檔案數字化管理的高效性和便捷性，建立合理的檔案管理系統，并配備合適的硬件設施。承載基建檔案管理系統的計算機需配備雙服務器，并且要對計算機硬盤進行實時備份保存，以此確保基建檔案資料的真實性和時效性。在基建檔案管理過程中，可以借助先進的軟件技術對基建檔案進行存儲和管理。，例如運用GPS系統、CAD軟件和SCADA系統等現代信息化技術建立檔案信息化管理平臺，提升基建檔案管理工作的信息化、數字化水平。3.2定期安排檔案管理人員參加繼續教育培訓?；n案管理人員的業務素養、專業水平以及工作能力，直接影響基建檔案管理工作的成效。因此要建立完善的基建檔案管理系統平臺，除了配置先進的硬件設備，還需要對系統平臺的管理人員進行定期的業務能力培訓。在基建檔案管理工作中，無論是文本檔案還是圖像檔案，這些檔案資料的收集、整理、歸檔和利用工作都要依靠檔案管理人員來實施。因此，檔案管理人員在整個檔案管理工作中起著決定性的作用。比如很多機密性的工程資料不可外泄，這就需要基建檔案管理人員具備良好的職業道德，仔細收集檔案資料，保證檔案資料完整性的同時也必須保證資料的安全性。在這個日新月異的信息化時代，檔案管理人員有必要定期對業務專業知識進行系統性地學習，才能最大程度地提升自身專業知識水平和檔案管理工作能力，以便更好地適應業務知識的更新迭代。

4結束語

綜上所述，高?；n案管理工作的良性發展離不開完善的管理機制、高科技的管理系統配置、數字化的檔案管理模式和專業能力過硬的檔案管理人員。只有在以上諸方面齊頭并進的基礎上，才能保證高校檔案管理工作朝著高效化、數字化、專業化方向穩步前進，才能輔佐高?；窘ㄔO更好地發展，才能促進我國高校教育事業蓬勃發展。

參考文獻：

[1]徐佳.解析檔案管理在基建工程建設中的重要作用[J].綜合論述,2017(12).

[2]楊桂湘.現代化管理在基建檔案建設中的應用[J].城建檔案,2018(2).

[3]楊巧.基建工程檔案管理現狀及問題綜述[J].新商務周刊.

[4]肖宇.高校新區基建檔案資源管理模式探究[J].資源信息與工程,2018(2).

[5]米東榮.“互聯網+”背景下基建檔案管理工作的創新[J].城建檔案,2018(2).

作者:鄧哲 單位:江蘇經貿職業技術學院